Stellenbeschreibung Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Stellenbeschreibung Vorlage kannst du Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Anforderungen einer Position strukturiert dokumentieren. Die Vorlage eignet sich für Unternehmen, Führungskräfte, Personalabteilungen und kleinere Betriebe, die Stellen und Zuständigkeiten nachvollziehbar organisieren möchten.

Eine gute Stellenbeschreibung beantwortet nicht nur die Frage, welche Aufgaben ein Mitarbeiter erledigt. Sie zeigt außerdem, welchem Bereich die Stelle zugeordnet ist, an wen berichtet wird, welche Entscheidungsbefugnisse bestehen, welche Ziele verfolgt werden und welche fachlichen Voraussetzungen für die Position wichtig sind.

Die Vorlage steht als Word- und PDF-Datei zur Verfügung. Die Word-Version lässt sich vollständig an Unternehmen und Position anpassen. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken, Besprechen und handschriftlichen Ergänzen.

Was ist eine Stellenbeschreibung?

Eine Stellenbeschreibung ist eine strukturierte Beschreibung einer bestimmten Position innerhalb einer Organisation.

Sie kann insbesondere festhalten:

• Stellenbezeichnung,
• Abteilung oder Bereich,
• organisatorische Einordnung,
• Ziel der Stelle,
• Hauptaufgaben,
• Nebenaufgaben,
• Verantwortlichkeiten,
• Entscheidungskompetenzen,
• Schnittstellen,
• Vertretungsregelungen und
• Anforderungen an den Stelleninhaber.

Wozu dient eine Stellenbeschreibung?

Eine Stellenbeschreibung schafft Klarheit darüber, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten einer Position zugeordnet sind.

Sie kann beispielsweise eingesetzt werden für:

• Personalplanung,
• Recruiting,
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter,
• Aufgabenverteilung,
• Vertretungsregelungen,
• Mitarbeitergespräche,
• Organisationsentwicklung,
• Erstellung von Stellenanzeigen,
• Zeugniserstellung und
• interne Prozessdokumentation.

Beispiel für eine Stellenbeschreibung

So verwendest du die Stellenbeschreibung Vorlage

1. Stellenbezeichnung eintragen: Verwende eine eindeutige und im Unternehmen verständliche Bezeichnung.
2. Organisationseinheit ergänzen: Gib Abteilung, Team oder Bereich an.
3. Einordnung festlegen: Dokumentiere direkte Führungskraft und gegebenenfalls unterstellte Mitarbeiter.
4. Ziel der Stelle beschreiben: Erkläre in wenigen Sätzen den Zweck der Position.
5. Hauptaufgaben festhalten: Liste die wichtigsten regelmäßigen Tätigkeiten auf.
6. Verantwortung definieren: Ergänze Budget-, Personal- oder Ergebnisverantwortung.
7. Kompetenzen festlegen: Beschreibe Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse.
8. Schnittstellen nennen: Trage wichtige interne und externe Ansprechpartner ein.
9. Anforderungen ergänzen: Halte Qualifikation, Kenntnisse und Erfahrung fest.
10. Regelmäßig aktualisieren: Passe die Beschreibung bei wesentlichen organisatorischen Änderungen an.

Stellenbezeichnung

Die Stellenbezeichnung sollte die Position möglichst eindeutig beschreiben.

Beispiele sind:

• Projektmanager Marketing,
• Sachbearbeiter Buchhaltung,
• Teamleiter Kundenservice,
• Softwareentwickler,
• Office Manager,
• Produktmanager oder
• Vertriebsleiter.

Interne und externe Stellenbezeichnung

Unternehmen können intern andere Bezeichnungen verwenden als in Stellenanzeigen.

Für die Stellenbeschreibung sollte vor allem eine Bezeichnung gewählt werden, die innerhalb der Organisation eindeutig ist.

Abteilung und Bereich

Die organisatorische Zuordnung zeigt, wo die Stelle im Unternehmen angesiedelt ist.

Direkte Führungskraft

Eine Stellenbeschreibung sollte dokumentieren, an wen der Stelleninhaber unmittelbar berichtet.

Zum Beispiel:

• Geschäftsführung,
• Bereichsleitung,
• Abteilungsleitung,
• Teamleitung oder
• Projektleitung.

Organisatorische Einordnung

Die organisatorische Einordnung beschreibt die Position der Stelle im Unternehmen.

Dazu können gehören:

• übergeordnete Stelle,
• untergeordnete Stellen,
• Teamzugehörigkeit,
• fachliche Führung und
• disziplinarische Führung.

Fachliche und disziplinarische Führung unterscheiden

Eine Person kann fachliche Verantwortung für Mitarbeiter haben, ohne zugleich disziplinarischer Vorgesetzter zu sein.

Diese Unterscheidung sollte in einer Stellenbeschreibung möglichst klar erfolgen.

Ziel der Stelle

Das Stellenziel beschreibt in wenigen Sätzen, welchen Beitrag die Position zur Organisation leisten soll.

Es beantwortet die Frage:

Beispiel für ein Stellenziel

Hauptaufgaben festhalten

Die Hauptaufgaben sind der wichtigste praktische Bestandteil der Stellenbeschreibung.

Sie sollten die Tätigkeiten abbilden, die die Position tatsächlich prägen.

Aufgaben konkret formulieren

Allgemeine Aussagen wie „Mitarbeit im Marketing“ sind wenig aussagekräftig.

Besser sind konkrete Tätigkeiten.

Haupt- und Nebenaufgaben unterscheiden

Bei umfangreichen Positionen kann zwischen wesentlichen Kernaufgaben und ergänzenden Aufgaben unterschieden werden.

Dadurch bleibt erkennbar, welche Tätigkeiten die Stelle hauptsächlich prägen.

Keine endlose Aufgabenliste erstellen

Eine Stellenbeschreibung muss nicht jede einzelne kleine Tätigkeit erfassen.

Sie sollte vor allem die wesentlichen Aufgaben und Verantwortungsbereiche abbilden.

Aufgaben priorisieren

Eine sinnvolle Reihenfolge kann sein:

1. Kernaufgaben,
2. Verantwortungsbereiche,
3. regelmäßige Zusatzaufgaben und
4. gelegentliche Sonderaufgaben.

Zeitanteile ergänzen

Bei bestimmten Stellen kann es hilfreich sein, ungefähre Zeitanteile anzugeben.

Zeitanteile nicht zu starr gestalten

Bei dynamischen Positionen können sich Aufgabenanteile regelmäßig ändern.

Prozentangaben sollten daher nur verwendet werden, wenn sie für Organisation oder Bewertung tatsächlich hilfreich sind.

Verantwortungsbereiche

Neben den eigentlichen Aufgaben sollte beschrieben werden, wofür die Position verantwortlich ist.

Das können beispielsweise sein:

• Projektergebnisse,
• Budgeteinhaltung,
• Termine,
• Qualität,
• Mitarbeiterführung,
• Datenschutz,
• bestimmte Prozesse oder
• Kundenbeziehungen.

Aufgabe und Verantwortung unterscheiden

Entscheidungskompetenzen

Eine gute Stellenbeschreibung dokumentiert, welche Entscheidungen ein Mitarbeiter selbstständig treffen darf.

Zum Beispiel:

• Freigabe bestimmter Ausgaben,
• Auswahl von Dienstleistern,
• Priorisierung von Aufgaben,
• fachliche Entscheidungen oder
• Genehmigung bestimmter Vorgänge.

Kompetenzen sollten zur Verantwortung passen

Wer für ein Ergebnis verantwortlich gemacht wird, benötigt regelmäßig auch ausreichende Befugnisse, um dieses Ergebnis beeinflussen zu können.

Stellenbeschreibung und tatsächliche Organisation sollten daher zusammenpassen.

Budgetverantwortung

Bei entsprechenden Positionen kann festgelegt werden:

• ob Budgetverantwortung besteht,
• für welchen Bereich,
• bis zu welcher Höhe und
• welche Freigabegrenzen gelten.

Beispiel Budgetkompetenz

Personalverantwortung

Bei Führungskräften sollte die Personalverantwortung eindeutig beschrieben werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Anzahl der Mitarbeiter,
• fachliche Führung,
• disziplinarische Führung,
• Mitarbeitergespräche,
• Zielvereinbarungen,
• Personaleinsatzplanung und
• Personalentwicklung.

Weisungsbefugnis

Besteht eine Weisungsbefugnis gegenüber anderen Mitarbeitern, sollte möglichst klar sein, in welchem Umfang.

Eine fachliche Weisungsbefugnis ist nicht automatisch dasselbe wie eine umfassende disziplinarische Führungsbefugnis.

Vertretungsregelung

Die Stellenbeschreibung kann festhalten:

• wer den Stelleninhaber vertritt und
• wen der Stelleninhaber selbst vertritt.

Beispiel Vertretung

Schnittstellen im Unternehmen

Viele Stellen arbeiten eng mit anderen Bereichen zusammen.

Typische interne Schnittstellen sind:

• Vertrieb,
• Finanzen,
• Personal,
• IT,
• Einkauf,
• Produktion,
• Kundenservice und
• Geschäftsführung.

Externe Schnittstellen

Auch externe Ansprechpartner können festgehalten werden.

Zum Beispiel:

• Kunden,
• Lieferanten,
• Agenturen,
• Berater,
• Behörden oder
• Kooperationspartner.

Informationspflichten

Bei bestimmten Positionen kann sinnvoll sein, festzuhalten, welche Informationen regelmäßig weitergegeben werden müssen.

Zum Beispiel:

• monatliches Reporting,
• Projektstatus,
• Budgetabweichungen,
• Risiken oder
• Qualitätskennzahlen.

Fachliche Anforderungen

Eine Stellenbeschreibung kann außerdem ein Anforderungsprofil enthalten.

Dazu gehören beispielsweise:

• Ausbildung,
• Studium,
• Berufserfahrung,
• Fachkenntnisse,
• Branchenkenntnisse und
• besondere Zertifikate.

Ausbildung oder Studium

Es sollte überlegt werden, welche Qualifikation tatsächlich für die Stelle erforderlich ist.

Unnötig starre Anforderungen können geeignete Bewerber ausschließen.

Vergleichbare Qualifikation

Eine flexible Formulierung kann beispielsweise lauten:

Berufserfahrung

Berufserfahrung kann quantitativ oder qualitativ beschrieben werden.

Zum Beispiel:

• erste Berufserfahrung,
• mehrjährige Erfahrung,
• Erfahrung im Projektmanagement oder
• Erfahrung in einer Führungsposition.

Softwarekenntnisse

Wenn bestimmte Programme für die Stelle wesentlich sind, können diese aufgenommen werden.

Beispiele:

• Microsoft Excel,
• SAP,
• CRM-Systeme,
• Projektmanagementsoftware oder
• branchenspezifische Anwendungen.

Sprachkenntnisse

Bei international ausgerichteten Positionen können Sprachkenntnisse relevant sein.

Statt „gute Englischkenntnisse“ kann bei Bedarf ein genaueres Niveau beschrieben werden.

Persönliche Kompetenzen

Zusätzlich zu Fachkenntnissen können für die Position wichtige persönliche Kompetenzen dokumentiert werden.

Zum Beispiel:

• Kommunikationsfähigkeit,
• Organisationstalent,
• Analytisches Denken,
• Verhandlungsgeschick,
• Teamfähigkeit,
• Eigeninitiative und
• Führungskompetenz.

Nicht jede positive Eigenschaft aufzählen

Das Kompetenzprofil sollte auf die tatsächlichen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sein.

Eine lange Liste allgemeiner Schlagworte macht eine Stellenbeschreibung nicht automatisch besser.

Arbeitsort

Bei Bedarf kann die Stellenbeschreibung den vorgesehenen Arbeitsort nennen.

Zum Beispiel:

• Unternehmensstandort,
• Außendienstgebiet,
• mobiles Arbeiten oder
• mehrere Betriebsstätten.

Homeoffice und mobiles Arbeiten

Ob und in welchem Umfang mobiles Arbeiten möglich ist, sollte mit den arbeitsvertraglichen und betrieblichen Regelungen übereinstimmen.

Eine interne Stellenbeschreibung sollte keine davon abweichenden verbindlichen Zusagen erzeugen, wenn dies nicht beabsichtigt ist.

Reisetätigkeit

Bei Positionen mit regelmäßigen Dienstreisen kann der erwartete Umfang angegeben werden.

Arbeitszeit

Die Stellenbeschreibung kann organisatorische Angaben zur Arbeitszeit enthalten. Verbindliche arbeitsvertragliche Regelungen sollten jedoch mit dem Arbeitsvertrag übereinstimmen.

Stellenbeschreibung ist nicht automatisch ein Arbeitsvertrag

Eine Stellenbeschreibung beschreibt eine Position und deren Aufgaben. Der Arbeitsvertrag regelt dagegen das konkrete Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Beide Dokumente können miteinander verknüpft sein, erfüllen aber unterschiedliche Funktionen.

Arbeitsvertrag und Stellenbeschreibung unterscheiden

§ 106 GewO – Weisungsrecht des Arbeitgebers

Nach § 106 Gewerbeordnung kann der Arbeitgeber Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit diese Arbeitsbedingungen nicht bereits durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, anwendbaren Tarifvertrag oder gesetzliche Vorschriften festgelegt sind.

Den aktuellen Gesetzestext findest du unter § 106 GewO – Weisungsrecht des Arbeitgebers.

Stellenbeschreibung und Direktionsrecht

Eine Stellenbeschreibung kann die geschuldete Tätigkeit näher konkretisieren. Wie weit der Arbeitgeber Aufgaben verändern darf, hängt jedoch insbesondere vom Arbeitsvertrag und den weiteren für das Arbeitsverhältnis geltenden Regelungen ab.

Arbeitsvertrag setzt Grenzen

Ist eine Tätigkeit im Arbeitsvertrag sehr konkret festgelegt, kann der Arbeitgeber nicht jede beliebige andere Aufgabe allein mit einer neuen Stellenbeschreibung verbindlich machen.

Das Direktionsrecht dient der Konkretisierung des vertraglich vereinbarten Tätigkeitsrahmens und nicht der beliebigen Änderung des Vertragsinhalts.

§ 611a BGB

§ 611a BGB beschreibt den Arbeitsvertrag als Verpflichtung zu weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit.

Das Weisungsrecht kann sich unter anderem auf Inhalt, Durchführung, Zeit und Ort der Tätigkeit beziehen.

Den aktuellen Gesetzestext findest du unter § 611a BGB – Arbeitsvertrag.

Keine automatische Vertragsänderung

Eine neu erstellte interne Stellenbeschreibung ändert einen bestehenden Arbeitsvertrag nicht automatisch in jedem Punkt.

Ob eine bestimmte Aufgabenänderung vom bestehenden Vertragsrahmen gedeckt ist, muss anhand des konkreten Arbeitsvertrags und der jeweiligen Umstände beurteilt werden.

Wesentliche Aufgabenänderung

Bei erheblichen Veränderungen kann daher zu prüfen sein, ob:

• die neue Aufgabe noch vom Arbeitsvertrag erfasst ist,
• das Direktionsrecht ausreicht,
• eine einvernehmliche Vertragsänderung erforderlich ist oder
• weitere arbeitsrechtliche Voraussetzungen zu beachten sind.

Aufgaben flexibel formulieren

Unternehmen möchten Stellenbeschreibungen häufig nicht so eng formulieren, dass jede kleine organisatorische Veränderung eine komplette Neufassung verlangt.

Deshalb sollten Kernaufgaben konkret sein, ohne unnötig jede einzelne Arbeitshandlung festzuschreiben.

Zusatzaufgaben

Eine Stellenbeschreibung kann einen Bereich für weitere zumutbare und zur Position passende Aufgaben enthalten.

Eine solche Formulierung erweitert den arbeitsvertraglichen Rahmen jedoch nicht unbegrenzt.

Stellenbeschreibung und Stellenanzeige unterscheiden

Eine Stellenanzeige richtet sich an potenzielle Bewerber und soll Interesse an einer offenen Position wecken.

Eine Stellenbeschreibung ist dagegen ein internes Organisationsinstrument.

Typische Inhalte einer Stellenanzeige

Eine Stellenanzeige enthält häufig:

• Unternehmensvorstellung,
• Aufgaben,
• Anforderungen,
• Benefits,
• Arbeitsort und
• Bewerbungsinformationen.

Typische Inhalte einer Stellenbeschreibung

Eine interne Stellenbeschreibung geht häufig stärker auf:

• Verantwortungsbereiche,
• Entscheidungskompetenzen,
• interne Schnittstellen,
• Berichtslinien und
• Vertretung

ein.

Stellenbeschreibung und Arbeitszeugnis unterscheiden

Eine Stellenbeschreibung beschreibt eine Stelle unabhängig davon, wer sie ausübt.

Ein Arbeits- oder Zwischenzeugnis beschreibt dagegen die tatsächliche Tätigkeit und bewertet bei einem qualifizierten Zeugnis zusätzlich Leistung und Verhalten eines konkreten Mitarbeiters.

Grundlage für Zwischenzeugnisse

Eine aktuelle Stellenbeschreibung kann die spätere Erstellung eines Zwischenzeugnisses erheblich erleichtern.

Für die Leistungs- und Verhaltensbewertung findest du unsere Zwischenzeugnis Vorlage.

Stellenbeschreibung im Recruiting

Bevor eine offene Stelle ausgeschrieben wird, hilft eine interne Stellenbeschreibung bei der Klärung:

• Welche Aufgaben müssen übernommen werden?
• Welche Erfahrung wird benötigt?
• Welche Kompetenzen sind erforderlich?
• Wo ist die Position organisatorisch angesiedelt?

Grundlage für die Stellenanzeige

Aus der internen Stellenbeschreibung können anschließend die für Bewerber relevanten Inhalte einer Stellenanzeige abgeleitet werden.

Stellenbeschreibung beim Onboarding

Neue Mitarbeiter erhalten durch eine Stellenbeschreibung eine strukturierte Übersicht über ihre Position.

Sie erkennen beispielsweise:

• Kernaufgaben,
• Verantwortungsbereiche,
• wichtige Ansprechpartner,
• Berichtslinien und
• Ziele der Position.

Stellenbeschreibung im Mitarbeitergespräch

Bei Mitarbeitergesprächen kann geprüft werden, ob die dokumentierte Rolle noch mit der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit übereinstimmt.

Aufgaben haben sich verändert

Gerade bei langjährigen Mitarbeitern entwickeln sich Aufgaben häufig schrittweise weiter.

Die Stellenbeschreibung sollte daher regelmäßig überprüft werden.

Wann sollte eine Stellenbeschreibung aktualisiert werden?

Eine Überarbeitung kann insbesondere sinnvoll sein bei:

• Beförderung,
• Abteilungswechsel,
• neuer Führungsverantwortung,
• neuen Prozessen,
• Digitalisierung,
• Umstrukturierung,
• neuen Produkten oder
• wesentlicher Aufgabenverschiebung.

Versionsstand dokumentieren

Bei regelmäßig aktualisierten Stellenbeschreibungen kann ein Versionsstand hilfreich sein.

Freigabe dokumentieren

Unternehmen können festlegen, wer eine Stellenbeschreibung fachlich freigibt.

Zum Beispiel:

• direkte Führungskraft,
• Abteilungsleitung,
• Personalabteilung oder
• Geschäftsführung.

Unterschrift des Mitarbeiters

Eine Unterschrift kann dokumentieren, dass eine Stellenbeschreibung zur Kenntnis genommen wurde.

Sie sollte jedoch nicht unklar als pauschale Zustimmung zu jeder möglichen Änderung von Arbeitsvertragsbedingungen formuliert werden.

Kenntnisnahme und Vertragsänderung unterscheiden

Ziele der Stelle

Bei bestimmten Positionen können neben Aufgaben auch messbare Ziele dokumentiert werden.

Zum Beispiel:

• Umsatzentwicklung,
• Projekttermine,
• Kundenzufriedenheit,
• Prozessqualität oder
• Kostenentwicklung.

Kennzahlen und KPIs

Wer konkrete Kennzahlen aufnimmt, sollte darauf achten, ob diese dauerhaft zur Stelle gehören oder regelmäßig neu vereinbart werden.

Variable Jahresziele sind häufig besser in separaten Zielvereinbarungen aufgehoben.

Stellenziel und Jahresziel unterscheiden

Das Stellenziel beschreibt den dauerhaften Zweck der Position.

Ein Jahresziel bezeichnet dagegen ein konkretes Ergebnis innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Beispiel

Vertretung bei Urlaub und Krankheit

Eine klare Vertretungsregelung verhindert, dass bei Abwesenheit unklar bleibt, wer wichtige Aufgaben übernimmt.

Vertretung nach Aufgaben differenzieren

Nicht immer übernimmt eine einzige Person sämtliche Aufgaben.

Stellvertretung bedeutet nicht automatisch volle Befugnis

Die Befugnisse des Vertreters sollten ebenfalls klar definiert sein, insbesondere bei:

• Budgets,
• Vertragsabschlüssen,
• Personalentscheidungen oder
• anderen wesentlichen Entscheidungen.

Unterschrifts- und Freigabebefugnisse

Bei Positionen mit entsprechenden Kompetenzen können Freigabegrenzen dokumentiert werden.

Zum Beispiel:

• Bestellungen,
• Rechnungsfreigaben,
• Angebote,
• Verträge oder
• Urlaubsfreigaben.

Prokura und Handlungsvollmacht nicht einfach durch Stellenbeschreibung erteilen

Gesetzlich besonders geregelte Vertretungsmachten wie Prokura oder bestimmte Handlungsvollmachten sollten nicht allein durch eine unpräzise interne Stellenbeschreibung ersetzt werden.

Hierfür gelten eigene rechtliche Anforderungen.

Datenschutzverantwortung

Hat die Position besonderen Zugriff auf personenbezogene Daten, können entsprechende Aufgaben oder organisatorische Verantwortlichkeiten dokumentiert werden.

Arbeitsschutz

Bei bestimmten Führungs- oder Produktionspositionen können auch Aufgaben im Bereich Arbeitsschutz und Sicherheit zur Stelle gehören.

Diese sollten nur entsprechend der tatsächlich übertragenen Verantwortung aufgenommen werden.

Qualitätsverantwortung

In Produktion, Medizin, Technik oder anderen regulierten Bereichen können Qualitätsaufgaben ein wesentlicher Bestandteil der Stelle sein.

Projektrollen

Neben der dauerhaften Stelle können Mitarbeiter zeitweise bestimmte Projektrollen übernehmen.

Diese müssen nicht zwingend dauerhaft Bestandteil der Stellenbeschreibung sein.

Dauerhafte und temporäre Aufgaben unterscheiden

Eine Stellenbeschreibung sollte vor allem den dauerhaften Aufgabenbereich darstellen.

Ein einmaliges sechsmonatiges Sonderprojekt kann gegebenenfalls separat dokumentiert werden.

Projektplan ergänzend verwenden

Für konkrete Vorhaben eignet sich eine gesonderte Projektplanung.

Dafür findest du unsere Projektplan Vorlage.

Stellenbeschreibung in kleinen Unternehmen

Auch kleinere Betriebe können von Stellenbeschreibungen profitieren.

Gerade wenn Mitarbeiter mehrere Aufgaben übernehmen, schafft eine kurze Beschreibung Klarheit über:

• Hauptverantwortung,
• Vertretung,
• Entscheidungsbefugnisse und
• Schnittstellen.

Stellenbeschreibung in wachsenden Unternehmen

Mit zunehmender Mitarbeiterzahl werden informelle Zuständigkeiten schnell unübersichtlich.

Stellenbeschreibungen können dann helfen, Strukturen nachvollziehbar zu machen.

Doppelzuständigkeiten erkennen

Wenn zwei Stellenbeschreibungen dieselbe Verantwortung vollständig beanspruchen, kann dies ein Hinweis auf organisatorischen Klärungsbedarf sein.

Zuständigkeitslücken erkennen

Umgekehrt können Aufgaben bestehen, für die sich laut Organisationsstruktur niemand eindeutig verantwortlich fühlt.

Auch solche Lücken werden durch dokumentierte Rollen sichtbarer.

Stellenbeschreibung und Organigramm

Ein Organigramm zeigt die Struktur des Unternehmens grafisch.

Die Stellenbeschreibung ergänzt diese Darstellung um konkrete Aufgaben und Kompetenzen.

Stellenbeschreibung und Prozessbeschreibung

Eine Prozessbeschreibung erklärt, wie ein bestimmter Arbeitsablauf funktioniert.

Eine Stellenbeschreibung erklärt dagegen, welche Position für welche Aufgaben und Ergebnisse zuständig ist.

Stellenbeschreibung und Arbeitsanweisung

Eine Arbeitsanweisung beschreibt häufig sehr konkret, wie eine bestimmte Tätigkeit ausgeführt werden soll.

Die Stellenbeschreibung bleibt dagegen auf der Ebene von Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen.

Stellenbeschreibung und Kompetenzmatrix

Eine Kompetenzmatrix kann zusätzlich zeigen, welche Fähigkeiten Mitarbeiter oder Teams aktuell besitzen.

Die Stellenbeschreibung beschreibt dagegen, welche Kompetenzen für eine bestimmte Position erforderlich sind.

Anforderungsprofil realistisch halten

Eine Stellenbeschreibung sollte keine theoretische Wunschperson beschreiben, die gleichzeitig zehn Berufe beherrschen müsste.

Anforderungen sollten zur tatsächlichen Tätigkeit und zum Stellenwert der Position passen.

Muss- und Kann-Anforderungen

Für Recruiting-Zwecke kann zwischen zwingenden und wünschenswerten Anforderungen unterschieden werden.

Diskriminierungsfreie Anforderungen

Anforderungsprofile und daraus entwickelte Stellenanzeigen sollten ausschließlich sachlich gerechtfertigte Kriterien verwenden und die geltenden arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsregeln berücksichtigen.

Personenbezogene Merkmale vermeiden

Eine interne Stellenbeschreibung sollte eine Position und deren Anforderungen beschreiben und nicht auf sachlich unnötige persönliche Merkmale eines bestimmten Mitarbeiters zugeschnitten werden.

Stellenbeschreibung als Grundlage für Bewertung

Bei Mitarbeitergesprächen kann die Stellenbeschreibung helfen zu prüfen:

• Welche Aufgaben waren vereinbart?
• Welche Verantwortung wurde tatsächlich übernommen?
• Welche Anforderungen werden erfüllt?
• Wo haben sich Aufgaben verändert?

Nicht automatisch Leistungsbeurteilung

Die Stellenbeschreibung selbst bewertet den Mitarbeiter nicht.

Sie beschreibt zunächst die Stelle. Eine Leistungsbeurteilung erfolgt separat.

Grundlage für Eingruppierung

In tarifgebundenen Arbeitsverhältnissen kann die tatsächlich übertragene Tätigkeit für die Eingruppierung erhebliche Bedeutung haben.

Eine Stellenbeschreibung kann dabei als Dokumentationsmittel dienen, ersetzt aber nicht die Prüfung der jeweiligen Tarifmerkmale.

Tätigkeit muss tatsächlich stimmen

Eine Stellenbeschreibung, die nur auf dem Papier besteht, während der Mitarbeiter dauerhaft völlig andere Aufgaben ausübt, verliert als Organisationsinstrument erheblich an Aussagekraft.

Regelmäßiger Review

Unternehmen können beispielsweise einmal jährlich prüfen:

• Sind Aufgaben aktuell?
• Stimmen Berichtslinien?
• Sind Befugnisse ausreichend?
• Haben sich Schnittstellen verändert?
• Sind Anforderungen weiterhin passend?

Verantwortlicher für Aktualisierung

Es kann sinnvoll sein festzulegen, wer für die Pflege einer Stellenbeschreibung zuständig ist.

Typischerweise sind dies:

• Führungskraft,
• Personalabteilung oder
• beide gemeinsam.

Alte Versionen archivieren

Bei wichtigen Positionen kann es sinnvoll sein, frühere Versionen aufzubewahren.

Dadurch lässt sich später nachvollziehen, wann sich Aufgaben und Verantwortlichkeiten geändert haben.

Typische Fehler bei Stellenbeschreibungen

• Zu allgemein: Es ist nicht erkennbar, was die Stelle tatsächlich macht.
• Zu detailliert: Jede einzelne Kleinigkeit wird verbindlich aufgelistet.
• Aufgabe und Verantwortung verwechselt: Tätigkeiten sind genannt, aber Zuständigkeiten bleiben unklar.
• Keine Berichtslinie: Es ist nicht ersichtlich, wem die Position unterstellt ist.
• Keine Kompetenzen: Verantwortung wird übertragen, aber Entscheidungsbefugnisse fehlen.
• Keine Vertretung: Bei Abwesenheit entstehen Zuständigkeitslücken.
• Anforderungen unrealistisch: Das Stellenprofil wird zum Wunschzettel.
• Arbeitsvertrag ignoriert: Die Beschreibung soll Aufgaben einseitig weit außerhalb des Vertragsrahmens verändern.
• Nie aktualisiert: Dokument und tatsächliche Tätigkeit entwickeln sich auseinander.
• Mit Stellenanzeige verwechselt: Interne Verantwortlichkeiten fehlen.

Was sollte vor der Freigabe geprüft werden?

Vor Abschluss der Stellenbeschreibung sollte kontrolliert werden:

• Ist die Stellenbezeichnung eindeutig?
• Stimmt die organisatorische Zuordnung?
• Ist die Führungskraft richtig angegeben?
• Sind Kernaufgaben vollständig?
• Sind Verantwortung und Kompetenzen abgestimmt?
• Ist die Personalverantwortung korrekt?
• Sind Schnittstellen benannt?
• Sind Anforderungen realistisch?
• Stimmt die Beschreibung mit dem Arbeitsvertrag überein?
• Ist ein Versionsdatum vorhanden?

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Versionen enthalten die grundlegende Struktur einer professionellen Stellenbeschreibung.

• Word: ideal zum individuellen Bearbeiten von Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Anforderungen.
• PDF: praktisch zum Ausdrucken, Besprechen und handschriftlichen Ergänzen.

Stellenbeschreibung individuell anpassen

Eine Stellenbeschreibung für einen Vertriebsleiter benötigt andere Felder als die Beschreibung eines Sachbearbeiters, Projektmanagers oder Softwareentwicklers.

Die Vorlage ist deshalb bewusst flexibel aufgebaut. Nicht benötigte Bereiche können entfernt, zusätzliche Verantwortlichkeiten ergänzt und Anforderungen an die jeweilige Position angepasst werden.