Notfallordner Checkliste (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Notfallordner Checkliste kannst du wichtige Unterlagen für Krankheit, Unfall, Pflegebedürftigkeit oder andere Notfälle systematisch zusammenstellen. Die Checkliste hilft dir dabei, persönliche Dokumente, Vorsorgeunterlagen, Gesundheitsinformationen, Versicherungen, Finanzübersichten, Verträge und weitere wichtige Angaben an einem bekannten Ort zu sammeln.

Ein gut organisierter Notfallordner kann Angehörigen und Vertrauenspersonen viel Zeit sparen. Im Ernstfall müssen wichtige Informationen dann nicht erst aus verschiedenen Schubladen, E-Mails oder Aktenordnern zusammengesucht werden.

Die Checkliste steht als Word- und PDF-Datei zur Verfügung. Die Word-Version lässt sich individuell bearbeiten. Die PDF-Version eignet sich besonders zum Ausdrucken und schrittweisen Abhaken.

Was ist ein Notfallordner?

Ein Notfallordner ist eine zentrale Sammlung wichtiger persönlicher Dokumente und Übersichten.

Er kann beispielsweise helfen, wenn eine Person:

• plötzlich ins Krankenhaus muss,
• vorübergehend nicht selbst handeln kann,
• pflegebedürftig wird,
• einen schweren Unfall hat,
• für längere Zeit ausfällt oder
• verstirbt.

Der Ordner soll Vertrauenspersonen dabei unterstützen, wichtige Unterlagen schnell zu finden und organisatorische Angelegenheiten besser zu überblicken.

Was gehört in einen Notfallordner?

Der genaue Inhalt hängt von der persönlichen Lebenssituation ab.

Typischerweise können folgende Bereiche berücksichtigt werden:

• persönliche Dokumente,
• Notfallkontakte,
• Vorsorgevollmacht,
• Betreuungsverfügung,
• Patientenverfügung,
• medizinische Informationen,
• Versicherungen,
• Banken und Finanzen,
• Immobilien oder Mietunterlagen,
• Fahrzeuge,
• laufende Verträge,
• Arbeit und Einkommen,
• Testament und Nachlass,
• digitale Angelegenheiten,
• Haustiere und
• Schlüssel sowie wichtige Zugänge.

So verwendest du die Notfallordner Checkliste

1. Datei herunterladen: Wähle Word zum Bearbeiten oder PDF zum Ausdrucken.
2. Bereiche durchgehen: Prüfe Punkt für Punkt, welche Unterlagen für dich relevant sind.
3. Vorhandene Dokumente sammeln: Lege wichtige Originale oder geeignete Kopien geordnet ab.
4. Fehlende Unterlagen erstellen: Ergänze beispielsweise Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung oder Notfallkontaktliste.
5. Übersichten anlegen: Erstelle kurze Listen zu Versicherungen, Banken und laufenden Verträgen.
6. Aufbewahrungsorte notieren: Dokumente, die nicht im Ordner selbst liegen, sollten eindeutig auffindbar sein.
7. Vertrauensperson informieren: Mindestens eine Person sollte wissen, dass der Notfallordner existiert.
8. Sensible Zugangsdaten schützen: Passwörter, PINs und vergleichbare Daten sollten nicht offen im Ordner liegen.
9. Regelmäßig aktualisieren: Prüfe mindestens einmal jährlich, ob die Angaben noch stimmen.

Beispiel für den Aufbau eines Notfallordners

Persönliche Dokumente

Zu den grundlegenden Unterlagen können gehören:

• Personalausweis oder Reisepass,
• Geburtsurkunde,
• Heiratsurkunde,
• Familienstammbuch,
• Scheidungsunterlagen,
• Namensänderungsunterlagen,
• Aufenthaltsdokumente und
• andere wichtige persönliche Nachweise.

Nicht jedes Original muss zwingend im Notfallordner selbst liegen. Häufig reicht ein Hinweis, wo das betreffende Dokument sicher aufbewahrt wird.

Kopien statt Originale verwenden?

Bei besonders wertvollen oder schwer ersetzbaren Originaldokumenten kann es sinnvoll sein, nur eine Kopie im Notfallordner aufzubewahren.

Daneben kann vermerkt werden:

Notfallkontaktliste als erste Seite

Eine kompakte Kontaktübersicht eignet sich besonders gut als erste Seite des Notfallordners.

Sie kann enthalten:

• Ehepartner oder Lebenspartner,
• Kinder,
• Geschwister,
• andere Vertrauenspersonen,
• Hausarzt,
• Fachärzte,
• Pflegedienst und
• weitere wichtige Ansprechpartner.

Dafür kannst du unsere Notfallkontaktliste Vorlage verwenden.

Vorsorgevollmacht in den Notfallordner

Eine vorhandene Vorsorgevollmacht gehört zu den wichtigsten Vorsorgedokumenten.

Im Ordner sollte entweder das Dokument selbst oder ein eindeutiger Hinweis auf den Aufbewahrungsort vorhanden sein.

Zusätzlich können notiert werden:

• Name der bevollmächtigten Person,
• Telefonnummer,
• Umfang der Vollmacht und
• Ort des Originals.

Eine passende Vorlage findest du unter Vorsorgevollmacht Vorlage.

Betreuungsverfügung ablegen

Auch eine vorhandene Betreuungsverfügung sollte leicht auffindbar sein.

Sie kann insbesondere festhalten, welche Person als Betreuer gewünscht wird und welche persönlichen Wünsche bei einer möglichen rechtlichen Betreuung berücksichtigt werden sollen.

Unsere Betreuungsverfügung Vorlage kann dafür verwendet werden.

Patientenverfügung ergänzen

Eine Patientenverfügung enthält persönliche Festlegungen zu medizinischen Maßnahmen für Situationen, in denen eine eigene Entscheidung möglicherweise nicht mehr möglich ist.

Im Notfallordner sollte eindeutig erkennbar sein:

• dass eine Patientenverfügung vorhanden ist,
• wo das Original liegt und
• welche Vertrauensperson darüber informiert ist.

Dafür steht unsere Patientenverfügung Vorlage zur Verfügung.

Schweigepflichtentbindung

Wenn bestimmte Angehörige oder andere Vertrauenspersonen medizinische Informationen erhalten dürfen, kann zusätzlich eine passende Schweigepflichtentbindung im Ordner liegen.

Eine Vorlage findest du unter Schweigepflichtentbindung Vorlage.

Medizinische Informationen zusammenstellen

Ein eigener Abschnitt kann die wichtigsten Gesundheitsinformationen enthalten.

Zum Beispiel:

• Hausarzt,
• Fachärzte,
• chronische Erkrankungen,
• Allergien,
• Unverträglichkeiten,
• Implantate,
• Pflegegrad,
• Hilfsmittel und
• weitere besonders wichtige medizinische Hinweise.

Medikamentenplan ablegen

Wer regelmäßig Medikamente einnimmt, sollte einen aktuellen Medikamentenplan im Notfallordner bereithalten.

Dieser kann enthalten:

• Name des Medikaments,
• Wirkstoff,
• Dosierung,
• Einnahmezeit,
• Anwendungsgrund und
• besondere Hinweise.

Eine passende Übersicht findest du auf unserer Seite Medikamentenplan Vorlage.

Ärztliche Unterlagen

Je nach gesundheitlicher Situation können weitere Unterlagen sinnvoll sein.

Dazu gehören beispielsweise:

• Arztbriefe,
• Entlassungsberichte,
• Diagnosenübersichten,
• Allergiepass,
• Implantatausweis,
• Organspendeausweis oder
• andere wichtige medizinische Dokumente.

Krankenkasse und Pflegeversicherung

Der Notfallordner kann eine Übersicht über Kranken- und Pflegeversicherung enthalten.

Sinnvolle Angaben sind:

• Name der Krankenkasse,
• Versichertennummer,
• Kontaktdaten,
• Pflegekasse,
• vorhandener Pflegegrad und
• gegebenenfalls zuständige Ansprechpartner.

Weitere Versicherungen

Auch andere Versicherungsverträge können relevant sein.

Zum Beispiel:

• Haftpflichtversicherung,
• Hausratversicherung,
• Wohngebäudeversicherung,
• Unfallversicherung,
• Lebensversicherung,
• Rentenversicherung,
• Rechtsschutzversicherung,
• Kfz-Versicherung und
• Auslandskrankenversicherung.

Versicherungsübersicht erstellen

Nicht jeder vollständige Versicherungsvertrag muss im Ordner liegen.

Eine kompakte Übersicht kann bereits folgende Angaben enthalten:

Banken und Konten

Eine Finanzübersicht kann Angehörigen oder Bevollmächtigten dabei helfen, bestehende Konten und laufende Verpflichtungen zu erkennen.

Die Übersicht kann beispielsweise enthalten:

• Name der Bank,
• Art des Kontos,
• IBAN teilweise oder vollständig, sofern sicher aufbewahrt,
• Depot,
• Sparverträge,
• Kredite und
• zuständige Ansprechpartner.

Keine Online-Banking-Passwörter offen ablegen

Passwörter, PINs, TAN-Daten oder Zugangscodes sollten nicht frei zugänglich im Notfallordner liegen.

Das betrifft insbesondere:

• Online-Banking-Passwörter,
• Karten-PINs,
• TAN-Verfahren,
• Kreditkarten-PINs und
• Zugänge zu Wertpapierdepots.

Stattdessen kann ein Hinweis aufgenommen werden, ob und wo ein sicher verwahrtes Zugangssystem beziehungsweise eine gesonderte Übersicht vorhanden ist.

Laufende Einnahmen festhalten

Eine Übersicht über regelmäßige Einnahmen kann im Notfall ebenfalls hilfreich sein.

Dazu können gehören:

• Gehalt,
• Rente,
• Pension,
• Mieteinnahmen,
• Unterhalt,
• Sozialleistungen oder
• andere regelmäßige Zahlungen.

Regelmäßige Ausgaben dokumentieren

Auch wichtige laufende Ausgaben können vermerkt werden.

Zum Beispiel:

• Miete,
• Strom,
• Gas,
• Telefon,
• Internet,
• Versicherungen,
• Kredite,
• Abonnements und
• Mitgliedschaften.

Immobilien und Wohneigentum

Bei Eigentum können relevante Unterlagen oder Hinweise in einem eigenen Abschnitt gesammelt werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Grundbuchinformationen,
• Kaufvertrag,
• Darlehensunterlagen,
• Hausverwaltung,
• Gebäudeversicherung,
• Nebenkostenunterlagen und
• weitere Objektinformationen.

Mietunterlagen

Auch bei einer Mietwohnung können einige Informationen wichtig sein.

Zum Beispiel:

• Mietvertrag,
• Vermieter oder Hausverwaltung,
• Telefonnummer,
• Mietkautionsinformationen und
• weitere relevante Vereinbarungen.

Fahrzeuge dokumentieren

Wer ein Auto, Motorrad oder anderes Fahrzeug besitzt, kann folgende Angaben festhalten:

• Kennzeichen,
• Fahrzeugtyp,
• Versicherung,
• Finanzierung oder Leasing,
• Standort der Fahrzeugpapiere und
• Standort des Ersatzschlüssels.

Arbeitsverhältnis und Arbeitgeber

Bei Berufstätigen können auch Angaben zum Arbeitgeber hilfreich sein.

Sinnvolle Informationen sind:

• Arbeitgeber,
• Personalabteilung,
• direkte Führungskraft,
• Personalnummer,
• betriebliche Altersvorsorge und
• weitere relevante Arbeitgeberleistungen.

Renten- und Versorgungsunterlagen

Bei Rentnern oder Personen mit zusätzlichen Versorgungsansprüchen können entsprechende Unterlagen ergänzt werden.

Zum Beispiel:

• Rentenbescheid,
• Betriebsrente,
• private Rentenversicherung,
• Pensionsansprüche und
• Versorgungswerke.

Laufende Verträge erfassen

Eine Vertragsübersicht kann Angehörigen später viel Arbeit ersparen.

Typische Verträge sind:

• Strom und Gas,
• Internet,
• Mobilfunk,
• Streamingdienste,
• Zeitungsabonnements,
• Fitnessstudio,
• Vereinsmitgliedschaften,
• Softwareabonnements und
• sonstige regelmäßige Verträge.

Vertragsnummer und Kündigungsweg notieren

Bei wichtigen Verträgen kann zusätzlich vermerkt werden:

• Vertragsnummer,
• Kundennummer,
• Anbieter,
• Zahlungsweise,
• Laufzeit und
• Aufbewahrungsort der Vertragsunterlagen.

Testament und Nachlass

Wenn ein Testament oder ein anderer Nachlassplan vorhanden ist, sollte im Notfallordner zumindest ein Hinweis darauf stehen.

Relevant können sein:

• Testament vorhanden,
• Aufbewahrungsort,
• Notar,
• Testamentsvollstrecker,
• Bestattungswünsche und
• weitere Nachlassunterlagen.

Originaltestament nicht unüberlegt im Alltagsordner lagern

Ein handschriftliches Testament oder andere wichtige Nachlassdokumente sollten sicher aufbewahrt werden.

Im Notfallordner kann stattdessen ein eindeutiger Hinweis auf den tatsächlichen Aufbewahrungsort stehen.

Bestattungswünsche dokumentieren

Wer besondere Wünsche hat, kann diese separat dokumentieren.

Zum Beispiel:

• Bestattungsart,
• Friedhof,
• Trauerfeier,
• bestimmte Ansprechpartner,
• bestehender Bestattungsvorsorgevertrag oder
• andere persönliche Wünsche.

Digitale Konten berücksichtigen

Ein immer größerer Teil persönlicher Angelegenheiten wird digital verwaltet.

Eine Übersicht kann deshalb beispielsweise enthalten:

• E-Mail-Konten,
• Cloudspeicher,
• soziale Netzwerke,
• Online-Shops,
• Streamingdienste,
• Domain- und Hostingkonten,
• digitale Abonnements und
• weitere wichtige Online-Dienste.

Passwortmanager statt Passwortliste

Wer viele digitale Konten besitzt, kann beispielsweise einen Passwortmanager verwenden und für den Notfall regeln, wie eine berechtigte Vertrauensperson Zugriff erhalten kann.

Der Notfallordner kann dann lediglich einen Hinweis enthalten, dass ein solches System vorhanden ist.

Keine Master-Passwörter offen ablegen

Das Master-Passwort eines Passwortmanagers sollte nicht offen zwischen anderen Unterlagen liegen.

Besonders sensible Zugangsinformationen sollten getrennt und angemessen geschützt aufbewahrt werden.

Smartphone und Computer

Für digitale Geräte kann vermerkt werden:

• welche Geräte vorhanden sind,
• wer sich im Notfall darum kümmern soll,
• ob wichtige Daten gesichert sind und
• wo Hinweise zur digitalen Vorsorge hinterlegt sind.

Haustiere nicht vergessen

Im Notfall muss geklärt sein, wer sich um vorhandene Haustiere kümmert.

Der Ordner kann enthalten:

• Name und Tierart,
• Betreuungsperson,
• Tierarzt,
• Fütterung,
• Medikamente,
• Versicherungen und
• Aufbewahrungsort des Impfpasses.

Schlüsselübersicht

Eine kleine Übersicht kann zeigen, welche Vertrauenspersonen Ersatzschlüssel besitzen.

Dazu können gehören:

• Wohnungsschlüssel,
• Hausschlüssel,
• Briefkastenschlüssel,
• Garagenschlüssel,
• Fahrzeugschlüssel oder
• Schlüssel für andere Immobilien.

Keine versteckten Schlüsselorte öffentlich notieren

Hinweise wie „Ersatzschlüssel liegt unter dem Blumentopf neben der Haustür“ gehören nicht in einen leicht zugänglichen Ordner.

Sicherer ist die Information, welche Vertrauensperson über einen Ersatzschlüssel verfügt.

Notfallordner für Familien

Bei Familien können zusätzlich Unterlagen für Kinder wichtig sein.

Zum Beispiel:

• Geburtsurkunden,
• Krankenkasse,
• Kinderarzt,
• Schule oder Kindergarten,
• Betreuungspersonen,
• Allergien und Medikamente sowie
• weitere wichtige Kontaktpersonen.

Notfallordner für alleinlebende Personen

Gerade bei alleinlebenden Menschen ist es besonders wichtig, dass mindestens eine Vertrauensperson weiß, wo zentrale Unterlagen zu finden sind.

Die Checkliste kann dabei helfen, Informationen so zu strukturieren, dass eine andere Person sie im Ernstfall nachvollziehen kann.

Notfallordner bei Pflegebedürftigkeit

Bei bestehender Pflegebedürftigkeit können zusätzlich folgende Unterlagen relevant sein:

• Pflegegradbescheid,
• Pflegedienst,
• Pflegevertrag,
• Hilfsmittel,
• Pflegeprotokolle,
• Therapietermine und
• zuständige Angehörige.

Für die tägliche Dokumentation kann unsere Pflegeprotokoll Vorlage verwendet werden.

Notfallordner für Selbstständige

Selbstständige können einen zusätzlichen geschäftlichen Bereich ergänzen.

Dieser kann beispielsweise enthalten:

• Steuerberater,
• Geschäftskonten,
• wichtige Kunden oder Ansprechpartner,
• Versicherungen,
• laufende Verpflichtungen,
• Hosting und Domains,
• Geschäftsunterlagen und
• Vertretungsregelungen.

Notfallordner und Datenschutz

Ein Notfallordner enthält häufig sehr persönliche Informationen.

Dazu können gehören:

• Gesundheitsdaten,
• Finanzinformationen,
• Versicherungsdaten,
• Vertragsnummern und
• persönliche Familiendaten.

Der Ordner sollte deshalb nicht frei für beliebige Personen zugänglich sein.

Wo sollte der Notfallordner aufbewahrt werden?

Der richtige Ort sollte zwei Anforderungen miteinander verbinden:

• vor unbefugtem Zugriff geschützt und
• für eine Vertrauensperson im Ernstfall auffindbar.

Mögliche Aufbewahrungsorte sind beispielsweise:

• abschließbarer Dokumentenschrank,
• gut organisierter Vorsorgeordner,
• Dokumententresor oder
• ein anderer vorher vereinbarter Ort.

Vertrauensperson über den Aufbewahrungsort informieren

Ein perfekt zusammengestellter Ordner hilft wenig, wenn niemand weiß, dass er existiert.

Mindestens eine geeignete Vertrauensperson sollte deshalb wissen:

• dass ein Notfallordner vorhanden ist,
• wo er liegt und
• wie er im Ernstfall zugänglich ist.

Notfallordner nicht verstecken

Ein außergewöhnlich gut versteckter Ordner kann im Ernstfall genauso problematisch sein wie gar kein Ordner.

Die Unterlagen sollten sicher, aber für berechtigte Personen auffindbar sein.

Digitale Kopie des Notfallordners

Zusätzlich kann eine digitale Sicherung ausgewählter Dokumente sinnvoll sein.

Diese kann beispielsweise verschlüsselt gespeichert werden.

Bei digitalen Kopien sollte berücksichtigt werden, wie eine berechtigte Person im Ernstfall tatsächlich Zugriff erhalten kann.

Papier und digital kombinieren

Eine Kombination beider Varianten kann praktisch sein.

Zum Beispiel:

• Papierordner für schnelle Übersicht,
• digitale Kopien wichtiger Unterlagen als Sicherung und
• gesonderte sichere Lösung für Passwörter.

Wie oft sollte der Notfallordner aktualisiert werden?

Eine jährliche Überprüfung ist eine praktische Mindestregel.

Zusätzlich sollte der Ordner aktualisiert werden bei:

• Umzug,
• Heirat oder Scheidung,
• Geburt eines Kindes,
• neuer Bankverbindung,
• Wechsel der Versicherung,
• neuen Medikamenten,
• Änderung einer Vollmacht,
• neuem Testament oder
• wesentlichen Änderungen der persönlichen Lebenssituation.

Aktualisierungsübersicht führen

Die Checkliste enthält einen Bereich, in dem die letzte Überprüfung dokumentiert werden kann.

Veraltete Dokumente entfernen

Alte Verträge, ungültige Vollmachten oder überholte Medikamentenpläne können im Ernstfall für Verwirrung sorgen.

Sie sollten deshalb entweder entfernt oder eindeutig als nicht mehr aktuell gekennzeichnet werden.

Mehrere Versionen von Vorsorgedokumenten vermeiden

Besonders bei Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung und Betreuungsverfügung sollte erkennbar sein, welche Fassung aktuell ist.

Neue Versionen sollten möglichst mit Datum versehen und alte Fassungen entsprechend behandelt werden.

Notfallordner nicht unnötig überfüllen

Ein Ordner mit hunderten unsortierten Seiten kann im Ernstfall ebenso unübersichtlich sein wie fehlende Unterlagen.

Praktischer ist eine klare Gliederung mit:

• Registerblättern,
• Übersichtsseiten,
• kurzen Kontaktlisten und
• Hinweisen auf separat aufbewahrte Originale.

Was sollte nicht in den Notfallordner?

Bestimmte Informationen sollten nur mit besonderer Vorsicht oder überhaupt nicht offen im Ordner aufbewahrt werden.

Dazu gehören insbesondere:

• Bankkarten-PINs,
• Online-Banking-Passwörter,
• TAN-Listen,
• Kreditkarten-PINs,
• Master-Passwörter,
• ungeschützte Zugangscodes und
• andere Informationen, die bei unberechtigtem Zugriff unmittelbar missbraucht werden könnten.

Typische Fehler beim Notfallordner

• Niemand kennt den Ordner: Angehörige wissen im Ernstfall nicht, dass er existiert.
• Ordner ist veraltet: Ansprechpartner, Versicherungen und Medikamente stimmen nicht mehr.
• Keine Struktur: Wichtige Dokumente verschwinden zwischen unwichtigen Unterlagen.
• Zu viele Originale: Wertvolle Dokumente sind unnötig einem Verlust ausgesetzt.
• Passwörter liegen offen: Sensible Zugangsdaten können missbraucht werden.
• Vorsorgedokumente fehlen: Patientenverfügung oder Vollmachten wurden nie erstellt.
• Mehrere widersprüchliche Fassungen: Es ist nicht eindeutig, welches Dokument aktuell ist.
• Keine Hinweise auf externe Unterlagen: Testament oder Originalurkunden liegen woanders, ohne dass dies dokumentiert wurde.

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Downloads enthalten dieselbe Checklistenstruktur.

• Word: ideal, wenn Bereiche individuell ergänzt, gelöscht oder auf die eigene Lebenssituation angepasst werden sollen.
• PDF: praktisch zum Ausdrucken, Abhaken und gemeinsamen Durchgehen der vorhandenen Dokumente.

Notfallordner Checkliste individuell anpassen

Ein Notfallordner sollte zur persönlichen Lebenssituation passen. Wer keine Immobilie besitzt, benötigt keine umfangreichen Immobilienunterlagen. Selbstständige, Familien oder pflegebedürftige Personen brauchen dagegen möglicherweise zusätzliche Bereiche.

Die Vorlage ist deshalb modular aufgebaut. Nicht benötigte Punkte können ausgelassen und eigene Dokumente jederzeit ergänzt werden.