Hausmeistervertrag Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Hausmeistervertrag Vorlage können Eigentümer, Vermieter, Hausverwaltungen und selbstständige Hausmeisterdienste vereinbaren, welche Aufgaben an einem Gebäude oder Grundstück übernommen werden sollen. Der Vertrag bietet Platz für Leistungsumfang, betreutes Objekt, Vergütung, Zusatzleistungen, Materialkosten, Schlüssel, Dokumentation, Haftung, Laufzeit und Kündigung.

Gerade bei Hausmeisterleistungen ist eine möglichst genaue Aufgabenbeschreibung sinnvoll. Begriffe wie „alle anfallenden Hausmeisterarbeiten“ können später zu unterschiedlichen Vorstellungen führen. Besser ist es, konkret festzuhalten, welche regelmäßigen Aufgaben in der Pauschale enthalten sind und welche Arbeiten nur nach gesondertem Auftrag ausgeführt und berechnet werden.

Die Vorlage steht als Word- und PDF-Datei zur Verfügung. Die Word-Version lässt sich umfangreich an Objekt und Leistungsumfang anpassen. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken und gemeinsamen Ausfüllen.

Was ist ein Hausmeistervertrag?

Ein Hausmeistervertrag regelt die Betreuung eines Gebäudes, Grundstücks oder einer Wohnanlage durch einen Hausmeister beziehungsweise Hausmeisterservice.

Typische Aufgaben können beispielsweise sein:

• regelmäßige Kontrollgänge,
• Kontrolle von Gemeinschaftsflächen,
• Bereitstellen von Mülltonnen,
• Pflege von Außenanlagen,
• Winterdienst,
• kleinere zulässige Hausmeisterarbeiten,
• Kontrolle der Beleuchtung,
• Meldung festgestellter Schäden,
• Zählerablesungen und
• Koordination bestimmter Dienstleister.

Für wen eignet sich die Hausmeistervertrag Vorlage?

Die Vorlage ist insbesondere für Vertragsverhältnisse zwischen einem Auftraggeber und einem selbstständigen Hausmeisterservice beziehungsweise Dienstleister gedacht.

Auftraggeber können beispielsweise sein:

• private Immobilieneigentümer,
• Vermieter,
• Hausverwaltungen,
• Wohnungseigentümergemeinschaften oder
• Unternehmen mit eigenen Immobilien.

Kein Arbeitsvertrag für einen angestellten Hausmeister

Die Vorlage ist nicht als klassischer Arbeitsvertrag für einen fest angestellten Hausmeister gedacht.

Ein Arbeitsverhältnis unterliegt anderen rechtlichen Anforderungen und sollte deshalb mit einem dafür vorgesehenen Arbeitsvertrag geregelt werden.

So verwendest du die Hausmeistervertrag Vorlage

1. Vertragsparteien eintragen: Ergänze Auftraggeber und Hausmeisterservice vollständig.
2. Objekt beschreiben: Trage Adresse, Gebäudeart und gegebenenfalls Anzahl der Einheiten ein.
3. Regelleistungen auswählen: Definiere genau, welche Tätigkeiten regelmäßig übernommen werden.
4. Zusatzleistungen festlegen: Bestimme, welche Arbeiten nur nach gesondertem Auftrag durchgeführt werden.
5. Vergütung vereinbaren: Wähle zwischen Pauschale, Stundenvergütung oder einer Kombination.
6. Materialkosten regeln: Lege fest, welche Kleinmaterialien enthalten sind und welche separat berechnet werden.
7. Schlüssel dokumentieren: Erfasse Anzahl und Art überlassener Schlüssel oder Transponder.
8. Vertretung festlegen: Kläre, wie bei Urlaub oder sonstiger Verhinderung verfahren wird.
9. Laufzeit und Kündigung ergänzen: Trage die gewünschten Vertragsbedingungen ein.
10. Vertrag unterschreiben: Beide Parteien erhalten eine vollständige Ausfertigung.

Beispiel für einen Hausmeistervertrag

Betreutes Objekt genau bezeichnen

Im Vertrag sollte eindeutig festgelegt werden, für welches Objekt die Leistungen erbracht werden.

Sinnvolle Angaben sind:

• vollständige Anschrift,
• Gebäudeart,
• Anzahl der Wohneinheiten,
• Gewerbeeinheiten,
• Garagen oder Stellplätze,
• Außenflächen und
• weitere betreute Gebäudeteile.

Mehrere Objekte in einem Vertrag

Soll derselbe Hausmeisterservice mehrere Immobilien betreuen, sollten diese möglichst einzeln aufgeführt werden.

Bei unterschiedlichen Leistungsumfängen kann eine separate Anlage pro Objekt besonders übersichtlich sein.

Leistungsumfang möglichst konkret festlegen

Die genaue Leistungsbeschreibung gehört zu den wichtigsten Teilen des Hausmeistervertrags.

Sie beantwortet unter anderem:

• Welche Tätigkeiten sind enthalten?
• Wie häufig werden sie durchgeführt?
• Welche Bereiche des Grundstücks sind betroffen?
• Welche Arbeiten kosten zusätzlich?
• Welche Arbeiten sind ausdrücklich nicht Vertragsbestandteil?

Regelmäßige Kontrollgänge

Ein Hausmeisterservice kann beispielsweise regelmäßige Sichtkontrollen von Gemeinschaftsbereichen übernehmen.

Dabei können kontrolliert werden:

• Treppenhaus,
• Eingangsbereich,
• Kellerflure,
• Außenbeleuchtung,
• Müllplatz,
• Außenanlagen und
• allgemein erkennbare Schäden.

Kontrollgang bedeutet nicht technische Prüfung

Eine einfache Sichtkontrolle sollte nicht mit einer fachtechnischen Wartung verwechselt werden.

Bei technischen Anlagen können vorgeschriebene Wartungen oder Prüfungen durch entsprechend qualifizierte Fachunternehmen erforderlich sein.

Festgestellte Schäden melden

Der Hausmeisterservice kann verpflichtet werden, erkennbare Schäden oder ungewöhnliche Zustände zeitnah an den Auftraggeber zu melden.

Zum Beispiel:

• Wasserschäden,
• defekte Beleuchtung,
• beschädigte Türen,
• Vandalismus,
• Verstopfungen,
• Sturmschäden oder
• sonstige erkennbare Gefahrenstellen.

Keine automatische Reparaturvollmacht

Aus einer Pflicht zur Meldung eines Schadens muss nicht automatisch folgen, dass der Hausmeisterservice jede Reparatur selbst beauftragen oder ausführen darf.

Deshalb kann im Vertrag festgelegt werden, bis zu welchem Umfang Maßnahmen eigenständig veranlasst werden dürfen.

Mülltonnenservice

Eine typische Hausmeisterleistung ist das Bereitstellen und Zurückstellen von Müllbehältern.

Im Vertrag kann festgelegt werden:

• welche Tonnen betroffen sind,
• an welchen Tagen sie bereitgestellt werden,
• wo sie nach der Leerung zurückgestellt werden und
• ob zusätzlich der Müllplatz kontrolliert wird.

Außenanlagen kontrollieren

Zum Leistungsumfang kann die regelmäßige Kontrolle von Außenflächen gehören.

Beispiele sind:

• Hof,
• Zuwege,
• Parkplätze,
• Gartenflächen,
• Spielbereiche oder
• Zufahrten.

Gartenpflege

Wenn Gartenarbeiten übernommen werden sollen, sollten diese möglichst konkret benannt werden.

Zum Beispiel:

• Rasen mähen,
• Laub entfernen,
• Beete pflegen,
• Hecken schneiden,
• Bewässerung oder
• Entfernung von Unkraut.

Intervall für Gartenarbeiten

Statt lediglich „Gartenpflege“ zu vereinbaren, kann ein ungefähres Intervall festgelegt werden.

Winterdienst

Auch Winterdienst kann Bestandteil eines Hausmeistervertrags sein.

Dabei sollte insbesondere festgelegt werden:

• welche Flächen geräumt werden,
• ob gestreut wird,
• wer Streumittel bereitstellt,
• welche Zeiten beziehungsweise örtlichen Vorgaben zu beachten sind und
• wie bei Abwesenheit eine Vertretung organisiert wird.

Örtliche Winterdienstpflichten beachten

Räum- und Streupflichten können durch kommunale Satzungen und die konkrete Grundstückssituation beeinflusst werden.

Deshalb sollte die vereinbarte Leistung an die örtlichen Anforderungen angepasst werden.

Treppenhausreinigung

Wenn der Hausmeisterservice zusätzlich Reinigungsarbeiten übernimmt, können diese im Vertrag ausdrücklich aufgeführt werden.

Zum Beispiel:

• Treppenhaus,
• Handläufe,
• Eingangstüren,
• Kellerflure und
• gemeinschaftliche Nebenräume.

Hausmeister- und Reinigungsleistungen trennen

Bei umfangreicheren Reinigungsleistungen kann es sinnvoll sein, den Reinigungsumfang in einer separaten Anlage oder einem eigenen Leistungsverzeichnis zu regeln.

Dadurch bleibt klar, welche Tätigkeiten in welcher Pauschale enthalten sind.

Kleinere Hausmeisterarbeiten

Typische einfache Tätigkeiten können beispielsweise umfassen:

• Austausch frei zugänglicher Leuchtmittel,
• Befestigen loser kleiner Gegenstände,
• einfache Einstellungen,
• Schmieren einfacher Beschläge oder
• vergleichbare geringfügige Tätigkeiten.

Entscheidend ist jedoch immer, ob eine Tätigkeit ohne besondere handwerksrechtliche Zulassung ausgeführt werden darf.

Hausmeisterservice ist kein Freibrief für Handwerksarbeiten

Die Bezeichnung „Hausmeisterservice“ berechtigt nicht automatisch zur Ausführung sämtlicher Reparatur-, Elektro-, Sanitär- oder Bauarbeiten.

Nach der Handwerksordnung dürfen bestimmte zulassungspflichtige Handwerke selbstständig nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen betrieben werden.

Dazu gehören beispielsweise Bereiche wie:

• Elektrotechnik,
• Installateur- und Heizungsbau,
• Dachdeckerarbeiten,
• Maler- und Lackiererarbeiten,
• Tischlerarbeiten und
• weitere in Anlage A der Handwerksordnung aufgeführte Gewerbe.

Keine Elektroarbeiten ohne entsprechende Berechtigung

Der Austausch eines normalen Leuchtmittels ist etwas anderes als Arbeiten an einer elektrischen Installation.

Arbeiten an Leitungen, Sicherungen, Verteilungen oder anderen elektrischen Anlagen sollten nicht allein deshalb durchgeführt werden, weil im Vertrag allgemein „kleine Reparaturen“ steht.

Sanitär- und Heizungsarbeiten

Auch Arbeiten an Sanitär- und Heizungsanlagen können fachliche und handwerksrechtliche Anforderungen auslösen.

Ein Hausmeister kann beispielsweise einen sichtbaren Defekt melden, ohne deshalb automatisch selbst zur fachgerechten Reparatur berechtigt zu sein.

Fachunternehmen beauftragen

Der Vertrag kann vorsehen, dass der Hausmeisterservice bei notwendigen Facharbeiten:

• den Auftraggeber informiert,
• Angebote einholt,
• Termine koordiniert oder
• Fachfirmen den Zugang ermöglicht.

Die eigentliche Facharbeit kann anschließend vom entsprechend qualifizierten Unternehmen durchgeführt werden.

Zählerstände erfassen

Auch das Ablesen oder Dokumentieren von Zählerständen kann vereinbart werden.

Zum Beispiel:

• Strom,
• Gas,
• Wasser oder
• andere Verbrauchszähler.

Der Vertrag sollte dabei unterscheiden zwischen reinem Ablesen und fachtechnischen Arbeiten an den Anlagen.

Wohnungsübergaben unterstützen

Je nach Auftrag kann ein Hausmeisterservice organisatorisch bei Wohnungsübergaben unterstützen.

Zum Beispiel durch:

• Schlüsselübergabe,
• Ablesen von Zählerständen,
• Öffnen der Räume oder
• Dokumentation sichtbarer Zustände.

Welche rechtsgeschäftlichen Erklärungen der Hausmeister für den Vermieter abgeben darf, sollte gesondert geklärt werden.

Schlüsselübergabe an den Hausmeisterservice

Benötigt der Dienstleister Schlüssel, sollte ihre Übergabe dokumentiert werden.

Dazu können gehören:

• Hauseingangsschlüssel,
• Kellerschlüssel,
• Technikraumschlüssel,
• Garagenschlüssel,
• Transponder und
• weitere Zugangsmittel.

Schlüsselprotokoll führen

Umgang mit Schlüsseln regeln

Der Vertrag kann vorsehen, dass überlassene Schlüssel:

• sicher aufbewahrt werden,
• nicht unbefugt weitergegeben werden,
• nicht ohne Erlaubnis kopiert werden und
• nach Vertragsende vollständig zurückgegeben werden.

Schlüsselverlust sofort melden

Geht ein Schlüssel verloren, sollte der Auftraggeber möglichst unverzüglich informiert werden.

Eine passende Dokumentationshilfe findest du unter Schlüsselverlust Meldung Vorlage.

Zugang zu vermieteten Wohnungen

Ein Hausmeisterservice sollte nicht allein aufgrund eines vorhandenen Generalschlüssels beliebig vermietete Wohnungen betreten.

Der Zugang zu privaten Wohnräumen sollte nur erfolgen, wenn hierfür ein konkreter und zulässiger Anlass sowie die erforderliche Berechtigung bestehen.

Notfälle

Für echte Notfälle können besondere Abläufe vereinbart werden.

Zum Beispiel bei:

• akutem Wasseraustritt,
• Brandgefahr,
• erheblichen Sturmschäden oder
• anderen unmittelbar drohenden Schäden.

Der Vertrag kann Ansprechpartner und Notfallnummern enthalten.

Notfallbefugnisse begrenzen

Auch im Notfall sollte klar sein, welche Maßnahmen der Hausmeisterservice selbst treffen darf und wann Polizei, Feuerwehr, Versorger oder Fachunternehmen eingeschaltet werden sollen.

Dokumentationspflichten

Bei umfangreicher Objektbetreuung kann eine einfache Leistungsdokumentation vereinbart werden.

Sie kann beispielsweise enthalten:

• Datum des Einsatzes,
• durchgeführte Tätigkeit,
• festgestellte Schäden,
• besondere Vorkommnisse und
• beauftragte Fremdfirmen.

Digitale Dokumentation

Die Dokumentation kann je nach Vereinbarung auch digital erfolgen, beispielsweise per:

• E-Mail,
• Objektverwaltungssoftware,
• digitalem Tätigkeitsbericht oder
• gemeinsamem Ablagesystem.

Fotodokumentation

Bei Schäden kann eine Fotodokumentation hilfreich sein.

Beim Fotografieren sollten jedoch Datenschutz und Persönlichkeitsrechte berücksichtigt werden. Private Wohnbereiche und Personen sollten nicht ohne erforderlichen Anlass dokumentiert werden.

Vergütung im Hausmeistervertrag

Die Vergütung kann unterschiedlich gestaltet werden.

Typische Modelle sind:

• monatliche Pauschale,
• Stundenvergütung,
• Pauschale für Regelleistungen plus Stundenvergütung für Zusatzarbeiten oder
• einzelne Leistungspauschalen.

Monatliche Pauschale

Bei einer Pauschale sollte besonders klar beschrieben werden, welche Arbeiten damit abgegolten sind.

Stundenvergütung

Bei einer Abrechnung nach Zeit können im Vertrag festgelegt werden:

• Stundensatz,
• Mindestabrechnungseinheit,
• Dokumentation der Arbeitszeit,
• Anfahrtskosten und
• eventuelle Zuschläge.

Zusatzleistungen

Bestimmte Tätigkeiten können außerhalb der monatlichen Pauschale liegen.

Zum Beispiel:

• Sonderreinigung,
• Entrümpelung,
• umfangreiche Gartenarbeiten,
• Begleitung größerer Reparaturen,
• Sondereinsätze oder
• zusätzliche Arbeiten nach Unwettern.

Zusatzauftrag möglichst vorher vereinbaren

Zur Vermeidung von Streit kann vereinbart werden, dass Zusatzleistungen grundsätzlich vorher freigegeben werden müssen.

Für dringende Notfälle kann eine Ausnahme vorgesehen werden.

Materialkosten

Auch der Umgang mit Material sollte geregelt werden.

Mögliche Varianten:

• Kleinmaterial ist in der Pauschale enthalten,
• Material wird separat gegen Beleg berechnet oder
• Material wird direkt vom Auftraggeber bereitgestellt.

Kleinmaterial definieren

Bei einer Pauschalregelung kann eine Wertgrenze sinnvoll sein.

Rechnungsstellung

Bei einem selbstständigen Dienstleister kann vereinbart werden, wann Rechnungen gestellt werden.

Zum Beispiel:

• monatlich,
• quartalsweise oder
• nach Abschluss eines Einzelauftrags.

Umsatzsteuer

Ob auf die vereinbarte Vergütung Umsatzsteuer hinzukommt, hängt von der steuerlichen Situation des Auftragnehmers ab.

Im Vertrag sollte deshalb eindeutig angegeben werden, ob Beträge als Netto- oder Bruttobeträge vereinbart werden.

Fälligkeit der Vergütung

Die Parteien können vereinbaren, wann die Vergütung nach Rechnungseingang zu zahlen ist.

Selbstständiger Hausmeisterservice oder Arbeitnehmer?

Diese Abgrenzung ist besonders wichtig.

Ein Vertrag wird nicht allein dadurch zum selbstständigen Dienstleistungsvertrag, dass darüber „Hausmeistervertrag“ oder „Auftragnehmer“ steht.

§ 611a BGB stellt für einen Arbeitsvertrag insbesondere auf weisungsgebundene, fremdbestimmte Arbeit in persönlicher Abhängigkeit ab.

Tatsächliche Durchführung entscheidet mit

Nach § 611a BGB ist für die Einordnung eine Gesamtbetrachtung aller Umstände erforderlich.

Zeigt die tatsächliche Durchführung, dass ein Arbeitsverhältnis vorliegt, kommt es nicht darauf an, wie die Parteien den Vertrag bezeichnet haben.

Hinweise auf ein mögliches Arbeitsverhältnis

Für die Einordnung können beispielsweise relevant sein:

• starke persönliche Weisungsgebundenheit,
• fest vorgegebene Arbeitszeiten,
• eng vorgegebener Arbeitsort,
• geringe Freiheit bei der Organisation der Tätigkeit,
• Eingliederung in betriebliche Abläufe und
• weitere Umstände der tatsächlichen Zusammenarbeit.

Keines dieser Merkmale sollte isoliert betrachtet werden. Maßgeblich ist das Gesamtbild.

Typische Merkmale selbstständiger Tätigkeit

Bei einem tatsächlich selbstständigen Dienstleister können beispielsweise stärker ausgeprägt sein:

• eigene Organisation der Tätigkeit,
• eigene Betriebsmittel,
• mehrere Auftraggeber,
• eigene Rechnungsstellung,
• unternehmerisches Risiko und
• größere Freiheit bei der Durchführung der vereinbarten Leistung.

Auch diese Punkte entscheiden jedoch nicht jeweils für sich allein.

Keine Scheinselbstständigkeit durch Vertrag lösen

Ein Vertrag kann die tatsächlichen Verhältnisse nicht einfach umetikettieren.

Wenn Auftraggeber und Auftragnehmer tatsächlich wie Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammenarbeiten, kann die Überschrift „selbstständiger Hausmeisterservice“ daran nichts ändern.

Dienstvertrag nach § 611 BGB

Bei einem echten Dienstvertrag verpflichtet sich der Dienstleister nach § 611 BGB zur Erbringung der vereinbarten Dienste, während der Auftraggeber die vereinbarte Vergütung schuldet.

Der Vertrag sollte deshalb möglichst genau beschreiben, welche Dienste geschuldet werden.

Dienstvertrag oder Werkvertrag?

Nicht jede Hausmeisterleistung lässt sich zwingend nur einem einzigen Vertragstyp zuordnen.

Bei laufender Objektbetreuung steht häufig die regelmäßige Tätigkeit im Vordergrund. Bei einem einzelnen Reparaturauftrag kann dagegen ein bestimmter Erfolg geschuldet sein.

Umso wichtiger ist eine klare Leistungsbeschreibung.

Einsatz eigener Mitarbeiter

Beschäftigt der Hausmeisterservice eigene Mitarbeiter, kann der Vertrag regeln, ob diese zur Leistungserbringung eingesetzt werden dürfen.

Der Auftragnehmer sollte dabei für eine ordnungsgemäße Auswahl und Organisation seines Personals verantwortlich bleiben.

Einsatz von Subunternehmern

Auch der Einsatz von Subunternehmern kann geregelt werden.

Mögliche Varianten sind:

• generell erlaubt,
• nur nach vorheriger Zustimmung oder
• für bestimmte Leistungen ausgeschlossen.

Für umfangreichere Weitervergaben kann zusätzlich unsere Subunternehmervertrag Vorlage relevant sein.

Vertretung bei Urlaub oder Krankheit

Bei laufenden Aufgaben wie Winterdienst oder Mülltonnenservice muss auch bei Abwesenheit geklärt sein, wer die Leistungen übernimmt.

Der Vertrag kann deshalb eine geeignete Vertretung durch den Auftragnehmer vorsehen.

Vertretung rechtzeitig ankündigen

Bei längerer planbarer Abwesenheit kann vereinbart werden, dass der Auftraggeber vorher informiert wird.

Haftung

Im Hausmeistervertrag können Haftungsfragen geregelt werden.

Dabei sollte nicht versucht werden, jede Haftung pauschal vollständig auszuschließen.

Sinnvoller ist eine auf den konkreten Vertrag abgestimmte Regelung, die gesetzliche Grenzen berücksichtigt.

Betriebshaftpflichtversicherung

Bei einem gewerblichen Hausmeisterservice kann eine Betriebshaftpflichtversicherung sinnvoll sein.

Der Vertrag kann beispielsweise vorsehen, dass ein angemessener Versicherungsschutz während der Vertragsdauer aufrechterhalten wird.

Versicherungsnachweis

Bei größeren Objekten kann vereinbart werden, dass der Auftragnehmer auf Anfrage einen Nachweis über bestehenden Versicherungsschutz vorlegt.

Verkehrssicherung und Hausmeistervertrag

Ein Vertrag kann bestimmte Kontroll- und Ausführungsaufgaben auf den Hausmeisterservice übertragen.

Der Auftraggeber sollte dennoch klar definieren, welche Bereiche und Kontrollintervalle vereinbart sind.

Eine pauschale Formulierung wie „Der Hausmeister ist für alle Gefahren verantwortlich“ ist für eine saubere Aufgabenverteilung wenig hilfreich.

Gefahrenstellen melden

Für erkennbare Gefahren kann eine Meldepflicht vereinbart werden.

Zum Beispiel bei:

• losen Bodenplatten,
• defekter Beleuchtung,
• beschädigten Geländern,
• Glätte,
• herabgefallenen Ästen oder
• anderen offensichtlichen Gefahren.

Datenschutz

Hausmeisterservices erhalten häufig Kenntnis über Bewohner, Schlüssel, Klingelschilder oder organisatorische Abläufe im Gebäude.

Personenbezogene Informationen sollten deshalb nur im erforderlichen Umfang verwendet und nicht unbefugt weitergegeben werden.

Mieterdaten nicht frei weitergeben

Kontakt- oder Zugangsdaten von Mietern sollten nur genutzt werden, soweit dies für die vereinbarte Tätigkeit erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Vertraulichkeit

Der Vertrag kann eine allgemeine Vertraulichkeitsregelung enthalten.

Sie kann insbesondere Informationen betreffen über:

• Mieter,
• Zugangssysteme,
• Schlüssel,
• Gebäudetechnik,
• Sicherheitsmaßnahmen und
• interne Informationen des Auftraggebers.

Laufzeit des Hausmeistervertrags

Ein Hausmeistervertrag kann befristet oder unbefristet vereinbart werden.

Bei einer unbefristeten Vereinbarung sollte eine Kündigungsregelung vorgesehen werden.

Befristeter Vertrag

Bei einer Befristung kann beispielsweise ein konkretes Enddatum angegeben werden.

Unbefristeter Vertrag

Bei einem unbefristeten Vertrag kann vereinbart werden:

Kündigungsfrist festlegen

Die Kündigungsfrist sollte eindeutig formuliert werden.

Beispielsweise:

• vier Wochen zum Monatsende,
• ein Monat zum Monatsende oder
• drei Monate zum Quartalsende.

Welche Frist sinnvoll ist, hängt insbesondere vom Umfang und der Organisation der Leistungen ab.

Außerordentliche Kündigung

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund kann daneben bestehen.

Im Vertrag können Beispiele genannt werden, ohne die gesetzlichen Möglichkeiten abschließend einzuschränken.

Mögliche wichtige Vertragsverstöße

Je nach Einzelfall können insbesondere relevant sein:

• wiederholt erhebliche Nichterfüllung vereinbarter Leistungen,
• schwere Verletzung von Sicherheitsregeln,
• unbefugte Weitergabe von Schlüsseln oder
• andere erhebliche Pflichtverletzungen.

Leistungsänderungen

Bei einer langfristigen Zusammenarbeit kann sich der Leistungsumfang ändern.

Zum Beispiel:

• neue Außenflächen,
• zusätzliche Müllbehälter,
• weitere Gebäude,
• geänderte Reinigungsintervalle oder
• neue technische Einrichtungen.

Solche Änderungen sollten möglichst schriftlich ergänzt werden.

Preisänderungen

Auch eine spätere Anpassung der Vergütung sollte nicht völlig offen formuliert sein.

Die Parteien können beispielsweise vereinbaren, dass Preisänderungen nur durch eine zusätzliche Vereinbarung wirksam werden.

Leistungsverzeichnis als Anlage

Bei umfangreichen Hausmeisterdiensten empfiehlt sich häufig ein separates Leistungsverzeichnis.

Darin können Aufgaben tabellarisch erfasst werden mit:

• Leistung,
• Bereich,
• Intervall,
• Vergütungsart und
• besonderen Hinweisen.

Beispiel für ein Leistungsverzeichnis

Abnahme oder Tätigkeitsnachweis

Bei regelmäßigem Hausmeisterdienst kann ein Tätigkeitsnachweis sinnvoller sein als eine förmliche Abnahme jeder einzelnen Tätigkeit.

Bei gesonderten Einzelarbeiten kann dagegen eine konkrete Fertigmeldung oder Abnahme relevant sein.

Dienstleistungsvertrag als Alternative

Wenn die Tätigkeit über klassische Hausmeisteraufgaben hinausgeht, kann ein allgemeiner Dienstleistungsvertrag besser passen.

Dafür findest du unsere Dienstleistungsvertrag Vorlage.

Wartungsvertrag für technische Anlagen

Bei regelmäßiger fachlicher Wartung bestimmter Anlagen sollte ein Hausmeistervertrag nicht automatisch als Ersatz für einen spezialisierten Wartungsvertrag dienen.

Dafür kannst du unsere Wartungsvertrag Vorlage verwenden.

Hausmeistervertrag und Betriebskosten

Für Vermieter kann zusätzlich relevant sein, welche Hausmeisterkosten mietrechtlich als Betriebskosten umgelegt werden können.

Dabei ist insbesondere zwischen laufenden Hausmeisterleistungen und nicht umlagefähigen Verwaltungs-, Instandhaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten zu unterscheiden.

Tätigkeiten für Betriebskosten sauber trennen

Wer Hausmeisterkosten später gegenüber Mietern abrechnen möchte, sollte deshalb möglichst nachvollziehbar unterscheiden, welche Tätigkeiten durchgeführt wurden.

Eine pauschale Rechnung ohne Leistungsdifferenzierung kann die spätere Zuordnung erschweren.

Reparaturen separat dokumentieren

Reparatur- und Instandsetzungsarbeiten können beispielsweise getrennt von laufenden Hausmeisterleistungen abgerechnet werden.

Dies erleichtert die interne Kostenkontrolle und gegebenenfalls die spätere Betriebskostenabrechnung.

Hausmeisterservice für Wohnungseigentümergemeinschaften

Auch Wohnungseigentümergemeinschaften können einen externen Hausmeisterservice beauftragen.

In diesem Fall sollte besonders klar geregelt werden:

• wer den Vertrag auf Auftraggeberseite abschließt,
• wer Weisungen geben darf,
• welche Gemeinschaftsflächen betreut werden und
• an wen Schäden oder besondere Vorkommnisse gemeldet werden.

Ansprechpartner festlegen

Gerade bei Hausverwaltungen oder Eigentümergemeinschaften sollte nicht jeder Bewohner dem Hausmeisterservice beliebige Zusatzaufträge erteilen können.

Der Vertrag kann deshalb einen oder mehrere berechtigte Ansprechpartner benennen.

Mieter dürfen nicht automatisch Zusatzaufträge vergeben

Bewohner können einen Schaden melden. Ob daraus ein kostenpflichtiger Auftrag an den Hausmeisterservice entsteht, sollte jedoch nach der vereinbarten Auftragsstruktur entschieden werden.

Notfallkontakte festlegen

Für besondere Situationen kann eine Kontaktliste Bestandteil des Vertrags sein.

Zum Beispiel:

• Hausverwaltung,
• Eigentümer,
• Heizungsnotdienst,
• Elektriker,
• Sanitärbetrieb,
• Versicherung oder
• weitere Fachfirmen.

Vertragsende und Schlüsselrückgabe

Bei Vertragsende sollten sämtliche überlassenen Schlüssel, Transponder und sonstigen Zugangsmittel zurückgegeben werden.

Die Rückgabe kann schriftlich dokumentiert werden.

Unterlagen bei Vertragsende übergeben

Je nach Auftrag können zusätzlich herauszugeben sein:

• Objektunterlagen,
• Tätigkeitsberichte,
• Zählerlisten,
• Wartungsnachweise,
• Kontaktdaten von Dienstleistern und
• sonstige im Auftrag erhaltene Unterlagen.

Typische Fehler beim Hausmeistervertrag

• Leistungsumfang zu allgemein: Niemand weiß später genau, welche Arbeiten in der Pauschale enthalten sind.
• Zusatzleistungen nicht geregelt: Über zusätzliche Rechnungen entsteht Streit.
• Materialkosten fehlen: Es ist unklar, wer Ersatzteile und Verbrauchsmaterial bezahlt.
• Handwerksrecht wird ignoriert: Der Vertrag weist dem Hausmeister Tätigkeiten zu, für die besondere Berechtigungen erforderlich sein können.
• Selbstständigkeit nur auf dem Papier: Die tatsächliche Zusammenarbeit entspricht möglicherweise einem Arbeitsverhältnis.
• Keine Vertretung: Winterdienst oder andere laufende Aufgaben bleiben bei Urlaub liegen.
• Schlüssel nicht dokumentiert: Bei Vertragsende ist die Anzahl der überlassenen Schlüssel unklar.
• Keine Freigabegrenzen: Der Dienstleister beauftragt kostenintensive Reparaturen ohne Abstimmung.
• Regel- und Reparaturarbeiten vermischt: Die Kosten lassen sich später schwer zuordnen.
• Keine Kündigungsregelung: Bei unbefristeten Verträgen entstehen vermeidbare Unklarheiten.

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Downloads enthalten die grundlegende Vertragsstruktur.

• Word: ideal für individuelle Leistungsbeschreibungen, Vergütungsmodelle, Objektangaben, Zusatzleistungen und eigene Vertragsklauseln.
• PDF: praktisch zum Ausdrucken, Ausfüllen und gemeinsamen Durchgehen der Vertragsbedingungen.

Hausmeistervertrag individuell anpassen

Der benötigte Leistungsumfang unterscheidet sich erheblich. Ein kleines Mehrfamilienhaus benötigt möglicherweise nur Kontrollgänge und Mülltonnenservice, während bei einer größeren Wohnanlage zusätzlich Gartenpflege, Winterdienst und die Koordination von Fachfirmen erforderlich sind.

Die Word-Version lässt sich deshalb umfangreich anpassen. Je genauer die Aufgaben beschrieben werden, desto besser lässt sich später unterscheiden, was zur Monatspauschale gehört und was einen zusätzlichen Auftrag erfordert.