Leihvertrag Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Leihvertrag Vorlage kannst du die vorübergehende und unentgeltliche Überlassung eines Gegenstands schriftlich festhalten. Das Muster eignet sich beispielsweise für Fahrräder, Werkzeuge, Maschinen, Elektronik, Möbel oder andere private Gegenstände, die für einen bestimmten Zeitraum verliehen werden.

Die Vorlage steht als PDF und Word-Datei zur Verfügung. Die PDF-Version kannst du direkt ausdrucken und handschriftlich ausfüllen. Die Word-Version lässt sich am Computer bearbeiten und an den konkreten Leihgegenstand sowie individuelle Vereinbarungen anpassen.

Wann ist ein Leihvertrag sinnvoll?

Ein schriftlicher Leihvertrag kann sinnvoll sein, wenn ein Gegenstand für eine bestimmte Zeit kostenlos an eine andere Person überlassen wird. Gerade bei wertvolleren Sachen oder längeren Leihzeiträumen hilft eine schriftliche Vereinbarung dabei, wichtige Punkte nachvollziehbar festzuhalten.

Typische Beispiele sind:

• Fahrräder oder E-Bikes
• Werkzeuge und Maschinen
• Elektrogeräte
• Kameras und technische Geräte
• Möbel
• Musikinstrumente
• Garten- oder Arbeitsgeräte
• Sportausrüstung
• sonstige private Gegenstände

Die Vorlage ist dabei bewusst allgemein gehalten, sodass sie für unterschiedliche Arten von Gegenständen verwendet werden kann.

Leihvertrag oder Mietvertrag – wo liegt der Unterschied?

Ein Leihvertrag wird typischerweise verwendet, wenn ein Gegenstand unentgeltlich überlassen wird. Wird dagegen eine Zahlung für die Nutzung vereinbart, handelt es sich nicht mehr um dieselbe Art von Vereinbarung.

Deshalb enthält unsere Vorlage ausdrücklich die Formulierung, dass der Leihgegenstand kostenlos überlassen wird. Zusätzliche laufende Kosten oder andere individuelle Vereinbarungen können separat eingetragen werden.

Welche Angaben gehören in einen Leihvertrag?

Damit der Vertrag später eindeutig nachvollzogen werden kann, sollten sowohl die beteiligten Personen als auch der Leihgegenstand möglichst genau beschrieben werden.

• Verleiher: Vor- und Nachname sowie Anschrift der Person, die den Gegenstand überlässt.
• Entleiher: Name und Anschrift der Person, die den Gegenstand erhält.
• Leihgegenstand: genaue Bezeichnung des Gegenstands.
• Hersteller und Modell: sofern vorhanden.
• Seriennummer: sinnvoll bei eindeutig gekennzeichneten Geräten.
• Zubehör: mitübergebene Kabel, Schlüssel, Taschen oder sonstige Teile.
• Zustand: vorhandene Schäden oder Gebrauchsspuren.
• Leihdauer: Beginn und vereinbarter Rückgabezeitpunkt.
• Nutzungszweck: falls eine bestimmte Nutzung vereinbart wird.
• Rückgabe: Ort und besondere Vereinbarungen zur Rückgabe.
• Unterschriften: von Verleiher und Entleiher.

So füllst du die Leihvertrag Vorlage aus

Die Vorlage führt Schritt für Schritt durch die wichtigsten Angaben. Vor der Unterschrift sollte geprüft werden, ob alle individuellen Vereinbarungen vollständig eingetragen wurden.

1. Vertragspartner eintragen: Ergänze die Daten von Verleiher und Entleiher.
2. Leihgegenstand beschreiben: Gib Bezeichnung, Hersteller, Modell und gegebenenfalls Seriennummer an.
3. Zubehör aufführen: Notiere alles, was zusätzlich übergeben wird.
4. Zustand dokumentieren: Halte bereits vorhandene Gebrauchsspuren oder Schäden fest.
5. Leihdauer festlegen: Trage Beginn und geplante Rückgabe ein.
6. Nutzungszweck ergänzen: Falls nötig, beschreibe, wofür der Gegenstand verwendet werden darf.
7. Rückgabe vereinbaren: Lege Rückgabeort und weitere Absprachen fest.
8. Vertrag unterschreiben: Beide Parteien sollten ein unterschriebenes Exemplar erhalten.

Leihgegenstand möglichst genau beschreiben

Die genaue Beschreibung des Gegenstands gehört zu den wichtigsten Bestandteilen eines Leihvertrags. Allgemeine Angaben wie „Fahrrad“ oder „Bohrmaschine“ können bei mehreren ähnlichen Gegenständen zu Unklarheiten führen.

Sinnvoll sind deshalb zusätzliche Angaben wie:

• Marke oder Hersteller
• Modellbezeichnung
• Farbe
• Seriennummer
• Inventarnummer
• besondere Kennzeichen
• mitübergebenes Zubehör

Je genauer der Gegenstand bezeichnet wird, desto leichter lässt sich später feststellen, welcher konkrete Gegenstand Bestandteil der Vereinbarung war.

Zustand bei der Übergabe festhalten

Vor allem bei wertvolleren Gegenständen empfiehlt es sich, den Zustand bei der Übergabe zu dokumentieren. Bereits vorhandene Kratzer, Beschädigungen oder andere Gebrauchsspuren können direkt in der Vorlage eingetragen werden.

Zusätzlich können Fotos angefertigt werden. Das ist insbesondere dann praktisch, wenn sich der Zustand nicht vollständig mit wenigen Worten beschreiben lässt.

Auch die Funktionstüchtigkeit kann festgehalten werden, wenn sie für den jeweiligen Gegenstand relevant ist.

Zubehör nicht vergessen

Viele Gegenstände werden zusammen mit Zubehör verliehen. Wird dieses nicht dokumentiert, kann bei der Rückgabe unklar sein, welche Teile ursprünglich mitübergeben wurden.

Typische Beispiele sind:

• Ladegeräte
• Kabel
• Akkus
• Fernbedienungen
• Schlüssel
• Transporttaschen
• Werkzeugaufsätze
• Bedienungsanleitungen

In unserer Vorlage gibt es deshalb einen eigenen Bereich für mitübergebenes Zubehör.

Leihdauer und Rückgabe eindeutig vereinbaren

Bei einer Leihe sollte möglichst klar feststehen, wann der Gegenstand zurückgegeben werden soll. In der Vorlage kann entweder ein konkretes Rückgabedatum oder eine Rückgabe nach vorheriger Absprache festgehalten werden.

Ein fester Termin ist besonders sinnvoll, wenn der Verleiher den Gegenstand anschließend selbst benötigt oder bereits anderweitig eingeplant hat.

Zusätzlich kann ein bestimmter Rückgabeort vereinbart werden.

Nutzungszweck im Vertrag festhalten

Bei manchen Leihgegenständen kann es sinnvoll sein, den vorgesehenen Nutzungszweck einzutragen. Dadurch wird dokumentiert, für welchen Zweck der Gegenstand überlassen wurde.

Beispiele:

• Werkzeug für private Renovierungsarbeiten
• Kamera für eine Veranstaltung
• Fahrrad für einen bestimmten Reisezeitraum
• Maschine für ein konkretes Projekt

Besondere Einschränkungen oder individuelle Vereinbarungen können ebenfalls in der Vorlage ergänzt werden.

Ist eine Kaution beim Leihvertrag möglich?

Bei privaten Leihgaben kann zusätzlich eine Kaution vereinbart werden. Ob das sinnvoll ist, hängt insbesondere vom Wert des Gegenstands und der individuellen Vereinbarung ab.

Unsere Vorlage enthält dafür einen optionalen Abschnitt. Dort kann entweder festgehalten werden, dass keine Kaution vereinbart wurde, oder ein konkreter Betrag eingetragen werden.

Wenn Geld tatsächlich übergeben wird, kann ergänzend eine Bestätigung Geld erhalten Vorlage sinnvoll sein, um den Empfang des Betrags separat zu dokumentieren.

Welche Kosten können trotz kostenloser Leihe entstehen?

Auch wenn die eigentliche Überlassung kostenlos erfolgt, können während der Nutzung Kosten entstehen. Das kann beispielsweise bei Verbrauchsmaterialien, Kraftstoff oder anderen laufenden Aufwendungen der Fall sein.

In der Vorlage lässt sich deshalb individuell festhalten, ob:

• keine weiteren Kosten entstehen,
• bestimmte Verbrauchskosten vom Entleiher getragen werden oder
• eine andere Kostenregelung vereinbart wurde.

Dadurch bleibt die unentgeltliche Leihe von zusätzlichen Ausgaben klar getrennt.

Beispiel für einen einfachen privaten Leihvertrag

Ein Leihvertrag muss nicht unnötig kompliziert formuliert werden. Wichtig ist, dass die wesentlichen Angaben zum Gegenstand und zur Rückgabe eindeutig dokumentiert werden.

Was sollte bei der Rückgabe geprüft werden?

Bei der Rückgabe sollte gemeinsam kontrolliert werden, ob der Gegenstand und das übergebene Zubehör vollständig zurückgegeben wurden.

Praktisch ist insbesondere die Prüfung folgender Punkte:

• Ist der richtige Gegenstand zurückgegeben worden?
• Ist das Zubehör vollständig?
• Sind Schlüssel oder andere zusätzliche Teile vorhanden?
• Hat sich der dokumentierte Zustand wesentlich verändert?
• Wurde der vereinbarte Rückgabezeitpunkt eingehalten?

Bei wertvolleren Gegenständen können auch bei der Rückgabe Fotos hilfreich sein.

Leihvertrag für mehrere Gegenstände

Wer mehrere Gegenstände gleichzeitig verleiht, kann sie entweder gemeinsam in der Beschreibung und beim Zubehör aufführen oder eine zusätzliche Liste als Anlage erstellen.

Eine separate Liste ist besonders praktisch, wenn beispielsweise eine größere Menge an Werkzeug, Veranstaltungstechnik oder mehreren Geräten verliehen wird.

Im Bereich „Weitere Vereinbarungen“ kann anschließend auf diese Anlage verwiesen werden.

Leihvertrag und private Geldvereinbarungen unterscheiden

Unsere Leihvertrag Vorlage ist für die kostenlose Überlassung eines Gegenstands gedacht. Wird dagegen Geld überlassen und später zurückgezahlt, ist eine gesonderte Vereinbarung häufig passender.

Für Rückzahlungen oder Teilzahlungen stehen bei Smartvorlagen beispielsweise eine Ratenzahlungsvereinbarung Vorlage und eine Schuldanerkenntnis Vorlage zur Verfügung.

Typische Fehler beim Leihvertrag vermeiden

Gerade bei privaten Leihgaben werden Vereinbarungen häufig nur mündlich getroffen. Bei wertvolleren Gegenständen lohnt es sich, einige Punkte ausdrücklich zu dokumentieren.

• Gegenstand zu ungenau beschrieben: Hersteller, Modell oder Seriennummer können die Zuordnung erleichtern.
• Zubehör fehlt: Ladegeräte, Schlüssel und andere Teile sollten aufgelistet werden.
• Kein Zustand dokumentiert: Vorhandene Schäden sollten bereits bei Übergabe festgehalten werden.
• Kein Rückgabetermin: Ein eindeutiger Termin verhindert Missverständnisse.
• Zusätzliche Absprachen nur mündlich: Wichtige Vereinbarungen sollten schriftlich ergänzt werden.
• Keine Kopie für beide Parteien: Verleiher und Entleiher sollten jeweils auf die Vereinbarung zugreifen können.

Word oder PDF – welche Version solltest du verwenden?

Beide Versionen enthalten dieselbe Grundstruktur. Welche Datei besser geeignet ist, hängt davon ab, wie du den Vertrag ausfüllen möchtest.

• PDF: ideal zum direkten Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen.
• Word: geeignet, wenn der Vertrag vor dem Ausdrucken individuell am Computer angepasst werden soll.

Die Word-Version ist besonders praktisch, wenn zusätzliche Vereinbarungen oder längere Beschreibungen eingefügt werden sollen.