Subunternehmervertrag Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Subunternehmervertrag Vorlage kannst du die wichtigsten Vereinbarungen zwischen einem Generalunternehmer und einem selbstständig tätigen Subunternehmer schriftlich festhalten. Das Muster enthält Bereiche für Leistungsumfang, Vergütung, Termine, Mitwirkung, Einsatz weiterer Personen, Vertraulichkeit, Haftung, Laufzeit und Kündigung.

Die Vorlage steht als PDF und Word-Datei zur Verfügung. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken und handschriftlichen Ergänzen. Mit der Word-Version kannst du den Vertrag direkt am Computer bearbeiten und an den konkreten Auftrag oder die jeweilige Zusammenarbeit anpassen.

Was ist ein Subunternehmervertrag?

Ein Subunternehmervertrag regelt die Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmer, der gegenüber seinem eigenen Auftraggeber Leistungen schuldet, und einem weiteren Unternehmen oder selbstständigen Auftragnehmer, der einen Teil dieser Leistungen übernimmt.

Typische Vertragsinhalte sind:

• Angaben zu Generalunternehmer und Subunternehmer
• Beschreibung der zu erbringenden Leistungen
• Vertragsgrundlagen und Unterlagen
• Leistungszeitraum und Termine
• Vergütung und Abrechnung
• Zusatzleistungen
• Mitwirkungspflichten
• Einsatz von Mitarbeitern oder weiteren Nachunternehmern
• Vertraulichkeit
• Datenschutz
• Haftung
• Laufzeit und Kündigung

Für welche Aufträge eignet sich die Vorlage?

Die Vorlage ist bewusst allgemein gehalten und eignet sich für zahlreiche gewerbliche oder selbstständige Leistungen außerhalb eines speziell auf Bauleistungen zugeschnittenen Vertrags.

Beispiele sind:

• IT-Dienstleistungen
• Marketing
• Webdesign
• Logistik
• Montageleistungen
• Reinigungsleistungen
• Veranstaltungsservice
• technische Dienstleistungen
• Produktion und Fertigung
• Projektunterstützung
• Wartung und Service
• sonstige ausgelagerte Leistungen

Generalunternehmer und Subunternehmer

Der Generalunternehmer beziehungsweise Hauptauftragnehmer erhält einen Auftrag von seinem Kunden und gibt einen Teil der vereinbarten Leistungen an einen Subunternehmer weiter.

Der Subunternehmer arbeitet dabei grundsätzlich auf Grundlage eines eigenen Vertrags mit dem Generalunternehmer. Ein unmittelbarer Vertrag zwischen dem Subunternehmer und dem ursprünglichen Auftraggeber besteht dadurch nicht automatisch.

Leistungsumfang möglichst genau beschreiben

Eine klare Leistungsbeschreibung gehört zu den wichtigsten Punkten eines Subunternehmervertrags. Sie sollte so konkret sein, dass nachvollziehbar ist, welcher Teil des Gesamtauftrags tatsächlich übernommen wird.

Welche Angaben gehören in einen Subunternehmervertrag?

Der Vertrag sollte die Zusammenarbeit möglichst vollständig und nachvollziehbar regeln.

• Vertragspartner: vollständige Firmen- oder Personendaten.
• Projekt: Bezeichnung des Hauptauftrags oder Projekts.
• Leistung: genaue Beschreibung des übertragenen Aufgabenbereichs.
• Unterlagen: Pläne, Leistungsbeschreibungen oder andere Vertragsgrundlagen.
• Termine: Beginn, Zwischentermine und Fertigstellung.
• Vergütung: Pauschale, Stundenhonorar, Einheitspreise oder andere Abrechnung.
• Zusatzleistungen: Umgang mit Leistungen außerhalb des ursprünglichen Auftrags.
• Mitwirkung: erforderliche Informationen und Zugänge.
• Haftung: Verantwortung im Rahmen der gesetzlichen und vereinbarten Regelungen.
• Vertragsende: Laufzeit und Kündigung.

So verwendest du die Subunternehmervertrag Vorlage

Die Vorlage sollte immer an den konkreten Auftrag angepasst werden. Besonders Leistungsumfang, Vergütung, Termine und Verantwortungsbereiche können sich stark unterscheiden.

1. Datei herunterladen: Wähle PDF oder Word.
2. Vertragspartner eintragen: Ergänze Generalunternehmer und Subunternehmer.
3. Projekt benennen: Trage den zugrunde liegenden Auftrag ein.
4. Leistung beschreiben: Lege den übertragenen Aufgabenbereich möglichst genau fest.
5. Termine ergänzen: Bestimme Beginn und wichtige Fristen.
6. Vergütung festlegen: Trage die vereinbarte Abrechnungsart ein.
7. Zusatzleistungen regeln: Kläre Mehrleistungen und zusätzliche Kosten.
8. Mitwirkung bestimmen: Halte benötigte Unterlagen und Zugänge fest.
9. Vertraulichkeit und Haftung prüfen: Passe die Regelungen an das Projekt an.
10. Vertrag unterschreiben: Beide Parteien erhalten eine Ausfertigung.

Beispiel für einen Subunternehmervertrag

Eine einfache Vereinbarung könnte beispielsweise so aussehen:

Vertragsgrundlagen festlegen

Bei komplexeren Projekten bestehen die vertraglichen Vereinbarungen oft nicht nur aus dem eigentlichen Vertrag.

Zusätzlich können beispielsweise einbezogen werden:

• Angebot
• Auftragsbestätigung
• Leistungsbeschreibung
• Pläne
• Projektunterlagen
• technische Spezifikationen
• Terminplan
• ergänzende Vereinbarungen

Die IHK verwendet bei ihrem Muster für Subunternehmerverträge ebenfalls eine ausdrückliche Regelung zu den Vertragsgrundlagen und zur Leistungsbeschreibung. ([ihk.de](https://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/mustervertraege/subunternehmervertrag-5199368?utm_source=chatgpt.com))

Reihenfolge von Vertragsunterlagen

Wenn mehrere Dokumente Bestandteil des Vertrags sind, kann es sinnvoll sein, ihre Rangfolge festzulegen. Das hilft insbesondere dann, wenn sich einzelne Angaben widersprechen.

Werkvertrag oder Dienstvertrag?

Bei Subunternehmerleistungen hängt die rechtliche Einordnung davon ab, was konkret vereinbart wurde.

Nach § 631 BGB wird beim Werkvertrag die Herstellung eines bestimmten Werkes beziehungsweise ein vereinbarter Erfolg geschuldet. Nach § 611 BGB steht beim Dienstvertrag dagegen die Leistung der vereinbarten Dienste im Mittelpunkt.

Viele klassische Subunternehmeraufträge sind werkvertraglich geprägt, weil ein konkret definierter Leistungserfolg vereinbart wird. Die IHK Frankfurt verwendet in ihrem allgemeinen Subunternehmermuster ebenfalls das gesetzliche Werkvertragsrecht des BGB als Vertragsgrundlage.

Konkretes Ergebnis vereinbaren

Wenn der Subunternehmer einen bestimmten Erfolg schulden soll, sollte dieser möglichst eindeutig beschrieben werden.

Laufende Dienstleistungen als Subunternehmer

Nicht jeder Subunternehmerauftrag muss auf ein einzelnes fertiges Werk gerichtet sein. Auch laufende Dienstleistungen können weitergegeben werden.

Beispiele sind:

• regelmäßige Betreuung
• Wartung
• Support
• laufende Reinigung
• Projektassistenz
• administrative Dienstleistungen

In solchen Fällen sollte die Leistungsbeschreibung besonders deutlich machen, welche Tätigkeiten tatsächlich geschuldet werden.

Pauschalvergütung vereinbaren

Bei klar definierten Leistungen kann eine feste Vergütung vereinbart werden.

Abrechnung nach Stunden

Bei schwer vorhersehbarem Aufwand kann eine Abrechnung nach tatsächlicher Arbeitszeit sinnvoll sein.

Für eine einfache Zeiterfassung kannst du unsere Stundenzettel Vorlage verwenden.

Tagessatz vereinbaren

Bei Vor-Ort-Einsätzen oder umfangreicheren Projekten kann ein Tagessatz verwendet werden.

Einheitspreise verwenden

Bei wiederholbaren Leistungen kann auch nach Mengen oder Einheiten abgerechnet werden.

Beispiele sind:

• Preis je montierter Einheit
• Preis je bearbeitetem Datensatz
• Preis je Lieferung
• Preis je gereinigter Fläche
• Preis je fertiggestelltem Auftragsteil

Die jeweiligen Einheiten sollten eindeutig definiert sein.

Rechnungsstellung festlegen

Der Vertrag sollte regeln, wann der Subunternehmer abrechnen darf.

Mögliche Varianten sind:

• nach vollständiger Leistung
• monatlich
• nach Projektabschnitten
• durch Abschlagsrechnungen
• nach abgenommenen Teilleistungen

Zahlungsfrist festlegen

Eine klare Zahlungsfrist hilft dabei, Unklarheiten bei der Abrechnung zu vermeiden.

Zusätzliche Leistungen

Während eines Projekts können Leistungen erforderlich werden, die im ursprünglichen Auftrag nicht vorgesehen waren.

Im Vertrag sollte geregelt werden, dass zusätzliche Leistungen möglichst vor ihrer Durchführung abgestimmt werden.

Nachträge dokumentieren

Bei größeren Änderungen kann eine schriftliche Ergänzung sinnvoll sein. Darin können zusätzliche Leistungen, neue Termine und die daraus resultierende Vergütung festgehalten werden.

Materialkosten regeln

Wenn Material benötigt wird, sollte klar sein, wer es beschafft und wer die Kosten trägt.

Unterschieden werden kann beispielsweise zwischen:

• Material stellt der Generalunternehmer
• Material beschafft der Subunternehmer
• Materialkosten sind im Pauschalpreis enthalten
• Material wird gesondert abgerechnet

Reise- und Nebenkosten

Bei auswärtigen Einsätzen können zusätzliche Reise- und Übernachtungskosten entstehen.

Im Vertrag kann geregelt werden, ob beispielsweise Fahrtkosten, Bahnfahrten, Hotels oder Parkkosten separat vergütet werden.

Für die Dokumentation solcher Ausgaben kannst du auch unsere Reisekostenabrechnung Vorlage verwenden.

Termine und Fristen

Bei einem Subunternehmervertrag können Termine besonders wichtig sein, weil die Leistung häufig Teil eines größeren Gesamtprojekts ist.

Typische Termine sind:

• Leistungsbeginn
• Zwischentermine
• Liefertermine
• Abstimmungstermine
• Fertigstellung
• Übergabe

Verzögerungen frühzeitig mitteilen

Wenn absehbar ist, dass ein vereinbarter Termin nicht eingehalten werden kann, sollte die andere Vertragspartei möglichst früh informiert werden.

Dadurch können Auswirkungen auf weitere Projektabschnitte rechtzeitig berücksichtigt werden.

Mitwirkung des Generalunternehmers

Auch der Generalunternehmer muss gegebenenfalls Voraussetzungen schaffen, damit der Subunternehmer seine Leistungen erbringen kann.

Dazu können gehören:

• Bereitstellung von Unterlagen
• Zugang zu Räumen oder Systemen
• technische Informationen
• Freigaben
• Benennung von Ansprechpartnern
• rechtzeitige Entscheidungen

Projektunterlagen vollständig übergeben

Der Subunternehmer sollte alle Unterlagen erhalten, die er für seine Leistung tatsächlich benötigt.

Je nach Auftrag können dies Leistungsverzeichnisse, Pläne, technische Spezifikationen oder Kundenanforderungen sein.

Einsatz eigener Mitarbeiter

Ein Subunternehmer kann seine Leistungen je nach Vertragsgestaltung mit eigenen Mitarbeitern erbringen.

Dabei sollte geklärt werden, welche Anforderungen an Qualifikation, Zugang, Sicherheit oder Vertraulichkeit gestellt werden.

Weitere Nachunternehmer

Wenn der Subunternehmer wiederum Teile seines Auftrags an weitere Unternehmen weitergeben möchte, kann der Vertrag dafür eine Zustimmungspflicht vorsehen.

Verantwortung bleibt klar geregelt

Auch wenn weitere Personen eingesetzt werden, sollte vertraglich eindeutig bleiben, wer gegenüber dem Generalunternehmer für die ordnungsgemäße Erbringung der übernommenen Leistungen verantwortlich ist.

Selbstständige Tätigkeit

Ein Subunternehmer ist grundsätzlich ein selbstständig tätiger Vertragspartner und kein Arbeitnehmer des Generalunternehmers.

Die bloße Bezeichnung als „Subunternehmer“ reicht dafür allerdings nicht aus. Die tatsächliche Durchführung der Zusammenarbeit muss zur gewählten Vertragsform passen.

Keine Eingliederung wie ein Arbeitnehmer

Bei der praktischen Zusammenarbeit sollte darauf geachtet werden, dass ein selbstständiger Subunternehmer nicht wie ein eigener Arbeitnehmer in den Betrieb eingegliedert wird.

Die rechtliche Beurteilung hängt immer von den tatsächlichen Umständen des Einzelfalls ab.

Vertraulichkeit vereinbaren

Subunternehmer erhalten häufig Zugriff auf interne Informationen des Generalunternehmers oder dessen Kunden.

Geschützt werden können beispielsweise:

• Kundendaten
• Preise
• Kalkulationen
• Geschäftsprozesse
• technische Informationen
• Projektunterlagen
• Zugangsdaten
• nicht veröffentlichte Informationen

Datenschutz berücksichtigen

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, sollte geprüft werden, welche datenschutzrechtlichen Anforderungen für die konkrete Zusammenarbeit gelten.

Je nach Art der Datenverarbeitung können zusätzliche Vereinbarungen erforderlich sein.

Unterlagen und Daten nach Vertragsende

Nach Abschluss des Auftrags kann geregelt werden, dass nicht mehr benötigte Unterlagen, Zugangsdaten oder sonstige Materialien zurückgegeben oder gelöscht werden.

Haftung im Vertrag

Bei Haftungsregelungen sollte besonders sorgfältig formuliert werden. Pauschale Haftungsausschlüsse können je nach Vertragskonstellation unwirksam oder unpassend sein.

Die Vorlage enthält deshalb keine pauschale Zusage, dass sämtliche denkbaren Risiken auf eine Vertragspartei übertragen werden.

Schäden dokumentieren

Kommt es während der Leistungserbringung zu einem Schaden, sollte dieser möglichst sachlich dokumentiert und der anderen Vertragspartei zeitnah mitgeteilt werden.

Bei größeren Schäden können Fotos, Berichte und weitere Nachweise sinnvoll sein.

Versicherungsschutz prüfen

Je nach Tätigkeit kann für den Subunternehmer eine Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung sinnvoll oder vertraglich verlangt sein.

Ob und welcher Versicherungsschutz erforderlich ist, hängt von Tätigkeit, Branche und möglichen Schäden ab.

Abnahme bei werkvertraglichen Leistungen

Ist der Vertrag werkvertraglich ausgestaltet, kann die Abnahme des vereinbarten Werkes eine wichtige Rolle spielen.

§ 631 BGB verpflichtet den Unternehmer zur Herstellung des vereinbarten Werkes. Bei werkvertraglichen Leistungen gelten weitere gesetzliche Regelungen zur Abnahme und zu Mängeln.

Übergabe dokumentieren

Bei fertigen Arbeitsergebnissen kann ein Übergabe- oder Abnahmeprotokoll sinnvoll sein. Darin lassen sich Zustand, Restarbeiten und offene Punkte dokumentieren.

Mängel und Nachbesserung

Wenn ein konkretes Werk geschuldet wird, können gesetzliche Mängelrechte relevant sein. Welche Rechte tatsächlich bestehen, hängt vom Vertragstyp und der konkreten Leistung ab.

Die Vorlage sollte deshalb nicht pauschal davon ausgehen, dass sämtliche Subunternehmerleistungen gleich behandelt werden.

Subunternehmervertrag oder Dienstleistungsvertrag?

Ein Dienstleistungsvertrag regelt unmittelbar die Erbringung einer Dienstleistung für einen Auftraggeber.

Beim Subunternehmervertrag ist zusätzlich typisch, dass der Generalunternehmer seinerseits einen Auftrag gegenüber einem eigenen Kunden erfüllen muss und einen Teil davon weitergibt.

Subunternehmervertrag oder Freie-Mitarbeiter-Vertrag?

Bei einem Freie-Mitarbeiter-Vertrag steht häufig die längerfristige Zusammenarbeit mit einer selbstständig tätigen Person im Mittelpunkt.

Ein Subunternehmervertrag ist dagegen stärker auf die Weitergabe eines bestimmten Teils eines bestehenden Auftrags ausgerichtet.

Subunternehmervertrag im Bau

Für Bauleistungen können erheblich speziellere Regelungen erforderlich sein, beispielsweise zu Leistungsverzeichnis, Bauzeit, Aufmaß, Abnahme, Mängeln, Baustellensicherheit und gegebenenfalls zur Einbeziehung der VOB/B.

Für solche Fälle sollte eine speziell auf Bauleistungen zugeschnittene Vereinbarung verwendet werden. Die allgemeine Vorlage auf dieser Seite ist bewusst nicht als umfassender Bau-Subunternehmervertrag aufgebaut.

VOB/B nicht automatisch Bestandteil

Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil B wird nicht allein dadurch Vertragsbestandteil, dass es sich um Bauarbeiten handelt. Soll sie gelten, muss sie wirksam in den Vertrag einbezogen werden.

Bei allgemeinen Subunternehmerleistungen außerhalb des Baubereichs spielt sie regelmäßig keine Rolle.

Auftrag und Angebot

Vor Abschluss des Subunternehmervertrags kann ein Angebot verwendet werden, um Leistungen und Preise zunächst festzuhalten.

Dafür kannst du unsere Angebot Vorlage verwenden.

Auftrag schriftlich bestätigen

Ein konkreter Einzelauftrag kann zusätzlich mit einer Auftragsbestätigung dokumentiert werden.

Unsere Auftragsbestätigung Vorlage eignet sich dafür als separate Ergänzung.

Besprechungen dokumentieren

Bei größeren Projekten können Abstimmungsgespräche und Entscheidungen mit einem kurzen Protokoll dokumentiert werden.

Dafür steht unsere Besprechungsprotokoll Vorlage zur Verfügung.

Laufzeit des Subunternehmervertrags

Die Vereinbarung kann für einen einzelnen Auftrag, einen festen Zeitraum oder eine laufende Zusammenarbeit abgeschlossen werden.

Typische Varianten sind:

• bis zur Fertigstellung eines bestimmten Projekts
• für einen festen Zeitraum
• für mehrere Einzelaufträge
• auf unbestimmte Zeit

Projektbezogene Laufzeit

Kündigung bei laufender Zusammenarbeit

Bei einem länger laufenden Vertrag kann eine ordentliche Kündigungsregelung sinnvoll sein.

Welche Kündigungsfristen geeignet sind, hängt von Vertragsart, Projekt und vereinbartem Leistungsumfang ab.

Außerordentliche Kündigung

Bei schwerwiegenden Vertragsverletzungen oder anderen besonderen Umständen können gesetzliche Rechte zur außerordentlichen Beendigung relevant sein.

Eine allgemeine Vorlage sollte solche Rechte nicht pauschal ausschließen.

Offene Leistungen bei Vertragsende

Der Vertrag kann regeln, wie bei einer vorzeitigen Beendigung mit bereits ausgeführten Arbeiten umgegangen wird.

Mögliche Punkte sind:

• Abrechnung erbrachter Leistungen
• Übergabe von Zwischenergebnissen
• Rückgabe von Unterlagen
• Übergabe von Zugangsdaten
• Abschlussdokumentation

Typische Fehler beim Subunternehmervertrag

Eine klare Vertragsgestaltung verhindert viele spätere Unklarheiten.

• Leistung zu ungenau: übertragenen Auftrag möglichst konkret definieren.
• Vertragsunterlagen nicht genannt: Leistungsbeschreibungen und Anlagen einbeziehen.
• Termine fehlen: wichtige Fristen schriftlich festhalten.
• Mehrleistungen ungeklärt: zusätzliche Aufgaben separat beauftragen.
• Vergütung unklar: Abrechnungsart und Zahlungsfrist festlegen.
• weitere Nachunternehmer nicht geregelt: Weitergabe des Auftrags klären.
• Vertraulichkeit vergessen: Projekt- und Kundendaten schützen.
• Vertragstyp nicht bedacht: Dienst- und Werkleistungen unterscheiden.

Vertrag vor Beginn der Arbeiten abschließen

Die wichtigsten Vereinbarungen sollten möglichst vor Beginn der Leistungserbringung feststehen.

Damit wissen Generalunternehmer und Subunternehmer von Anfang an, welche Leistungen erwartet werden, welche Unterlagen gelten und wie die Vergütung erfolgt.

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Downloads enthalten dieselbe Grundstruktur.

• PDF: geeignet zum Ausdrucken und handschriftlichen Ergänzen.
• Word: besonders praktisch, wenn Leistungsumfang, Projektunterlagen, Vergütung oder Termine individuell angepasst werden sollen.

Gerade bei Subunternehmerverträgen ist die Word-Version sinnvoll, weil Projekte und Aufgabenbereiche sehr unterschiedlich sein können.

Subunternehmervertrag individuell prüfen

Die Vorlage ist ein allgemeines Muster und kann nicht jede Branche und jeden Auftrag vollständig abdecken.

Auch die IHK weist bei ihren Musterverträgen darauf hin, dass sie nur als Orientierung und Formulierungshilfe dienen und an den konkreten Einzelfall angepasst werden müssen. Bei komplexen Projekten oder hohen wirtschaftlichen Risiken kann eine individuelle rechtliche Prüfung sinnvoll sein.