Prokura Vollmacht Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Prokura Vollmacht Vorlage kannst du die Erteilung einer Prokura schriftlich dokumentieren. Die Vorlage eignet sich sowohl für eine Einzelprokura als auch für eine Gesamtprokura und enthält zusätzlich Felder für interne Zustimmungsgrenzen, besondere Befugnisse, Beginn, Widerruf und Handelsregisteranmeldung.

Die Prokura ist keine gewöhnliche Vollmacht. Ihr Umfang wird weitgehend unmittelbar durch das Handelsgesetzbuch bestimmt. Wer Prokura erhält, kann das Unternehmen grundsätzlich bei zahlreichen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften vertreten, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt.

Deshalb sollte die Erteilung bewusst erfolgen und klar dokumentiert werden. Interne Vorgaben zu Kreditaufnahmen, Investitionen oder Personalentscheidungen können zwar für die Zusammenarbeit im Unternehmen wichtig sein, beschränken die gesetzliche Prokura gegenüber Dritten aber grundsätzlich nicht im gleichen Umfang.

Die Vorlage steht als Word- und PDF-Datei zur Verfügung. Die Word-Version lässt sich an Unternehmen, Prokurist, Vertretungsmodell und interne Vorgaben anpassen. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken und Unterzeichnen.

Was ist Prokura?

Prokura ist eine besonders weitreichende handelsrechtliche Vertretungsmacht.

Nach § 48 HGB kann sie nur durch:

• den Inhaber des Handelsgeschäfts oder
• dessen gesetzlichen Vertreter

und nur durch ausdrückliche Erklärung erteilt werden.

Den aktuellen Gesetzestext findest du unter § 48 HGB.

Prokura muss ausdrücklich erteilt werden

Eine Prokura sollte nicht allein aus einem Verhalten oder einer allgemeinen Stellenbeschreibung abgeleitet werden.

§ 48 HGB verlangt ausdrücklich eine entsprechende Erklärung.

Was gehört in eine Prokura-Vollmacht?

Die schriftliche Erklärung kann insbesondere folgende Angaben enthalten:

• Firma des Unternehmens
• Sitz
• Handelsregisternummer
• Name des Prokuristen
• Geburtsdatum
• Art der Prokura
• Beginn
• gegebenenfalls besondere Grundstücksvollmacht
• interne Zustimmungsgrenzen
• Zeichnungsweise
• Hinweis auf Handelsregisteranmeldung
• Widerruf und Beendigung

So verwendest du die Prokura Vollmacht Vorlage

1. Datei herunterladen: Nutze Word zum Bearbeiten oder PDF zum Ausdrucken.
2. Unternehmen eintragen: Ergänze Firma, Sitz und Registerdaten.
3. Prokuristen benennen: Trage Name und persönliche Daten ein.
4. Prokura-Art festlegen: Wähle Einzelprokura oder Gesamtprokura.
5. Grundstücksbefugnis prüfen: Entscheide, ob eine besondere Ermächtigung erforderlich ist.
6. Interne Grenzen festlegen: Definiere beispielsweise Zustimmungspflichten für hohe Investitionen.
7. Beginn eintragen: Bestimme den Zeitpunkt der Erteilung.
8. Beschluss prüfen: Bei einer GmbH kann ein Gesellschafterbeschluss erforderlich oder sinnvoll sein.
9. Handelsregister anmelden: Die Prokura muss zum Register angemeldet werden.
10. Dokument archivieren: Bewahre Vollmacht und Registerunterlagen nachvollziehbar auf.

Beispiel für eine Einzelprokura

Einzelprokura

Bei einer Einzelprokura darf der Prokurist das Unternehmen im Rahmen seiner gesetzlichen Vertretungsmacht allein vertreten.

Dies ist besonders weitreichend, weil keine zweite Unterschrift eines weiteren Prokuristen erforderlich ist.

Wann eignet sich Einzelprokura?

Sie kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn ein leitender Mitarbeiter:

• weitgehend selbstständig handeln soll,
• Geschäfte kurzfristig abschließen muss,
• eine besonders vertrauensvolle Position besitzt oder
• eine Niederlassung beziehungsweise einen Geschäftsbereich leitet.

Gesamtprokura

Nach § 48 Abs. 2 HGB kann Prokura mehreren Personen gemeinschaftlich erteilt werden.

Dann dürfen die betroffenen Prokuristen das Unternehmen grundsätzlich nur gemeinsam vertreten.

Gesamtprokura als Kontrollmechanismus

Eine Gesamtprokura kann sinnvoll sein, wenn besonders weitreichende Vertretungsmacht nicht einer einzigen Person übertragen werden soll.

Sie verbindet Handlungsfähigkeit mit einem Vier-Augen-Prinzip.

Welche Geschäfte umfasst Prokura?

§ 49 Abs. 1 HGB bestimmt den gesetzlichen Umfang sehr weit.

Die Prokura ermächtigt zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt.

Den Gesetzestext findest du unter § 49 HGB.

Typische Geschäfte eines Prokuristen

Je nach Unternehmen kann ein Prokurist beispielsweise:

• Kaufverträge abschließen
• Lieferantenverträge unterzeichnen
• Dienstleistungsverträge abschließen
• Personal einstellen
• Personalmaßnahmen durchführen
• Kredite aufnehmen
• Vergleiche schließen
• Prozesse führen
• Forderungen anerkennen
• Geschäftskonten verwalten

Die konkrete Zulässigkeit kann im Einzelfall zusätzlich von besonderen gesetzlichen Anforderungen abhängen.

Prokura ist bewusst weitreichend

Unternehmen sollten deshalb nicht nur die fachliche Kompetenz eines Prokuristen prüfen, sondern insbesondere auch Vertrauen und interne Kontrollprozesse berücksichtigen.

Grundstücksgeschäfte als wichtige Ausnahme

§ 49 Abs. 2 HGB enthält eine wichtige Besonderheit.

Zur Veräußerung oder Belastung von Grundstücken ist ein Prokurist nur befugt, wenn ihm diese Befugnis besonders erteilt wurde.

Grundstücksvollmacht ausdrücklich formulieren

Soll der Prokurist Grundstücksgeschäfte vornehmen dürfen, sollte dies ausdrücklich dokumentiert werden.

Je nach Rechtsgeschäft sind zusätzlich notarielle und grundbuchrechtliche Formvorschriften zu beachten.

Interne Beschränkungen der Prokura

Unternehmen können intern festlegen, dass ein Prokurist bestimmte Geschäfte nur nach vorheriger Zustimmung durchführen darf.

Zum Beispiel:

• Investitionen über 100.000 Euro
• Kreditaufnahme über 250.000 Euro
• Neueinstellungen ab bestimmter Gehaltsstufe
• langfristige Mietverträge
• Beteiligungserwerbe
• Bürgschaften

Interne Grenze wirkt nicht automatisch gegenüber Dritten

Hier liegt einer der wichtigsten Unterschiede zu vielen gewöhnlichen Vollmachten.

Nach § 50 Abs. 1 HGB ist eine Beschränkung des Umfangs der Prokura Dritten gegenüber grundsätzlich unwirksam.

Den aktuellen Gesetzestext findest du unter § 50 HGB.

Interne Kompetenzordnung trotzdem sinnvoll

Dass interne Grenzen Dritten gegenüber grundsätzlich nicht wirken, bedeutet nicht, dass sie unnötig sind.

Sie können insbesondere wichtig sein für:

• Compliance
• interne Verantwortlichkeiten
• Freigabeprozesse
• Haftungsfragen
• arbeitsrechtliche Konsequenzen

Freigabegrenzen schriftlich dokumentieren

Interne Grenzen sollten möglichst eindeutig sein.

Prokura und Handlungsvollmacht unterscheiden

Prokura und Handlungsvollmacht sind nicht dasselbe.

Die Handlungsvollmacht wird in § 54 HGB geregelt und kann deutlich stärker auf bestimmte Geschäfte oder Geschäftsbereiche zugeschnitten werden.

Den Gesetzestext findest du unter § 54 HGB.

Handlungsvollmacht ist enger

Eine Handlungsvollmacht kann beispielsweise erteilt werden:

• für den gesamten gewöhnlichen Geschäftsbetrieb
• für eine bestimmte Art von Geschäften
• für einzelne Geschäfte

Sie ist daher oft flexibler begrenzbar als eine Prokura.

Prokura nicht verwenden, wenn normale Vollmacht genügt

Benötigt ein Mitarbeiter lediglich die Befugnis, bestimmte Bestellungen, Verträge oder Zahlungen freizugeben, kann eine Handlungsvollmacht oder Spezialvollmacht geeigneter sein.

Darlehen als Unterschied zur Handlungsvollmacht

§ 54 Abs. 2 HGB bestimmt bei einer Handlungsvollmacht unter anderem, dass für die Aufnahme von Darlehen eine besondere Befugnis erforderlich ist.

Ein Prokurist besitzt dagegen aufgrund des umfassenderen gesetzlichen Umfangs grundsätzlich eine weitergehende Vertretungsmacht.

Prozessführung

Auch die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung kann vom Umfang der Prokura erfasst sein.

Damit kann ein Prokurist grundsätzlich auch zahlreiche prozessbezogene Handlungen für das Unternehmen vornehmen.

Prokura und Bankvollmacht

Eine handelsrechtliche Prokura bedeutet nicht automatisch, dass eine Bank intern sämtliche elektronischen Zugriffsrechte eingerichtet hat.

Banken verwenden häufig eigene:

• Unterschriftskarten
• Onlinebanking-Vollmachten
• Zahlungslimits
• Freigabeverfahren

Bankzugänge separat organisieren

Nach Erteilung einer Prokura sollte geprüft werden, welche praktischen Bank- und Zahlungsberechtigungen tatsächlich benötigt werden.

Personalbefugnisse

Je nach Unternehmen kann ein Prokurist auch Personalentscheidungen treffen.

Interne Regeln können beispielsweise festlegen, ob er:

• Arbeitsverträge abschließen
• Gehälter ändern
• Kündigungen aussprechen
• Abmahnungen unterzeichnen

darf beziehungsweise intern freigeben lassen muss.

Kündigung von Arbeitnehmern

Bei arbeitsrechtlichen Erklärungen müssen zusätzlich die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen beachtet werden.

Die Prokura ersetzt beispielsweise nicht Formvorschriften, die für eine Kündigung gelten.

Bürgschaften und Sicherheiten

Ein Unternehmen kann intern vorgeben, dass Prokuristen keine Bürgschaften oder außergewöhnlichen Sicherheiten ohne Geschäftsführungsfreigabe übernehmen dürfen.

Aufgrund des § 50 HGB sollte dabei erneut zwischen interner Kompetenz und Außenwirkung unterschieden werden.

Prokura und Unternehmenskauf

Ein Prokurist kann zahlreiche Geschäfte für das Unternehmen durchführen.

Besonders außergewöhnliche Transaktionen wie ein Unternehmenskauf sollten dennoch intern klar genehmigt werden.

Für den eigentlichen Kaufvertrag kannst du unsere Unternehmenskaufvertrag Vorlage verwenden.

Gesellschafterbeschluss bei einer GmbH

Bei einer GmbH kann die Bestellung eines Prokuristen der Entscheidung der Gesellschafter unterliegen.

§ 46 Nr. 7 GmbHG nennt die Bestellung von Prokuristen und Handlungsbevollmächtigten zum gesamten Geschäftsbetrieb ausdrücklich als Aufgabe der Gesellschafter.

Für die Dokumentation kannst du unsere Gesellschafterbeschluss GmbH Vorlage verwenden.

Prokura und Geschäftsführer unterscheiden

Ein Prokurist ist kein Geschäftsführer.

Der Geschäftsführer ist Organ der GmbH und besitzt eine eigene gesetzliche Organstellung.

Der Prokurist erhält dagegen handelsrechtliche Vertretungsmacht aufgrund der erteilten Prokura.

Geschäftsführer-Anstellungsvertrag ist etwas anderes

Für Aufgaben, Vergütung und weitere Vertragsbedingungen eines Geschäftsführers steht unsere Geschäftsführer-Anstellungsvertrag Vorlage zur Verfügung.

Zeichnung durch den Prokuristen

§ 51 HGB bestimmt, dass der Prokurist der Firma seinen Namen mit einem die Prokura andeutenden Zusatz beifügen soll.

Den Gesetzestext findest du unter § 51 HGB.

Was bedeutet „ppa.“?

In der Geschäftspraxis wird häufig der Zusatz ppa. verwendet.

Er steht für „per procura“ und macht deutlich, dass die betreffende Person als Prokurist für das Unternehmen zeichnet.

Firma vor der Unterschrift

Der Prokurist handelt nicht im eigenen Namen, sondern für das Unternehmen.

Die Zeichnung sollte deshalb klar erkennen lassen, für welche Firma gehandelt wird.

Gesamtprokura bei Unterschriften

Bei Gesamtprokura müssen die erforderlichen vertretungsberechtigten Personen gemeinsam handeln.

Handelsregisteranmeldung

Nach § 53 HGB ist die Erteilung einer Prokura zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden.

Bei Gesamtprokura muss auch diese Ausgestaltung angemeldet werden.

Den Gesetzestext findest du unter § 53 HGB.

Wer meldet die Prokura an?

Die Anmeldung erfolgt für das Unternehmen nach den einschlägigen handelsregisterrechtlichen Vorgaben.

In der Praxis ist regelmäßig eine öffentlich beglaubigte Registeranmeldung erforderlich, die über einen Notar elektronisch zum Handelsregister eingereicht wird.

Interne Vollmacht und Registereintragung aufeinander abstimmen

Name, Art der Prokura und Vertretungsregelung sollten in:

• internem Beschluss
• Vollmacht
• Registeranmeldung

nicht widersprüchlich angegeben werden.

Beginn der Prokura

Die Erteilung und die Handelsregistereintragung sollten organisatorisch aufeinander abgestimmt werden.

Der Vertrag beziehungsweise die Vollmacht kann einen konkreten Beginn enthalten.

Registereintragung dokumentiert die Prokura

Die Handelsregistereintragung schafft Transparenz für den Rechtsverkehr.

Geschäftspartner können dadurch prüfen, wer für ein Unternehmen Prokura besitzt und ob Einzel- oder Gesamtprokura eingetragen ist.

Widerruf der Prokura

§ 52 Abs. 1 HGB bestimmt, dass eine Prokura ohne Rücksicht auf das zugrunde liegende Rechtsverhältnis jederzeit widerruflich ist.

Den aktuellen Gesetzestext findest du unter § 52 HGB.

Widerruf und Arbeitsvertrag unterscheiden

Die Prokura und das zugrunde liegende Arbeits- oder Dienstverhältnis sind zwei unterschiedliche Ebenen.

Der Widerruf der Prokura bedeutet deshalb nicht automatisch, dass das Arbeitsverhältnis endet.

Arbeitsvertrag bei Prokuristen prüfen

Wird die Prokura im Arbeitsvertrag ausdrücklich als wesentlicher Bestandteil der Position vereinbart, sollte ein späterer Widerruf auch arbeitsrechtlich geprüft werden.

Prokura ist nicht übertragbar

Nach § 52 Abs. 2 HGB ist die Prokura nicht übertragbar.

Der Prokurist kann seine Prokuristenstellung daher nicht einfach selbst an eine andere Person weitergeben.

Keine Unterprokura

Ein Prokurist kann nicht eigenständig eine neue Prokura auf einen anderen Mitarbeiter übertragen.

Die Erteilung bleibt den gesetzlich hierzu befugten Personen vorbehalten.

Tod des Geschäftsinhabers

Nach § 52 Abs. 3 HGB erlischt die Prokura nicht allein durch den Tod des Inhabers des Handelsgeschäfts.

Damit unterscheidet sie sich von manch anderen Vollmachtskonstellationen.

Erlöschen der Prokura

Eine Prokura kann insbesondere enden durch:

• Widerruf
• Beendigung des Unternehmens
• bestimmte gesellschaftsrechtliche Veränderungen
• andere rechtliche Erlöschensgründe

Die konkrete Situation sollte im Einzelfall geprüft werden.

Erlöschen zum Handelsregister anmelden

§ 53 Abs. 2 HGB verlangt, dass auch das Erlöschen der Prokura zum Handelsregister angemeldet wird.

Zugänge nach Widerruf prüfen

Nach Beendigung der Prokura sollten sämtliche praktischen Berechtigungen überprüft werden.

Dazu können gehören:

• Bankvollmachten
• Onlinebanking
• ERP-Berechtigungen
• digitale Signaturen
• Vertragsportale
• Firmenkreditkarten

Firmenunterlagen zurückgeben lassen

Bei Ausscheiden aus dem Unternehmen kann zusätzlich die Rückgabe erfolgen von:

• Schlüsseln
• Firmenkarten
• Vollmachtsurkunden
• Geräten
• Zugangsdaten

Interne Kommunikation beim Widerruf

Je nach Position kann es sinnvoll sein, relevante Mitarbeiter über geänderte Zeichnungs- und Freigabeberechtigungen zu informieren.

Geschäftspartner informieren

Bei wichtigen laufenden Vertragsbeziehungen kann eine Information an Banken oder Geschäftspartner sinnvoll sein, insbesondere wenn diese regelmäßig mit dem bisherigen Prokuristen gearbeitet haben.

Prokura bei mehreren Niederlassungen

§ 50 Abs. 3 HGB enthält eine besondere Regelung für eine Beschränkung auf eine von mehreren Niederlassungen.

Eine solche Beschränkung kann Dritten gegenüber nur unter den gesetzlich genannten Voraussetzungen wirksam sein, insbesondere wenn die Niederlassungen unter verschiedenen Firmen betrieben werden.

Niederlassungsprokura genau prüfen

Unternehmen mit mehreren Standorten sollten eine gewünschte regionale Begrenzung daher nicht lediglich intern als „Prokura nur für München“ bezeichnen und davon ausgehen, dass dies immer gegenüber Dritten wirksam ist.

Prokura und Compliance

Weil Prokura weitreichend ist, sollte sie in ein funktionierendes internes Kontrollsystem eingebunden werden.

Mögliche Maßnahmen sind:

• Vier-Augen-Prinzip
• Zahlungsfreigaben
• Investitionsgrenzen
• Vertragsprüfung
• Compliance-Richtlinien
• regelmäßige Berichterstattung

Vier-Augen-Prinzip intern

Auch ein Einzelprokurist kann intern verpflichtet werden, bestimmte Entscheidungen nur nach Freigabe einer weiteren Person umzusetzen.

Erneut gilt: Eine solche interne Vorgabe sollte nicht mit einer gesetzlichen Begrenzung der Außenvertretungsmacht verwechselt werden.

Interessenkonflikte

Ein Prokurist kann in Situationen geraten, in denen private und unternehmerische Interessen kollidieren.

Interne Richtlinien können beispielsweise festlegen, dass:

• Geschäfte mit Angehörigen
• Geschäfte mit eigenen Unternehmen
• persönliche Beteiligungen

offengelegt werden müssen.

Insichgeschäfte

Bei Geschäften, bei denen dieselbe Person auf beiden Seiten handelt, kann § 181 BGB relevant sein.

Ob und in welchem Umfang eine Befreiung besteht, sollte nicht aus der Prokura allein abgeleitet werden.

Prokura und § 181 BGB getrennt betrachten

Eine Prokura führt nicht automatisch zu einer umfassenden Befreiung von den Beschränkungen des Selbstkontrahierens.

Eine entsprechende Vertretungssituation sollte gesondert geprüft werden.

Prokurist und Geschäftsführer zugleich?

Wer bereits Geschäftsführer einer GmbH ist, benötigt für seine Organvertretungsmacht grundsätzlich keine zusätzliche Prokura.

Prokura wird typischerweise leitenden Mitarbeitern unterhalb der Geschäftsführung erteilt.

Prokurist und Gesellschafter

Ein Gesellschafter kann grundsätzlich auch Prokurist sein, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen und die konkrete Unternehmensstruktur dies zulassen.

Gesellschafterstellung und Prokura sind dabei getrennte Rechtspositionen.

Vergütung eines Prokuristen

Die Prokura selbst bestimmt nicht die Vergütung.

Gehalt, Bonus und sonstige Leistungen richten sich nach dem zugrunde liegenden Arbeits- oder Dienstvertrag.

Keine automatische Gehaltserhöhung durch Prokura

Die Erteilung einer Prokura verändert nicht automatisch die Vergütung eines Mitarbeiters.

Eine gewünschte Gehaltsanpassung sollte separat vereinbart werden.

Haftung im Innenverhältnis

Verletzt ein Prokurist interne Vorgaben, können arbeits- oder dienstrechtliche Folgen entstehen.

Welche Konsequenzen zulässig sind, hängt von:

• Vertragsverhältnis
• Pflichtverletzung
• Verschulden
• Schaden

ab.

Interne Richtlinien aushändigen

Damit ein Prokurist interne Kompetenzgrenzen einhalten kann, sollten diese klar dokumentiert und nachweisbar mitgeteilt werden.

Änderung interner Grenzen

Unternehmen können interne Freigabegrenzen während der laufenden Prokura anpassen.

Änderungen sollten schriftlich dokumentiert und dem Prokuristen eindeutig mitgeteilt werden.

Interne Grenze nicht ins Handelsregister eintragen

Gewöhnliche interne Beschränkungen wie „nur Verträge bis 50.000 Euro“ sind gerade keine handelsregisterfähige Begrenzung des gesetzlichen Umfangs der Prokura.

Dies folgt aus dem Grundprinzip des § 50 HGB.

Unterschied zur Bank- oder Spezialvollmacht

Eine Spezialvollmacht kann sehr eng auf eine einzelne Handlung begrenzt werden.

Eine Prokura ist dagegen gerade als umfassende handelsrechtliche Vertretungsmacht ausgestaltet.

Wann ist Prokura sinnvoll?

Prokura kann insbesondere sinnvoll sein, wenn ein leitender Mitarbeiter regelmäßig:

• wichtige Verträge abschließt,
• das Unternehmen nach außen vertritt,
• Geschäftsbereiche selbstständig führt,
• die Geschäftsführung entlastet.

Wann reicht eine Handlungsvollmacht?

Eine Handlungsvollmacht kann geeigneter sein, wenn der Mitarbeiter nur:

• einen bestimmten Aufgabenbereich betreut,
• bestimmte Arten von Verträgen abschließt oder
• eine bewusst begrenzte Vertretungsmacht benötigt.

Prokura regelmäßig überprüfen

Unternehmen sollten bestehende Prokuren regelmäßig mit der tatsächlichen Organisationsstruktur abgleichen.

Zum Beispiel bei:

• Positionswechsel
• Umstrukturierungen
• Gesellschafterwechsel
• Geschäftsführerwechsel
• Niederlassungsschließung

Prokurenliste führen

Bei mehreren Prokuristen kann eine interne Übersicht sinnvoll sein.

Sie kann enthalten:

• Name
• Einzel- oder Gesamtprokura
• Partner bei Gesamtprokura
• Registerdatum
• interne Limits
• besondere Grundstücksbefugnis

Handelsregister regelmäßig abgleichen

Interne Unterlagen und Handelsregister sollten nicht dauerhaft unterschiedliche Vertretungsverhältnisse zeigen.

Widerruf sofort dokumentieren

Wird eine Prokura beendet, sollten Widerruf, Registeranmeldung und technische Berechtigungen zeitnah koordiniert werden.

Typische Fehler bei der Prokura

Gerade wegen des großen gesetzlichen Umfangs können kleine Missverständnisse erhebliche Folgen haben.

• Prokura nur mündlich nebenbei „vergeben“: Die ausdrückliche Erteilung wird nicht sauber dokumentiert.
• interne Grenze mit Außenwirkung verwechselt: § 50 HGB wird nicht berücksichtigt.
• Grundstücksbefugnis vorausgesetzt: besondere Ermächtigung nach § 49 Abs. 2 HGB fehlt.
• Einzel- und Gesamtprokura verwechselt: Unterschriftenregelung wird falsch angewendet.
• Handelsregister vergessen: Erteilung wird nicht angemeldet.
• Widerruf nicht angemeldet: Register bleibt veraltet.
• Arbeitsvertrag und Prokura gleichgesetzt: Widerruf und Kündigung werden verwechselt.
• Bankvollmacht nicht angepasst: technische Zahlungsrechte bleiben bestehen.
• „ppa.“ falsch verwendet: Zeichnungsfunktion wird unklar.
• Handlungsvollmacht hätte ausgereicht: unnötig weitreichende Vollmacht wird erteilt.

Checkliste vor Erteilung der Prokura

Vor der Erteilung sollte insbesondere geprüft werden:

• Ist Prokura tatsächlich erforderlich?
• Ist die Person ausreichend vertrauenswürdig?
• Soll Einzel- oder Gesamtprokura gelten?
• Soll Grundstücksvollmacht erteilt werden?
• Welche internen Limits sollen gelten?
• Ist ein Gesellschafterbeschluss erforderlich?
• Sind Arbeitsvertrag und Position abgestimmt?
• Wer übernimmt die Handelsregisteranmeldung?
• Welche Bankrechte werden benötigt?
• Wie erfolgt die Dokumentation?

Checkliste beim Widerruf

Auch das Ende der Prokura sollte strukturiert umgesetzt werden.

• Widerruf schriftlich dokumentieren
• Prokuristen informieren
• Handelsregisteranmeldung veranlassen
• Bankvollmachten überprüfen
• Onlinezugänge überprüfen
• Vollmachtsunterlagen zurückfordern
• interne Zeichnungslisten aktualisieren
• relevante Geschäftspartner informieren

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Downloads enthalten dieselbe Grundstruktur.

• Word: ideal, um Unternehmen, Prokurist, Einzel- oder Gesamtprokura, Grundstücksbefugnis und interne Grenzen individuell einzutragen.
• PDF: praktisch zum Ausdrucken, Prüfen und Unterzeichnen der fertigen Erklärung.

Prokura Vollmacht individuell anpassen

Eine Prokura ist deutlich weitreichender als eine normale Vollmacht. Gerade die eingeschränkte Außenwirkung interner Beschränkungen macht eine sorgfältige Auswahl des Prokuristen und klare interne Prozesse besonders wichtig.

Die Vorlage ist deshalb eine allgemeine Arbeitsgrundlage und ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung.

Bei komplexen Gesamtvertretungsmodellen, Grundstücksvollmacht, gesellschaftsrechtlichen Besonderheiten oder strittigen Widerrufssituationen kann eine individuelle Prüfung sinnvoll sein.