Arbeitsmittelüberlassung Vereinbarung Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Arbeitsmittelüberlassung Vereinbarung Vorlage kannst du dokumentieren, welche betrieblichen Geräte und sonstigen Arbeitsmittel einem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden und welche Regeln für Nutzung, Aufbewahrung und Rückgabe gelten.

Die Vorlage eignet sich beispielsweise für Notebooks, Smartphones, Tablets, Monitore, Werkzeuge, Maschinen, Schlüssel, Zugangskarten, Zubehör und weitere betriebliche Gegenstände.

Die Word-Version lässt sich vollständig bearbeiten und an das jeweilige Unternehmen sowie die überlassenen Arbeitsmittel anpassen. Die PDF-Version kann ausgedruckt und handschriftlich ausgefüllt werden.

Was ist eine Arbeitsmittelüberlassungsvereinbarung?

Mit einer Arbeitsmittelüberlassungsvereinbarung hält der Arbeitgeber schriftlich fest, welche Gegenstände einem Beschäftigten für seine Tätigkeit zur Verfügung gestellt werden.

Das Dokument ergänzt den Arbeitsvertrag und schafft eine nachvollziehbare Grundlage für Fragen wie:

• Welches Gerät wurde übergeben?
• Welche Serien- oder Inventarnummer gehört dazu?
• Welches Zubehör wurde mitgegeben?
• Ist eine private Nutzung erlaubt?
• Darf das Arbeitsmittel mit nach Hause genommen werden?
• Welche Sicherheitsregeln gelten?
• Was ist bei Verlust oder Beschädigung zu tun?
• Wann muss das Arbeitsmittel zurückgegeben werden?

Für welche Arbeitsmittel eignet sich die Vorlage?

Die Vereinbarung kann für viele unterschiedliche betriebliche Gegenstände verwendet werden.

• Notebook oder Laptop,
• Desktop-PC,
• Smartphone,
• Tablet,
• Monitor,
• Headset,
• Tastatur und Maus,
• Dockingstation,
• Ladegeräte und Netzteile,
• Werkzeuge,
• Messgeräte,
• Maschinen,
• Schlüssel,
• Zugangskarten,
• Token und Authentifizierungsgeräte,
• Speichermedien oder
• sonstige Betriebsausstattung.

Was enthält unsere Arbeitsmittelüberlassung Vorlage?

Die Vorlage enthält insbesondere folgende Bereiche:

• Arbeitgeber und Arbeitnehmer,
• Bezeichnung der Arbeitsmittel,
• Hersteller und Modell,
• Seriennummer,
• Inventarnummer,
• Zubehör,
• Zustand bei Übergabe,
• Übergabedatum,
• betriebliche Nutzung,
• optionale private Nutzung,
• Aufbewahrung und Sorgfalt,
• IT- und Sicherheitsvorgaben,
• Software und Veränderungen,
• Weitergabe an Dritte,
• Verlust oder Diebstahl,
• Beschädigung und Defekte,
• Reparaturen,
• Rückgabe,
• Rückgabe bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie
• Übergabe- und Rückgabeprotokoll.

So verwendest du die Vorlage

1. Datei herunterladen: Wähle Word zum Bearbeiten oder PDF zum handschriftlichen Ausfüllen.
2. Parteien eintragen: Ergänze Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
3. Arbeitsmittel erfassen: Trage Bezeichnung, Hersteller, Modell, Seriennummer und Inventarnummer ein.
4. Zubehör dokumentieren: Notiere Ladegerät, Netzteil, Tasche, Adapter, Schlüssel oder weiteres Zubehör.
5. Zustand festhalten: Dokumentiere vorhandene Gebrauchsspuren oder Beschädigungen bereits bei der Übergabe.
6. Nutzungsregeln auswählen: Lege fest, ob ausschließlich betriebliche oder auch eingeschränkte private Nutzung erlaubt ist.
7. Sicherheitsregeln ergänzen: Berücksichtige betriebliche IT-, Datenschutz- und Arbeitsschutzvorgaben.
8. Verlust und Schäden regeln: Bestimme insbesondere die Meldepflichten, ohne eine pauschale verschuldensunabhängige Arbeitnehmerhaftung zu vereinbaren.
9. Rückgabe festlegen: Regle, wann und mit welchem Zubehör das Arbeitsmittel zurückzugeben ist.
10. Übergabe unterschreiben: Arbeitgeber und Mitarbeiter bestätigen die Übergabe schriftlich.

Beispiel für eine Arbeitsmittelüberlassung

Arbeitsmittel eindeutig identifizieren

Bei technischen Geräten sollte nicht nur „Laptop“ oder „Handy“ eingetragen werden.

Je genauer das Arbeitsmittel beschrieben wird, desto leichter lässt sich später nachvollziehen, welcher konkrete Gegenstand übergeben und zurückgegeben wurde.

Sinnvolle Angaben sind:

• Geräteart,
• Hersteller,
• Modell,
• Seriennummer,
• IMEI bei Smartphones,
• Inventarnummer und
• gegebenenfalls weitere interne Kennzeichnungen.

Zubehör ebenfalls dokumentieren

Häufig besteht eine Arbeitsmittelausstattung aus mehreren Einzelteilen.

Bei einem Notebook können beispielsweise zusätzlich übergeben werden:

• Netzteil,
• Ladekabel,
• Dockingstation,
• Monitor,
• externe Tastatur,
• Maus,
• Headset,
• Adapter oder
• Notebooktasche.

Diese Gegenstände sollten einzeln aufgeführt werden, damit bei der späteren Rückgabe klar ist, was ursprünglich übergeben wurde.

Zustand bei Übergabe festhalten

Gebrauchsspuren sollten bereits bei der Übergabe dokumentiert werden.

Andernfalls kann später unklar sein, ob beispielsweise ein Kratzer, eine Delle oder ein beschädigtes Gehäuseteil bereits vorhanden war.

Bei höherwertigen Geräten können ergänzend Fotos sinnvoll sein.

Darf ein Arbeitnehmer Arbeitsmittel privat nutzen?

Das sollte ausdrücklich geregelt werden.

Mögliche Varianten sind:

• private Nutzung vollständig ausgeschlossen,
• gelegentliche private Nutzung erlaubt,
• private Nutzung nur nach ausdrücklicher Zustimmung oder
• besondere Nutzungsbedingungen für bestimmte Geräte.

Gerade bei Smartphones und Notebooks können private Nutzung, Datenschutz, Datensicherung, Softwareinstallation und spätere Rückgabe miteinander zusammenhängen.

Keine stillschweigende Privatnutzung voraussetzen

Unternehmen sollten möglichst klar festlegen, ob private Nutzung zulässig ist.

Bleibt dieser Punkt dauerhaft ungeklärt, können praktische Probleme entstehen – beispielsweise bei privaten Dateien auf dem Firmenlaptop oder privaten Accounts auf dem Diensttelefon.

Die Vorlage enthält deshalb eine ausdrückliche Auswahl zur erlaubten beziehungsweise nicht erlaubten privaten Nutzung.

Nutzung im Homeoffice

Notebooks, Monitore und andere Arbeitsmittel werden häufig auch außerhalb des Betriebs verwendet.

Die Arbeitsmittelüberlassung kann festlegen, ob das Mitnehmen nach Hause erlaubt ist und welche Regeln für Transport und Aufbewahrung gelten.

Für die darüber hinausgehenden Bedingungen der mobilen beziehungsweise häuslichen Arbeit kannst du zusätzlich unsere Homeoffice-Vereinbarung Vorlage verwenden.

Arbeitsschutz gilt auch bei Arbeitsmitteln

Der Arbeitgeber muss bei der Auswahl und Bereitstellung von Arbeitsmitteln die einschlägigen Arbeitsschutzvorschriften berücksichtigen.

Arbeitsmittel müssen insbesondere für die vorgesehenen Arbeiten und Einsatzbedingungen geeignet und so beschaffen sein, dass Gefährdungen möglichst gering gehalten werden.

Eine Arbeitsmittelüberlassungsvereinbarung ersetzt daher keine erforderliche Gefährdungsbeurteilung, Prüfung, Unterweisung oder sonstige Arbeitsschutzmaßnahme.

Gefährdungsbeurteilung vor der Verwendung

Nach der Betriebssicherheitsverordnung muss der Arbeitgeber die mit der Verwendung von Arbeitsmitteln verbundenen Gefährdungen beurteilen und daraus geeignete Schutzmaßnahmen ableiten.

Das betrifft je nach Tätigkeit beispielsweise:

• Maschinen,
• elektrische Geräte,
• Werkzeuge,
• Arbeitsplätze mit Bildschirmgeräten oder
• andere technische Arbeitsmittel.

Das bloße Unterschreiben einer Überlassungsvereinbarung ersetzt diese gesetzlichen Pflichten nicht.

Sichere Arbeitsmittel bereitstellen

Der Arbeitgeber darf nur Arbeitsmittel zur Verfügung stellen und verwenden lassen, die unter Berücksichtigung der vorgesehenen Einsatzbedingungen sicher und für die betreffende Tätigkeit geeignet sind.

Weist ein Arbeitsmittel einen Mangel auf, der seine sichere Verwendung beeinträchtigt, sollte es nicht weiter eingesetzt werden.

Die Vorlage enthält deshalb eine Pflicht des Mitarbeiters, Defekte oder sicherheitsrelevante Auffälligkeiten unverzüglich zu melden.

Unterweisung und Betriebsanweisung

Bei Arbeitsmitteln können zusätzliche Unterweisungs- und Informationspflichten bestehen.

Insbesondere bei Geräten, Maschinen oder Werkzeugen mit erhöhtem Gefährdungspotenzial sollte die Übergabe deshalb nicht mit der erforderlichen Arbeitsschutzunterweisung verwechselt werden.

Je nach Arbeitsmittel können unter anderem erforderlich sein:

• Einweisung,
• Betriebsanweisung,
• Sicherheitsunterweisung,
• besondere Befähigung oder
• regelmäßige Prüfung.

Pflichten des Mitarbeiters bei der Nutzung

Beschäftigte müssen ihnen zur Verfügung gestellte Arbeitsmittel bestimmungsgemäß entsprechend den Unterweisungen und Weisungen des Arbeitgebers verwenden.

Eine Arbeitsmittelvereinbarung kann diese Verpflichtung konkretisieren.

Dazu gehören beispielsweise:

• sorgfältiger Umgang,
• Beachtung von Bedienungsanleitungen,
• Verwendung nur für vorgesehene Zwecke,
• Beachtung betrieblicher Sicherheitsvorgaben,
• Meldung von Defekten und
• Schutz vor unbefugtem Zugriff.

Darf das Arbeitsmittel an andere Personen weitergegeben werden?

Eine unkontrollierte Weitergabe an Familienangehörige, Freunde oder andere nicht autorisierte Personen sollte insbesondere bei Firmen-IT vermieden werden.

Die Vereinbarung kann deshalb festlegen, dass Arbeitsmittel nur durch den Mitarbeiter selbst oder ausdrücklich autorisierte Personen genutzt werden dürfen.

Bei betrieblich notwendigen Übergaben an Kollegen sollte das Unternehmen eigene Prozesse vorsehen.

Passwörter und Zugangsdaten schützen

Bei digitalen Arbeitsmitteln sollte der Beschäftigte vorhandene Sicherheitsmaßnahmen nicht umgehen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Bildschirmsperre,
• Passwortschutz,
• Mehrfaktor-Authentifizierung,
• Geräteverschlüsselung,
• VPN oder
• betriebliche Sicherheitssoftware.

Zugangsdaten sollten nicht an unbefugte Personen weitergegeben werden.

Darf der Mitarbeiter eigene Software installieren?

Das Unternehmen kann festlegen, ob Mitarbeiter selbstständig Programme, Apps oder Browser-Erweiterungen installieren dürfen.

Bei Unternehmensgeräten kann eine Beschränkung insbesondere aus Gründen der:

• IT-Sicherheit,
• Lizenzierung,
• Kompatibilität,
• Datensicherheit und
• Administration

sinnvoll sein.

Die Vorlage enthält daher eine anpassbare Regelung zu Softwareinstallationen und technischen Veränderungen.

Umbauten und technische Veränderungen

Auch Hardwareänderungen sollten nur im vereinbarten Rahmen vorgenommen werden.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Austausch von Komponenten,
• Öffnen des Geräts,
• Entfernen von Sicherheitssoftware,
• Zurücksetzen des Betriebssystems,
• Jailbreak oder Rooting sowie
• andere technische Manipulationen.

Bei notwendigen Reparaturen sollte der Mitarbeiter grundsätzlich den vorgesehenen betrieblichen Prozess nutzen.

Was ist bei Defekten zu tun?

Ein Defekt sollte möglichst schnell gemeldet werden – insbesondere dann, wenn die weitere Verwendung Sicherheitsrisiken verursachen könnte.

Ob und wie das Gerät anschließend repariert oder ausgetauscht wird, entscheidet grundsätzlich das Unternehmen nach seinen Prozessen.

Was ist bei Verlust oder Diebstahl zu tun?

Bei Verlust oder Diebstahl kann schnelles Handeln besonders wichtig sein – insbesondere bei Smartphones, Notebooks, Schlüsseln und Zugangskarten.

Die Vereinbarung sollte deshalb eine unverzügliche Meldung vorsehen.

Je nach Fall können zusätzlich erforderlich sein:

• Sperrung von Accounts,
• Remote-Sperrung eines Geräts,
• Sperrung einer SIM-Karte,
• Sperrung von Zugangskarten,
• Änderung von Passwörtern oder
• Anzeige bei der Polizei.

Datenschutz bei verlorenem Firmenlaptop

Enthält ein verlorenes Gerät personenbezogene oder vertrauliche betriebliche Daten, kann zusätzlich ein Datenschutzvorfall vorliegen.

Der Mitarbeiter sollte deshalb nicht selbst entscheiden, ob ein Vorfall „wichtig genug“ ist, sondern ihn unverzüglich an die dafür vorgesehene betriebliche Stelle melden.

Das Unternehmen kann dann prüfen, welche technischen, organisatorischen oder datenschutzrechtlichen Maßnahmen erforderlich sind.

Wer haftet bei Beschädigung eines Arbeitsmittels?

Ein Arbeitnehmer haftet nicht automatisch für jeden Schaden in voller Höhe.

Bei Schäden, die im Zusammenhang mit einer betrieblich veranlassten Tätigkeit entstehen, gelten die arbeitsrechtlichen Grundsätze zur beschränkten Arbeitnehmerhaftung.

Dabei spielen insbesondere Verschuldensgrad und Umstände des konkreten Falls eine Rolle.

Eine Vertragsklausel wie „Der Arbeitnehmer haftet für sämtliche Schäden unabhängig von der Ursache vollständig“ sollte deshalb nicht ungeprüft verwendet werden.

Normale Abnutzung ist kein Schaden

Arbeitsmittel werden durch die gewöhnliche betriebliche Nutzung mit der Zeit abgenutzt.

Typische Gebrauchsspuren können beispielsweise sein:

• leichte Kratzer,
• Abrieb an Tastaturen,
• altersbedingte Akkukapazität,
• leichte Abnutzung von Taschen oder
• übliche Gebrauchsspuren an Werkzeugen.

Normale, vertragsgemäße Abnutzung sollte nicht mit einer schuldhaften Beschädigung gleichgesetzt werden.

Schäden richtig dokumentieren

Wird ein Arbeitsmittel beschädigt, sollte zunächst dokumentiert werden:

• was beschädigt wurde,
• wann der Schaden festgestellt wurde,
• wie er entstanden ist, soweit bekannt,
• ob das Gerät noch sicher verwendet werden kann und
• welche weiteren Maßnahmen veranlasst wurden.

Die Frage einer möglichen Haftung sollte davon getrennt beurteilt werden.

Keine eigenmächtigen Reparaturen

Bei Firmengeräten kann vereinbart werden, dass Reparaturen ausschließlich durch das Unternehmen oder beauftragte Dienstleister vorgenommen werden.

Das verhindert beispielsweise:

• Verlust von Garantien,
• unsachgemäße Reparaturen,
• Datenschutzprobleme,
• Verlust betrieblicher Daten oder
• Installation nicht autorisierter Komponenten.

Wann müssen Arbeitsmittel zurückgegeben werden?

Die Vereinbarung sollte klare Rückgabefälle enthalten.

Dazu gehören typischerweise:

• Beendigung des Arbeitsverhältnisses,
• Freistellung,
• Wechsel des Arbeitsplatzes,
• Austausch des Geräts,
• Widerruf der Überlassung oder
• betrieblicher Bedarf.

Welcher Zeitpunkt konkret gilt, sollte zum jeweiligen Arbeitsverhältnis passen.

Rückgabe bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Spätestens bei Ende des Arbeitsverhältnisses sollte nachvollziehbar dokumentiert werden, welche Gegenstände zurückgegeben wurden.

Hierfür enthält die Vorlage ein Rückgabeprotokoll.

Bei einer größeren Zahl von Gegenständen kannst du zusätzlich unsere Übergabeprotokoll Arbeitsplatz & Firmeneigentum Vorlage verwenden.

Was sollte bei der Rückgabe kontrolliert werden?

Bei der Rückgabe sollten mindestens folgende Punkte geprüft werden:

• Gerät vorhanden,
• richtige Serien- oder Inventarnummer,
• Zubehör vollständig,
• Funktionsfähigkeit,
• sichtbare Schäden,
• Schlüssel und Zugangskarten,
• betriebliche Speichermedien und
• gegebenenfalls sonstige überlassene Gegenstände.

Private Daten vor der Rückgabe

Ist eine private Nutzung des Geräts erlaubt, sollte möglichst frühzeitig geregelt werden, wie mit privaten Daten und Accounts bei der Rückgabe umgegangen wird.

Der Mitarbeiter sollte nicht eigenmächtig betriebliche Daten löschen oder ein Firmengerät vollständig zurücksetzen, wenn dies nicht ausdrücklich vorgesehen ist.

Das Unternehmen sollte hierfür einen geordneten Rückgabe- beziehungsweise IT-Prozess festlegen.

Firmenhandy und SIM-Karte

Bei einem Diensttelefon sollten zusätzlich dokumentiert werden:

• Smartphone,
• IMEI beziehungsweise Seriennummer,
• SIM-Karte,
• Rufnummer,
• Ladegerät,
• Schutzhülle und
• weiteres Zubehör.

Bei einer erlaubten privaten Nutzung sollten Kosten, Apps und private Accounts zusätzlich berücksichtigt werden.

Notebook mit Dockingstation und Monitor

Gerade bei hybrider Arbeit werden häufig mehrere Komponenten als ein Arbeitsplatzpaket ausgegeben.

Alle Komponenten sollten möglichst einzeln dokumentiert werden.

Arbeitsmittel und Dienstwagen unterscheiden

Auch ein Firmenfahrzeug kann dem Arbeitnehmer betrieblich zur Verfügung gestellt werden. Wegen der zahlreichen Besonderheiten – etwa Privatnutzung, Führerschein, Kraftstoff, Unfälle, Wartung und steuerliche Behandlung – sollte dafür jedoch eine eigene Vereinbarung verwendet werden.

Auf Smartvorlagen findest du dafür die separate Dienstwagenvereinbarung Vorlage.

Inventarnummern nutzen

Unternehmen mit vielen Geräten sollten möglichst einheitliche Inventarnummern vergeben.

Damit lässt sich ein Arbeitsmittel unabhängig von Mitarbeiter, Standort oder Modell eindeutig zuordnen.

Inventarnummern können beispielsweise mit einer IT- oder Asset-Verwaltung verbunden werden.

Übergabe digital dokumentieren

Die Vereinbarung kann selbstverständlich auch digital geführt werden.

Wichtig ist vor allem, dass später nachvollziehbar bleibt:

• welches Arbeitsmittel,
• an welche Person,
• zu welchem Zeitpunkt,
• mit welchem Zubehör und
• in welchem Zustand

übergeben wurde.

Arbeitsmittelwechsel dokumentieren

Wird ein Gerät durch ein neues ersetzt, sollte nicht einfach nur die ursprüngliche Vereinbarung weiterverwendet werden.

Besser ist eine klare Dokumentation:

• altes Gerät zurückgegeben,
• Rückgabedatum,
• Zustand,
• neues Gerät ausgegeben und
• neue Geräte- und Inventardaten.

Damit bleibt die Inventardokumentation aktuell.

Widerruf der Überlassung

Eine Vereinbarung kann vorsehen, dass der Arbeitgeber ein Arbeitsmittel zurückfordert, wenn es für die Tätigkeit nicht mehr benötigt wird oder ausgetauscht werden soll.

Bei Arbeitsmitteln, die ausschließlich zur Arbeitsausführung bereitgestellt werden, ist dies von Vergütungsbestandteilen oder vertraglich zugesagten privaten Nutzungsvorteilen zu unterscheiden.

Besonders bei privat nutzbaren Dienstwagen oder anderen geldwerten Vorteilen können weitergehende arbeitsvertragliche Fragen entstehen.

Typische Fehler bei der Arbeitsmittelüberlassung

• Gerät nicht eindeutig bezeichnet: Serien- und Inventarnummer fehlen.
• Zubehör nicht erfasst: Bei der Rückgabe ist unklar, ob Ladegerät, Tasche oder Adapter dazugehören.
• Zustand nicht dokumentiert: Alte und neue Beschädigungen lassen sich später nicht unterscheiden.
• Privatnutzung ungeklärt: Mitarbeiter und Arbeitgeber gehen von unterschiedlichen Regeln aus.
• IT-Sicherheitsregeln fehlen: Softwareinstallation und Weitergabe des Geräts bleiben ungeregelt.
• Verlust nicht geregelt: Der Mitarbeiter weiß nicht, wen er im Ernstfall informieren muss.
• Pauschale volle Haftung: Der Vertrag ignoriert arbeitsrechtliche Haftungsgrundsätze.
• Arbeitsschutz vergessen: Die Überlassungsvereinbarung wird fälschlich als Ersatz für Gefährdungsbeurteilung oder Unterweisung verstanden.
• Keine Rückgaberegelung: Bei Kündigung oder Gerätewechsel entsteht unnötiger Abstimmungsbedarf.
• Rückgabe nicht protokolliert: Später ist unklar, welche Gegenstände tatsächlich zurückgegeben wurden.

Checkliste für die Übergabe

• Arbeitsmittel vollständig beschrieben?
• Seriennummer eingetragen?
• Inventarnummer eingetragen?
• Zubehör vollständig aufgeführt?
• Zustand dokumentiert?
• Fotos bei Bedarf erstellt?
• Privatnutzung geklärt?
• Nutzung außerhalb des Betriebs geklärt?
• IT-Sicherheitsregeln bekannt?
• notwendige Unterweisung erfolgt?
• Ansprechpartner bei Defekten bekannt?
• Vorgehen bei Verlust bekannt?
• Rückgaberegelung vereinbart?
• Übergabe bestätigt?

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Die Arbeitsmittelüberlassung Vereinbarung steht kostenlos als Word- und PDF-Datei zur Verfügung.

• Word: ideal, wenn Gerätearten, Unternehmensregeln und Nutzungsvorgaben individuell angepasst werden sollen.
• PDF: praktisch zum Ausdrucken und handschriftlichen Eintragen der Geräte- und Übergabedaten.

Unternehmen, die regelmäßig unterschiedliche Arbeitsmittel ausgeben, können die Word-Version als interne Mastervorlage verwenden.

Vorlage individuell anpassen

Welche Regelungen sinnvoll sind, hängt stark von den überlassenen Arbeitsmitteln ab.

Bei einem einfachen Schlüssel sind andere Punkte relevant als bei einem Firmenlaptop mit Zugriff auf vertrauliche Unternehmensdaten oder einer Maschine mit besonderen Sicherheitsanforderungen.

Entferne deshalb nicht benötigte Abschnitte und ergänze bei Bedarf interne Vorgaben zu:

• IT-Sicherheit,
• Datenschutz,
• Homeoffice,
• Arbeitsschutz,
• Inventarverwaltung,
• Reparaturen und
• Rückgabeprozessen.

Hinweis: Diese Vorlage ist ein allgemeines Muster. Sie ersetzt keine individuelle arbeitsrechtliche, datenschutzrechtliche oder arbeitsschutzrechtliche Prüfung. Insbesondere können Art des Arbeitsmittels, tatsächliche Tätigkeit und betriebliche Organisation zusätzliche Anforderungen auslösen.