Mietkaution Rückzahlung Musterbrief (Word & PDF)

Mit unserem kostenlosen Mietkaution Rückzahlung Musterbrief kannst du nach dem Ende eines Mietverhältnisses die Abrechnung und Rückzahlung deiner hinterlegten Kaution schriftlich anfordern. Die Vorlage enthält verschiedene Auswahlmöglichkeiten für die vollständige Rückzahlung, eine ausstehende Kautionsabrechnung, eine bereits erfolgte Teilzahlung sowie einen möglichen Einbehalt wegen noch offener Betriebskosten.

Nach dem Auszug wird eine Mietkaution nicht in jedem Fall sofort fällig. Der Vermieter darf zunächst prüfen, ob noch Ansprüche aus dem beendeten Mietverhältnis bestehen. Sobald die Kaution jedoch nicht mehr zur Sicherung berechtigter Ansprüche benötigt wird, ist sie beziehungsweise der nicht mehr benötigte Teil abzurechnen und zurückzugeben.

Der Musterbrief steht als Word- und PDF-Datei zur Verfügung. Die Word-Version lässt sich vollständig an den eigenen Fall anpassen. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken, Ausfüllen und anschließenden Versenden.

Wann kann ich meine Mietkaution zurückfordern?

Der Anspruch auf Rückzahlung der Mietkaution entsteht nicht zwangsläufig bereits am Tag der Schlüsselübergabe.

Nach Beendigung des Mietverhältnisses darf der Vermieter zunächst prüfen, ob beispielsweise noch Forderungen bestehen wegen:

• offener Mietzahlungen,
• berechtigter Schadensersatzansprüche,
• sonstiger Forderungen aus dem Mietverhältnis oder
• einer noch zu erwartenden Betriebskostennachzahlung.

Ist diese Prüfung abgeschlossen und wird die Kaution nicht mehr als Sicherheit benötigt, kann die Rückzahlung verlangt werden.

Gibt es eine gesetzliche Frist für die Rückzahlung der Mietkaution?

Eine starre gesetzliche Frist wie beispielsweise „immer drei Monate“ oder „immer sechs Monate“ gibt es für die Rückzahlung der Mietkaution nicht.

Die Rechtsprechung gewährt dem Vermieter vielmehr eine angemessene Prüfungs- und Abrechnungsfrist. Wie lange diese dauert, hängt von den Umständen des jeweiligen Mietverhältnisses ab.

Deshalb sollte ein Musterbrief nicht pauschal behaupten, dass die Kaution nach exakt sechs Monaten automatisch vollständig fällig sein müsse.

So verwendest du den Musterbrief

1. Datei herunterladen: Wähle Word zum Bearbeiten oder PDF zum Ausdrucken.
2. Mietverhältnis eintragen: Ergänze Adresse der ehemaligen Wohnung und das Ende des Mietverhältnisses.
3. Kautionsbetrag ergänzen: Trage die ursprünglich gezahlte Mietsicherheit ein.
4. Situation auswählen: Entscheide, ob du vollständige Rückzahlung, Abrechnung oder einen Restbetrag verlangst.
5. Betriebskosten berücksichtigen: Falls noch eine Abrechnung aussteht, kann dies im Schreiben ausdrücklich angesprochen werden.
6. Bankverbindung angeben: Nenne das Konto, auf das die Auszahlung erfolgen soll.
7. Angemessene Frist setzen: Bitte um Zahlung beziehungsweise Abrechnung bis zu einem konkreten Datum.
8. Unterlagen beifügen: Falls sinnvoll, kannst du beispielsweise das Übergabeprotokoll ergänzen.
9. Kopie aufbewahren: Bewahre das Schreiben und den Versandnachweis für deine Unterlagen auf.

Beispiel für die Rückforderung der Mietkaution

Kautionsabrechnung verlangen

Ist die Kaution noch nicht zurückgezahlt worden, kann zunächst eine nachvollziehbare Abrechnung verlangt werden.

Daraus sollte hervorgehen, ob und weshalb Beträge zurückbehalten oder verrechnet werden.

Der Musterbrief enthält deshalb eine Variante, mit der ausdrücklich um eine Kautionsabrechnung gebeten werden kann.

Vollständige Rückzahlung verlangen

Bestehen nach angemessener Prüfungszeit keine offenen Ansprüche mehr und ist auch kein berechtigter Einbehalt erforderlich, kann die vollständige Auszahlung der Kaution verlangt werden.

Teilrückzahlung der Mietkaution

Es muss nicht immer die gesamte Kaution gleichzeitig zurückgezahlt werden.

Wenn nur für einen bestimmten möglichen Anspruch noch Sicherheit benötigt wird, kann die Frage entstehen, ob der darüber hinausgehende Teil bereits freigegeben werden kann.

Der Musterbrief enthält deshalb auch die Möglichkeit, ausdrücklich eine Teilrückzahlung des unstreitigen beziehungsweise nicht mehr benötigten Betrags zu verlangen.

Beispiel für eine Teilrückzahlung

Ob ein bestimmter Einbehalt in dieser Höhe tatsächlich gerechtfertigt ist, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab.

Darf der Vermieter wegen Nebenkosten einen Teil der Kaution behalten?

Ja, unter bestimmten Voraussetzungen kann ein angemessener Teil der Kaution zunächst als Sicherheit für eine noch zu erwartende Betriebskostennachforderung einbehalten werden.

Der Bundesgerichtshof hat anerkannt, dass der Vermieter nach Beendigung des Mietverhältnisses einen angemessenen Teil der Sicherheit bis zur ausstehenden Betriebskostenabrechnung zurückbehalten kann, wenn mit einer Nachforderung zu rechnen ist.

Nicht automatisch die gesamte Kaution wegen Nebenkosten einbehalten

Eine noch ausstehende Betriebskostenabrechnung bedeutet nicht automatisch, dass unabhängig von der Höhe einer möglichen Nachforderung die komplette Kaution bis zur Abrechnung blockiert werden muss.

Maßgeblich ist, welcher Sicherungsbedarf im konkreten Fall tatsächlich besteht.

Beispiel bei noch offener Betriebskostenabrechnung

Wann wird die Betriebskostenabrechnung fällig?

Die Betriebskostenabrechnung folgt eigenen gesetzlichen Regeln und sollte nicht mit der Abrechnung der Mietkaution verwechselt werden.

Bei vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen muss der Vermieter nach § 556 BGB grundsätzlich jährlich abrechnen.

Die Abrechnung ist dem Mieter grundsätzlich spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.

Kaution und Nebenkosten sind unterschiedliche Ansprüche

Mietkaution und Betriebskostenabrechnung sollten getrennt betrachtet werden.

Darf der Vermieter Schäden von der Kaution abziehen?

Die Kaution dient grundsätzlich auch zur Sicherung berechtigter Ansprüche aus dem Mietverhältnis.

Behauptet der Vermieter einen Schaden, sollte nachvollziehbar sein:

• welcher konkrete Schaden gemeint ist,
• welcher Betrag verlangt wird,
• wie sich der Betrag zusammensetzt und
• ob der Anspruch tatsächlich dem Mieter zugerechnet wird.

Normale Gebrauchsspuren sind nicht automatisch ein Schaden

Eine Wohnung darf durch vertragsgemäße Nutzung gewöhnliche Abnutzungserscheinungen aufweisen.

§ 538 BGB bestimmt, dass Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch herbeigeführt werden, vom Mieter nicht zu vertreten sind.

Den Gesetzestext findest du unter § 538 BGB.

Wohnungsübergabeprotokoll als Nachweis

Bei Streit über den Zustand der Wohnung kann ein Übergabeprotokoll besonders hilfreich sein.

Darin können beispielsweise dokumentiert sein:

• vorhandene Schäden,
• bereits bekannte Mängel,
• Zustand der Räume,
• Zählerstände,
• übergebene Schlüssel und
• weitere Vereinbarungen.

Eine passende Vorlage findest du unter Wohnungsübergabeprotokoll Vorlage.

Fotos vom Auszug aufbewahren

Zusätzlich zum Übergabeprotokoll können Fotos des Wohnungszustands hilfreich sein.

Besonders sinnvoll sind Bilder von:

• jedem Raum,
• Bodenbelägen,
• Bad und Küche,
• bereits bekannten Beschädigungen und
• der vollständig geräumten Wohnung.

Offene Mietzahlungen

Bestehen noch unbezahlte Mietforderungen, kann die Kaution grundsätzlich weiterhin Sicherungsfunktion haben.

Ist unklar, welche Forderung geltend gemacht wird, kann im Musterbrief eine genaue Abrechnung verlangt werden.

Sonstige Forderungen des Vermieters

Neben Miete und möglichen Schäden können je nach Mietverhältnis weitere Ansprüche im Raum stehen.

Der Vermieter sollte jedoch nachvollziehbar darstellen, worauf ein Einbehalt gestützt wird.

Kaution mit Forderungen verrechnen

Nach Beendigung des Mietverhältnisses kann der Vermieter unter bestimmten Voraussetzungen berechtigte Forderungen mit der Kaution verrechnen.

Aus einer Abrechnung sollte dann hervorgehen:

• ursprüngliche Kautionshöhe,
• gegebenenfalls angefallene Erträge,
• verrechnete Forderungen,
• zurückbehaltener Betrag und
• auszuzahlender Restbetrag.

Zinsen auf die Mietkaution

Bei einer als Geldsumme geleisteten Mietsicherheit enthält § 551 Abs. 3 BGB Vorgaben zur Anlage.

Der Vermieter hat die Sicherheit grundsätzlich getrennt von seinem Vermögen anzulegen. Die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit.

Wie hoch sind die Kautionszinsen?

Die tatsächliche Höhe hängt von der vereinbarten beziehungsweise gesetzlich vorgesehenen Anlageform und dem jeweiligen Zinsniveau ab.

Bei langjährigen Mietverhältnissen kann deshalb neben der ursprünglich gezahlten Kaution ein zusätzlicher Ertragsbetrag vorhanden sein.

Keine Zinsen bei bestimmten Wohnheimen

§ 551 Abs. 3 BGB enthält eine Ausnahme für Wohnraum in Studenten- oder Jugendwohnheimen. Dort besteht für die Sicherheitsleistung keine gesetzliche Verzinsungspflicht nach dieser Vorschrift.

Wie hoch darf eine Mietkaution sein?

Bei Wohnraum ist eine vereinbarte Mietsicherheit nach § 551 Abs. 1 BGB grundsätzlich auf höchstens drei monatliche Nettokaltmieten begrenzt.

Kaution in Raten zahlen

Bei einer als Geldsumme zu leistenden Wohnraummietkaution räumt § 551 Abs. 2 BGB dem Mieter das Recht ein, die Sicherheit in drei gleichen monatlichen Teilzahlungen zu leisten.

Für die spätere Rückzahlung ist jedoch grundsätzlich die tatsächlich geleistete Sicherheit einschließlich der zugehörigen Erträge relevant.

Bankverbindung im Schreiben angeben

Damit die Rückzahlung problemlos erfolgen kann, sollte eine aktuelle Bankverbindung angegeben werden.

Sinnvolle Angaben sind:

• Kontoinhaber,
• IBAN und
• gegebenenfalls BIC bei erforderlichen internationalen Überweisungen.

Altes Mietkonto nicht automatisch weiterverwenden

Wer seit dem Auszug die Bank gewechselt hat, sollte die aktuelle Bankverbindung ausdrücklich nennen.

Dadurch lässt sich vermeiden, dass die Rückzahlung auf ein inzwischen geschlossenes Konto angewiesen wird.

Konkrete Zahlungsfrist setzen

Im Musterbrief sollte ein konkretes Datum genannt werden.

Statt:

ist eine eindeutige Formulierung praktischer:

Die gesetzte Frist sollte zur bisherigen Dauer seit Mietende und zur konkreten Situation passen.

Wie lange sollte die Zahlungsfrist im Schreiben sein?

Eine häufig verwendete praktische Frist sind beispielsweise 10 bis 14 Tage.

Das bedeutet jedoch nicht, dass dadurch ein zuvor noch nicht fälliger Kautionsrückzahlungsanspruch automatisch fällig wird.

Vor einer förmlichen Zahlungsaufforderung sollte deshalb berücksichtigt werden, wie lange das Mietverhältnis bereits beendet ist und ob noch nachvollziehbare offene Fragen bestehen.

Musterbrief kurz nach dem Auszug verwenden

Auch kurz nach dem Mietende kann die Vorlage verwendet werden, allerdings sollte sie dann eher als Bitte um Abrechnung beziehungsweise Information formuliert werden.

Musterbrief nach längerer Wartezeit verwenden

Ist bereits längere Zeit vergangen und wurden keine konkreten Forderungen mitgeteilt, kann das Schreiben deutlicher auf Abrechnung und Auszahlung gerichtet werden.

Wichtig bleibt, die tatsächlichen Umstände des jeweiligen Mietverhältnisses zu berücksichtigen.

Vermieter nennt keinen Grund für den Einbehalt

Wird die Kaution weiterhin vollständig einbehalten, ohne dass erkennbar ist, welche Forderungen noch geprüft oder gesichert werden sollen, kann ausdrücklich um eine nachvollziehbare Abrechnung gebeten werden.

Abrechnung schriftlich anfordern

Eine schriftliche Anfrage hat den Vorteil, dass später nachvollziehbar ist:

• wann die Rückzahlung verlangt wurde,
• welcher Betrag angesprochen wurde,
• welche Bankverbindung genannt wurde und
• welche Frist gesetzt wurde.

Musterbrief per Post versenden

Wer einen späteren Zugang nachweisen möchte, sollte einen geeigneten Versandweg wählen.

Welche Versandart im konkreten Fall sinnvoll ist, hängt davon ab, wie wichtig ein späterer Nachweis des Zugangs ist.

Musterbrief per E-Mail

Eine einfache E-Mail kann für die normale Kommunikation praktisch sein.

Bei einem späteren Streit kann allerdings relevant werden, ob und wann eine Nachricht tatsächlich zugegangen ist.

Deshalb kann bei einer förmlichen Zahlungsaufforderung zusätzlich ein besser dokumentierbarer Versand sinnvoll sein.

Neue Anschrift mitteilen

Nach dem Auszug sollte der ehemalige Vermieter eine aktuelle Kontaktanschrift haben.

Dies ist insbesondere hilfreich für:

• Kautionsabrechnung,
• Betriebskostenabrechnung,
• weitere Korrespondenz und
• eventuelle Rückfragen.

Mietvertrag bereithalten

Vor dem Schreiben kann der alte Mietvertrag noch einmal geprüft werden.

Dort finden sich beispielsweise:

• Höhe der ursprünglich vereinbarten Kaution,
• Art der Sicherheit,
• Mietbeginn,
• Vertragsparteien und
• gegebenenfalls besondere Vereinbarungen.

Kautionsnachweis beifügen

Wenn die Höhe oder Zahlung der Kaution streitig ist, kann ein vorhandener Zahlungsnachweis hilfreich sein.

Zum Beispiel:

• Kontoauszug,
• Quittung,
• Kautionssparbuch oder
• andere geeignete Unterlagen.

Barkaution und Kautionssparbuch unterscheiden

Eine Mietkaution kann unterschiedlich gestellt werden.

Zum Beispiel durch:

• Überweisung an den Vermieter,
• Kautionssparbuch,
• verpfändetes Sparkonto oder
• andere vereinbarte Sicherheiten.

Je nach Art der Sicherheit kann statt einer Überweisung beispielsweise die Freigabe eines verpfändeten Kontos erforderlich sein.

Kautionsbürgschaft

Bei einer Bürgschaft wurde dem Vermieter möglicherweise gar kein Kautionsbetrag überwiesen.

Nach Mietende geht es dann regelmäßig nicht um die Auszahlung eines Geldbetrags, sondern um die Freigabe beziehungsweise Rückgabe der Sicherungsunterlagen.

Der Musterbrief sollte in einem solchen Fall entsprechend angepasst werden.

Mehrere Mieter

Bei mehreren Mietern sollte berücksichtigt werden, wer Vertragspartner war und wie die Kaution ursprünglich geleistet wurde.

Auch das Konto für die Rückzahlung sollte eindeutig angegeben werden.

Kaution von Eltern bezahlt

Hat eine andere Person die Kaution finanziert, bedeutet dies nicht automatisch, dass der Vermieter den Rückzahlungsbetrag an diese Person auszahlen muss.

Entscheidend sind unter anderem das konkrete Mietverhältnis und die Sicherungsvereinbarung.

Bei mehreren Beteiligten sollte daher eindeutig geklärt werden, an wen die Kaution zurückzuzahlen ist.

Eigentümerwechsel während des Mietverhältnisses

Hat die Wohnung während des Mietverhältnisses den Eigentümer gewechselt, können besondere gesetzliche Regelungen zur Mietsicherheit relevant sein.

§ 566a BGB regelt die Mietsicherheit bei Veräußerung von Wohnraum.

Den Gesetzestext findest du unter § 566a BGB.

Vermieter reagiert nicht

Reagiert der ehemalige Vermieter trotz nachvollziehbarer Zahlungsaufforderung nicht, können weitere Schritte geprüft werden.

Je nach Sachverhalt kommen beispielsweise in Betracht:

• erneute schriftliche Aufforderung,
• Mieterverein,
• anwaltliche Prüfung,
• gerichtliches Mahnverfahren oder
• Klage auf Zahlung.

Welche Vorgehensweise sinnvoll ist, hängt insbesondere von Betrag, Fälligkeit und möglichen Gegenforderungen ab.

Verzug und Verzugszinsen

Ist ein fälliger Zahlungsanspruch gegeben und gerät der Schuldner in Verzug, können die allgemeinen gesetzlichen Verzugsregeln relevant werden.

Die Voraussetzungen richten sich insbesondere nach §§ 286 und 288 BGB.

Die Vorlage konzentriert sich deshalb zunächst darauf, einen konkreten Rückzahlungsbetrag beziehungsweise eine Abrechnung schriftlich anzufordern und eine eindeutige Frist zu setzen.

Nicht vorschnell Verzugszinsen verlangen

Verzugszinsen setzen einen fälligen Anspruch und die weiteren gesetzlichen Voraussetzungen des Verzugs voraus.

Sie sollten daher nicht allein deshalb verlangt werden, weil seit der Wohnungsübergabe ein bestimmter Zeitraum vergangen ist.

Verjährung der Kautionsrückzahlung

Auch Rückzahlungsansprüche können der Verjährung unterliegen.

Bei älteren Mietverhältnissen sollte deshalb nicht unbegrenzt abgewartet werden.

Wann die Verjährung im konkreten Fall beginnt und welche Ereignisse sie beeinflussen, hängt von den Umständen und den allgemeinen Verjährungsvorschriften ab.

Auszug und Kautionsabrechnung vorbereiten

Bereits beim Auszug kann einiges getan werden, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.

Sinnvoll sind insbesondere:

• Wohnungsübergabeprotokoll,
• Fotos,
• Zählerstände,
• Dokumentation aller Schlüssel,
• aktuelle Anschrift und
• aktuelle Bankverbindung.

Schlüssel vollständig zurückgeben

Eine vollständige Rückgabe der überlassenen Schlüssel sollte im Übergabeprotokoll festgehalten werden.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Wohnungsschlüssel,
• Haustürschlüssel,
• Briefkastenschlüssel,
• Kellerschlüssel und
• Garagen- oder Stellplatzschlüssel.

Zählerstände dokumentieren

Zählerstände können für spätere Abrechnungen wichtig sein.

Je nach Wohnung können erfasst werden:

• Strom,
• Gas,
• Wasser und
• weitere individuelle Verbrauchszähler.

Wohnungszustand bei Einzug mit dem Auszug vergleichen

Ein Übergabeprotokoll vom Beginn des Mietverhältnisses kann bei späteren Diskussionen besonders hilfreich sein.

Bereits beim Einzug vorhandene Schäden sollten dem Mieter nicht nachträglich als neu verursachte Schäden zugerechnet werden.

Wohnungsbesichtigung vor der Anmietung

Viele spätere Probleme lassen sich bereits vor Vertragsschluss besser einschätzen.

Für eine neue Wohnung kannst du deshalb unsere Wohnungsbesichtigung Checkliste verwenden.

Neuen Mietvertrag sorgfältig prüfen

Bei einem neuen Mietverhältnis sollte insbesondere geprüft werden, wie hoch die verlangte Sicherheit ist und in welcher Form sie gestellt werden soll.

Eine passende Grundlage findest du unter Mietvertrag Vorlage.

Typische Fehler bei der Rückforderung der Mietkaution

• Starre Sechs-Monats-Frist behaupten: Die Rückzahlungsfrist richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls.
• Keine Bankverbindung: Der Vermieter muss erneut nachfragen.
• Keine konkrete Wohnung angegeben: Bei mehreren Mietobjekten ist der Vorgang nicht eindeutig.
• Kautionshöhe nicht genannt: Eine klare Abrechnung wird erschwert.
• Nebenkosten völlig ignoriert: Eine noch zu erwartende Nachforderung kann einen angemessenen Einbehalt rechtfertigen.
• Sofort komplette Auszahlung verlangen: Obwohl berechtigte offene Ansprüche noch geprüft werden.
• Keine schriftliche Dokumentation: Später ist unklar, wann die Rückzahlung verlangt wurde.
• Erträge vergessen: Bei einer Barkaution gehören die Erträge grundsätzlich zur Sicherheit.
• Alte Kontaktadresse: Abrechnung und weitere Schreiben erreichen den ehemaligen Mieter nicht.

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Downloads enthalten denselben Musterbrief mit verschiedenen Auswahlmöglichkeiten.

• Word: ideal, um Kautionsbetrag, Mietdaten, Frist, Bankverbindung und individuelle Forderungen direkt am Computer anzupassen.
• PDF: praktisch zum Ausdrucken, handschriftlichen Ergänzen und anschließenden Versenden.

Musterbrief individuell anpassen

Die konkrete Situation nach einem Mietende kann sehr unterschiedlich sein. Manchmal sind sämtliche Abrechnungen erledigt, manchmal steht noch eine Betriebskostenabrechnung aus oder ein Teil der Kaution wurde bereits ausgezahlt.

Die Vorlage enthält deshalb verschiedene Varianten. Nicht zutreffende Passagen können in der Word-Version entfernt oder in der PDF-Version entsprechend nicht ausgewählt werden.