Bestellformular Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Bestellformular Vorlage kannst du Waren, Materialien oder Dienstleistungen übersichtlich bestellen und die wichtigsten Angaben einheitlich dokumentieren. Die Vorlage eignet sich beispielsweise für Unternehmen, Selbstständige, Vereine, interne Beschaffungsprozesse und kleinere Betriebe.

Das Formular enthält Platz für Bestellnummer, Bestelldatum, Lieferant, Rechnungs- und Lieferadresse, Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Gesamtbetrag, Liefertermin, Kostenstelle und Freigabe.

Die Vorlage steht als Word- und PDF-Datei zur Verfügung. Die Word-Version lässt sich vollständig an den eigenen Beschaffungsprozess anpassen. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken, handschriftlichen Ausfüllen und Weitergeben.

Was ist ein Bestellformular?

Ein Bestellformular ist eine strukturierte Vorlage zur Erfassung einer Bestellung.

Typischerweise werden darin festgehalten:

• Bestellnummer,
• Bestelldatum,
• Besteller,
• Lieferant,
• Artikel oder Leistung,
• Menge,
• Einheit,
• Einzelpreis,
• Gesamtpreis,
• Liefertermin,
• Lieferadresse,
• Rechnungsadresse und
• interne Freigaben.

Wofür kann ein Bestellformular verwendet werden?

Ein Bestellformular kann in unterschiedlichen Beschaffungssituationen eingesetzt werden.

Zum Beispiel für:

• Bürobedarf,
• IT-Geräte,
• Werkzeuge,
• Maschinen,
• Ersatzteile,
• Verbrauchsmaterial,
• Dienstleistungen,
• Projektmaterial oder
• allgemeine betriebliche Beschaffungen.

Beispiel für ein ausgefülltes Bestellformular

So verwendest du die Bestellformular Vorlage

1. Bestellnummer vergeben: Verwende eine eindeutige Nummer für die spätere Zuordnung.
2. Besteller eintragen: Ergänze Unternehmen, Abteilung oder verantwortliche Person.
3. Lieferant angeben: Trage Name und Anschrift des Lieferanten ein.
4. Artikel erfassen: Ergänze Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Einheit.
5. Preise eintragen: Halte Einzelpreis, Zwischensumme und gegebenenfalls weitere Kosten fest.
6. Adressen prüfen: Unterscheide gegebenenfalls zwischen Liefer- und Rechnungsadresse.
7. Liefertermin festlegen: Gib ein konkretes gewünschtes Datum an.
8. Kostenstelle ergänzen: Ordne die Bestellung intern einem Bereich oder Projekt zu.
9. Freigabe einholen: Nutze bei Bedarf einen internen Genehmigungsprozess.
10. Bestellung archivieren: Bewahre Formular und spätere Bestellbestätigung zusammen auf.

Bestellnummer vergeben

Eine eindeutige Bestellnummer erleichtert die spätere Zuordnung.

Sie kann beispielsweise verwendet werden für:

• Lieferantenkommunikation,
• Wareneingang,
• Rechnungsprüfung,
• Projektzuordnung und
• Archivierung.

Einfaches Nummernsystem

Ein Bestellnummernsystem kann aus Jahr und laufender Nummer bestehen.

Bestellnummern eindeutig halten

Dieselbe Nummer sollte nicht mehrfach für unterschiedliche Bestellungen verwendet werden.

Sonst können Rechnungen, Lieferungen und interne Freigaben falsch zugeordnet werden.

Bestelldatum

Das Datum dokumentiert, wann die Bestellung erstellt beziehungsweise übermittelt wurde.

Dies ist insbesondere relevant für:

• Lieferfristen,
• Rückfragen,
• Bestellbestätigungen und
• interne Nachvollziehbarkeit.

Besteller eintragen

Bei betrieblichen Bestellungen sollte erkennbar sein, wer die Bestellung ausgelöst hat.

Je nach Organisation können angegeben werden:

• Name,
• Abteilung,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer oder
• Kostenstelle.

Lieferant eindeutig angeben

Der Lieferant sollte mit vollständigem Namen beziehungsweise Firmenbezeichnung angegeben werden.

Bei Bedarf können ergänzt werden:

• Anschrift,
• Kundennummer,
• Ansprechpartner,
• E-Mail-Adresse und
• Telefonnummer.

Kundennummer beim Lieferanten

Besteht bereits eine Geschäftsbeziehung, kann die eigene Kundennummer beim Lieferanten die Bearbeitung erleichtern.

Artikelnummer verwenden

Eine eindeutige Artikelnummer hilft dabei, Verwechslungen zu vermeiden.

Besonders bei ähnlichen Produkten sollte sie zusammen mit der Artikelbezeichnung verwendet werden.

Artikel genau beschreiben

Statt nur „Bürostuhl“ zu schreiben, ist eine konkrete Beschreibung sinnvoll.

Varianten berücksichtigen

Bei Artikeln mit verschiedenen Varianten sollten relevante Merkmale angegeben werden.

Zum Beispiel:

• Größe,
• Farbe,
• Ausführung,
• Material,
• Modell oder
• technische Variante.

Menge angeben

Die gewünschte Menge sollte eindeutig eingetragen werden.

Zusätzlich sollte die Einheit angegeben werden.

Menge und Einheit unterscheiden

Andere Einheiten können beispielsweise sein:

• Karton,
• Packung,
• Meter,
• Kilogramm,
• Liter oder
• Stunden.

Einzelpreis eintragen

Der Einzelpreis sollte eindeutig einer Einheit zugeordnet werden.

Beispielsweise:

Netto oder brutto eindeutig kennzeichnen

Ein häufiger Fehler bei Bestellungen ist die unklare Preisangabe.

Es sollte klar erkennbar sein, ob ein Preis:

• netto oder
• brutto

angegeben wird.

Zwischensumme berechnen

Die Positionssumme ergibt sich grundsätzlich aus Menge × Einzelpreis.

Mehrere Positionen erfassen

Bei mehreren Artikeln wird jede Position separat erfasst.

Am Ende werden die Positionssummen zusammengerechnet.

Rabatte dokumentieren

Wurde ein Rabatt vereinbart, sollte er nachvollziehbar ausgewiesen werden.

Zum Beispiel:

• Prozentrabatt,
• Mengenrabatt,
• Aktionsrabatt oder
• individuell vereinbarter Nachlass.

Beispiel Rabatt

Versandkosten berücksichtigen

Versand-, Verpackungs- oder Speditionskosten können den tatsächlichen Bestellwert erhöhen.

Wenn diese bereits bekannt sind, können sie separat angegeben werden.

Umsatzsteuer ausweisen

Wenn das Formular mit Nettoangaben arbeitet und die Umsatzsteuer berechnet werden soll, sollte der jeweils tatsächlich anwendbare Steuersatz verwendet werden.

Nicht jede Ware oder Dienstleistung unterliegt automatisch demselben Umsatzsteuersatz.

Gesamtbetrag

Am Ende sollte möglichst eindeutig erkennbar sein, welcher Gesamtbetrag erwartet wird.

Dazu können gehören:

• Warensumme,
• Rabatte,
• Versandkosten,
• sonstige Kosten und
• Umsatzsteuer.

Bestellformular ist keine Rechnung

Ein Bestellformular dient dazu, Waren oder Leistungen zu bestellen beziehungsweise eine Bestellung intern vorzubereiten.

Eine Rechnung erfüllt einen anderen Zweck und enthält insbesondere die Zahlungsforderung des Lieferanten.

Bestellformular ist kein Lieferschein

Auch ein Lieferschein erfüllt eine andere Funktion.

Er dokumentiert typischerweise, welche Waren tatsächlich geliefert wurden.

Bestellung und Vertragsschluss

Ein ausgefülltes Bestellformular ist nicht automatisch in jeder Situation gleichbedeutend mit einem bereits vollständig zustande gekommenen Vertrag.

Entscheidend ist, welche rechtlichen Erklärungen zwischen den Beteiligten abgegeben wurden.

Angebot und Annahme

Verträge kommen grundsätzlich durch übereinstimmende Willenserklärungen zustande – typischerweise Angebot und Annahme.

§ 145 BGB bestimmt, dass derjenige, der einem anderen die Schließung eines Vertrages anträgt, grundsätzlich an den Antrag gebunden ist, sofern die Bindung nicht ausgeschlossen wurde.

Den aktuellen Gesetzestext findest du unter § 145 BGB – Bindung an den Antrag.

Annahme einer Bestellung

Ob eine Bestellung bereits ein Angebot darstellt oder beispielsweise auf ein zuvor erhaltenes Angebot des Lieferanten reagiert, hängt vom konkreten Ablauf ab.

Auch Zeitpunkt und Form der Annahme können für den Vertragsschluss relevant sein.

§ 147 BGB – Annahmefrist

§ 147 BGB enthält Regeln dazu, innerhalb welcher Zeit ein Antrag grundsätzlich angenommen werden kann, wenn keine besondere Annahmefrist bestimmt wurde.

Den aktuellen Gesetzestext findest du unter § 147 BGB – Annahmefrist.

Bestellbestätigung

Nach einer Bestellung versenden Lieferanten häufig eine Bestell- oder Auftragsbestätigung.

Diese sollte mit dem eigenen Bestellformular verglichen werden.

Was sollte geprüft werden?

• Artikel,
• Menge,
• Preis,
• Rabatt,
• Versandkosten,
• Liefertermin,
• Lieferadresse und
• Zahlungsbedingungen.

Abweichungen sofort klären

Weicht eine Bestellbestätigung von der eigenen Bestellung ab, sollte dies möglichst vor Lieferung geklärt werden.

Bestellbestätigung nicht mit Eingangsbestätigung verwechseln

Eine automatische Nachricht wie „Ihre Bestellung ist bei uns eingegangen“ muss nicht in jedem Geschäftsmodell dieselbe rechtliche Bedeutung haben wie eine ausdrückliche Annahme der Bestellung.

Deshalb kommt es auf die konkrete Gestaltung des Bestellprozesses an.

Elektronische Bestellungen

Bei Verträgen im elektronischen Geschäftsverkehr können zusätzliche gesetzliche Anforderungen gelten.

§ 312i BGB verpflichtet einen Unternehmer in seinem Anwendungsbereich unter anderem dazu, den Zugang einer elektronischen Bestellung unverzüglich auf elektronischem Wege zu bestätigen.

Den aktuellen Gesetzestext findest du unter § 312i BGB – elektronischer Geschäftsverkehr.

Bestellungen zwischen Unternehmen

Bei geschäftlichen Bestellungen zwischen Unternehmen können individuelle Verträge, Rahmenvereinbarungen oder Allgemeine Geschäftsbedingungen zusätzliche Regelungen enthalten.

Das Bestellformular sollte dann mit diesen Vorgaben übereinstimmen.

Bestellung auf Grundlage eines Angebots

Liegt bereits ein konkretes Lieferantenangebot vor, sollte die Angebotsnummer im Formular angegeben werden.

Warum die Angebotsnummer wichtig ist

Damit lässt sich nachvollziehen, auf welche:

• Preise,
• Lieferbedingungen,
• Spezifikationen und
• Zahlungsbedingungen

sich die Bestellung bezieht.

Abweichungen vom Angebot kennzeichnen

Wer nur einen Teil eines Angebots bestellen oder einzelne Bedingungen ändern möchte, sollte dies ausdrücklich angeben.

Unklare Abweichungen können später zu Streit über Inhalt und Umfang der Bestellung führen.

Lieferadresse angeben

Die Lieferadresse sollte vollständig und eindeutig sein.

Besonders bei Unternehmen mit mehreren Standorten können zusätzlich wichtig sein:

• Gebäude,
• Lager,
• Etage,
• Ansprechpartner und
• Anlieferzeiten.

Rechnungsadresse unterscheiden

Rechnungs- und Lieferadresse können unterschiedlich sein.

Ansprechpartner für Lieferung

Bei größeren Lieferungen kann ein Ansprechpartner vor Ort angegeben werden.

Zum Beispiel mit:

• Name,
• Telefonnummer und
• E-Mail-Adresse.

Gewünschten Liefertermin eindeutig formulieren

Unklare Angaben wie „schnellstmöglich“ sind nicht immer ideal.

Besser kann ein konkretes Datum sein.

Fixtermin nicht leichtfertig verwenden

Wer einen rechtlich besonders bedeutsamen verbindlichen Liefertermin vereinbaren möchte, sollte diesen entsprechend eindeutig vertraglich vereinbaren und nicht lediglich beiläufig in ein Bemerkungsfeld schreiben.

Lieferzeit statt Lieferdatum

Bei manchen Bestellungen wird anstelle eines konkreten Datums eine Lieferzeit vereinbart.

Zum Beispiel:

Teillieferungen

Bei größeren Bestellungen sollte geklärt werden, ob Teillieferungen zulässig oder erwünscht sind.

Mögliche Angaben:

• Teillieferungen erlaubt,
• Teillieferungen nur nach Absprache oder
• nur Komplettlieferung.

Lieferart

Die gewünschte Lieferart kann ebenfalls eingetragen werden.

Zum Beispiel:

• Paketdienst,
• Spedition,
• Abholung,
• Kurier oder
• digitale Bereitstellung.

Zahlungsbedingungen

Sind Zahlungsbedingungen bereits vereinbart, können sie im Bestellformular wiederholt beziehungsweise referenziert werden.

Zum Beispiel:

• Zahlungsziel,
• Vorkasse,
• Teilzahlungen oder
• vereinbarte Skontobedingungen.

Zahlungsbedingungen nicht einseitig erfinden

Das bloße Eintragen einer gewünschten Zahlungsfrist in ein Formular bedeutet nicht automatisch, dass diese unabhängig von der übrigen Vertragslage wirksam vereinbart wurde.

Kostenstelle

In Unternehmen kann eine Kostenstelle die interne Zuordnung erleichtern.

Projektbezug

Wird etwas für ein konkretes Projekt bestellt, kann zusätzlich die Projektnummer eingetragen werden.

Projektkosten besser nachvollziehen

Durch den Projektbezug können spätere Kosten leichter dem richtigen Vorhaben zugeordnet werden.

Für eine strukturierte Projektplanung findest du unsere Projektplan Vorlage.

Interne Bestellanforderung

Ein Bestellformular kann auch rein intern verwendet werden.

Ein Mitarbeiter fordert beispielsweise einen Artikel an, während die eigentliche Bestellung erst nach Freigabe durch Einkauf oder Vorgesetzten erfolgt.

Interne Anforderung und externe Bestellung unterscheiden

Freigabeprozess

Unternehmen können festlegen, ab welchem Bestellwert eine Freigabe erforderlich ist.

Zum Beispiel:

• bis 250 €: Teamleitung,
• bis 2.500 €: Abteilungsleitung,
• darüber: Geschäftsführung.

Die konkreten Grenzen richten sich nach den internen Regeln des jeweiligen Unternehmens.

Vier-Augen-Prinzip

Bei größeren Beschaffungen kann vorgesehen werden, dass Bestellung und Freigabe durch unterschiedliche Personen erfolgen.

Dies kann die interne Kontrolle verbessern.

Unterschriftenfelder

Das Formular kann beispielsweise enthalten:

• erstellt von,
• fachlich geprüft,
• Budget geprüft und
• freigegeben von.

Digitale Freigabe

Eine interne Freigabe muss nicht zwangsläufig handschriftlich erfolgen.

Unternehmen können digitale Workflows, ERP-Systeme oder dokumentierte E-Mail-Freigaben verwenden.

Beschaffungsrichtlinien beachten

Existieren interne Einkaufs- oder Beschaffungsrichtlinien, sollte das Bestellformular darauf abgestimmt sein.

Budget vor Bestellung prüfen

Vor einer größeren Bestellung sollte geklärt werden, ob:

• Budget vorhanden ist,
• eine Freigabe erforderlich ist,
• mehrere Angebote eingeholt werden müssen oder
• ein Rahmenvertrag genutzt werden soll.

Lieferantenvergleich

Bei größeren Beschaffungen kann ein Preisvergleich sinnvoll sein.

Dabei sollte nicht ausschließlich der Stückpreis betrachtet werden.

Weitere Faktoren können sein:

• Versandkosten,
• Lieferzeit,
• Qualität,
• Garantie,
• Zahlungsbedingungen und
• Service.

Günstigster Preis ist nicht immer günstigste Bestellung

Ein Artikel kann bei einem Anbieter einen niedrigeren Stückpreis haben, aber durch hohe Versandkosten oder lange Lieferzeit insgesamt weniger attraktiv sein.

Bestellung von Dienstleistungen

Die Vorlage kann auch für Dienstleistungen angepasst werden.

Dann können statt Menge und Stückpreis beispielsweise relevant sein:

• Leistungsbeschreibung,
• Stundenumfang,
• Stundensatz,
• Leistungszeitraum,
• Projekt und
• Gesamtbudget.

Dienstleistung präzise beschreiben

Eine Angabe wie „Beratung“ ist häufig zu ungenau.

Materialbestellung

Bei Materialbestellungen sind häufig besonders wichtig:

• genaue Materialbezeichnung,
• Menge,
• Einheit,
• Qualität,
• Abmessungen und
• Liefertermin.

Bürobedarf bestellen

Bei regelmäßigem Bürobedarf kann ein wiederkehrendes Formular für standardisierte Artikel verwendet werden.

Beispielsweise:

• Papier,
• Ordner,
• Stifte,
• Toner und
• Versandmaterial.

IT-Hardware bestellen

Bei IT-Bestellungen sollte die genaue technische Variante angegeben werden.

Zum Beispiel:

• Modell,
• Prozessor,
• Arbeitsspeicher,
• Speicherkapazität,
• Zubehör und
• Garantieoption.

Bestellte Geräte ins Inventar übernehmen

Nach Lieferung hochwertiger Geräte können diese in die Inventarverwaltung aufgenommen werden.

Dafür findest du unsere Inventarliste Vorlage.

Bestellung und Wareneingang verknüpfen

Bei Lieferung sollte geprüft werden, ob tatsächlich das bestellt wurde, was angekommen ist.

Hilfreich ist der Abgleich von:

• Bestellformular,
• Bestellbestätigung,
• Lieferschein und
• gelieferter Ware.

Menge bei Wareneingang prüfen

Es sollte kontrolliert werden, ob die gelieferte Stückzahl mit der bestellten Menge übereinstimmt.

Artikel prüfen

Auch Modell, Variante, Farbe oder technische Ausführung sollten bei Bedarf kontrolliert werden.

Sichtbare Schäden dokumentieren

Werden beschädigte Waren geliefert, sollten Schäden möglichst zeitnah dokumentiert und dem zuständigen Lieferanten gemeldet werden.

Lieferschein aufbewahren

Der Lieferschein kann zusammen mit Bestellung und Rechnung abgelegt werden.

Damit lässt sich der gesamte Beschaffungsvorgang nachvollziehen.

Rechnung mit Bestellung vergleichen

Vor Zahlung kann geprüft werden:

• Stimmt die Rechnungsnummer?
• Stimmt die bestellte Menge?
• Stimmt der Preis?
• Wurden vereinbarte Rabatte berücksichtigt?
• Stimmen Versandkosten?
• Wurde die Ware geliefert?

Drei-Wege-Abgleich

In betrieblichen Beschaffungsprozessen kann ein Vergleich von:

• Bestellung,
• Wareneingang und
• Rechnung

dabei helfen, Abweichungen vor Zahlung zu erkennen.

Nachbestellung

Bei regelmäßig benötigten Artikeln kann die frühere Bestellnummer als Referenz verwendet werden.

Trotzdem sollten Preise und Lieferbedingungen erneut überprüft werden.

Wiederholungsbestellung

Eine alte Bestellung sollte nicht automatisch unverändert erneut versendet werden.

Kontrolliere insbesondere:

• Artikel noch verfügbar?
• Preis noch aktuell?
• Lieferadresse unverändert?
• Bedarf noch identisch?

Änderung einer Bestellung

Wird eine bereits übermittelte Bestellung geändert, sollte dies eindeutig dokumentiert werden.

Änderung bestätigen lassen

Bei wichtigen Änderungen sollte geprüft werden, ob der Lieferant diese übernommen und bestätigt hat.

Stornierung einer Bestellung

Ob eine bereits abgegebene Bestellung noch storniert werden kann, hängt von der konkreten Vertragslage und den vereinbarten Bedingungen ab.

Eine interne Kennzeichnung „storniert“ allein beendet nicht automatisch einen bereits geschlossenen Vertrag.

Storno dokumentieren

Bei einer wirksamen Stornierung können festgehalten werden:

• Datum,
• stornierte Bestellnummer,
• Ansprechpartner,
• Bestätigung des Lieferanten und
• eventuelle Kosten.

Teilweise Stornierung

Bei mehreren Positionen kann gegebenenfalls nur ein Teil der Bestellung geändert oder storniert werden.

Auch das sollte eindeutig dokumentiert werden.

Bemerkungsfeld sinnvoll nutzen

Im Bemerkungsfeld können beispielsweise stehen:

• besondere Lieferhinweise,
• Projektbezug,
• Referenz auf Angebot,
• gewünschte Verpackung,
• Anlieferzeiten oder
• interne Hinweise.

Keine wichtigen Vertragsbedingungen verstecken

Besonders wesentliche Bedingungen sollten nicht ausschließlich in einem unscheinbaren Bemerkungsfeld stehen, wenn sie für die Bestellung entscheidend sind.

AGB und Bestellbedingungen

Unternehmen verwenden bei Beschaffungen teilweise eigene Einkaufs- oder Bestellbedingungen.

Ob und in welchem Umfang solche Bedingungen Vertragsbestandteil werden, richtet sich nach den jeweiligen rechtlichen Voraussetzungen.

Die Bestellformular Vorlage ersetzt daher keine individuell erforderlichen Vertrags- oder AGB-Regelungen.

Bestellformular und Kaufvertrag unterscheiden

Das Formular dokumentiert zunächst den Bestellvorgang.

Ein Kaufvertrag regelt dagegen die gegenseitigen vertraglichen Pflichten, insbesondere Lieferung beziehungsweise Übergabe der Kaufsache und Zahlung des Kaufpreises.

Bestellformular und Angebot unterscheiden

Ein Lieferantenangebot enthält typischerweise Informationen darüber, was der Lieferant zu welchen Konditionen anbietet.

Das Bestellformular wird anschließend vom Besteller verwendet, um die gewünschte Beschaffung zu dokumentieren beziehungsweise zu erklären.

Bestellformular und Auftragsbestätigung unterscheiden

Die Auftragsbestätigung stammt typischerweise vom Lieferanten und bestätigt beziehungsweise konkretisiert den aufgenommenen Auftrag.

Sie sollte mit der Bestellung verglichen werden.

Bestellformular und Lieferschein unterscheiden

Der Lieferschein dokumentiert die tatsächlich versandten oder übergebenen Waren.

Er entsteht normalerweise erst im Rahmen der Lieferung.

Bestellformular und Rechnung unterscheiden

Die Rechnung enthält die Abrechnung beziehungsweise Zahlungsforderung.

Sie wird in der Regel nach oder im Zusammenhang mit der Leistung beziehungsweise Lieferung erstellt.

Dokumente zusammen archivieren

Für eine gute Nachvollziehbarkeit können gemeinsam gespeichert werden:

• Angebot,
• Bestellung,
• Bestellbestätigung,
• Lieferschein und
• Rechnung.

Dateinamen vereinheitlichen

Einheitliche Dateinamen erleichtern die digitale Ablage.

Bestellungen nach Jahr archivieren

Bei größeren Mengen kann eine einfache Ordnerstruktur helfen.

Zum Beispiel:

• 2026
• 2027
• 2028

und innerhalb des Jahres nach Lieferanten oder Bestellnummer.

Aufbewahrungspflichten gesondert prüfen

Für geschäftliche Unterlagen können gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten.

Welche Unterlagen in welcher Form und wie lange aufzubewahren sind, hängt von Art des Dokuments und dem konkreten betrieblichen beziehungsweise steuerlichen Zusammenhang ab.

Bestellformular für Vereine

Auch Vereine können ein Bestellformular nutzen.

Zum Beispiel für:

• Sportausrüstung,
• Veranstaltungsmaterial,
• Getränke,
• Trikots,
• Technik oder
• Bürobedarf.

Freigabe im Verein

Je nach Satzung oder interner Regelung kann eine Bestellung beispielsweise durch Vorstand oder Kassenwart freizugeben sein.

Bestellformular für Selbstständige

Selbstständige können damit wiederkehrende Beschaffungen gegenüber Lieferanten dokumentieren und Projektkosten besser zuordnen.

Bestellformular für kleine Betriebe

Gerade ohne umfangreiches ERP-System kann ein einfaches standardisiertes Formular helfen, Bestellungen einheitlich abzuwickeln.

Bestellformular für Kunden

Die Vorlage kann auch angepasst werden, wenn ein Kunde Waren aus einer vorgegebenen Liste bestellen soll.

Dann sollten insbesondere:

• Kundendaten,
• Artikel,
• Mengen,
• Preise und
• Lieferinformationen

klar dargestellt werden.

Verbraucherbestellungen benötigen besondere Prüfung

Wird ein Formular gegenüber Verbrauchern eingesetzt, können zusätzliche verbraucherschützende Informations- und Formvorschriften gelten.

Besonders bei Onlinebestellungen reicht eine einfache betriebliche Bestellformular-Vorlage dafür nicht automatisch aus.

Online-Shop nicht einfach mit PDF-Bestellformular ersetzen

Für einen professionellen elektronischen Verkauf an Verbraucher gelten spezielle Anforderungen, die über die Felder dieses Formulars hinausgehen können.

Preise aktuell halten

Wer das Formular regelmäßig verwendet, sollte darauf achten, dass hinterlegte Standardpreise nicht veraltet sind.

Keine veralteten Lieferanteninformationen

Auch Anschriften, Ansprechpartner und Zahlungsdaten können sich ändern.

Wiederkehrende Vorlagen sollten deshalb regelmäßig kontrolliert werden.

Vor dem Versand prüfen

Vor einer Bestellung sollte insbesondere kontrolliert werden:

• richtiger Lieferant,
• richtige Artikelnummer,
• richtige Menge,
• richtiger Preis,
• richtige Lieferadresse,
• richtige Rechnungsadresse,
• richtiger Liefertermin,
• richtige Kostenstelle und
• notwendige Freigabe.

Doppelbestellungen vermeiden

Eine zentrale Bestellnummer und ein dokumentierter Status helfen dabei, dass dieselbe Anforderung nicht versehentlich mehrfach bestellt wird.

Bestellstatus verwenden

Optional kann ein Status ergänzt werden:

• Entwurf,
• wartet auf Freigabe,
• freigegeben,
• bestellt,
• teilweise geliefert,
• vollständig geliefert oder
• storniert.

Bestelldatum und Lieferdatum unterscheiden

Das Bestelldatum zeigt, wann bestellt wurde. Das Lieferdatum zeigt dagegen, wann die Ware tatsächlich eingetroffen ist beziehungsweise eintreffen soll.

Ist-Lieferdatum ergänzen

Bei interner Nachverfolgung kann später auch das tatsächliche Lieferdatum eingetragen werden.

Lieferverzug sichtbar machen

Durch den Vergleich von vereinbartem und tatsächlichem Lieferdatum lassen sich Verzögerungen nachvollziehen.

Bestellformular nicht überladen

Nicht jedes Unternehmen benötigt sämtliche möglichen Felder.

Für kleine Bestellungen können bereits ausreichen:

• Bestellnummer,
• Lieferant,
• Artikel,
• Menge,
• Preis,
• Lieferadresse und
• Freigabe.

Bei größeren Bestellungen erweitern

Für komplexere Beschaffungen können ergänzt werden:

• Projekt,
• Kostenstelle,
• Angebotsnummer,
• Zahlungsbedingungen,
• Lieferbedingungen,
• Freigabestufen und
• Budgetreferenz.

Typische Fehler bei Bestellformularen

• Keine Bestellnummer: Bestellung und Rechnung lassen sich schlechter zuordnen.
• Artikel ungenau beschrieben: falsche Variante wird geliefert.
• Einheit fehlt: es bleibt unklar, ob Stück, Packung oder Karton bestellt wurden.
• Netto und brutto verwechselt: Gesamtbetrag wird falsch eingeschätzt.
• Lieferadresse falsch: Ware gelangt zum falschen Standort.
• Rechnungsadresse fehlt: Rechnung kann nicht korrekt verarbeitet werden.
• Liefertermin zu unklar: unterschiedliche Erwartungen entstehen.
• Freigabe fehlt: Bestellung wird ohne interne Genehmigung ausgelöst.
• Angebotsbezug fehlt: vereinbarte Preise lassen sich schlechter nachvollziehen.
• Bestellbestätigung nicht geprüft: Abweichungen werden erst bei Lieferung bemerkt.
• Bestellformular mit Rechnung verwechselt: Dokumente werden falsch eingesetzt.

Was sollte nach der Bestellung passieren?

1. Bestellung archivieren.
2. Bestellbestätigung prüfen.
3. Liefertermin überwachen.
4. Wareneingang mit Bestellung vergleichen.
5. Abweichungen dokumentieren.
6. Rechnung mit Bestellung und Lieferung abgleichen.
7. Neue Inventargegenstände erfassen.

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Versionen enthalten die grundlegende Struktur für eine übersichtliche Bestellung.

• Word: ideal, um Firmenangaben, Tabellen, Artikel, Freigaben und zusätzliche Felder individuell anzupassen.
• PDF: praktisch zum Ausdrucken, handschriftlichen Ausfüllen und für standardisierte Bestellvorgänge.

Bestellformular individuell anpassen

Ein Handwerksbetrieb benötigt möglicherweise andere Angaben als eine Agentur, ein Verein oder eine IT-Abteilung.

Die Vorlage kann deshalb flexibel angepasst werden. Nicht benötigte Felder lassen sich entfernen und zusätzliche Angaben wie Projektnummer, Lieferbedingungen, Budget, Artikelkategorie oder Freigabestufe ergänzen.