Arbeit & Beruf – Vorlagen & Muster

Welcher Arbeitsvertrag passt?

Für unterschiedliche Beschäftigungsformen stehen eigene Vorlagen zur Verfügung. Neben dem allgemeinen Arbeitsvertrag gibt es spezielle Muster für Teilzeit, Befristung, Minijob, leitende Angestellte, Familienangehörige und Geschäftsführer.

Je spezieller die Position und Beschäftigungsform ist, desto wichtiger ist eine passende Vorlage, die die typischen Besonderheiten bereits berücksichtigt.

Leitende Angestellte und Geschäftsführer unterscheiden

Ein Arbeitsvertrag für leitende Angestellte ist nicht automatisch dasselbe wie ein Geschäftsführer-Anstellungsvertrag. Geschäftsführer haben eine besondere gesellschaftsrechtliche Stellung, während leitende Angestellte grundsätzlich Arbeitnehmer bleiben können.

Beschäftigung von Familienangehörigen dokumentieren

Gerade bei Arbeitsverhältnissen innerhalb einer Familie sollten Tätigkeit, Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub und tatsächliche Durchführung nachvollziehbar vereinbart werden.

Dienstwagen separat regeln

Wird einem Mitarbeiter oder Geschäftsführer ein Firmenfahrzeug überlassen, können die Einzelheiten zusätzlich in einer Dienstwagenvereinbarung festgehalten werden. Dazu gehören beispielsweise Privatnutzung, Kosten, Schäden, Rückgabe und die Nutzung durch weitere Personen.

Fortbildungen schriftlich vereinbaren

Bei größeren oder kostenintensiven Weiterbildungen kann eine schriftliche Fortbildungsvereinbarung sinnvoll sein. Darin können insbesondere Maßnahme, Zeitraum, Kostenübernahme, Freistellung und weitere Absprachen dokumentiert werden.

Freie Mitarbeit und Arbeitsvertrag nicht verwechseln

Ein Freie-Mitarbeiter-Vertrag ist auf die Zusammenarbeit mit einer selbstständig tätigen Person ausgerichtet und ersetzt keinen Arbeitsvertrag.

Allein die Bezeichnung eines Vertrags entscheidet jedoch nicht darüber, ob tatsächlich eine selbstständige Tätigkeit oder ein Beschäftigungsverhältnis vorliegt. Entscheidend ist auch, wie die Zusammenarbeit praktisch durchgeführt wird.

IT-Verträge passend auswählen

Bei IT-Projekten sollte der Vertrag möglichst genau zum tatsächlichen Leistungsmodell passen. Ein Software-Erstellungsvertrag eignet sich für die Entwicklung eines konkreten Softwareprodukts, während ein Software-Pflegevertrag die laufende Wartung und Weiterentwicklung regelt.

Ein IT-Dienstleistungsvertrag kann dagegen für allgemeine IT-Leistungen eingesetzt werden. Für reine Wartungsleistungen steht zusätzlich eine eigene Wartungsvertrag Vorlage zur Verfügung.

Nutzungsrechte mit Lizenzvertrag regeln

Ein Lizenzvertrag eignet sich, wenn Nutzungsrechte an Software, Marken, Inhalten oder anderen geschützten Leistungen eingeräumt werden sollen. Umfang, Dauer, Gebiet und Vergütung sollten möglichst konkret beschrieben werden.

Letter of Intent vor größeren Transaktionen

Ein Letter of Intent kann genutzt werden, um den Stand von Verhandlungen und geplante Eckpunkte einer Zusammenarbeit oder Transaktion festzuhalten. Dabei sollte deutlich unterschieden werden, welche Regelungen bereits verbindlich sein sollen und welche lediglich den aktuellen Verhandlungsstand beschreiben.

Unternehmenskauf und Gesellschaftsverträge

Unternehmenskaufvertrag, KG-Vertrag, Gesellschafterdarlehensvertrag und Gesellschafterbeschluss betreffen unterschiedliche Bereiche der Unternehmensorganisation und sollten nicht miteinander vermischt werden.

Bei größeren Unternehmenskäufen, komplexen Gesellschaftsstrukturen oder erheblichen Vermögenswerten ist eine individuelle rechtliche und steuerliche Prüfung besonders wichtig.

GmbH, UG, OHG und KG unterscheiden

Gesellschaftsverträge sollten zur gewählten Rechtsform passen. Eine GmbH und eine UG sind Kapitalgesellschaften mit eigenen Anforderungen an Stammkapital, Geschäftsanteile und gesellschaftsrechtliche Organisation. OHG und KG gehören dagegen zu den Personengesellschaften und unterscheiden sich insbesondere bei Haftung, Geschäftsführung und Beteiligungsstruktur.

Die jeweilige Vertragsvorlage sollte deshalb nur als Ausgangspunkt verwendet und bei einer Unternehmensgründung individuell auf Gesellschafter, Beteiligungen, Finanzierung und geplante Geschäftsführung abgestimmt werden.

Provisionen und Boni eindeutig regeln

Bei variablen Vergütungen sollte klar festgelegt werden, wann ein Anspruch entsteht, wie die Vergütung berechnet wird und wann sie fällig ist. Eine Provisionsvereinbarung eignet sich beispielsweise für erfolgsabhängige Vergütungen im Vertrieb oder bei Vermittlungen.

Eine Bonusvereinbarung für Mitarbeiter kann dagegen an konkrete Ziele, Kennzahlen oder andere Voraussetzungen anknüpfen. Unklare Formulierungen sollten möglichst vermieden werden.

Arbeitsmittel schriftlich überlassen

Wer Mitarbeitern Notebook, Smartphone, Werkzeug oder andere betriebliche Gegenstände überlässt, kann Nutzung, Sorgfalt, Rückgabe und gegebenenfalls Privatnutzung in einer Arbeitsmittelüberlassungsvereinbarung regeln. Für die tatsächliche Ausgabe und spätere Rückgabe kann zusätzlich ein Übergabeprotokoll sinnvoll sein.

Wettbewerbsverbote sorgfältig prüfen

Ein Wettbewerbsverbot kann die berufliche oder geschäftliche Tätigkeit einer Person erheblich einschränken. Inhalt, Dauer, räumlicher Umfang und gegebenenfalls erforderliche Gegenleistungen sollten deshalb besonders sorgfältig geprüft und eindeutig formuliert werden.

Sponsoring und Kooperation unterscheiden

Bei einem Sponsoring stehen typischerweise Leistungen des Sponsors konkreten Werbe-, Kommunikations- oder Präsentationsleistungen des Gesponserten gegenüber. Ein Kooperationsvertrag ist dagegen breiter auf die Zusammenarbeit zweier eigenständiger Partner ausgerichtet.

Prokura richtig einordnen

Die Prokura ist eine besondere handelsrechtliche Vertretungsmacht. Eine Prokura-Vollmacht sollte deshalb nicht mit einer normalen betrieblichen Vollmacht gleichgesetzt werden.

Kooperation, Franchise und Agentur unterscheiden

Ein Kooperationsvertrag regelt die Zusammenarbeit eigenständiger Partner. Ein Franchisevertrag betrifft dagegen typischerweise die Nutzung eines bestehenden Geschäftskonzepts, von Marken und Know-how. Ein Agenturvertrag konzentriert sich meist auf konkrete Agenturleistungen für einen Auftraggeber.

Influencer-Verträge klar definieren

Bei Influencer-Kampagnen sollten insbesondere Plattformen, Anzahl und Art der Beiträge, Vergütung, Werbekennzeichnung, Nutzungsrechte, Exklusivität und Reporting eindeutig vereinbart werden.

Webdesign-Vertrag für Website-Projekte

Ein Webdesign-Vertrag kann Leistungsumfang, Seiten und Funktionen, Design, Korrekturschleifen, Inhalte, Abnahme, Nutzungsrechte, Hosting und Wartung voneinander abgrenzen.

Auftragsverarbeitung und Datenschutz

Werden personenbezogene Daten im Auftrag eines anderen Unternehmens verarbeitet, kann ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich sein. Die AVV-Vorlage ist deshalb von einer allgemeinen Geheimhaltungsvereinbarung zu unterscheiden.

Mitarbeiter-Einwilligungen granular gestalten

Bei freiwilligen Datenschutz-Einwilligungen von Mitarbeitern sollten unterschiedliche Verarbeitungszwecke möglichst getrennt auswählbar sein. Das gilt besonders für Fotos, Videos, interne Verzeichnisse oder freiwillige Veröffentlichungen.

Fotos von Mitarbeitern separat regeln

Für Fotos und Videos von Mitarbeitern steht eine eigene Einwilligung Fotoveröffentlichung Mitarbeiter Vorlage zur Verfügung. Dort können interne und externe Nutzungen, Website, Social Media, Print und weitere Veröffentlichungswege getrennt festgelegt werden.

Personalvorlagen sinnvoll kombinieren

Mehrere Vorlagen können bei der Betreuung eines Mitarbeiters aufeinander aufbauen. Ein Personalbogen hilft bei der Erfassung grundlegender Daten, eine Stellenbeschreibung definiert Aufgaben und Verantwortlichkeiten, der Einarbeitungsplan strukturiert die ersten Wochen und mit einer Mitarbeitergespräch- oder Zielvereinbarungsvorlage lassen sich spätere Entwicklungsschritte festhalten.

Geschäftliche Dokumente unterscheiden

Ein Angebot beschreibt geplante Leistungen und Konditionen. Eine Auftragsbestätigung bestätigt anschließend einen vereinbarten Auftrag. Ein Bestellformular dokumentiert Artikel, Mengen, Preise und Lieferangaben einer Bestellung. Der Lieferschein dokumentiert eine Warenlieferung, während die Rechnung die Zahlungsforderung enthält.

Die jeweilige Vorlage sollte deshalb entsprechend dem tatsächlichen Geschäftsvorgang gewählt werden.

Zwischenzeugnis und Stellenbeschreibung sinnvoll nutzen

Ein Zwischenzeugnis dokumentiert Tätigkeit, Leistung und Verhalten während eines noch bestehenden Arbeitsverhältnisses. Die Stellenbeschreibung beschreibt dagegen die Position selbst mit Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und organisatorischer Einordnung.

Beide Dokumente können sich sinnvoll ergänzen: Eine aktuelle Stellenbeschreibung erleichtert die vollständige Tätigkeitsdarstellung in einem späteren Zwischen- oder Arbeitszeugnis.

Projekte, Inventar und Bestellungen organisieren

Mit der Projektplan Vorlage lassen sich Ziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Termine, Meilensteine und Risiken eines Vorhabens strukturieren. Die Inventarliste hilft anschließend dabei, betriebliche Geräte, Möbel oder andere Gegenstände mit Standort und Zuordnung zu dokumentieren.

Für Beschaffungen steht zusätzlich die Bestellformular Vorlage zur Verfügung. Damit können Artikel, Mengen, Preise, Lieferdaten, Kostenstellen und Freigaben nachvollziehbar festgehalten werden.

Schilder und Aushänge für Kundeninformationen

Neben klassischen Geschäftsunterlagen können auch einfache Aushänge den betrieblichen Alltag erleichtern. Mit einer Öffnungszeiten-Schild-Vorlage lassen sich reguläre Geschäftszeiten gut sichtbar an Eingang oder Schaufenster darstellen.

Bei kurzfristigen Schließungen, Urlaub oder anderen Abwesenheiten kann dagegen ein Geschlossen-Schild genutzt werden. Für ungestörte Meetings, Videokonferenzen, konzentriertes Arbeiten oder Ruhezeiten steht zusätzlich die Bitte-nicht-stören-Schild-Vorlage zur Verfügung.

Vertragsdaten sorgfältig prüfen

Vorlagen können die Erstellung von Verträgen deutlich vereinfachen, ersetzen aber nicht die Prüfung des konkreten Einzelfalls. Besonders wichtig sind richtige Namen, Anschriften, Vertragsparteien, Leistungsbeschreibungen, Vergütung, Laufzeiten, Kündigungsregelungen und Unterschriften.

Vorlagen an den Betrieb anpassen

Viele Word-Vorlagen lassen sich um Firmenname, Logo, interne Felder, Ansprechpartner oder zusätzliche Vereinbarungen ergänzen. So kannst du aus dem allgemeinen Muster ein Dokument entwickeln, das zu den eigenen betrieblichen Abläufen passt.