Lieferschein Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Lieferschein Vorlage kannst du Warenlieferungen übersichtlich dokumentieren. Das Muster enthält Felder für Absender und Empfänger, Lieferdatum, Lieferscheinnummer, Bestellnummer, einzelne Positionen, Mengen und zusätzliche Hinweise.

Die Vorlage steht als PDF und Word-Datei zur Verfügung. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen. Die Word-Version kannst du direkt am Computer bearbeiten und an dein Unternehmen, deine Produkte oder den jeweiligen Auftrag anpassen.

Was ist ein Lieferschein?

Ein Lieferschein begleitet eine Warenlieferung und zeigt, welche Artikel oder Mengen geliefert wurden. Er dient vor allem der Übersicht und Zuordnung einer Lieferung.

Typische Angaben auf einem Lieferschein sind:

• Name und Anschrift des Lieferanten
• Name und Anschrift des Empfängers
• Lieferscheinnummer
• Lieferdatum
• Bestell- oder Auftragsnummer
• Bezeichnung der gelieferten Artikel
• Menge oder Stückzahl
• gegebenenfalls Artikelnummer
• Bemerkungen zur Lieferung
• Unterschrift oder Empfangsbestätigung

Wann wird ein Lieferschein verwendet?

Ein Lieferschein kann immer dann sinnvoll sein, wenn Waren oder Gegenstände an einen Kunden, Geschäftspartner oder eine andere Stelle übergeben oder versendet werden.

Typische Einsatzbereiche sind:

• Warenlieferungen an Kunden
• Versand von Produkten
• Abholung von Bestellungen
• Teillieferungen
• Lieferungen an Geschäftspartner
• interne Warenbewegungen
• Übergabe von Geräten oder Materialien

Welche Angaben gehören auf einen Lieferschein?

Damit eine Lieferung eindeutig zugeordnet werden kann, sollte der Lieferschein die wichtigsten Informationen zum Absender, Empfänger und Inhalt der Lieferung enthalten.

• Absender: Name oder Firma und Anschrift.
• Empfänger: Name oder Unternehmen und Lieferanschrift.
• Lieferscheinnummer: eindeutige Kennzeichnung des Dokuments.
• Lieferdatum: Datum der tatsächlichen Lieferung.
• Bestellnummer: falls die Lieferung auf einer Bestellung basiert.
• Positionen: Bezeichnung der gelieferten Waren.
• Menge: Anzahl, Stückzahl oder andere Mengeneinheit.
• Bemerkungen: zusätzliche Informationen zur Lieferung.

So verwendest du die Lieferschein Vorlage

Die Vorlage lässt sich schnell an einen konkreten Auftrag anpassen. Besonders wichtig ist, dass die aufgeführten Positionen tatsächlich mit der gelieferten Ware übereinstimmen.

1. Datei herunterladen: Wähle PDF oder Word.
2. Absender eintragen: Ergänze Firma, Anschrift und Kontaktdaten.
3. Empfänger ergänzen: Trage die Lieferanschrift ein.
4. Lieferscheinnummer vergeben: Verwende eine eindeutige Nummer.
5. Lieferdatum eintragen: Ergänze das tatsächliche Lieferdatum.
6. Bestellnummer ergänzen: Falls vorhanden, trage die zugehörige Nummer ein.
7. Positionen erfassen: Liste Artikel und Mengen übersichtlich auf.
8. Bemerkungen ergänzen: Zum Beispiel Hinweise auf Teillieferungen.
9. Dokument prüfen: Vergleiche Lieferschein und tatsächliche Lieferung.

Beispiel für einen Lieferschein

Ein einfacher Lieferschein kann beispielsweise so aufgebaut sein:

Lieferscheinnummer vergeben

Eine eindeutige Lieferscheinnummer erleichtert die interne Zuordnung. Besonders bei regelmäßigem Warenversand ist ein nachvollziehbares Nummernsystem praktisch.

Beispiele für mögliche Nummern sind:

• LS-2026-001
• LS-2026-002
• 2026-L-105
• LIEF-0158

Welches System du verwendest, kannst du an deine bestehende Organisation anpassen.

Bestellnummer und Auftragsnummer eintragen

Wenn der Lieferung eine Bestellung oder ein Auftrag zugrunde liegt, kann die entsprechende Nummer auf dem Lieferschein angegeben werden. So lassen sich Unterlagen später leichter miteinander verbinden.

Für die schriftliche Bestätigung eines Auftrags kannst du unsere Auftragsbestätigung Vorlage nutzen.

Artikel und Positionen übersichtlich erfassen

Die einzelnen Lieferpositionen sollten klar voneinander getrennt dargestellt werden. Dafür eignet sich eine Tabelle mit Position, Artikelbezeichnung, Artikelnummer und Menge.

Typische Spalten sind:

• Position
• Artikelnummer
• Beschreibung
• Menge
• Einheit

Mengen korrekt angeben

Je nach Art der Lieferung können unterschiedliche Mengeneinheiten verwendet werden. Die Vorlage kann entsprechend angepasst werden.

Mögliche Einheiten sind:

• Stück
• Karton
• Palette
• Kilogramm
• Meter
• Liter
• Set

Teillieferung auf dem Lieferschein kennzeichnen

Wenn nicht alle bestellten Waren gleichzeitig geliefert werden, kann dies im Lieferschein ausdrücklich vermerkt werden. So bleibt nachvollziehbar, welche Positionen bereits geliefert wurden und welche noch ausstehen.

Lieferschein ohne Preise erstellen

Ein Lieferschein dient in erster Linie der Dokumentation der gelieferten Waren. Deshalb werden Preise auf vielen Lieferscheinen nicht benötigt.

Die eigentliche Abrechnung kann separat über eine Rechnung erfolgen. Dadurch können Empfänger die Ware kontrollieren, ohne dass Zahlungsinformationen auf dem Begleitdokument stehen müssen.

Lieferschein mit Preisen

Falls es für deinen Geschäftsprozess sinnvoll ist, können in der Word-Version zusätzliche Spalten für Einzelpreise oder Gesamtpreise ergänzt werden.

Ob Preise auf dem Lieferschein erscheinen sollen, kannst du individuell entscheiden.

Lieferdatum richtig eintragen

Das Lieferdatum bezeichnet den Zeitpunkt, an dem die Ware tatsächlich geliefert oder übergeben wird. Es sollte deshalb nicht automatisch mit Bestell- oder Rechnungsdatum gleichgesetzt werden.

Bei mehreren Teillieferungen kann jede Lieferung einen eigenen Lieferschein mit eigenem Lieferdatum erhalten.

Lieferanschrift und Rechnungsanschrift unterscheiden

Die Lieferanschrift kann von der Rechnungsanschrift abweichen. Auf dem Lieferschein ist insbesondere wichtig, wohin die Waren tatsächlich geliefert werden.

Bei Geschäftskunden kann dies beispielsweise eine Filiale, ein Lager oder eine Baustelle sein.

Empfang der Ware bestätigen lassen

Die Vorlage enthält Platz für Datum und Unterschrift. Damit kann bei einer persönlichen Übergabe dokumentiert werden, dass die Waren entgegengenommen wurden.

Je nach Ablauf kann zusätzlich der Name der empfangenden Person eingetragen werden.

Beschädigte Lieferung dokumentieren

Werden bei der Übergabe sichtbare Schäden festgestellt, können diese direkt im Bemerkungsfeld des Lieferscheins festgehalten werden.

Fehlmengen auf dem Lieferschein vermerken

Fehlen einzelne Artikel oder stimmen Mengen nicht mit der Lieferung überein, sollte dies möglichst konkret dokumentiert werden.

Beispielsweise:

Lieferschein bei Abholung verwenden

Die Vorlage kann auch verwendet werden, wenn der Kunde die Ware selbst abholt. In diesem Fall kann die Übergabe direkt vor Ort dokumentiert werden.

Optional kann die empfangende Person mit Name und Unterschrift bestätigt werden.

Lieferschein für Kleinunternehmer

Auch Kleinunternehmer können einen Lieferschein verwenden. Die Vorlage lässt sich an kleine Betriebe, Einzelunternehmen oder Selbstständige anpassen.

Nicht benötigte Felder können in der Word-Version einfach entfernt werden.

Lieferschein für Handwerksbetriebe

Handwerksbetriebe können mit einem Lieferschein beispielsweise die Lieferung von Materialien, Ersatzteilen oder Geräten dokumentieren.

Zusätzlich lassen sich Projekt-, Baustellen- oder Auftragsnummern ergänzen.

Lieferschein im Onlinehandel

Auch bei Versandbestellungen kann ein Lieferschein dem Paket beigelegt werden. Der Empfänger kann dadurch schnell prüfen, ob die aufgeführten Artikel vollständig enthalten sind.

Retouren oder Rücksendungen werden üblicherweise separat dokumentiert.

Lieferschein und Rechnung unterscheiden

Lieferschein und Rechnung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Der Lieferschein beschreibt in erster Linie die gelieferten Waren und Mengen. Die Rechnung enthält dagegen die Angaben zur Abrechnung und Zahlung.

Deshalb kann eine Lieferung sowohl einen Lieferschein als auch eine separate Rechnung enthalten.

Lieferschein und Angebot unterscheiden

Ein Angebot wird normalerweise vor Auftrag und Lieferung erstellt. Es beschreibt angebotene Leistungen, Produkte und Konditionen. Der Lieferschein dokumentiert dagegen, was tatsächlich geliefert wurde.

Für den vorherigen Angebotsprozess findest du unsere Angebot Vorlage.

Lieferschein und Kostenvoranschlag unterscheiden

Auch ein Kostenvoranschlag wird vor der eigentlichen Ausführung oder Lieferung erstellt. Er dient dazu, voraussichtliche Kosten darzustellen.

Dafür kannst du unsere Kostenvoranschlag Vorlage verwenden.

Zusätzliche Bemerkungen aufnehmen

Das Bemerkungsfeld kann für Informationen genutzt werden, die nicht in die eigentliche Positionstabelle gehören.

Dazu zählen beispielsweise:

• Teillieferung
• Nachlieferung
• Transportschäden
• Fehlmengen
• besondere Verpackung
• Rücknahme von Leergut
• mitgeliefertes Zubehör

Lieferschein digital erstellen

Mit der Word-Version kannst du die Vorlage vollständig am Computer ausfüllen. Anschließend lässt sich das fertige Dokument als PDF speichern und digital versenden oder ausdrucken.

Für regelmäßig wiederkehrende Lieferungen können Firmenname, Anschrift und Standardangaben dauerhaft im Dokument hinterlegt werden.

Eine Kopie des Lieferscheins aufbewahren

Es kann sinnvoll sein, eine Kopie oder digitale Fassung des Lieferscheins aufzubewahren. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Waren zu welchem Zeitpunkt geliefert wurden.

Besonders bei späteren Rückfragen zu Mengen oder einzelnen Positionen erleichtert dies die Zuordnung.

Typische Fehler beim Lieferschein vermeiden

Ein Lieferschein ist schnell erstellt. Trotzdem sollten die wichtigsten Angaben vor der Übergabe noch einmal kontrolliert werden.

• falscher Empfänger: Lieferanschrift kontrollieren.
• fehlende Lieferscheinnummer: eindeutige Nummer vergeben.
• falsche Mengen: tatsächliche Lieferung prüfen.
• Artikel fehlen: Positionen vollständig erfassen.
• Bestellnummer fehlt: vorhandene Referenz ergänzen.
• Teillieferung nicht gekennzeichnet: offene Positionen vermerken.
• Lieferdatum falsch: tatsächliches Datum eintragen.
• Schäden nicht dokumentiert: Besonderheiten sofort festhalten.

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Downloads enthalten dieselbe Grundstruktur. Welches Format besser passt, hängt davon ab, wie der Lieferschein erstellt werden soll.

• PDF: geeignet zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen.
• Word: praktisch für digitale Bearbeitung, wiederkehrende Lieferungen und individuelle Anpassungen.

Für Unternehmen mit regelmäßigem Warenversand bietet die Word-Version besonders viel Flexibilität.