Handelsvertretervertrag Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Handelsvertretervertrag Vorlage kannst du die wichtigsten Vereinbarungen zwischen einem Unternehmen und einem selbstständigen Handelsvertreter schriftlich festhalten. Das Muster enthält Bereiche für Vertragsgebiet, Kundenkreis, Produkte oder Dienstleistungen, Vermittlungs- und Abschlussbefugnisse, Provision, Abrechnung, Kosten, Berichtspflichten, Laufzeit und Kündigung.

Die Vorlage steht als PDF und Word-Datei zur Verfügung. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken und handschriftlichen Ergänzen. Mit der Word-Version kannst du den Vertrag direkt am Computer bearbeiten und an Vertriebsgebiet, Produkte, Provisionsmodell und konkrete Zusammenarbeit anpassen.

Was ist ein Handelsvertretervertrag?

Ein Handelsvertretervertrag regelt die dauerhafte Zusammenarbeit zwischen einem selbstständigen Handelsvertreter und einem Unternehmen, für das er Geschäfte vermittelt oder in dessen Namen abschließt.

§ 84 HGB definiert den Handelsvertreter als selbstständigen Gewerbetreibenden, der ständig damit betraut ist, für einen anderen Unternehmer Geschäfte zu vermitteln oder in dessen Namen abzuschließen.

Selbstständig ist danach insbesondere, wer seine Tätigkeit im Wesentlichen frei gestalten und seine Arbeitszeit selbst bestimmen kann.

Welche Angaben gehören in einen Handelsvertretervertrag?

Ein Handelsvertretervertrag sollte insbesondere folgende Punkte eindeutig regeln:

• Unternehmer und Handelsvertreter
• Produkte oder Dienstleistungen
• Vertragsgebiet
• Kundenkreis
• Vermittlungs- oder Abschlussbefugnis
• Exklusivität
• Pflichten des Handelsvertreters
• Pflichten des Unternehmers
• Provisionshöhe
• Provisionsabrechnung
• Kosten und Aufwendungen
• Vertraulichkeit
• Wettbewerbstätigkeit
• Laufzeit
• Kündigung
• möglicher Ausgleichsanspruch nach Vertragsende

So verwendest du die Handelsvertretervertrag Vorlage

1. Datei herunterladen: Wähle Word oder PDF.
2. Vertragspartner eintragen: Ergänze Unternehmen und Handelsvertreter.
3. Produkte oder Leistungen beschreiben: Lege fest, was vertrieben werden soll.
4. Gebiet und Kundenkreis bestimmen: Definiere den Tätigkeitsbereich.
5. Befugnisse festlegen: Kläre Vermittlungs- und gegebenenfalls Abschlussvollmacht.
6. Provision eintragen: Ergänze Höhe und Berechnungsgrundlage.
7. Abrechnung regeln: Lege Zeitraum und Verfahren fest.
8. Kosten klären: Bestimme, welche Aufwendungen getragen werden.
9. Laufzeit und Kündigung ergänzen: Passe die Regelungen an die Zusammenarbeit an.
10. Vertrag prüfen und dokumentieren: Beide Parteien erhalten eine vollständige Ausfertigung.

Beispiel für einen Handelsvertretervertrag

Selbstständigkeit des Handelsvertreters

Ein Handelsvertreter ist kein Arbeitnehmer, sondern selbstständig tätig. Nach § 84 HGB kommt es dabei insbesondere darauf an, ob er seine Tätigkeit im Wesentlichen frei gestalten und seine Arbeitszeit selbst bestimmen kann.

Eine bloße Bezeichnung als „Handelsvertreter“ reicht deshalb nicht aus, wenn die tatsächliche Zusammenarbeit wie ein Arbeitsverhältnis organisiert ist.

Handelsvertreter oder Arbeitnehmer?

§ 84 Abs. 2 HGB stellt klar, dass eine Person, die nicht selbstständig tätig ist, aber ständig mit der Vermittlung oder dem Abschluss von Geschäften für ein Unternehmen betraut ist, als Angestellter gilt.

Deshalb sollte die praktische Zusammenarbeit zur vereinbarten selbstständigen Tätigkeit passen.

Produkte und Dienstleistungen genau benennen

Im Vertrag sollte festgelegt werden, welche Waren oder Dienstleistungen der Handelsvertreter vermitteln oder verkaufen soll.

Vertragsgebiet festlegen

Ein Handelsvertreter kann für ein bestimmtes geografisches Gebiet eingesetzt werden.

Beispiele sind:

• Deutschland
• ein einzelnes Bundesland
• bestimmte Postleitzahlengebiete
• eine Vertriebsregion
• mehrere Staaten

Kundenkreis statt Gebiet

Alternativ oder zusätzlich kann ein bestimmter Kundenkreis zugewiesen werden.

Beispiele sind:

• Großkunden
• Fachhändler
• Industriekunden
• Apotheken
• Hotels
• Bestandskunden
• bestimmte Branchen

Gebietsprovision beachten

Ist dem Handelsvertreter ein bestimmter Bezirk oder Kundenkreis zugewiesen, kann § 87 Abs. 2 HGB dazu führen, dass ihm auch Provision für Geschäfte mit Personen dieses Bezirks oder Kundenkreises zusteht, die ohne seine unmittelbare Mitwirkung abgeschlossen wurden.

Deshalb sollte die Zuweisung eines exklusiven Gebiets oder Kundenkreises bewusst erfolgen.

Vermittlung oder Abschluss von Verträgen?

Ein Handelsvertreter kann lediglich Geschäfte vermitteln oder zusätzlich befugt sein, Verträge im Namen des Unternehmens abzuschließen.

Der Vertrag sollte klarstellen, welche Befugnis tatsächlich besteht.

Keine Abschlussvollmacht ohne ausdrückliche Regelung

Soll der Handelsvertreter Verträge unmittelbar im Namen des Unternehmers schließen dürfen, sollte die entsprechende Vertretungsmacht eindeutig geregelt werden.

Besteht keine solche Befugnis, kann beispielsweise vereinbart werden, dass Bestellungen oder Vertragsangebote zunächst vom Unternehmen angenommen werden müssen.

Preisnachlässe und Sonderkonditionen

Der Vertrag kann festlegen, ob der Handelsvertreter eigenständig Rabatte oder besondere Konditionen zusagen darf.

Pflichten des Handelsvertreters

§ 86 HGB verpflichtet den Handelsvertreter unter anderem dazu, sich um die Vermittlung oder den Abschluss von Geschäften zu bemühen und die Interessen des Unternehmers wahrzunehmen.

Außerdem muss er dem Unternehmer erforderliche Informationen geben und insbesondere über vermittelte und abgeschlossene Geschäfte berichten.

Typische Vertragspflichten können sein:

• aktive Kundenansprache
• Pflege von Kundenkontakten
• Weitergabe von Anfragen und Bestellungen
• Marktbeobachtung
• Information über wesentliche Entwicklungen
• Beachtung vereinbarter Vertriebsrichtlinien
• sorgfältiger Umgang mit Unterlagen

Informationspflichten des Handelsvertreters

Wichtige Vertriebsinformationen sollten zeitnah an das Unternehmen weitergegeben werden.

Dazu können gehören:

• neue Kundenkontakte
• Angebote
• Aufträge
• Beschwerden
• Marktentwicklungen
• Aktivitäten wichtiger Wettbewerber

Pflichten des Unternehmers

Auch der Unternehmer hat gesetzliche Pflichten gegenüber dem Handelsvertreter.

Nach § 86a HGB muss er insbesondere die zur Tätigkeit erforderlichen Unterlagen zur Verfügung stellen und notwendige Informationen geben.

Dazu können gehören:

• Preislisten
• Muster
• Produktunterlagen
• Zeichnungen
• Werbematerial
• Geschäftsbedingungen
• Informationen zu Liefermöglichkeiten

Annahme und Ablehnung von Geschäften mitteilen

Nach § 86a HGB muss der Unternehmer den Handelsvertreter unter anderem über die Annahme oder Ablehnung vermittelter Geschäfte sowie über deren Nichtausführung informieren.

Diese Information ist auch für die spätere Provisionsabrechnung wichtig.

Provision als zentrale Vergütung

Handelsvertreter werden häufig erfolgsabhängig durch Provision vergütet.

Im Vertrag sollte insbesondere geregelt werden:

• Provisionssatz
• provisionspflichtige Geschäfte
• Berechnungsgrundlage
• Gebiets- oder Kundenprovision
• Folgegeschäfte
• Abrechnungszeitraum

Beispiel für eine Provisionsregelung

Provision nach § 87 HGB

Nach § 87 HGB hat der Handelsvertreter grundsätzlich Anspruch auf Provision für Geschäfte, die während des Vertragsverhältnisses abgeschlossen werden und auf seine Tätigkeit zurückzuführen sind oder mit Kunden zustande kommen, die er für Geschäfte gleicher Art geworben hat.

Bei einem zugewiesenen Bezirk oder Kundenkreis können zusätzliche Provisionsansprüche bestehen.

Nachvertragliche Provision

Auch Geschäfte, die erst nach Ende des Handelsvertretervertrags abgeschlossen werden, können unter den Voraussetzungen des § 87 Abs. 3 HGB noch provisionspflichtig sein.

Dies kann beispielsweise gelten, wenn der Handelsvertreter das Geschäft bereits so weit vorbereitet hat, dass der spätere Abschluss überwiegend auf seine Tätigkeit zurückzuführen ist.

Wann entsteht der Provisionsanspruch?

§ 87a HGB enthält detaillierte Regeln dazu, wann eine Provision entsteht und wann sie fällig wird.

Grundsätzlich entsteht der Anspruch, sobald und soweit der Unternehmer das Geschäft ausgeführt hat. Bestimmte abweichende Vereinbarungen sind möglich, allerdings schützt das Gesetz den Handelsvertreter in mehreren Punkten vor nachteiligen Regelungen.

Provision bei Nichtzahlung des Kunden

Steht fest, dass der Kunde nicht leistet, kann der Provisionsanspruch nach § 87a HGB entfallen. Bereits empfangene Beträge können dann zurückzugewähren sein.

Der Vertrag sollte die gesetzlichen Vorgaben nicht durch pauschal abweichende Regelungen zulasten des Handelsvertreters umgehen.

Höhe der Provision festlegen

Die Provisionshöhe sollte ausdrücklich vereinbart werden.

Ist die Höhe nicht bestimmt, sieht § 87b HGB grundsätzlich den üblichen Provisionssatz als vereinbart an.

Eine klare schriftliche Regelung vermeidet deshalb spätere Streitigkeiten.

Berechnungsgrundlage bestimmen

Im Vertrag sollte festgelegt werden, auf welchen Betrag der Provisionssatz angewendet wird.

Provisionsabrechnung

Der Unternehmer muss über Provisionsansprüche abrechnen. Dabei sollte die Abrechnung nachvollziehbar erkennen lassen, aus welchen Geschäften sich die jeweilige Provision ergibt.

Im Vertrag kann beispielsweise eine monatliche Abrechnung vereinbart werden.

Buchauszug und Kontrollrechte

Das HGB räumt dem Handelsvertreter besondere Informations- und Kontrollrechte hinsichtlich seiner Provisionsansprüche ein.

Diese gesetzlichen Rechte sollten nicht durch eine allgemeine Vertragsklausel ausgeschlossen werden.

Aufwendungen und Kosten

Nach § 87d HGB kann der Handelsvertreter Ersatz der in seinem regelmäßigen Geschäftsbetrieb entstandenen Aufwendungen grundsätzlich nur verlangen, wenn dies handelsüblich ist.

Deshalb sollte im Vertrag geregelt werden, welche Kosten der Handelsvertreter selbst trägt und welche der Unternehmer übernimmt.

Beispiele sind:

• Reisekosten
• Hotelkosten
• Messekosten
• Bewirtung
• Telefonkosten
• Werbematerial
• Versandkosten

Reisekosten ausdrücklich vereinbaren

Wenn bestimmte Reisekosten erstattet werden sollen, sollte dies klar geregelt werden.

Für die Dokumentation kannst du unsere Reisekostenabrechnung Vorlage verwenden.

Geschäftsausstattung und Unterlagen

Das Unternehmen kann dem Handelsvertreter beispielsweise Muster, Präsentationen oder Vertriebsunterlagen zur Verfügung stellen.

Im Vertrag kann festgelegt werden, was nach Vertragsende zurückzugeben ist.

Eigene Betriebsorganisation

Ein selbstständiger Handelsvertreter organisiert seine Tätigkeit grundsätzlich eigenverantwortlich.

Dazu können beispielsweise gehören:

• eigener Arbeitsplatz
• eigene Terminplanung
• eigene Reisekostenplanung
• eigene technische Ausstattung
• eigene steuerliche und gewerbliche Organisation

Verhältnis zu anderen Auftraggebern

Ob der Handelsvertreter auch für weitere Unternehmen tätig sein darf, sollte im Vertrag klar geregelt werden.

Dabei ist insbesondere zu unterscheiden zwischen allgemeinen weiteren Tätigkeiten und einer Tätigkeit für direkte Wettbewerber.

Wettbewerbstätigkeit während des Vertrags

Während des laufenden Vertragsverhältnisses können Wettbewerbsinteressen des Unternehmers relevant sein.

Eine Klausel sollte jedoch sachgerecht auf Produkte, Kunden oder Märkte abgestimmt werden und nicht unnötig weit formuliert sein.

Nachvertragliches Wettbewerbsverbot

Für Wettbewerbsbeschränkungen nach Vertragsende enthält § 90a HGB besondere Anforderungen.

Eine nachvertragliche Wettbewerbsabrede:

• muss schriftlich vereinbart werden
• darf höchstens zwei Jahre gelten
• darf nur das zugewiesene Gebiet oder den Kundenkreis betreffen
• darf nur die vertragsgegenständlichen Produkte oder Geschäfte erfassen
• erfordert eine angemessene Entschädigung für den Handelsvertreter

Ein einfaches pauschales Wettbewerbsverbot ohne diese Voraussetzungen sollte daher nicht verwendet werden.

Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse

§ 90 HGB verpflichtet den Handelsvertreter auch nach Vertragsende zum Schutz von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen, soweit deren Verwertung oder Weitergabe den Pflichten eines ordentlichen Kaufmanns widersprechen würde.

Zusätzlich kann der Vertrag eine konkrete Vertraulichkeitsregelung enthalten.

Kundendaten vertraulich behandeln

Kundendaten, Preislisten, Vertriebsstrategien und interne Kalkulationen sollten nur für die vereinbarte Tätigkeit verwendet werden.

Nach Vertragsende kann eine Rückgabe oder Löschung nicht mehr benötigter Unterlagen vereinbart werden.

Datenschutz beachten

Handelsvertreter verarbeiten häufig personenbezogene Kundendaten. Je nach Ausgestaltung der Zusammenarbeit sollte geprüft werden, welche datenschutzrechtlichen Rollen und Pflichten bestehen.

Eine allgemeine Vertragsklausel ersetzt keine eventuell erforderlichen zusätzlichen Datenschutzvereinbarungen.

Direktgeschäfte des Unternehmers

Wenn der Unternehmer selbst Verkäufe im Gebiet des Handelsvertreters tätigt, sollte klar geregelt sein, welche Auswirkungen dies auf die Provision hat.

Bei einem fest zugewiesenen Gebiet oder Kundenkreis sind insbesondere die gesetzlichen Regeln des § 87 HGB zu berücksichtigen.

Online-Verkäufe

Bei modernen Vertriebsmodellen kann zusätzlich geregelt werden, wie Online-Bestellungen behandelt werden.

Zu klären sind beispielsweise:

• Zuordnung nach Lieferadresse
• Zuordnung nach Kundenkonto
• Provision bei Direktbestellungen
• Provision bei bestehenden Kunden

Bestandskunden und Neukunden

Der Vertrag kann festhalten, welche Kunden dem Handelsvertreter bereits bei Vertragsbeginn zugeordnet werden und welche Kunden er selbst neu gewinnt.

Das kann insbesondere für die Provisionsabrechnung und einen später möglichen Ausgleichsanspruch relevant sein.

Kundenliste als Anlage

Bei einem bestehenden Kundenstamm kann eine Kundenliste als Anlage sinnvoll sein.

Dadurch lässt sich später besser nachvollziehen, welche Kunden bereits vorhanden waren und welche durch den Handelsvertreter neu hinzugewonnen wurden.

Angebote und Auftragsbestätigungen

Im Vertriebsprozess können neben dem Handelsvertretervertrag weitere Dokumente verwendet werden.

Für konkrete Kundenangebote kannst du beispielsweise unsere Angebot Vorlage verwenden.

Für bestätigte Kundenaufträge steht außerdem unsere Auftragsbestätigung Vorlage zur Verfügung.

Berichte und Vertriebsdokumentation

Je nach Branche kann vereinbart werden, dass der Handelsvertreter regelmäßig über seine Vertriebstätigkeit berichtet.

Mögliche Angaben sind:

• neue Interessenten
• laufende Angebote
• abgeschlossene Geschäfte
• Marktentwicklung
• Wettbewerbsbeobachtungen
• Prognosen

Keine unrealistischen Mindestumsätze

Vertriebsziele können vereinbart werden. Sie sollten jedoch klar von einer automatischen Erfolgsgarantie unterschieden werden.

Wenn Mindestumsätze oder Zielvorgaben rechtliche Folgen haben sollen, sollte genau festgelegt werden, welche Folgen tatsächlich eintreten.

Laufzeit des Handelsvertretervertrags

Der Vertrag kann befristet oder unbefristet abgeschlossen werden.

Gesetzliche Kündigungsfristen

Für unbefristete Handelsvertreterverträge enthält § 89 HGB gesetzliche Kündigungsfristen.

Danach beträgt die Frist grundsätzlich:

• im ersten Vertragsjahr: einen Monat
• im zweiten Vertragsjahr: zwei Monate
• im dritten bis fünften Vertragsjahr: drei Monate
• nach fünf Vertragsjahren: sechs Monate

Abweichende längere Fristen können vereinbart werden. Die Kündigungsfrist für den Unternehmer darf dabei nicht kürzer sein als die für den Handelsvertreter.

Kündigung zum Monatsende

Nach § 89 HGB ist die Kündigung grundsätzlich zum Schluss eines Kalendermonats zulässig, sofern die Parteien nichts Abweichendes vereinbaren.

Befristeter Handelsvertretervertrag

Wird ein befristeter Vertrag nach Ablauf von beiden Seiten fortgesetzt, gilt er nach § 89 HGB grundsätzlich als auf unbestimmte Zeit verlängert.

Für spätere Kündigungsfristen kann dann die gesamte Vertragsdauer relevant sein.

Außerordentliche Kündigung

§ 89a HGB erlaubt beiden Parteien die Kündigung aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist.

Dieses Recht kann vertraglich nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden.

Ausgleichsanspruch nach § 89b HGB

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses kann dem Handelsvertreter unter den Voraussetzungen des § 89b HGB ein Ausgleichsanspruch zustehen.

Voraussetzungen können insbesondere sein, dass:

• der Handelsvertreter neue Kunden gewonnen oder bestehende Geschäftsverbindungen wesentlich erweitert hat
• der Unternehmer daraus nach Vertragsende weiterhin erhebliche Vorteile hat
• ein Ausgleich unter Berücksichtigung aller Umstände der Billigkeit entspricht

Höhe des Ausgleichsanspruchs

Der Ausgleich ist nach § 89b HGB der Höhe nach begrenzt. Er darf grundsätzlich eine nach dem Durchschnitt der letzten fünf Tätigkeitsjahre berechnete Jahresprovision beziehungsweise Jahresvergütung nicht überschreiten.

War der Handelsvertreter kürzer tätig, wird der Durchschnitt der tatsächlichen Vertragsdauer zugrunde gelegt.

Ausgleichsanspruch nicht im Voraus ausschließen

Besonders wichtig: § 89b Abs. 4 HGB bestimmt ausdrücklich, dass der Ausgleichsanspruch nicht im Voraus ausgeschlossen werden kann.

Eine Vertragsklausel wie „Der Handelsvertreter verzichtet bereits jetzt auf sämtliche Ausgleichsansprüche“ sollte deshalb nicht verwendet werden.

Ausgleich innerhalb eines Jahres geltend machen

Der Handelsvertreter muss einen möglichen Ausgleichsanspruch nach § 89b HGB innerhalb eines Jahres nach Beendigung des Vertragsverhältnisses geltend machen.

Wann kann ein Ausgleichsanspruch entfallen?

§ 89b HGB nennt auch Fälle, in denen ein Anspruch nicht besteht.

Das kann beispielsweise bei bestimmten Eigenkündigungen des Handelsvertreters oder bei einer Kündigung durch den Unternehmer aus wichtigem Grund wegen schuldhaften Verhaltens des Handelsvertreters der Fall sein.

Die gesetzlichen Ausnahmen sollten im Einzelfall geprüft werden.

Unterlagen nach Vertragsende

Bei Vertragsende sollte geregelt werden, welche Unterlagen und Gegenstände zurückzugeben sind.

Dazu können gehören:

• Produktmuster
• Preislisten
• Werbematerial
• Kundendaten
• technische Unterlagen
• Zugangsdaten
• Leihgeräte

Offene Provisionen abrechnen

Mit dem Vertragsende sind nicht automatisch sämtliche Provisionsansprüche erledigt.

Noch offene oder nachlaufende Geschäfte sollten entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Regelungen abgerechnet werden.

Handelsvertretervertrag und freie Mitarbeit

Ein Handelsvertreter ist eine besondere Form selbstständiger Vertriebstätigkeit, die ausdrücklich in §§ 84 ff. HGB geregelt ist.

Ein allgemeiner Vertrag über freie Mitarbeit kann dagegen zahlreiche andere selbstständige Tätigkeiten betreffen und ist nicht speziell auf die dauerhafte Vermittlung oder den Abschluss von Geschäften ausgerichtet.

Handelsvertretervertrag und Arbeitsvertrag

Entscheidend ist nicht allein die Überschrift des Vertrags. Ist eine Person tatsächlich nicht selbstständig, kann sie trotz Bezeichnung als Handelsvertreter Arbeitnehmer sein.

Für eine echte abhängige Beschäftigung sollte eine passende arbeitsvertragliche Regelung verwendet werden.

Auf Smartvorlagen.de findest du dafür unsere Arbeitsvertrag Vorlage.

Typische Fehler beim Handelsvertretervertrag

• Gebiet unklar: Region oder Kundenkreis eindeutig definieren.
• Provision zu allgemein: Satz und Berechnungsgrundlage konkret festlegen.
• Direktgeschäfte vergessen: Gebiets- und Kundenprovision berücksichtigen.
• Befugnisse unklar: Vermittlung und Abschlussvollmacht unterscheiden.
• Kosten nicht geregelt: Aufwendungen und Reisekosten klären.
• Kündigungsfristen falsch: gesetzliche Mindeststruktur des § 89 HGB beachten.
• Ausgleich ausgeschlossen: Vorausverzicht auf § 89b HGB vermeiden.
• Wettbewerbsverbot zu weit: Voraussetzungen des § 90a HGB beachten.
• Selbstständigkeit nur behauptet: tatsächliche Zusammenarbeit passend organisieren.

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Downloads enthalten dieselbe Grundstruktur.

• PDF: geeignet zum Ausdrucken und handschriftlichen Ergänzen.
• Word: besonders praktisch, wenn Gebiet, Kundenkreis, Provisionsmodell und weitere Vertragsbedingungen individuell angepasst werden sollen.

Bei einem Handelsvertretervertrag ist die Word-Version besonders sinnvoll, da Vertriebsmodelle, Provisionsregelungen und Kundenstrukturen stark voneinander abweichen können.

Handelsvertretervertrag sorgfältig anpassen

Die Vorlage ist ein allgemeines Muster und ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung.

Gerade bei hohen Umsätzen, komplexen Provisionssystemen, exklusiven Vertriebsgebieten, nachvertraglichen Wettbewerbsverboten oder grenzüberschreitender Tätigkeit kann eine individuelle Prüfung sinnvoll sein.