Einwilligung Fotoveröffentlichung Mitarbeiter Vorlage

Mit unserer kostenlosen Einwilligung Fotoveröffentlichung Mitarbeiter Vorlage kannst du die freiwillige Verwendung von Fotos und Videos von Beschäftigten strukturiert dokumentieren. Die Vorlage eignet sich insbesondere für Unternehmen, Vereine, Agenturen, Praxen und andere Arbeitgeber, die Mitarbeiterbilder im Intranet, auf der Unternehmenswebsite, in sozialen Netzwerken, in Recruiting-Materialien oder in Printmedien verwenden möchten.

Gerade bei Mitarbeiterfotos sollte nicht einfach eine pauschale Einwilligung für „alle Medien und alle Zwecke“ eingeholt werden. Ein Foto im internen Intranet hat eine völlig andere Reichweite als ein öffentliches Bild auf Instagram, LinkedIn, der Unternehmenswebsite oder in einer Werbeanzeige. Deshalb ist es sinnvoll, verschiedene Nutzungsarten getrennt auszuwählen.

Die Vorlage berücksichtigt unter anderem interne und externe Veröffentlichungen, Foto-, Video- und gegebenenfalls Audioaufnahmen, Namensnennung, Bearbeitung, Social Media, Recruiting, Werbung, externe Dienstleister, mögliche Drittlandbezüge, Widerruf und die Verwendung nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses.

Die Vorlage steht als Word- und PDF-Datei zur Verfügung. Die Word-Version lässt sich an Arbeitgeber, Medien, Zwecke und konkrete Kampagnen anpassen. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken und zur dokumentierten Auswahl einzelner Einwilligungen.

Wann braucht man eine Einwilligung für Mitarbeiterfotos?

Eine Einwilligung ist besonders relevant, wenn erkennbare Mitarbeiterfotos oder Videos für freiwillige Kommunikations-, Recruiting- oder Werbezwecke veröffentlicht werden sollen.

Typische Beispiele sind:

• Mitarbeiterportraits auf der Unternehmenswebsite
• Teamfotos
• Social-Media-Posts
• LinkedIn-Beiträge
• Instagram-Reels
• Recruiting-Kampagnen
• Karriereseiten
• Unternehmensbroschüren
• Messeunterlagen
• interne Mitarbeiter-App
• Intranet

§ 22 KunstUrhG

§ 22 KunstUrhG bestimmt grundsätzlich, dass Bildnisse nur mit Einwilligung der abgebildeten Person verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden dürfen.

Den aktuellen Gesetzestext findest du unter § 22 KunstUrhG.

Was ist ein Bildnis?

Gemeint sind Darstellungen, auf denen eine Person erkennbar ist.

Das kann beispielsweise sein:

• Portraitfoto
• Gruppenfoto
• Videoaufnahme
• Screenshot aus einem Video
• erkennbare Aufnahme bei einer Veranstaltung

Erkennbarkeit ist entscheidend

Eine Person muss nicht zwingend frontal aufgenommen sein. Auch Kleidung, Körperhaltung, Umgebung oder andere Merkmale können unter Umständen zur Erkennbarkeit beitragen.

§ 23 KunstUrhG enthält Ausnahmen

§ 23 KunstUrhG nennt bestimmte Fälle, in denen Bildnisse auch ohne die Einwilligung nach § 22 verbreitet oder öffentlich gezeigt werden können.

Dazu gehören beispielsweise unter bestimmten Voraussetzungen:

• Bildnisse aus dem Bereich der Zeitgeschichte
• Personen als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit
• Bilder von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen

Den aktuellen Gesetzestext findest du unter § 23 KunstUrhG.

Berechtigte Interessen bleiben geschützt

Die Ausnahmen aus § 23 Abs. 1 KunstUrhG gelten nicht schrankenlos. Nach § 23 Abs. 2 ist eine Veröffentlichung nicht privilegiert, wenn berechtigte Interessen der abgebildeten Person verletzt werden.

Nicht jede Gruppenaufnahme benötigt dieselbe Einwilligung

Ein individuell inszeniertes Teamfoto für die Unternehmenswebsite ist anders zu bewerten als eine Übersichtsaufnahme einer großen öffentlichen Veranstaltung.

Arbeitsverhältnis besonders berücksichtigen

Bei Mitarbeitern kommt zusätzlich das Beschäftigtendatenschutzrecht hinzu.

§ 26 Abs. 2 BDSG verlangt bei Beschäftigteneinwilligungen eine besondere Prüfung der Freiwilligkeit.

Den aktuellen Gesetzestext findest du unter § 26 BDSG.

Freiwilligkeit im Arbeitsverhältnis

Ein Arbeitsverhältnis ist regelmäßig durch ein gewisses Abhängigkeitsverhältnis geprägt.

Deshalb sollte eine Fotoeinwilligung nicht so gestaltet sein, dass ein Mitarbeiter faktisch keine echte Wahl hat.

Einwilligung getrennt vom Arbeitsvertrag

Eine eigenständige Erklärung kann deutlich machen, dass die Entscheidung über Foto- oder Videoveröffentlichungen nicht automatisch Bestandteil der eigentlichen Arbeitspflichten ist.

So verwendest du die Vorlage

1. Arbeitgeber eintragen: Ergänze Name und Kontaktdaten des verantwortlichen Unternehmens.
2. Mitarbeiter eintragen: Erfasse nur die zur Dokumentation notwendigen Angaben.
3. Aufnahmearten auswählen: Bestimme Foto, Video und gegebenenfalls Audio.
4. Nutzungszwecke trennen: Unterscheide Intranet, Website, Social Media, Print, Recruiting und Werbung.
5. Kanäle nennen: Trage konkrete Plattformen und Medien ein.
6. Namensnennung bestimmen: Lege fest, ob Name und Funktion genannt werden dürfen.
7. Bearbeitung regeln: Kläre Zuschnitt, Größenänderung, Untertitel oder andere Änderungen.
8. Nutzungsdauer festlegen: Bestimme Zeitraum und Umgang nach Beschäftigungsende.
9. Widerruf erklären: Beschreibe, wie eine Einwilligung für die Zukunft widerrufen werden kann.
10. Erklärung dokumentieren: Bewahre die gewählten Zustimmungen nachvollziehbar auf.

Interne und externe Nutzung trennen

Eine der wichtigsten Entscheidungen ist die Unterscheidung zwischen interner und öffentlicher Nutzung.

Interne Nutzung

Zur internen Nutzung können beispielsweise gehören:

• Intranet
• Mitarbeiter-App
• interner Newsletter
• interne Präsentationen
• Organigramm

Externe Nutzung

Öffentliche Nutzungen können beispielsweise sein:

• Unternehmenswebsite
• Karriereseite
• Instagram
• Facebook
• LinkedIn
• TikTok
• YouTube
• Printbroschüre
• Werbeanzeige

Separate Auswahl ermöglichen

Mitarbeiterfoto im Intranet

Ein Portrait im internen Mitarbeiterverzeichnis kann beispielsweise dazu dienen, Kollegen die Zuordnung von Namen und Ansprechpartnern zu erleichtern.

Intranet ist nicht gleich Öffentlichkeit

Ein nur für Beschäftigte zugängliches Intranet hat eine deutlich geringere Reichweite als eine frei zugängliche Website.

Internen Personenkreis beschreiben

Die Einwilligung kann nennen, ob alle Beschäftigten oder nur bestimmte Abteilungen Zugriff haben.

Foto auf der Unternehmenswebsite

Bei einer öffentlichen Website kann ein Bild weltweit erreichbar sein.

Der Mitarbeiter sollte deshalb wissen, dass die Veröffentlichung nicht auf den Betrieb beschränkt bleibt.

Teamseite

Auf Teamseiten werden häufig kombiniert:

• Portrait
• Name
• Position
• Kontaktinformationen

Nur vereinbarte Angaben veröffentlichen

Die Einwilligung sollte möglichst erkennen lassen, ob zusätzlich zum Foto beispielsweise auch Vor- und Nachname sowie Berufsbezeichnung veröffentlicht werden.

Karriereseite

Mitarbeiterfotos werden häufig für Employer Branding und Recruiting genutzt.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Mitarbeiterportraits
• Arbeitsplatzfotos
• Interviews
• Statements
• Recruiting-Videos

Recruiting separat auswählen

Die Nutzung für Recruiting kann als eigener Zweck behandelt werden.

Social Media

Social-Media-Veröffentlichungen besitzen besondere Reichweiten- und Weiterverbreitungsrisiken.

Das betrifft beispielsweise:

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn
• TikTok
• YouTube

Plattformen konkret nennen

Statt pauschal „Social Media“ zu schreiben, kann es sinnvoll sein, die tatsächlich genutzten Plattformen einzeln aufzuführen.

Weiterverbreitung durch Dritte

Öffentlich veröffentlichte Bilder können von anderen Nutzern:

• geteilt
• gespeichert
• kopiert
• weiterveröffentlicht

werden.

Vollständige Kontrolle ist nicht möglich

Auch nach einer späteren Löschung beim Arbeitgeber können bereits von Dritten gespeicherte Kopien weiter existieren.

Social-Media-Plattformen und Drittstaaten

Bei internationalen Plattformen kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen sein.

Die konkreten Datenschutzinformationen der eingesetzten Plattformen sollten berücksichtigt werden.

Printmedien

Mitarbeiterfotos können auch für gedruckte Materialien genutzt werden.

Zum Beispiel:

• Broschüren
• Flyer
• Kataloge
• Geschäftsberichte
• Messewände

Print lässt sich nicht einfach zurückholen

Bereits gedruckte und verteilte Materialien können nach einem späteren Widerruf regelmäßig nicht vollständig aus dem Verkehr zurückgeholt werden.

Restbestände berücksichtigen

Die Einwilligung kann transparent beschreiben, wie mit bereits produzierten Materialien umgegangen wird.

Bezahlte Werbung

Eine bezahlte Werbeanzeige ist etwas anderes als ein normales Mitarbeiterportrait auf der Teamseite.

Deshalb sollte Werbenutzung besonders deutlich geregelt werden.

Typische Werbenutzungen

Zum Beispiel:

• Social Ads
• Display-Werbung
• Recruiting Ads
• Printanzeigen
• Plakate
• Messewerbung

Werbung getrennt auswählen

Ein Mitarbeiter kann mit der Darstellung auf der Teamseite einverstanden sein, aber keine Verwendung seines Bildes für bezahlte Anzeigen wünschen.

Foto, Video und Audio unterscheiden

Die Vorlage kann mehrere Aufnahmearten getrennt behandeln.

Zum Beispiel:

• Foto
• Video
• Tonaufnahme

Video kann zusätzliche Informationen enthalten

Ein Video zeigt nicht nur das Erscheinungsbild, sondern kann außerdem Stimme, Bewegung, Arbeitsumgebung und Aussagen einer Person erfassen.

Audioaufnahme

Bei Interviews oder Recruiting-Videos kann auch die Stimme des Mitarbeiters aufgezeichnet werden.

Dies sollte transparent beschrieben werden.

Interview und Zitate

Wenn ein Mitarbeiter nicht nur fotografiert, sondern auch mit Aussagen zitiert wird, sollte klargestellt werden, welche Nutzung vorgesehen ist.

Statements nicht sinnentstellend bearbeiten

Kürzungen sollten Aussagen nicht in einen irreführenden Zusammenhang stellen.

Name des Mitarbeiters

Die Veröffentlichung eines Fotos kann mit oder ohne Namensnennung erfolgen.

Namensvarianten

Mögliche Varianten sind:

• ohne Namen
• nur Vorname
• Vor- und Nachname
• Name und Funktion

Funktion oder Jobtitel

Zusätzlich kann die Berufsbezeichnung genannt werden.

Kontaktdaten nicht automatisch einschließen

Die Einwilligung zur Fotoveröffentlichung sollte nicht automatisch als Zustimmung zur Veröffentlichung privater Telefonnummern oder E-Mail-Adressen verstanden werden.

Bildunterschriften

Bei Fotos von Veranstaltungen können Namen oder Funktionen in einer Bildunterschrift erscheinen.

Auch dieser Umfang sollte erkennbar sein.

Bearbeitung von Fotos

Unternehmen benötigen häufig die Möglichkeit, Aufnahmen technisch anzupassen.

Dazu können gehören:

• Zuschnitt
• Größenänderung
• Farbkorrektur
• Helligkeitsanpassung
• Formatanpassung

Technische Bearbeitung erlauben

Eine moderate technische Bearbeitung kann sinnvoll sein, damit Fotos für verschiedene Medienformate verwendet werden können.

Keine entstellende Bearbeitung

Die Erklärung kann vorsehen, dass Bearbeitungen nicht entstellend, irreführend oder herabwürdigend erfolgen dürfen.

Montagen

Werden Mitarbeiterbilder in grafische Montagen oder Werbemotive eingebaut, sollte auch dies vom vereinbarten Zweck umfasst sein.

KI-Bearbeitung

Werden Bilder mithilfe generativer oder anderer KI-Systeme erheblich verändert, können zusätzliche Fragen entstehen.

Eine klassische Einwilligung zur normalen Fotooptimierung sollte nicht automatisch als unbegrenzte Zustimmung zu beliebigen KI-Manipulationen verstanden werden.

KI-Nutzung separat regeln

Bei geplanten KI-generierten Variationen, synthetischen Stimmen oder Avatar-Nutzungen sollte eine eigene ausdrückliche Vereinbarung erwogen werden.

Zweck der Veröffentlichung

Der Zweck sollte so konkret wie möglich beschrieben werden.

Zum Beispiel:

• Vorstellung des Teams
• interne Kommunikation
• Recruiting
• Employer Branding
• Öffentlichkeitsarbeit
• Produktwerbung

Nicht „für alle Unternehmenszwecke“

Eine pauschale Nutzung für sämtliche gegenwärtigen und zukünftigen Unternehmenszwecke ist für eine freiwillige Mitarbeiter-Einwilligung sehr weitgehend.

Neue Zwecke neu prüfen

Soll ein ursprünglich nur für die Teamseite aufgenommenes Bild später in einer groß angelegten Werbekampagne eingesetzt werden, sollte geprüft werden, ob die ursprüngliche Einwilligung diesen Zweck tatsächlich umfasst.

Dauer der Einwilligung

Die Erklärung sollte beschreiben, wie lange die Nutzung vorgesehen ist.

Mögliche Varianten sind:

• bis zum Widerruf
• für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses
• für einen festen Zeitraum
• für eine bestimmte Kampagne

Nutzung nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses

Ein besonders wichtiger Punkt ist die Frage, was mit bereits veröffentlichten Fotos geschieht, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Teamseite nach Austritt

Ein Mitarbeiterportrait auf einer aktuellen Teamseite sollte nach dem Ausscheiden regelmäßig überprüft und bei Wegfall des Zwecks entfernt werden.

Historische Beiträge

Bei älteren Berichten über Veranstaltungen kann die Situation anders sein.

Ob ein historischer Beitrag weiter online bleiben darf, hängt von Rechtsgrundlage, Einwilligung, Zweck und konkretem Kontext ab.

Werbekampagnen nach Austritt

Für fortlaufende Werbekampagnen sollte eindeutig festgelegt werden, ob eine Nutzung nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses noch zulässig sein soll.

Widerruf der Einwilligung

Bei einer auf Einwilligung gestützten Datenverarbeitung ist das Widerrufsrecht besonders wichtig.

§ 26 Abs. 2 BDSG verlangt ausdrücklich, dass der Arbeitgeber über das Widerrufsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO informiert.

Widerruf für die Zukunft

Der Widerruf wirkt grundsätzlich für zukünftige Verarbeitungen.

Bereits erfolgte Verarbeitung

Ein späterer Widerruf führt nicht automatisch dazu, dass die frühere Verarbeitung rückwirkend unzulässig wird.

Widerrufsweg nennen

Widerruf nicht unnötig erschweren

Wenn die Einwilligung elektronisch erteilt wurde, sollte grundsätzlich auch ein einfacher elektronischer Widerrufsweg vorhanden sein.

Teilwiderruf ermöglichen

Bei getrennten Zwecken kann der Mitarbeiter beispielsweise nur die Social-Media-Nutzung widerrufen und der internen Verwendung weiterhin zustimmen.

Löschung nach Widerruf

Nach einem Widerruf sollte geprüft werden, wo das Bild gespeichert und veröffentlicht ist.

Zum Beispiel:

• Website
• Social Media
• CMS
• Marketing-Datenbank
• Cloudspeicher

Entfernung aus eigenen Kanälen

Der Arbeitgeber sollte die betroffenen Inhalte auf seinen kontrollierbaren Kanälen entsprechend der rechtlichen Situation entfernen beziehungsweise die weitere Verwendung stoppen.

Drittkopien können bestehen bleiben

Öffentlich verfügbare Bilder können bereits von anderen Personen oder Suchmaschinen gespeichert worden sein.

Eine vollständige technische Rückholung sämtlicher Kopien kann deshalb unmöglich sein.

Suchmaschinen-Caches

Auch nach Löschung einer Website können Inhalte zeitweise noch in Suchmaschinen-Caches oder anderen Archiven erscheinen.

Printmaterial nach Widerruf

Bereits verteilte Broschüren lassen sich regelmäßig nicht vollständig zurückholen.

Für zukünftige Neuauflagen sollte die weitere Verwendung jedoch geprüft werden.

Externe Agenturen

Unternehmen lassen Fotos häufig durch externe Agenturen oder Fotografen bearbeiten.

Die Einwilligung kann transparent erwähnen, dass Dienstleister im Rahmen der vorgesehenen Veröffentlichung beteiligt sein können.

Auftragsverarbeitung prüfen

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag verarbeiten, kann ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung erforderlich sein.

Dafür steht unsere Auftragsverarbeitungsvertrag AVV Vorlage zur Verfügung.

Fotograf als eigener Verantwortlicher?

Nicht jeder Fotograf oder Dienstleister ist automatisch Auftragsverarbeiter.

Die datenschutzrechtliche Rolle hängt von der konkreten Tätigkeit und Entscheidungsbefugnis ab.

Cloudspeicher

Bilddateien werden häufig in Cloudsystemen gespeichert.

Dabei sollten Zugriffsberechtigungen und Datenschutzanforderungen berücksichtigt werden.

Nur erforderliche Personen erhalten Zugriff

Auf Rohmaterial sollte nicht das gesamte Unternehmen Zugriff haben, wenn dies nicht erforderlich ist.

Rohbilder

Bei einem Fotoshooting entstehen häufig deutlich mehr Bilder als später veröffentlicht werden.

Es sollte geklärt werden, wie lange nicht verwendete Rohaufnahmen gespeichert werden.

Auswahlbilder

Der Arbeitgeber kann beispielsweise nur freigegebene finale Aufnahmen dauerhaft für den vereinbarten Zweck speichern.

Ungünstige oder private Aufnahmen

Nicht für die Veröffentlichung vorgesehene Aufnahmen sollten nicht ohne sachlichen Grund dauerhaft archiviert werden.

Professionelles Fotoshooting

Bei organisierten Mitarbeiter-Shootings sollte vorab klar sein:

• wo die Bilder erscheinen
• welche Kleidung beziehungsweise Situation vorgesehen ist
• wer fotografiert
• welche Auswahl erfolgt

Freigabe vor Veröffentlichung

Unternehmen können freiwillig vorsehen, dass Mitarbeiter einzelne Portraits vor der Veröffentlichung ansehen dürfen.

Kein gesetzlicher Anspruch aus jeder Situation ableiten

Ob eine individuelle Bildfreigabe rechtlich erforderlich ist, hängt von der konkreten Gestaltung ab.

Praktische Freigaberegel

Bei professionellen Portraits kann ein Freigabeprozess aber helfen, Konflikte zu vermeiden.

Gruppenfotos

Bei Gruppenbildern sollte unterschieden werden zwischen gezielt inszenierten Mitarbeiterfotos und allgemeinen Veranstaltungsaufnahmen.

Inszeniertes Teamfoto

Bei einem bewusst arrangierten Teamfoto für die Website bietet sich eine klare Einwilligung der dargestellten Mitarbeiter an.

Betriebsveranstaltung

Bei einer Betriebsfeier können andere tatsächliche und rechtliche Umstände vorliegen.

§ 23 KunstUrhG enthält zwar Regelungen zu Versammlungen und ähnlichen Vorgängen, diese sollten aber nicht pauschal auf jede interne Veranstaltung übertragen werden.

Einzelfall bleibt wichtig

Ob eine Ausnahme greift, hängt unter anderem von Motiv, Kontext, Veröffentlichung und berechtigten Interessen ab.

Person als Beiwerk

§ 23 KunstUrhG nennt auch Bilder, auf denen Personen lediglich als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit erscheinen.

Portrait ist kein Beiwerk

Steht ein Mitarbeiter deutlich im Mittelpunkt der Aufnahme, lässt sich diese Ausnahme regelmäßig nicht einfach heranziehen.

Video bei Firmenveranstaltungen

Werden Veranstaltungen gefilmt, sollten Mitarbeiter möglichst vorab transparent darüber informiert werden.

Aufnahmefreie Bereiche

Bei größeren Events kann es praktisch sinnvoll sein, Bereiche oder Möglichkeiten für Personen vorzusehen, die nicht gefilmt werden möchten.

Recruiting-Video

In Recruiting-Videos können Mitarbeiter:

• am Arbeitsplatz gezeigt werden
• Interviews geben
• über das Unternehmen sprechen

Zweck klar nennen

Die Einwilligung sollte erkennen lassen, dass die Aufnahme nicht nur intern, sondern zur Gewinnung neuer Mitarbeiter öffentlich genutzt wird.

Employer Branding

Employer-Branding-Kampagnen können mehrere Kanäle umfassen.

Zum Beispiel:

• Karrierewebsite
• LinkedIn
• Instagram
• Jobportale
• bezahlte Anzeigen

Jobportale

Auch externe Jobplattformen können ein eigenständiger Veröffentlichungskanal sein.

Pressearbeit

Fotos können im Rahmen von Pressemitteilungen an Medien weitergegeben werden.

Presseweitergabe gesondert nennen

Die Verbreitung an Pressevertreter kann eine weitere Reichweite besitzen als die Veröffentlichung auf der eigenen Website.

Newsletter

Fotos können auch in Kunden- oder Mitarbeiter-Newslettern erscheinen.

Interne und externe Newsletter sollten unterschieden werden.

Messe und Veranstaltung

Mitarbeiterbilder können verwendet werden für:

• Messewände
• Präsentationen
• Roll-ups
• Displays

Offline-Nutzung nicht vergessen

Eine Einwilligung sollte nicht ausschließlich Onlinekanäle nennen, wenn tatsächlich auch Print- und Messemedien geplant sind.

Verwendung durch verbundene Unternehmen

In Unternehmensgruppen kann die Frage entstehen, ob auch andere Konzerngesellschaften das Bild nutzen dürfen.

Konzernweite Verwendung ausdrücklich nennen

Eine Einwilligung gegenüber Gesellschaft A sollte nicht automatisch als Zustimmung zu unbegrenzter Nutzung durch alle verbundenen Unternehmen verstanden werden.

Internationale Unternehmensgruppe

Bei internationalen Konzernen können zusätzlich Drittlandbezüge entstehen.

Fotodaten sind personenbezogene Daten

Ist ein Mitarbeiter auf einer Aufnahme identifizierbar, handelt es sich regelmäßig auch um personenbezogene Daten im datenschutzrechtlichen Sinn.

Datenschutzhinweise ergänzen

Zusätzlich zur Einwilligung können Informationen nach Art. 13 DSGVO erforderlich sein.

Dazu gehören typischerweise:

• Verantwortlicher
• Datenschutzbeauftragter, soweit vorhanden
• Zwecke
• Rechtsgrundlage
• Empfänger
• Speicherdauer
• Betroffenenrechte
• Beschwerderecht

Einwilligung und Datenschutzhinweis unterscheiden

Die Einwilligung dokumentiert die freiwillige Zustimmung.

Der Datenschutzhinweis erklärt die Verarbeitung umfassender.

Datenschutz-Einwilligung Mitarbeiter als Ergänzung

Für andere freiwillige Beschäftigtendaten steht unsere Datenschutz-Einwilligung Mitarbeiter Vorlage zur Verfügung.

Fotoeinwilligung ist spezieller

Die allgemeine Datenschutz-Einwilligung und die Einwilligung zur Fotoveröffentlichung erfüllen unterschiedliche Zwecke.

Einwilligung dokumentieren

Der Arbeitgeber sollte nachvollziehen können:

• wer zugestimmt hat
• wann die Zustimmung erfolgte
• welche Zwecke ausgewählt wurden
• welche Version der Erklärung galt

Versionsstand verwenden

Eine Versionsnummer oder ein Datum auf dem Formular kann die spätere Dokumentation erleichtern.

Digitale Einwilligung

§ 26 Abs. 2 BDSG sieht grundsätzlich eine schriftliche oder elektronische Einwilligung vor, soweit nicht besondere Umstände eine andere Form angemessen erscheinen lassen.

Elektronische Auswahl speichern

Bei einem digitalen Formular sollte dokumentiert werden, welche Checkboxen der Mitarbeiter tatsächlich ausgewählt hat.

Keine vorangekreuzten Felder

Bei einer freiwilligen Auswahl sollten Zustimmungen nicht bereits standardmäßig aktiviert sein.

Widerruf dokumentieren

Nicht nur die Einwilligung, sondern auch ein späterer Widerruf sollte dokumentiert werden.

Verarbeitung nach Widerruf sperren

Marketing- und Kommunikationsteams sollten erkennen können, dass das betreffende Bild für zukünftige Verwendungen nicht mehr freigegeben ist.

Asset-Management-Systeme

Bei großen Unternehmen kann ein zentrales Medienarchiv helfen, Freigaben und Nutzungszeiträume zu dokumentieren.

Metadaten zu Bildern

Zum Bild kann beispielsweise hinterlegt werden:

• Person
• Freigabestatus
• Medienkanäle
• Gültigkeitsdauer

Nicht freigegebene Bilder kennzeichnen

So kann verhindert werden, dass ein Bild später versehentlich in einer nicht erlaubten Kampagne eingesetzt wird.

Fotografenrechte nicht vergessen

Neben den Rechten der abgebildeten Mitarbeiter können auch Rechte des Fotografen beziehungsweise Urhebers des Fotos bestehen.

Zwei getrennte Rechteebenen

Für eine Veröffentlichung können daher sowohl:

• Rechte an der Aufnahme selbst als auch
• Rechte der abgebildeten Person

relevant sein.

Agenturfotos

Wurde ein Fotograf oder eine Agentur beauftragt, sollte das Unternehmen sicherstellen, dass die benötigten Nutzungsrechte am Bildmaterial bestehen.

Stockfotos sind etwas anderes

Bei Stockfotos handelt es sich regelmäßig nicht um individuelle Mitarbeiteraufnahmen. Dort gelten die Lizenzbedingungen des Stockanbieters.

Model Release

Bei professionellen Produktionen kann zusätzlich mit Model-Releases gearbeitet werden.

Im Beschäftigungsverhältnis sollte dennoch die besondere Situation der Freiwilligkeit berücksichtigt werden.

Entgelt für Fotoaufnahmen

§ 22 KunstUrhG enthält eine Vermutungsregel für den Fall, dass die abgebildete Person eine Entlohnung dafür erhält, dass sie sich abbilden lässt.

Im Arbeitsverhältnis sollte daraus aber nicht pauschal abgeleitet werden, dass jedes normale Arbeitsentgelt automatisch eine Einwilligung für sämtliche Unternehmenswerbung darstellt.

Besondere Vergütung

Wird ein Mitarbeiter gezielt als Werbemodel eingesetzt, kann eine separate Vergütung und Vereinbarung sinnvoll sein.

Private Social-Media-Profile

Eine Einwilligung zur Veröffentlichung durch den Arbeitgeber bedeutet nicht automatisch, dass der Mitarbeiter verpflichtet ist, Inhalte auf seinem privaten Account zu teilen.

Employee Advocacy

Freiwillige Programme zur Verbreitung von Unternehmensinhalten über private Profile sollten gesondert behandelt werden.

Keine Pflicht zum Teilen

Eine Fotoeinwilligung sollte nicht mit einer Verpflichtung zur privaten Social-Media-Werbung vermischt werden.

Kinder oder Angehörige von Mitarbeitern

Sind bei Veranstaltungen auch Familienangehörige oder Kinder erkennbar, ist die Mitarbeiter-Einwilligung nicht automatisch ausreichend.

Eigene Einwilligungen prüfen

Für weitere erkennbare Personen können separate Rechte und Einwilligungen erforderlich sein.

Homeoffice-Aufnahmen

Bei Foto- oder Videoproduktionen im Homeoffice können zusätzlich private Räumlichkeiten und persönliche Gegenstände sichtbar werden.

Aufnahmebereich abstimmen

Der Mitarbeiter sollte wissen, welcher Bereich aufgenommen und veröffentlicht wird.

Bildschirmaufnahmen

In Videos können versehentlich personenbezogene Kundendaten oder interne Informationen auf Monitoren sichtbar werden.

Vor Veröffentlichung prüfen

Solche Informationen sollten vor Veröffentlichung entfernt beziehungsweise unkenntlich gemacht werden.

Geschäftsgeheimnisse

Foto- und Videoaufnahmen können neben personenbezogenen Daten auch vertrauliche Unternehmensinformationen zeigen.

NDA als Ergänzung

Für vertrauliche Inhalte steht zusätzlich unsere Geheimhaltungsvereinbarung / NDA Vorlage zur Verfügung.

Betriebsrat berücksichtigen

Je nach Maßnahme können Beteiligungsrechte einer Arbeitnehmervertretung zu berücksichtigen sein.

§ 26 Abs. 6 BDSG lässt solche Beteiligungsrechte ausdrücklich unberührt.

Betriebsvereinbarung

Für bestimmte wiederkehrende interne Foto- oder Kommunikationsprozesse kann gegebenenfalls auch eine Betriebsvereinbarung eine Rolle spielen.

Einwilligung nicht blind zusätzlich einholen

Bestehen bereits andere wirksame Rechtsgrundlagen oder kollektivrechtliche Regelungen, sollte geprüft werden, ob eine zusätzliche Einwilligung überhaupt erforderlich und sinnvoll ist.

Typische Fehler bei Fotoeinwilligungen

Viele Probleme entstehen durch zu weit gefasste oder unklare Erklärungen.

• alle Medien in einer Checkbox: interne und öffentliche Nutzung werden vermischt.
• kein konkreter Zweck: „Unternehmenszwecke“ ist zu unbestimmt.
• Social Media nicht genannt: Mitarbeiter erwartet nur Website-Nutzung.
• Werbung nicht getrennt: Portrait wird später ungeplant für Ads verwendet.
• keine Widerrufsinformation: Mitarbeiter kennt seine Möglichkeiten nicht.
• Beschäftigungsende fehlt: Bilder bleiben unbegrenzt in laufenden Kampagnen.
• Bearbeitungsrechte zu weit: beliebige Manipulationen werden erlaubt.
• Namensnennung unklar: vollständiger Name wird ungeplant veröffentlicht.
• keine Plattformangaben: globale Veröffentlichungsreichweite ist nicht transparent.
• Rohdaten unbegrenzt gespeichert: nicht benötigte Aufnahmen bleiben dauerhaft im Archiv.

Checkliste vor Verwendung

Vor einer Foto- oder Videoeinwilligung sollten insbesondere folgende Fragen beantwortet sein:

• Welche Aufnahme wird erstellt?
• Foto, Video oder auch Audio?
• Ist die Einwilligung tatsächlich freiwillig?
• Wofür wird das Material verwendet?
• Ist die Nutzung intern oder öffentlich?
• Welche Websites oder Plattformen sind vorgesehen?
• Sind bezahlte Werbeanzeigen geplant?
• Wird der Name genannt?
• Welche Bearbeitungen sind erlaubt?
• Wie lange darf das Material verwendet werden?
• Was passiert nach Ende des Arbeitsverhältnisses?
• Wie kann widerrufen werden?
• Welche Dienstleister erhalten Zugriff?
• Gibt es mögliche Drittlandübermittlungen?
• Wie werden Rohaufnahmen gespeichert und gelöscht?

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Downloads enthalten dieselbe Grundstruktur.

• Word: ideal, um Medien, Plattformen, Zwecke, Bearbeitung, Nutzungsdauer und Widerruf individuell anzupassen.
• PDF: praktisch zum Ausdrucken und zur dokumentierten Auswahl einzelner Nutzungsarten.

Einwilligung individuell anpassen

Ein internes Mitarbeiterportrait im Intranet benötigt andere Regelungen als eine internationale Recruiting-Kampagne mit Instagram-Videos, LinkedIn-Anzeigen, Messebroschüren und bezahlten Social Ads.

Die Vorlage ist deshalb eine allgemeine Arbeitsgrundlage und ersetzt keine individuelle datenschutz- oder arbeitsrechtliche Beratung.

Besonders bei umfangreichen Werbekampagnen, internationalen Veröffentlichungen, KI-Bearbeitungen, dauerhafter Nutzung nach Beschäftigungsende oder unklarer Freiwilligkeit sollte die konkrete Gestaltung individuell geprüft werden.