Proforma-Rechnung Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Proforma-Rechnung Vorlage kannst du Waren, Leistungen und Beträge übersichtlich darstellen, ohne das Dokument mit einer regulären Rechnung zu verwechseln. Das Muster enthält Bereiche für Absender, Empfänger, Dokumentnummer, Datum, Positionen, Mengen, Einzelpreise, Gesamtbetrag und zusätzliche Hinweise.

Die Vorlage steht als PDF und Word-Datei zur Verfügung. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken und handschriftlichen Ergänzen. Die Word-Version kannst du direkt am Computer bearbeiten und an dein Unternehmen, den jeweiligen Empfänger oder den konkreten Vorgang anpassen.

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung sieht auf den ersten Blick ähnlich wie eine normale Rechnung aus, erfüllt aber einen anderen Zweck. Sie wird häufig genutzt, um Werte, Waren oder Leistungen vorab zu dokumentieren oder Informationen für einen bestimmten Vorgang bereitzustellen.

Typische Inhalte einer Proforma-Rechnung sind:

• Name und Anschrift des Absenders
• Name und Anschrift des Empfängers
• Dokument- oder Proforma-Nummer
• Ausstellungsdatum
• Beschreibung der Waren oder Leistungen
• Mengen
• Einzelpreise
• Gesamtbetrag
• gegebenenfalls Versand- oder Lieferangaben
• deutliche Kennzeichnung als Proforma-Rechnung

Wann wird eine Proforma-Rechnung verwendet?

Eine Proforma-Rechnung kann in verschiedenen Situationen eingesetzt werden. Häufig dient sie als vorläufige Wertaufstellung oder als Begleitdokument, ohne eine reguläre Rechnung zu ersetzen.

Mögliche Anwendungsfälle sind:

• Vorabinformation über Waren und Werte
• Lieferungen ins Ausland
• Musterversand
• kostenlose Warenlieferungen
• Ersatz- oder Garantielieferungen
• interne Dokumentation
• Vorbereitung eines späteren Geschäftsabschlusses

Welche Angaben gehören in eine Proforma-Rechnung?

Damit das Dokument eindeutig zugeordnet werden kann, sollte es die wichtigsten Angaben zu Absender, Empfänger und den aufgeführten Positionen enthalten.

• Absender: Name oder Firma sowie Anschrift.
• Empfänger: vollständige Empfängerdaten.
• Dokumentnummer: interne oder fortlaufende Kennzeichnung.
• Datum: Ausstellungsdatum der Proforma-Rechnung.
• Positionen: genaue Beschreibung der Waren oder Leistungen.
• Mengen: Stückzahl oder andere Einheit.
• Einzelpreise: Wert je Position.
• Gesamtwert: Summe der aufgeführten Positionen.
• Hinweise: zum Beispiel Zweck oder Art des Dokuments.

So verwendest du die Proforma-Rechnung Vorlage

Die Vorlage ist so aufgebaut, dass du sie für unterschiedliche Einsatzzwecke anpassen kannst. Besonders wichtig ist eine eindeutige Kennzeichnung, damit sie nicht mit einer normalen Rechnung verwechselt wird.

1. Datei herunterladen: Wähle PDF oder Word.
2. Absender eintragen: Ergänze Firmenname, Anschrift und Kontaktdaten.
3. Empfänger erfassen: Trage die vollständigen Empfängerdaten ein.
4. Dokumentnummer vergeben: Ergänze eine passende interne Nummer.
5. Datum eintragen: Trage das Ausstellungsdatum ein.
6. Positionen erfassen: Beschreibe Waren oder Leistungen möglichst genau.
7. Mengen und Werte ergänzen: Trage Einzel- und Gesamtbeträge ein.
8. Zweck ergänzen: Füge bei Bedarf Hinweise zum Vorgang hinzu.
9. Dokument kennzeichnen: Stelle sicher, dass „Proforma-Rechnung“ deutlich sichtbar ist.
10. Angaben prüfen: Kontrolliere Empfänger, Positionen und Beträge vor dem Versand.

Beispiel für eine Proforma-Rechnung

Eine einfache Proforma-Rechnung kann beispielsweise folgendermaßen aufgebaut sein:

Proforma-Rechnung deutlich kennzeichnen

Die Bezeichnung sollte gut sichtbar im Dokument stehen. So lässt sich vermeiden, dass Empfänger die Proforma-Rechnung mit einer normalen Rechnung verwechseln.

Geeignete Kennzeichnungen sind beispielsweise:

• Proforma-Rechnung
• Pro Forma Invoice
• Proforma-Dokument

Unterschied zwischen Proforma-Rechnung und Rechnung

Eine reguläre Rechnung dokumentiert eine konkrete Abrechnung und enthält die entsprechenden Zahlungs- und Rechnungsangaben. Eine Proforma-Rechnung dient dagegen häufig Informations-, Nachweis- oder Vorbereitungszwecken.

Deshalb sollte eine Proforma-Rechnung nicht einfach wie eine normale Rechnung behandelt oder bezeichnet werden.

Proforma-Rechnung und Angebot unterscheiden

Ein Angebot wird typischerweise erstellt, bevor ein Auftrag zustande kommt. Es beschreibt angebotene Leistungen oder Waren sowie die vorgesehenen Konditionen.

Eine Proforma-Rechnung kann dagegen stärker wie eine Rechnung aufgebaut sein und beispielsweise einen Warenwert dokumentieren.

Wenn du ein klassisches Angebot erstellen möchtest, kannst du unsere Angebot Vorlage verwenden.

Proforma-Rechnung und Auftragsbestätigung unterscheiden

Eine Auftragsbestätigung bestätigt einen bereits angenommenen Auftrag und fasst vereinbarte Leistungen und Konditionen zusammen. Eine Proforma-Rechnung erfüllt dagegen einen anderen Dokumentationszweck.

Für bestätigte Aufträge findest du unsere Auftragsbestätigung Vorlage.

Proforma-Rechnung bei Warenlieferungen

Bei Warenlieferungen kann eine Proforma-Rechnung genutzt werden, um Art, Menge und Wert der versendeten Gegenstände übersichtlich darzustellen.

Dabei können beispielsweise folgende Angaben ergänzt werden:

• Artikelnummer
• Artikelbeschreibung
• Menge
• Einheit
• Einzelwert
• Gesamtwert
• Herkunftsland
• Gewicht

Proforma-Rechnung bei Auslandssendungen

Bei internationalen Sendungen kann eine Proforma-Rechnung als ergänzendes Dokument für die Warenbeschreibung und Wertangabe verwendet werden. Welche Angaben im konkreten Fall benötigt werden, hängt vom Zielland, Versanddienstleister und Zweck der Sendung ab.

Deshalb sollten Anforderungen für internationale Lieferungen vor dem Versand separat geprüft werden.

Proforma-Rechnung für Muster oder kostenlose Waren

Auch bei Waren ohne normalen Verkaufsvorgang kann ein Wert dokumentiert werden. Das kann beispielsweise bei Mustern, Ersatzteilen oder kostenlosen Lieferungen sinnvoll sein.

Im Hinweisfeld kann der Zweck der Lieferung zusätzlich erläutert werden.

Proforma-Rechnung bei Garantielieferungen

Wenn im Rahmen einer Garantie oder Reklamation Ersatzware verschickt wird, kann eine Proforma-Rechnung den Warenwert und den Grund der Lieferung dokumentieren.

In diesem Fall sollte aus dem Dokument möglichst klar hervorgehen, dass es sich nicht um einen normalen Verkaufsvorgang handelt.

Proforma-Rechnung bei Ersatzlieferungen

Auch für eine Ersatzlieferung lässt sich die Vorlage verwenden. Waren und Werte können einzeln aufgeführt und durch einen ergänzenden Hinweis erklärt werden.

Zum Beispiel:

Artikelnummern und Beschreibungen ergänzen

Eine eindeutige Beschreibung erleichtert die Zuordnung der aufgeführten Waren. Besonders bei mehreren ähnlichen Produkten empfiehlt sich zusätzlich eine Artikelnummer.

Die Positionstabelle kann beispielsweise folgende Spalten enthalten:

• Position
• Artikelnummer
• Beschreibung
• Menge
• Einheit
• Einzelwert
• Gesamtwert

Warenwert nachvollziehbar angeben

Der aufgeführte Wert sollte nachvollziehbar sein und zum jeweiligen Vorgang passen. Besonders bei internationalen Sendungen oder kostenlosen Waren sollte der angegebene Wert nicht willkürlich gewählt werden.

Wenn Unsicherheit besteht, welche Bewertung für einen bestimmten Zweck erforderlich ist, sollte dies vor Ausstellung geprüft werden.

Mehrere Positionen übersichtlich erfassen

Bei mehreren Waren oder Leistungen sollten die Positionen getrennt aufgeführt werden. So lässt sich später leichter erkennen, wie sich der Gesamtbetrag zusammensetzt.

Versandkosten ergänzen

Wenn Versandkosten für den konkreten Zweck relevant sind, können sie als separate Position aufgeführt werden. Dadurch bleibt der Warenwert von zusätzlichen Kosten getrennt nachvollziehbar.

In der Word-Version kann dafür einfach eine zusätzliche Zeile eingefügt werden.

Zahlungsdaten nur bei Bedarf verwenden

Je nach Zweck einer Proforma-Rechnung können Zahlungsdaten sinnvoll sein oder vollständig entfallen. Wenn das Dokument lediglich der Wertdarstellung dient, ist eine Zahlungsaufforderung häufig nicht der zentrale Zweck.

Nicht benötigte Felder können in der Word-Version problemlos entfernt werden.

Lieferdaten ergänzen

Bei Warenlieferungen können zusätzlich Liefer- oder Versandinformationen aufgenommen werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Versanddatum
• Lieferadresse
• Bestellnummer
• Auftragsnummer
• Versandart
• Paket- oder Sendungsreferenz

Lieferschein zusätzlich verwenden

Wenn neben der Wertdarstellung auch die tatsächlich gelieferten Mengen dokumentiert werden sollen, kann ein separater Lieferschein sinnvoll sein.

Dafür kannst du unsere Lieferschein Vorlage verwenden.

Proforma-Rechnung für Dienstleistungen

Die Vorlage lässt sich nicht nur für Waren, sondern auch für Dienstleistungen anpassen. Dabei können Leistungsbeschreibung, Umfang und Wert aufgeführt werden.

Ob eine Proforma-Rechnung im konkreten Fall das passende Dokument ist, hängt allerdings vom Zweck ab. Für ein klassisches Leistungsangebot ist häufig ein Angebot die bessere Wahl.

Dokumentnummer vergeben

Eine interne Nummer erleichtert die Ablage und Zuordnung. Dafür kann ein eigenes Nummernsystem verwendet werden, das sich von regulären Rechnungsnummern unterscheidet.

Beispiele sind:

• PF-2026-001
• PRO-2026-015
• PI-2026-104

Proforma-Rechnung digital versenden

Die Word-Vorlage kann vollständig am Computer ausgefüllt und anschließend als PDF gespeichert werden. Das Dokument lässt sich danach beispielsweise per E-Mail versenden oder einem Versandvorgang beifügen.

Vor dem Versand sollten alle Positionen, Mengen und Werte noch einmal kontrolliert werden.

Proforma-Rechnung aufbewahren

Auch wenn eine Proforma-Rechnung nicht dieselbe Funktion wie eine reguläre Rechnung erfüllt, kann eine interne Ablage sinnvoll sein. So bleibt nachvollziehbar, wann und zu welchem Zweck das Dokument erstellt wurde.

Besonders bei internationalen oder wiederkehrenden Lieferungen erleichtert eine saubere Dokumentation spätere Rückfragen.

Typische Fehler bei einer Proforma-Rechnung vermeiden

Die Vorlage ist einfach auszufüllen. Trotzdem sollten einige Punkte vor dem Versand kontrolliert werden.

• keine Kennzeichnung: „Proforma-Rechnung“ deutlich sichtbar angeben.
• Empfänger falsch: Anschrift und Firma kontrollieren.
• Positionen unklar: Waren oder Leistungen konkret beschreiben.
• Mengen fehlen: Stückzahl oder Einheit ergänzen.
• Werte falsch: Einzel- und Gesamtbeträge nachrechnen.
• Zweck unklar: bei Bedarf einen erläuternden Hinweis ergänzen.
• reguläre Rechnung verwechselt: Funktion des Dokuments klar trennen.
• Auslandsanforderungen ungeprüft: bei internationalem Versand konkrete Anforderungen prüfen.

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Downloads enthalten dieselbe Grundstruktur. Welche Version besser passt, hängt davon ab, wie du die Proforma-Rechnung erstellen möchtest.

• PDF: geeignet zum Ausdrucken und handschriftlichen Ergänzen.
• Word: praktisch für digitale Bearbeitung und individuelle Positionen.

Für regelmäßig wiederkehrende Vorgänge bietet die Word-Version besonders viel Flexibilität, weil Firmenangaben und Standardtexte einmal hinterlegt und später wiederverwendet werden können.