Dienstwagenvereinbarung Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Dienstwagenvereinbarung Vorlage kannst du die wichtigsten Bedingungen für die Überlassung eines Firmenwagens zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schriftlich festhalten. Das Muster enthält Regelungen zu Fahrzeug, dienstlicher und privater Nutzung, zugelassenen Fahrern, Führerschein, laufenden Kosten, Tank- oder Ladekarte, Wartung, Schäden, Unfällen, Bußgeldern, steuerlicher Behandlung und Rückgabe.

Die Vorlage steht als Word- und PDF-Datei zur Verfügung. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken und handschriftlichen Ergänzen. Mit der Word-Version kannst du Fahrzeugdaten, Nutzungsumfang, Kostenregelungen und weitere Bedingungen direkt am Computer anpassen.

Was ist eine Dienstwagenvereinbarung?

Eine Dienstwagenvereinbarung ergänzt in der Regel den Arbeitsvertrag und regelt, unter welchen Bedingungen ein Arbeitnehmer ein Fahrzeug des Arbeitgebers nutzen darf.

Besonders wichtig ist eine schriftliche Vereinbarung, wenn der Firmenwagen nicht nur dienstlich, sondern auch privat genutzt werden darf.

Was sollte eine Dienstwagenvereinbarung regeln?

Eine vollständige Vereinbarung sollte insbesondere folgende Punkte berücksichtigen:

• Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Fahrzeugdaten
• Zweck der Fahrzeugüberlassung
• dienstliche Nutzung
• private Nutzung
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
• zugelassene weitere Fahrer
• Führerscheinpflicht
• Kraftstoff- oder Stromkosten
• Tank- oder Ladekarte
• Wartung und Inspektionen
• Reifen und Zubehör
• Unfälle und Schäden
• Versicherung und Selbstbeteiligung
• Verkehrsverstöße
• Auslandsfahrten
• Fahrtenbuch
• steuerliche Behandlung
• Fahrzeugwechsel
• Rückgabe des Dienstwagens

So verwendest du die Dienstwagenvereinbarung Vorlage

1. Datei herunterladen: Wähle Word oder PDF.
2. Vertragspartner eintragen: Ergänze Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
3. Fahrzeug erfassen: Trage Hersteller, Modell, Kennzeichen und weitere Fahrzeugdaten ein.
4. Nutzung festlegen: Bestimme, ob nur dienstliche oder auch private Fahrten erlaubt sind.
5. Fahrerkreis bestimmen: Lege fest, wer das Fahrzeug zusätzlich fahren darf.
6. Kosten regeln: Ergänze Kraftstoff, Strom, Wartung, Parken und sonstige Kosten.
7. Unfallregelung prüfen: Beschreibe Meldepflichten und Verhalten im Schadenfall.
8. Steuerliche Behandlung ergänzen: Lege fest, welche Bewertungsmethode angewendet werden soll.
9. Rückgabe festlegen: Bestimme, wann das Fahrzeug zurückzugeben ist.
10. Vereinbarung unterschreiben: Beide Seiten erhalten eine vollständige Ausfertigung.

Beispiel für eine Dienstwagenvereinbarung

Fahrzeug eindeutig bezeichnen

Die Dienstwagenvereinbarung sollte das überlassene Fahrzeug eindeutig beschreiben.

Sinnvolle Angaben sind:

• Hersteller
• Modell
• amtliches Kennzeichen
• Fahrzeug-Identifizierungsnummer
• Erstzulassung
• Kilometerstand bei Übergabe
• Antriebsart

Dienstliche Nutzung festlegen

Der Dienstwagen wird typischerweise für betriebliche Fahrten zur Verfügung gestellt.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Kundenbesuche
• Lieferantenbesuche
• Dienstreisen
• Messebesuche
• Fahrten zwischen Betriebsstätten
• sonstige geschäftlich veranlasste Fahrten

Private Nutzung ausdrücklich erlauben oder ausschließen

Besonders wichtig ist die Frage, ob der Arbeitnehmer den Wagen auch privat nutzen darf.

Die Vereinbarung sollte deshalb ausdrücklich zwischen zwei Varianten unterscheiden:

• Privatnutzung erlaubt
• Privatnutzung ausgeschlossen

Eine unklare Formulierung kann später zu Streit über Umfang und steuerliche Behandlung der Fahrzeugüberlassung führen.

Beispiel für erlaubte Privatnutzung

Beispiel bei ausschließlich dienstlicher Nutzung

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Auch Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sollten in der Vereinbarung ausdrücklich berücksichtigt werden.

Diese Fahrten können steuerlich anders behandelt werden als reine Privatfahrten.

Privatnutzung hat steuerliche Folgen

Darf ein Arbeitnehmer einen Dienstwagen privat nutzen, entsteht regelmäßig ein steuerlich zu berücksichtigender geldwerter Vorteil.

Die konkrete Bewertung richtet sich nach den jeweils geltenden steuerlichen Vorschriften.

1-%-Regelung

Bei der pauschalen Bewertungsmethode wird die private Nutzung grundsätzlich anhand des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs bewertet.

Die bekannte Bezeichnung „1-%-Regelung“ bezieht sich auf die monatliche Bewertung der Privatnutzung.

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können zusätzlich besondere steuerliche Werte anzusetzen sein.

Fahrtenbuch als Alternative

Alternativ kann der private Nutzungsanteil unter den gesetzlichen Voraussetzungen anhand der tatsächlichen Fahrzeugkosten und eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ermittelt werden.

Ein Fahrtenbuch muss dabei laufend und nachvollziehbar geführt werden.

Welche Angaben gehören ins Fahrtenbuch?

Bei beruflichen Fahrten müssen je nach steuerlichen Anforderungen insbesondere Angaben dokumentiert werden wie:

• Datum
• Fahrtziel
• Reisezweck
• gegebenenfalls aufgesuchte Geschäftspartner
• Kilometerstände

Private Fahrten können in vereinfachter Form dokumentiert werden, müssen aber gegenüber den beruflichen Fahrten eindeutig abgrenzbar bleiben.

Fahrtenbuch ordentlich führen

Lose Zettel, nachträglich rekonstruierte Fahrten oder unvollständige Aufzeichnungen können steuerlich problematisch sein.

Wer die Fahrtenbuchmethode nutzen möchte, sollte die aktuellen steuerlichen Anforderungen genau beachten.

Privatnutzung durch Familienangehörige

Die Vereinbarung sollte ausdrücklich festlegen, ob weitere Personen das Fahrzeug nutzen dürfen.

Mögliche Varianten sind:

• nur Arbeitnehmer
• Ehepartner oder eingetragener Lebenspartner
• weitere Haushaltsangehörige
• keine weiteren Fahrer

Weitere Fahrer nur mit Führerschein

Jeder zugelassene Fahrer sollte über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen, die für das jeweilige Fahrzeug erforderlich ist.

Zusätzlich können Alters- oder Versicherungsbedingungen berücksichtigt werden.

Führerschein des Arbeitnehmers

Der Arbeitnehmer sollte verpflichtet werden, während der Nutzung des Dienstwagens eine gültige Fahrerlaubnis zu besitzen.

Entzug, Beschlagnahme, Fahrverbot oder sonstige Einschränkungen sollten dem Arbeitgeber unverzüglich gemeldet werden.

Führerscheinkontrolle

Der Arbeitgeber kann organisatorische Maßnahmen vorsehen, um regelmäßig zu prüfen, ob Arbeitnehmer, denen ein Firmenfahrzeug überlassen wird, weiterhin über die erforderliche Fahrerlaubnis verfügen.

Die konkrete Ausgestaltung sollte datenschutzgerecht und organisatorisch nachvollziehbar erfolgen.

Kraftstoffkosten regeln

Die Vereinbarung sollte klar bestimmen, wer die Kraftstoffkosten übernimmt.

Mögliche Modelle sind:

• Arbeitgeber trägt sämtliche Kraftstoffkosten
• Arbeitgeber trägt nur dienstliche Kraftstoffkosten
• Arbeitnehmer trägt private Kraftstoffkosten
• Arbeitnehmer zahlt einen monatlichen Eigenanteil

Ladekosten bei Elektrofahrzeugen

Bei Elektro- und Plug-in-Hybridfahrzeugen sollten auch die Stromkosten geregelt werden.

Zu klären sind beispielsweise:

• Laden am Unternehmensstandort
• öffentliche Ladesäulen
• Laden zu Hause
• Ladekarte
• Erstattung privater Stromkosten

Tankkarte oder Ladekarte

Stellt der Arbeitgeber eine Tank- oder Ladekarte zur Verfügung, sollte die Nutzung geregelt werden.

Missbrauch der Tankkarte vermeiden

Die Tankkarte sollte nicht für andere Fahrzeuge, private Einkäufe oder sonstige nicht genehmigte Ausgaben verwendet werden.

Bei Verlust der Karte sollte der Arbeitgeber unverzüglich informiert werden.

Wartung und Inspektion

Der Arbeitnehmer sollte verpflichtet werden, notwendige Wartungs- und Inspektionstermine rechtzeitig zu beachten.

Dazu gehören beispielsweise:

• Inspektionen
• Ölwechsel
• Hauptuntersuchung
• Reifenwechsel
• technische Warnmeldungen
• Rückrufaktionen

Wer darf Reparaturen beauftragen?

Die Vereinbarung kann festlegen, ob Reparaturen nur nach vorheriger Zustimmung oder bei bestimmten Vertragswerkstätten durchgeführt werden dürfen.

Reifen und saisonale Ausstattung

Auch Winter- beziehungsweise Ganzjahresreifen und der Wechsel der Bereifung können geregelt werden.

Der Arbeitnehmer sollte das Fahrzeug in einem verkehrssicheren Zustand halten und erkennbare Mängel rechtzeitig melden.

Sauberkeit und Pflege

Die Vereinbarung kann eine angemessene Pflege des Fahrzeugs verlangen.

Eine normale vertragsgemäße Abnutzung sollte dabei von außergewöhnlichen Beschädigungen unterschieden werden.

Umbauten und Veränderungen

Eigenmächtige Veränderungen am Dienstwagen sollten grundsätzlich ausgeschlossen oder von einer vorherigen Zustimmung abhängig gemacht werden.

Dazu können gehören:

• Tuning
• Folierungen
• technische Umbauten
• nachträgliche Anhängerkupplungen
• Veränderungen an Software oder Elektronik

Auslandsfahrten

Wenn private oder geschäftliche Auslandsfahrten erlaubt sind, sollte dies ausdrücklich geregelt werden.

Zu prüfen sind insbesondere:

• Versicherungsschutz
• zulässige Länder
• notwendige Fahrzeugunterlagen
• Maut und Vignetten
• Pannenhilfe
• besondere Leasingbedingungen

Urlaubsreisen mit dem Dienstwagen

Ist die private Nutzung erlaubt, kann zusätzlich festgelegt werden, ob längere Urlaubsreisen oder Fahrten ins Ausland zulässig sind.

Bei Leasingfahrzeugen sollten zusätzlich die Bedingungen des Leasingvertrags berücksichtigt werden.

Verkehrsverstöße und Bußgelder

Bußgelder, Verwarnungsgelder und sonstige Sanktionen wegen persönlicher Verkehrsverstöße des Fahrers sollten grundsätzlich nicht einfach als gewöhnliche Fahrzeugkosten des Arbeitgebers behandelt werden.

Die Vereinbarung kann klarstellen, dass der jeweilige Fahrer für persönlich verursachte Verkehrsverstöße selbst verantwortlich ist.

Parkverstöße

Auch Parkverstöße sollten klar geregelt werden.

Dabei ist zwischen betrieblich veranlassten Parkkosten und persönlichen Verwarnungs- oder Bußgeldern zu unterscheiden.

Unfall mit dem Dienstwagen

Für den Schadenfall sollte die Vereinbarung ein klares Verhalten vorsehen.

Der Arbeitnehmer sollte insbesondere:

• Unfallstelle sichern
• bei Bedarf Erste Hilfe leisten
• erforderlichenfalls Polizei oder Rettungsdienst verständigen
• Unfallgegner und Zeugen erfassen
• Fotos anfertigen
• den Arbeitgeber unverzüglich informieren
• keine vorschnellen Schuldanerkenntnisse abgeben

Schäden unverzüglich melden

Nicht nur größere Unfälle sollten gemeldet werden. Auch Parkschäden, Kratzer, Glasschäden oder andere Beschädigungen sollten zeitnah dokumentiert und dem Arbeitgeber mitgeteilt werden.

Schuldanerkenntnis vermeiden

Nach einem Unfall sollte der Arbeitnehmer keine rechtlich weitreichenden Erklärungen zur Schuldfrage abgeben, wenn die Sachlage nicht eindeutig geklärt ist.

Die tatsächlichen Umstände können dokumentiert und an Arbeitgeber beziehungsweise Versicherung weitergegeben werden.

Haftung des Arbeitnehmers bei Schäden

Die Frage, ob und in welcher Höhe ein Arbeitnehmer für Schäden am Dienstwagen haftet, lässt sich nicht pauschal mit einer festen Vertragsklausel beantworten.

Je nach Situation können insbesondere Verschuldensgrad, betriebliche Veranlassung und arbeitsrechtliche Haftungsgrundsätze eine Rolle spielen.

Deshalb sollte die Vereinbarung keine undifferenzierte Klausel enthalten, nach der der Arbeitnehmer bei jedem Schaden automatisch sämtliche Kosten tragen muss.

Selbstbeteiligung der Versicherung

Eine vereinbarte Selbstbeteiligung sollte nicht automatisch und unabhängig von der Ursache jedes Schadens vollständig auf den Arbeitnehmer übertragen werden.

Die konkrete Haftung sollte anhand der gesetzlichen und arbeitsrechtlichen Grundsätze beurteilt werden.

Schäden bei Privatfahrten

Bei Schäden während privater Fahrten können sich andere Haftungsfragen stellen als bei rein dienstlich veranlassten Fahrten.

Auch hier sollte jedoch keine übermäßig pauschale Haftungsklausel verwendet werden.

Alkohol und andere Fahruntüchtigkeit

Das Fahrzeug darf nicht geführt werden, wenn der Fahrer aufgrund von Alkohol, Drogen, Medikamenten oder anderen Umständen nicht fahrtüchtig ist.

Zusätzlich zu straßenverkehrsrechtlichen Konsequenzen können daraus erhebliche versicherungs- und haftungsrechtliche Folgen entstehen.

Versicherungsschutz

Der Arbeitgeber sollte für das Fahrzeug den erforderlichen Versicherungsschutz sicherstellen.

Üblich können insbesondere sein:

• Kfz-Haftpflichtversicherung
• Teilkaskoversicherung
• Vollkaskoversicherung
• Schutzbrief oder Assistance-Leistungen

Versicherungsbedingungen beachten

Die Dienstwagenvereinbarung sollte nicht im Widerspruch zu den Versicherungsbedingungen stehen.

Besonders wichtig können Vorgaben zu:

• Fahreralter
• zugelassenem Fahrerkreis
• Auslandsfahrten
• Selbstbeteiligung
• Nutzungsart

sein.

Park- und Mautkosten

Bei dienstlichen Fahrten kann festgelegt werden, welche notwendigen Park-, Maut- oder Vignettenkosten der Arbeitgeber übernimmt.

Für private Fahrten kann eine andere Kostenregelung gelten.

Privater Eigenanteil

Arbeitgeber und Arbeitnehmer können unter bestimmten Voraussetzungen vereinbaren, dass der Arbeitnehmer einen Eigenanteil zur Fahrzeugüberlassung leistet.

Die konkrete Ausgestaltung kann steuerliche Auswirkungen haben und sollte deshalb mit der Lohnabrechnung abgestimmt werden.

Fahrzeugklasse oder Fahrzeugbudget

Bei längerfristigen Dienstwagenregelungen kann statt eines konkreten Modells auch eine Fahrzeugklasse oder ein maximales Budget festgelegt werden.

Anspruch auf ein bestimmtes Modell vermeiden

Soll der Arbeitgeber beim späteren Fahrzeugwechsel flexibel bleiben, sollte die Vereinbarung nicht unbeabsichtigt einen dauerhaften Anspruch auf eine bestimmte Marke oder ein bestimmtes Modell begründen.

Fahrzeugwechsel

Die Vereinbarung kann vorsehen, dass der Arbeitgeber das überlassene Fahrzeug durch ein vergleichbares Fahrzeug ersetzen darf.

Beispiele sind:

• Leasingende
• hoher Kilometerstand
• technische Gründe
• Änderung der Firmenwagenflotte
• wirtschaftliche Gründe

Privatnutzung als Vergütungsbestandteil

Ist die Privatnutzung arbeitsvertraglich zugesagt, kann sie einen wirtschaftlichen Vergütungsbestandteil darstellen.

Eine Klausel, nach der der Arbeitgeber die private Nutzung jederzeit ohne Grund entziehen kann, sollte deshalb nicht unkritisch verwendet werden.

Widerruf der Privatnutzung

Soll ein Widerruf möglich sein, sollten die Voraussetzungen möglichst konkret geregelt werden.

Mögliche Anlässe können beispielsweise sein:

• dauerhafte Änderung der Tätigkeit
• Wegfall der dienstlichen Notwendigkeit
• längere Freistellung
• Verlust der Fahrerlaubnis
• Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Ob eine konkrete Widerrufsklausel wirksam ist, hängt von ihrer Ausgestaltung und den Umständen des Einzelfalls ab.

Dienstwagen während Krankheit

Ob ein Arbeitnehmer den Dienstwagen bei längerer Krankheit weiter privat nutzen darf, sollte in der Vereinbarung möglichst eindeutig geregelt werden.

Die Antwort hängt insbesondere davon ab, ob die Privatnutzung als Vergütungsbestandteil vereinbart wurde und welche Vertragsregelungen bestehen.

Dienstwagen während Urlaub

Bei erlaubter Privatnutzung darf das Fahrzeug regelmäßig auch während des Urlaubs genutzt werden, soweit die Vereinbarung keine zulässigen Einschränkungen vorsieht.

Für Auslandsreisen können zusätzliche Vorgaben gelten.

Dienstwagen während Elternzeit oder längerer Freistellung

Für längere Zeiträume ohne reguläre Arbeitsleistung sollte ausdrücklich geregelt werden, ob das Fahrzeug weiterhin überlassen oder zurückgegeben werden muss.

Gerade hier können arbeitsrechtliche und steuerliche Fragen eine Rolle spielen.

Rückgabe bei Ende des Arbeitsverhältnisses

Spätestens mit dem Ende der vereinbarten Nutzungsberechtigung muss das Fahrzeug regelmäßig zurückgegeben werden.

Zur Rückgabe können gehören:

• Fahrzeug
• sämtliche Schlüssel
• Tank- oder Ladekarten
• Zulassungsunterlagen
• Zubehör
• Ladekabel
• Reifensätze
• Serviceunterlagen

Fahrzeugzustand bei Rückgabe dokumentieren

Bei der Rückgabe ist eine gemeinsame Dokumentation sinnvoll.

Festgehalten werden können:

• Kilometerstand
• Kraftstoff- oder Ladezustand
• sichtbare Schäden
• vorhandenes Zubehör
• Anzahl der Schlüssel
• Datum und Uhrzeit

Für eine strukturierte Übergabe kannst du auch unsere Fahrzeugübergabeprotokoll Vorlage verwenden.

Normale Gebrauchsspuren und Schäden unterscheiden

Bei Rückgabe sollte zwischen normalen alters- und laufleistungsbedingten Gebrauchsspuren und tatsächlichen Beschädigungen unterschieden werden.

Nicht jede kleine Abnutzung ist automatisch ein ersatzpflichtiger Schaden des Arbeitnehmers.

Leasingfahrzeuge

Bei geleasten Dienstwagen gelten zusätzlich die Bedingungen des Leasingvertrags.

Besonders relevant können sein:

• Kilometerbegrenzungen
• Wartungsvorgaben
• zulässige Fahrer
• Auslandsnutzung
• Rückgabestandards
• Umbauten

Dienstwagen und Arbeitsvertrag

Die Dienstwagenvereinbarung wird häufig als Ergänzung zum bestehenden Arbeitsvertrag verwendet.

Für ein allgemeines Arbeitsverhältnis steht auf Smartvorlagen.de unsere Arbeitsvertrag Vorlage zur Verfügung.

Dienstwagen für Geschäftsführer

Auch Geschäftsführer können einen Firmenwagen erhalten. Bei Gesellschafter-Geschäftsführern können zusätzlich besondere steuerliche und gesellschaftsrechtliche Anforderungen relevant sein.

Die Dienstwagenvereinbarung sollte dann mit dem Geschäftsführer-Anstellungsvertrag und den entsprechenden Gesellschafterbeschlüssen abgestimmt werden.

Reisekosten trotz Dienstwagen

Auch bei Nutzung eines Dienstwagens können auf Dienstreisen weitere Kosten entstehen, beispielsweise:

• Hotel
• Maut
• Parkgebühren
• Bahn oder Flug
• sonstige Reisekosten

Für die Dokumentation kannst du unsere Reisekostenabrechnung Vorlage verwenden.

Typische Fehler bei einer Dienstwagenvereinbarung

• Privatnutzung unklar: ausdrücklich erlauben oder ausschließen.
• weitere Fahrer nicht geregelt: zulässigen Fahrerkreis bestimmen.
• Führerschein nicht berücksichtigt: Informationspflicht bei Verlust oder Fahrverbot aufnehmen.
• Tankkarte ohne Regeln: zulässige Nutzung klar definieren.
• Schäden pauschal dem Arbeitnehmer auferlegt: arbeitsrechtliche Haftungsgrundsätze berücksichtigen.
• Steuerliche Behandlung fehlt: Privatnutzung und Arbeitsweg berücksichtigen.
• Fahrtenbuch unzureichend: steuerliche Anforderungen beachten.
• Auslandsfahrten vergessen: Versicherung und Leasingbedingungen prüfen.
• Rückgabe nicht geregelt: Zeitpunkt und Umfang festlegen.
• uneingeschränkter Widerruf: Privatnutzung kann Vergütungsbestandteil sein.

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Downloads enthalten dieselbe Grundstruktur.

• PDF: geeignet zum Ausdrucken und handschriftlichen Ergänzen.
• Word: besonders praktisch, wenn Privatnutzung, Kosten, Fahrer, Fahrzeugdaten und Rückgaberegeln individuell angepasst werden sollen.

Bei einer Dienstwagenvereinbarung ist die Word-Version besonders sinnvoll, weil Fahrzeug, Kostenmodell und erlaubter Nutzungsumfang von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind.

Dienstwagenvereinbarung individuell anpassen

Die Vorlage ist ein allgemeines Muster und ersetzt keine individuelle rechtliche oder steuerliche Beratung.

Besonders bei umfangreicher Privatnutzung, Eigenbeteiligungen, Gesellschafter-Geschäftsführern, Elektrofahrzeugen, Leasingfahrzeugen oder besonderen Widerrufsregelungen kann eine individuelle Prüfung sinnvoll sein.