Zwischenzeugnis Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Zwischenzeugnis Vorlage lässt sich ein professionelles qualifiziertes Zwischenzeugnis für ein bestehendes Arbeitsverhältnis erstellen. Die Vorlage enthält Bereiche für Beschäftigungsdauer, Position, Aufgaben, Fachkenntnisse, Leistung, Arbeitsweise, Belastbarkeit, Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen sowie einen möglichen Anlass für die Ausstellung.

Ein Zwischenzeugnis unterscheidet sich vom normalen Arbeitszeugnis vor allem dadurch, dass das Arbeitsverhältnis zum Zeitpunkt der Ausstellung noch besteht. Viele Aussagen werden daher in der Gegenwartsform formuliert. Ein Austrittsdatum und eine klassische Beendigungsformel gehören normalerweise nicht hinein.

Die Vorlage steht als Word- und PDF-Datei zur Verfügung. Die Word-Version lässt sich vollständig an Position, Tätigkeitsbereich und gewünschte Bewertung anpassen. Die PDF-Version eignet sich als übersichtliches Muster zum Ausdrucken und Ausfüllen.

Was ist ein Zwischenzeugnis?

Ein Zwischenzeugnis ist eine schriftliche Beurteilung eines Arbeitnehmers während eines noch bestehenden Arbeitsverhältnisses.

Es dokumentiert insbesondere:

• Dauer der bisherigen Beschäftigung,
• aktuelle Position,
• Aufgaben und Verantwortungsbereiche,
• Fachkenntnisse,
• Arbeitsleistung,
• Arbeitsweise,
• persönliches Verhalten und
• gegebenenfalls Führungsleistungen.

Wann kann ein Zwischenzeugnis sinnvoll sein?

Ein Zwischenzeugnis kann aus verschiedenen Gründen benötigt werden.

Typische Anlässe sind:

• Wechsel des Vorgesetzten,
• Versetzung in eine andere Abteilung,
• wesentliche Änderung des Tätigkeitsbereichs,
• Beförderung,
• interne Bewerbung,
• externe Bewerbung,
• bevorstehende Beendigung des Arbeitsverhältnisses,
• längere Abwesenheit,
• Umstrukturierung des Unternehmens oder
• besondere Veränderungen innerhalb des Arbeitsverhältnisses.

Beispiel für ein Zwischenzeugnis

So verwendest du die Zwischenzeugnis Vorlage

1. Personaldaten eintragen: Ergänze Name und Beschäftigungsbeginn.
2. Position nennen: Trage die aktuelle Stellenbezeichnung ein.
3. Unternehmen beschreiben: Bei Bedarf kann eine kurze Unternehmensbeschreibung ergänzt werden.
4. Aufgaben aufführen: Beschreibe die wesentlichen Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche.
5. Fachkenntnisse bewerten: Ergänze fachliche Kompetenz und besondere Kenntnisse.
6. Leistung beurteilen: Passe die Leistungsformulierungen an die tatsächliche Bewertung an.
7. Verhalten bewerten: Beurteile Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und gegebenenfalls Kunden.
8. Anlass nennen: Falls sinnvoll, kann der Grund für das Zwischenzeugnis erwähnt werden.
9. Schlussformel anpassen: Verwende eine zum laufenden Arbeitsverhältnis passende Formulierung.
10. Datum und Unterschrift ergänzen: Das Zeugnis sollte von einer hierzu befugten Person unterzeichnet werden.

Besteht ein gesetzlicher Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?

§ 109 Gewerbeordnung regelt ausdrücklich den Anspruch auf ein Zeugnis bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses.

Ein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ist dort nicht ausdrücklich geregelt.

Die Rechtsprechung erkennt jedoch unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis als arbeitsvertragliche Nebenpflicht an.

Triftiger Grund für ein Zwischenzeugnis

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann ein Anspruch bestehen, wenn der Arbeitnehmer einen triftigen Grund für die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses hat.

Als mögliche triftige Gründe nennt die Rechtsprechung unter anderem:

• bevorstehende Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Bewerbungsbedarf,
• Wechsel des Vorgesetzten oder
• wesentliche Änderung der Tätigkeit.

§ 109 GewO

§ 109 GewO regelt das Arbeitszeugnis bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses.

Danach muss ein einfaches Zeugnis mindestens Angaben zu:

• Art der Tätigkeit und
• Dauer der Beschäftigung

enthalten.

Auf Wunsch des Arbeitnehmers erstreckt sich ein qualifiziertes Zeugnis zusätzlich auf Leistung und Verhalten.

Den aktuellen Gesetzestext findest du unter § 109 GewO – Gesetze im Internet.

Einfaches und qualifiziertes Zwischenzeugnis

Auch bei einem Zwischenzeugnis lässt sich praktisch zwischen einer einfachen Tätigkeitsbescheinigung und einer ausführlichen qualifizierten Beurteilung unterscheiden.

Einfaches Zwischenzeugnis

Eine einfache Variante enthält hauptsächlich:

• Beschäftigungsbeginn,
• Position und
• Aufgaben beziehungsweise Tätigkeitsbereich.

Eine ausführliche Leistungs- und Verhaltensbewertung fehlt.

Qualifiziertes Zwischenzeugnis

Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis enthält zusätzlich eine Beurteilung der bisherigen Leistung und des Verhaltens.

Typische Bereiche sind:

• Fachwissen,
• Auffassungsgabe,
• Eigeninitiative,
• Belastbarkeit,
• Arbeitsweise,
• Arbeitserfolg,
• Gesamtleistung und
• Sozialverhalten.

Zwischenzeugnis wird meist im Präsens formuliert

Da das Arbeitsverhältnis weiter besteht, werden viele Aussagen im Zwischenzeugnis in der Gegenwartsform geschrieben.

Arbeitszeugnis dagegen häufig in Vergangenheit

Bei einem Abschlusszeugnis ist das Arbeitsverhältnis bereits beendet. Dort werden viele Aussagen entsprechend in der Vergangenheitsform formuliert.

Überschrift

Die einfachste und eindeutigste Überschrift lautet:

Einleitung des Zwischenzeugnisses

Die Einleitung enthält typischerweise:

• Name des Arbeitnehmers,
• gegebenenfalls Geburtsdatum,
• Beschäftigungsbeginn und
• aktuelle Position.

Beispiel für eine Einleitung

Geburtsdatum im Zeugnis

Ob das Geburtsdatum aufgenommen wird, kann von der üblichen Gestaltung und den konkreten Umständen abhängen. Für die eigentliche Leistungsbewertung ist es nicht erforderlich.

Unternehmensbeschreibung

Eine kurze Beschreibung des Unternehmens kann helfen, die Position und Verantwortung des Arbeitnehmers einzuordnen.

Sie sollte allerdings knapp bleiben.

Tätigkeitsbeschreibung

Die Tätigkeitsbeschreibung ist ein zentraler Bestandteil des Zwischenzeugnisses.

Sie sollte die wesentlichen Aufgaben vollständig und verständlich darstellen.

Wesentliche Aufgaben zuerst nennen

Besonders wichtige oder verantwortungsvolle Aufgaben sollten nicht zwischen zahlreichen nebensächlichen Tätigkeiten versteckt werden.

Eine sinnvolle Reihenfolge ist beispielsweise:

1. Hauptverantwortungsbereich,
2. wichtige Fachaufgaben,
3. Projektverantwortung,
4. Budget- oder Personalverantwortung,
5. weitere regelmäßige Aufgaben.

Aufgaben konkret beschreiben

Statt einer allgemeinen Formulierung wie „verschiedene Tätigkeiten im Marketing“ sind konkrete Angaben hilfreicher.

Verantwortungsumfang darstellen

Bei höher qualifizierten Tätigkeiten können zusätzlich genannt werden:

• Budgethöhe,
• Teamgröße,
• Projektumfang,
• Entscheidungsbefugnisse,
• regionale Verantwortung oder
• besondere Schlüsselprojekte.

Fachkenntnisse bewerten

Im qualifizierten Zwischenzeugnis werden häufig die vorhandenen Fachkenntnisse beurteilt.

Weiterbildung und Lernbereitschaft

Bei passenden Tätigkeiten kann auch die Bereitschaft zur fachlichen Weiterentwicklung erwähnt werden.

Zum Beispiel:

Auffassungsgabe

Eine typische Bewertungsdimension ist die Fähigkeit, neue oder komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen.

Eigeninitiative

Bei selbstständigen Tätigkeiten kann die Initiative des Arbeitnehmers bewertet werden.

Beispielsweise:

• selbstständiges Erkennen von Aufgaben,
• aktive Verbesserung von Prozessen,
• Übernahme zusätzlicher Verantwortung oder
• Entwicklung eigener Lösungsansätze.

Engagement und Motivation

Auch Motivation und Einsatzbereitschaft gehören häufig zur Leistungsbeurteilung.

Belastbarkeit

Je nach Tätigkeit kann beurteilt werden, wie der Arbeitnehmer mit erhöhtem Arbeitsaufkommen oder anspruchsvollen Situationen umgeht.

Arbeitsweise

Zur Arbeitsweise können beispielsweise bewertet werden:

• Selbstständigkeit,
• Sorgfalt,
• Struktur,
• Effizienz,
• Zuverlässigkeit und
• Termintreue.

Beispiel für die Arbeitsweise

Arbeitserfolg

Die Beurteilung kann auch darauf eingehen, welche Ergebnisse der Arbeitnehmer erzielt.

Besonders aussagekräftig sind konkrete, nachvollziehbare Erfolge.

Erfolge konkret nennen

Beispielsweise können erwähnt werden:

• erfolgreich abgeschlossene Projekte,
• Prozessverbesserungen,
• Kosteneinsparungen,
• Umsatzsteigerungen,
• Einführung neuer Systeme oder
• besondere Kundenprojekte.

Keine Erfolge erfinden

Auch ein wohlwollendes Zeugnis muss inhaltlich wahr bleiben.

Erfolge oder Verantwortungsbereiche sollten daher nicht übertrieben oder erfunden werden.

Grundsatz der Zeugniswahrheit

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss ein Arbeitszeugnis in erster Linie wahr sein.

Das Zeugnis soll zwar das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren, darf aber nur im Rahmen der Wahrheit wohlwollend formuliert sein.

Zeugnisklarheit nach § 109 Abs. 2 GewO

§ 109 Abs. 2 GewO verlangt, dass ein Zeugnis klar und verständlich formuliert wird.

Es dürfen keine Merkmale oder Formulierungen verwendet werden, die den Zweck haben, eine andere Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen, als aus dem Wortlaut oder der äußeren Form hervorgeht.

Keine versteckten Geheimcodes

Ein Arbeitgeber darf also nicht bewusst eine scheinbar positive Formulierung verwenden, die in Wirklichkeit eine versteckte negative Botschaft an spätere Arbeitgeber senden soll.

Zeugnissprache trotzdem verbreitet

Arbeitszeugnisse verwenden dennoch häufig standardisierte Formulierungen zur Leistungsbewertung.

Diese sind nicht als geheime Codes gedacht, sondern haben sich in der Praxis als Abstufungen entwickelt.

Die typische Zufriedenheitsskala

Eine häufig verwendete Gesamtleistungsbewertung orientiert sich an sogenannten Zufriedenheitsformulierungen.

Typische Beispiele sind:

• „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ – wird üblicherweise als sehr gute Bewertung verstanden,
• „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ – wird üblicherweise als gute Bewertung verstanden,
• „zu unserer vollen Zufriedenheit“ – entspricht nach der Rechtsprechung der üblichen mittleren Bewertung,
• schwächere Formulierungen können entsprechend eine geringere Leistungsbewertung ausdrücken.

Formulierungen sind nicht gesetzlich vorgeschrieben

Die Gewerbeordnung schreibt keine bestimmte Zufriedenheitsformel vor.

Entscheidend ist, dass das Zeugnis insgesamt wahr, verständlich und entsprechend der tatsächlichen Leistung formuliert ist.

„Zur vollen Zufriedenheit“

Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass die Formulierung „zur vollen Zufriedenheit“ einer durchschnittlichen beziehungsweise mittleren Leistungsbewertung entspricht.

Wer eine bessere Gesamtbewertung beansprucht, muss in einem arbeitsgerichtlichen Streit grundsätzlich Tatsachen vortragen und gegebenenfalls beweisen, die eine überdurchschnittliche Leistung rechtfertigen.

Sehr gute Leistungsbewertung

Gute Leistungsbewertung

Mittlere Leistungsbewertung

Gesamtbewertung sollte zum Einzeltext passen

Ein Zwischenzeugnis sollte in sich stimmig sein.

Sehr positive Einzelbewertungen mit einer deutlich schwächeren Gesamtbewertung können widersprüchlich wirken.

Sozialverhalten

Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis bewertet regelmäßig auch das Verhalten im Arbeitsverhältnis.

Typische Personengruppen sind:

• Vorgesetzte,
• Kollegen,
• Mitarbeiter,
• Kunden,
• Geschäftspartner oder
• andere externe Ansprechpartner.

Reihenfolge beim Sozialverhalten

Eine verbreitete Formulierung nennt Vorgesetzte, Kollegen und gegebenenfalls Kunden gemeinsam.

Kundenkontakt

Hat der Arbeitnehmer regelmäßig Kundenkontakt, sollte dieser Bereich nicht vergessen werden.

Je nach Position können auch:

• Mandanten,
• Patienten,
• Lieferanten oder
• Kooperationspartner

genannt werden.

Führungskräfte

Bei Führungskräften sollte zusätzlich die Führungsleistung bewertet werden.

Dazu können gehören:

• Mitarbeiterführung,
• Delegation,
• Motivation,
• Zielvereinbarungen,
• Personalentwicklung und
• Konfliktmanagement.

Beispiel für Führungsleistung

Zwischenzeugnis bei Vorgesetztenwechsel

Ein Wechsel des direkten Vorgesetzten ist ein klassischer Grund für ein Zwischenzeugnis.

Der bisherige Vorgesetzte kann die bislang erbrachte Leistung aus eigener Erfahrung beurteilen.

Warum Vorgesetztenwechsel wichtig sein kann

Ein neuer Vorgesetzter kennt möglicherweise:

• frühere Projekte,
• besondere Leistungen,
• Entwicklung des Mitarbeiters oder
• langjährige Zusammenarbeit

nicht aus eigener Anschauung.

Ein Zwischenzeugnis hält die bisherige Beurteilung schriftlich fest.

Zwischenzeugnis bei Tätigkeitsänderung

Ändert sich der Aufgabenbereich wesentlich, kann ein Zwischenzeugnis ebenfalls sinnvoll sein.

So kann die bisherige Tätigkeit dokumentiert werden, bevor der Arbeitnehmer neue Aufgaben übernimmt.

Beispiel für Tätigkeitsänderung

Zwischenzeugnis bei Beförderung

Auch eine Beförderung kann einen geeigneten Anlass darstellen, insbesondere wenn sich Verantwortungsbereich und Position deutlich verändern.

Zwischenzeugnis bei Abteilungswechsel

Bei einem internen Wechsel in eine andere Abteilung kann die bisherige Tätigkeit mit einem Zwischenzeugnis abgeschlossen dokumentiert werden.

Zwischenzeugnis für Bewerbungen

Ein aktuelles Zwischenzeugnis kann einer Bewerbung aus einem bestehenden Arbeitsverhältnis beigefügt werden.

Es liefert einem möglichen neuen Arbeitgeber eine aktuelle Beurteilung, obwohl noch kein Abschlusszeugnis existiert.

Muss man dem Arbeitgeber eine Bewerbung offenlegen?

Die Frage, warum ein Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis benötigt, hängt vom konkreten Anlass ab.

Bei einem vorhandenen triftigen Grund sollte der Wunsch sachlich formuliert werden.

Bevorstehende Beendigung

Steht bereits fest, dass das Arbeitsverhältnis in absehbarer Zeit endet, kann ein Zwischenzeugnis für laufende Bewerbungen benötigt werden.

Nach tatsächlicher Beendigung besteht dann grundsätzlich der Anspruch auf das Abschlusszeugnis nach § 109 GewO.

Zwischenzeugnis während eines Kündigungsschutzstreits

Auch ein laufender Streit über die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses kann nach der Rechtsprechung einen triftigen Grund für ein Zwischenzeugnis darstellen.

Solange noch nicht feststeht, ob das Arbeitsverhältnis tatsächlich endet, kann ein Zwischenzeugnis für Bewerbungen benötigt werden.

Elternzeit

Auch vor einer längeren Abwesenheit kann ein Zwischenzeugnis praktisch sinnvoll sein.

Ob ein rechtlicher Anspruch besteht, hängt von den konkreten Umständen beziehungsweise möglichen tariflichen oder vertraglichen Regelungen ab.

Längere Freistellung

Dasselbe kann bei anderen längeren Unterbrechungen des aktiven Arbeitsverhältnisses gelten.

Unternehmensumstrukturierung

Bei umfangreichen organisatorischen Veränderungen kann ein Zwischenzeugnis sinnvoll sein, insbesondere wenn:

• Führungskräfte wechseln,
• Abteilungen zusammengelegt werden,
• Aufgaben neu verteilt werden oder
• Verantwortungsbereiche entfallen.

Betriebsübergang

Auch bei größeren Veränderungen in der Unternehmensstruktur kann ein Zwischenzeugnis helfen, die bisherige Tätigkeit und Bewertung zu dokumentieren.

Tarifvertrag prüfen

Tarifverträge können eigene Regelungen zum Zwischenzeugnis enthalten.

Wer tarifgebunden beschäftigt ist, sollte daher zusätzlich den einschlägigen Tarifvertrag prüfen.

Arbeitsvertrag prüfen

Auch ein Arbeitsvertrag kann Regelungen zu Zeugnissen oder Zwischenzeugnissen enthalten.

Betriebsvereinbarung

In größeren Unternehmen können zudem interne Regelungen oder Betriebsvereinbarungen bestehen.

Anlass im Zeugnis nennen?

Der Grund für die Ausstellung kann im Zwischenzeugnis genannt werden, muss aber nicht zwangsläufig ausführlich erläutert werden.

Bei einem neutralen Anlass kann eine kurze Angabe sinnvoll sein.

Beispiel Vorgesetztenwechsel

Beispiel organisatorische Veränderung

„Auf eigenen Wunsch“

Die Formulierung „auf eigenen Wunsch“ ist grundsätzlich neutral.

Ob zusätzlich der konkrete Anlass genannt werden sollte, hängt von der Situation ab.

Schlussformel beim Zwischenzeugnis

Da das Arbeitsverhältnis fortbesteht, unterscheidet sich die Schlussformel typischerweise vom Endzeugnis.

Eine mögliche Schlussformel kann enthalten:

• Dank für die bisherige Arbeit,
• Ausdruck der Freude über die weitere Zusammenarbeit und
• gute Wünsche für die weitere Tätigkeit.

Beispiel Schlussformel Zwischenzeugnis

Besteht Anspruch auf eine bestimmte Schlussformel?

Das Bundesarbeitsgericht hat für Arbeitszeugnisse entschieden, dass § 109 GewO keinen allgemeinen Anspruch auf eine bestimmte Dankes-, Bedauerns- oder Wunschformel begründet.

Eine Schlussformel sollte daher nicht als gesetzlich zwingender Bestandteil dargestellt werden.

Kein „Bedauern über das Ausscheiden“ beim Zwischenzeugnis

Da das Arbeitsverhältnis fortbesteht, wäre eine klassische Austrittsformel wie „Wir bedauern ihr Ausscheiden“ normalerweise unpassend.

Keine Austrittsgründe

Auch ein Austrittsgrund gehört nicht in ein normales Zwischenzeugnis, weil das Arbeitsverhältnis noch nicht beendet wurde.

Kein Enddatum des Arbeitsverhältnisses

Statt eines Beschäftigungszeitraums „von … bis …“ wird üblicherweise der Beschäftigungsbeginn und die aktuelle Position angegeben.

Ausstellungsdatum

Das Zwischenzeugnis erhält ein konkretes Ausstellungsdatum.

Bei einem Vorgesetzten- oder Tätigkeitswechsel sollte dieses zeitlich zum Anlass passen.

Unterschrift

Das Zeugnis sollte von einer Person unterzeichnet werden, die den Arbeitgeber wirksam repräsentieren und die Beurteilung nachvollziehbar verantworten kann.

Je nach Unternehmen kann dies beispielsweise sein:

• Geschäftsführung,
• Personalleitung,
• Vorgesetzter oder
• eine andere entsprechend befugte Führungskraft.

Position des Unterzeichners

Aus dem Zeugnis sollte möglichst erkennbar sein, in welcher Funktion die unterzeichnende Person handelt.

Zwischenzeugnis und späteres Endzeugnis

Ein Zwischenzeugnis kann für das spätere Abschlusszeugnis praktische Bedeutung haben, insbesondere wenn darin bereits Leistungen für einen längeren Zeitraum bewertet wurden.

Das bedeutet jedoch nicht, dass jedes einzelne Wort zwangsläufig unverändert in ein späteres Endzeugnis übernommen werden muss.

Spätere Änderungen können relevant sein

Nach Ausstellung des Zwischenzeugnisses können sich beispielsweise:

• Leistung,
• Verhalten,
• Position,
• Aufgaben oder
• Verantwortungsbereich

verändern.

Diese späteren Entwicklungen können im Endzeugnis berücksichtigt werden.

Zwischenzeugnis sorgfältig aufbewahren

Das Dokument sollte dauerhaft zusammen mit anderen wichtigen Beschäftigungsunterlagen aufbewahrt werden.

Es kann später hilfreich sein bei:

• Bewerbungen,
• Erstellung des Endzeugnisses oder
• Klärung früherer Tätigkeiten.

Zeugnis sofort nach Erhalt prüfen

Nach Erhalt sollte das Zwischenzeugnis sorgfältig gelesen werden.

Prüfe insbesondere:

• richtige Personaldaten,
• Beschäftigungsbeginn,
• Position,
• Vollständigkeit der Aufgaben,
• Leistungsbewertung,
• Verhaltensbewertung,
• Schlussformel und
• Ausstellungsdatum.

Fehler in der Tätigkeitsbeschreibung

Fehlen wesentliche Aufgaben oder sind Tätigkeiten falsch beschrieben, sollte eine Korrektur möglichst zeitnah angesprochen werden.

Wichtige Aufgaben nicht auslassen

Die Tätigkeitsbeschreibung soll einem zukünftigen Arbeitgeber ein realistisches Bild der bisherigen beruflichen Erfahrung vermitteln.

Besonders wesentliche Aufgaben sollten daher nicht fehlen.

Berichtigungsanspruch bei fehlerhaftem Zeugnis

Entspricht ein Arbeitszeugnis nicht den gesetzlichen Anforderungen an Wahrheit und Klarheit, kann grundsätzlich eine Korrektur beziehungsweise Ergänzung verlangt werden.

Bei einem Zwischenzeugnis können sich entsprechende Ansprüche aus der zugrunde liegenden arbeitsvertraglichen Pflicht ergeben.

Bewertung nicht eigenmächtig festlegen

Die Vorlage enthält beispielhafte Formulierungen. Die tatsächliche Bewertung muss jedoch zur realen Leistung des Mitarbeiters passen.

Ein Arbeitnehmer kann nicht allein aufgrund einer Vorlage eine bestimmte Bestnote verlangen.

Arbeitgeber darf nicht bewusst schlechter bewerten

Umgekehrt muss die Bewertung wahrheitsgemäß sein und darf das berufliche Fortkommen nicht durch unzutreffende oder bewusst versteckte negative Aussagen unnötig erschweren.

Sehr gute Bewertung muss begründbar sein

Nach der Rechtsprechung trägt ein Arbeitnehmer, der eine bessere Bewertung als die mittlere Leistungsstufe verlangt, grundsätzlich die Darlegungs- und Beweislast für entsprechend überdurchschnittliche Leistungen.

Konkrete Leistungen helfen

Wer eine besonders positive Bewertung begründen möchte, kann konkrete Erfolge sammeln.

Zum Beispiel:

• erfolgreiche Projekte,
• Umsatzziele,
• Kundenfeedback,
• Prozessverbesserungen,
• besondere Verantwortungsübernahme oder
• nachweisbare Arbeitsergebnisse.

Selbst einen Entwurf vorbereiten

In manchen Unternehmen wird der Arbeitnehmer gebeten, selbst einen ersten Zeugnisentwurf oder eine Tätigkeitsliste zu erstellen.

Die Vorlage kann dafür als Ausgangspunkt verwendet werden.

Tätigkeitsliste vorab erstellen

Besonders hilfreich ist eine Liste mit:

• aktueller Position,
• früheren Positionen im Unternehmen,
• Hauptaufgaben,
• besonderen Projekten,
• Budgetverantwortung,
• Personalverantwortung und
• besonderen Erfolgen.

Keine überladenen Zeugnisse

Ein Zwischenzeugnis muss nicht jede einzelne kleine Alltagstätigkeit aufführen.

Wichtig sind die Tätigkeiten, die Position und berufliches Profil tatsächlich prägen.

Länge des Zwischenzeugnisses

Es gibt keine feste gesetzliche Seitenzahl.

Der Umfang sollte zur Dauer der Beschäftigung, Position und Komplexität des Tätigkeitsbereichs passen.

Eine Seite oder zwei Seiten?

Bei einfachen Tätigkeiten kann eine Seite ausreichend sein. Bei längerer Beschäftigung, anspruchsvollen Aufgaben oder Führungsverantwortung können zwei Seiten sinnvoll sein.

Layout professionell halten

Ein Zwischenzeugnis sollte optisch wie ein professionelles Geschäftsdokument wirken.

Typischerweise gehören dazu:

• Unternehmensbriefkopf,
• übersichtliche Absätze,
• einheitliche Schrift,
• Ort und Datum sowie
• Unterschrift.

Stichpunkte oder Fließtext?

Die Aufgaben können übersichtlich als Stichpunkte dargestellt werden. Die eigentliche Leistungs- und Verhaltensbeurteilung wird dagegen meist im Fließtext formuliert.

Rechtschreibfehler vermeiden

Fehler in einem offiziellen Zeugnis wirken unprofessionell und können im ungünstigen Fall sogar falsche Eindrücke vermitteln.

Das Dokument sollte daher vor Unterzeichnung sorgfältig geprüft werden.

Keine auffälligen Hervorhebungen

Ungewöhnliche Hervorhebungen, Ausrufezeichen oder andere gestalterische Besonderheiten sollten vermieden werden, wenn sie wie eine versteckte Bewertung wirken könnten.

Zwischenzeugnis digital?

§ 109 Abs. 3 GewO erlaubt beim gesetzlichen Arbeitszeugnis inzwischen mit Einwilligung des Arbeitnehmers grundsätzlich auch die elektronische Form.

Welche Form für ein Zwischenzeugnis im konkreten Arbeitsverhältnis verwendet wird, sollte mit dem Arbeitgeber abgestimmt werden.

PDF für Bewerbungen

Für Bewerbungen wird ein unterschriebenes Zwischenzeugnis häufig eingescannt beziehungsweise als PDF in die Bewerbungsunterlagen aufgenommen.

Word-Datei ist Bearbeitungsvorlage

Die herunterladbare Word-Version von Smartvorlagen dient zur Erstellung und Anpassung des Entwurfs.

Das endgültige Zwischenzeugnis sollte anschließend als ordentliches Arbeitgeberdokument ausgefertigt werden.

Zwischenzeugnis selbst anfordern

Ein Arbeitnehmer kann seinen Wunsch nach einem Zwischenzeugnis sachlich formulieren und den Anlass nennen.

Keinen künstlichen Grund erfinden

Besteht ein nachvollziehbarer Anlass, sollte dieser offen und sachlich genannt werden.

Ein erfundener Grund ist nicht erforderlich und kann unnötige Missverständnisse verursachen.

Zwischenzeugnis bei interner Bewerbung

Auch bei einer Bewerbung auf eine andere Position innerhalb desselben Unternehmens kann eine aktuelle Tätigkeits- und Leistungsbeurteilung hilfreich sein.

Zwischenzeugnis bei Stellenbeschreibung

Die Tätigkeitsbeschreibung im Zeugnis sollte mit der tatsächlich ausgeübten Arbeit übereinstimmen.

Für die systematische Beschreibung einer Position findest du außerdem unsere Stellenbeschreibung Vorlage.

Arbeitsvertrag und tatsächliche Tätigkeit

Die Aufgaben im Zeugnis müssen sich nicht darauf beschränken, was ursprünglich im Arbeitsvertrag stand.

Entscheidend ist, welche wesentlichen Tätigkeiten tatsächlich ausgeübt wurden.

Beförderungen dokumentieren

Hat der Arbeitnehmer während der Beschäftigung mehrere Positionen durchlaufen, können diese chronologisch dargestellt werden.

Projektverantwortung aufnehmen

Große oder strategisch wichtige Projekte können im Zeugnis genannt werden, wenn sie das berufliche Profil wesentlich prägen.

Keine vertraulichen Unternehmensdaten veröffentlichen

Bei konkreten Projekten sollten interne oder vertrauliche Informationen nur in einem Umfang genannt werden, der für die Tätigkeitsbeschreibung erforderlich und zulässig ist.

Teilzeitbeschäftigung

Eine Teilzeitbeschäftigung muss nicht automatisch besonders hervorgehoben werden, wenn sie für die Beurteilung der Tätigkeit keine wesentliche Rolle spielt.

Homeoffice

Auch die Tatsache, dass Aufgaben teilweise im Homeoffice erledigt werden, muss nicht zwingend erwähnt werden.

Wenn selbstständige Remote-Zusammenarbeit eine besondere Kompetenz darstellt, kann sie jedoch sachlich in die Leistungsbeschreibung einfließen.

Krankheitszeiten gehören grundsätzlich nicht in die Leistungsbewertung

Ein Zwischenzeugnis soll Tätigkeit, Leistung und Verhalten beurteilen. Gesundheitsinformationen gehören grundsätzlich nicht ohne sachlichen Grund in eine solche berufliche Beurteilung.

Elternzeit sachlich behandeln

Auch längere Unterbrechungen sollten nur berücksichtigt werden, soweit dies für eine wahrheitsgemäße Darstellung des Beschäftigungsverlaufs tatsächlich erforderlich ist.

Typische Fehler beim Zwischenzeugnis

• Vergangenheitsform durchgehend verwendet: Das Arbeitsverhältnis besteht noch.
• Austrittsdatum genannt: Es gibt noch kein tatsächliches Ende.
• Wichtige Aufgaben fehlen: Das berufliche Profil wird unvollständig dargestellt.
• Bewertung widerspricht sich: Einzelbewertungen und Gesamtnote passen nicht zusammen.
• Geheimcodes verwendet: § 109 Abs. 2 GewO verlangt klare und verständliche Formulierungen.
• Bestnote ohne Grundlage: Die Bewertung muss wahrheitsgemäß sein.
• Schlussformel wie bei einem Austritt: Das Arbeitsverhältnis läuft weiter.
• Anlass falsch dargestellt: Ein neutraler Grund wird unnötig negativ formuliert.
• Führungstätigkeit fehlt: Personalverantwortung wird nicht dokumentiert.
• Kundenkontakt fehlt: Ein wesentlicher Teil des Sozialverhaltens wird nicht berücksichtigt.
• Standardtext nicht angepasst: Das Zeugnis passt nicht zur tatsächlichen Position.

Zwischenzeugnis vor Verwendung prüfen

Vor Unterzeichnung sollte noch einmal kontrolliert werden:

• Ist der Name korrekt?
• Stimmt der Beschäftigungsbeginn?
• Ist die aktuelle Position richtig?
• Sind die wichtigsten Aufgaben enthalten?
• Stimmt die Bewertung mit der tatsächlichen Leistung überein?
• Ist das Verhalten vollständig bewertet?
• Ist gegebenenfalls die Führungsleistung enthalten?
• Passt der Anlass?
• Passt die Schlussformel zum fortbestehenden Arbeitsverhältnis?
• Sind Datum und Unterzeichner korrekt?

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Versionen enthalten eine strukturierte Grundlage für ein Zwischenzeugnis.

• Word: ideal zum individuellen Anpassen von Tätigkeiten, Leistung, Verhalten und Schlussformel.
• PDF: praktisch als Muster zum Ausdrucken, Durchsehen und Besprechen.

Zwischenzeugnis individuell anpassen

Ein gutes Zwischenzeugnis sollte niemals nur aus austauschbaren Standardformulierungen bestehen. Ein Vertriebsleiter benötigt eine andere Tätigkeitsbeschreibung als eine Bürokraft, Softwareentwicklerin oder Projektmanagerin.

Die Vorlage sollte deshalb an die tatsächliche Position, Verantwortung, bisherigen Leistungen und den konkreten Anlass angepasst werden.