Mietwagen Schadensprotokoll Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Mietwagen Schadensprotokoll Vorlage kannst du den Zustand eines Mietwagens bei Übernahme und Rückgabe übersichtlich dokumentieren. Die Vorlage bietet Platz für Fahrzeugdaten, Kilometerstand, Tank- oder Ladezustand, vorhandene Vorschäden, neue Schäden, Fotos, Rückgabedaten und besondere Hinweise.

Gerade bei Mietwagen lohnt sich eine sorgfältige Dokumentation. Kleine Kratzer, Dellen, Felgenschäden oder Beschädigungen am Innenraum können später zu Diskussionen führen, wenn nicht eindeutig festgehalten wurde, ob sie bereits bei der Übernahme vorhanden waren.

Die Vorlage steht als Word- und PDF-Datei zur Verfügung. Die Word-Version lässt sich individuell an Fahrzeug und Vermieter anpassen. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen.

Warum ein Schadensprotokoll beim Mietwagen sinnvoll ist

Ein Mietwagen wird häufig nur für wenige Tage übernommen. Trotzdem trägt der Mieter während der Mietzeit Verantwortung für das Fahrzeug im vereinbarten Umfang.

Ein eigenes Schadensprotokoll hilft dabei, den Zustand bei Übergabe und Rückgabe nachvollziehbar festzuhalten.

Dokumentiert werden können insbesondere:

• bereits vorhandene Kratzer,
• Dellen,
• Felgenschäden,
• Beschädigungen an Stoßfängern,
• Glasschäden,
• Reifenschäden,
• Innenraumschäden,
• Kilometerstand,
• Tank- oder Ladestand und
• weitere Auffälligkeiten.

So verwendest du die Mietwagen Schadensprotokoll Vorlage

1. Fahrzeugdaten eintragen: Ergänze Marke, Modell, Kennzeichen und Mietvertragsnummer.
2. Übernahmezeit dokumentieren: Notiere Datum und Uhrzeit.
3. Kilometerstand erfassen: Fotografiere zusätzlich das Kombiinstrument.
4. Tank- oder Ladestand festhalten: Dokumentiere die Anzeige bei Übernahme.
5. Fahrzeug vollständig kontrollieren: Gehe einmal rund um das Auto.
6. Vorschäden eintragen: Notiere jeden sichtbaren Kratzer, jede Delle und andere Auffälligkeiten.
7. Fotos und Video machen: Sichere den Zustand aus mehreren Perspektiven.
8. Abweichungen melden: Informiere den Vermieter, wenn Schäden im offiziellen Übergabeprotokoll fehlen.
9. Rückgabe erneut dokumentieren: Fotografiere Fahrzeug, Kilometerstand und Tank- beziehungsweise Ladestand.
10. Unterlagen aufbewahren: Sichere Protokoll, Mietvertrag, Fotos und Rückgabebestätigung.

Beispiel für ein Mietwagen Schadensprotokoll

Fahrzeugdaten vollständig erfassen

Das Schadensprotokoll sollte eindeutig dem richtigen Mietwagen zugeordnet werden können.

Sinnvolle Angaben sind:

• Marke,
• Modell,
• Kennzeichen,
• Fahrzeugklasse,
• Mietvertragsnummer,
• Vermieter,
• Anmietstation und
• Rückgabestation.

Mietvertragsnummer notieren

Die Mietvertrags- oder Reservierungsnummer erleichtert die spätere Zuordnung.

Sie befindet sich häufig auf:

• Mietvertrag,
• Reservierungsbestätigung,
• Abholbeleg,
• App des Vermieters oder
• E-Mail zur Buchung.

Übergabedatum und Uhrzeit

Datum und Uhrzeit der tatsächlichen Fahrzeugübernahme sollten dokumentiert werden.

Das kann insbesondere bei Schäden relevant sein, die erst kurz nach Übernahme bemerkt werden.

Kilometerstand bei Übernahme

Der Kilometerstand sollte nicht nur abgeschrieben, sondern möglichst zusätzlich fotografiert werden.

Tankstand dokumentieren

Bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor sollte die Tankanzeige bei Übernahme und Rückgabe dokumentiert werden.

Typische Mietmodelle sind beispielsweise:

• voll übernehmen – voll zurückgeben,
• bestimmter Tankstand bei Rückgabe oder
• vorab bezahlte Tankregelungen.

Ladestand bei Elektro-Mietwagen

Bei Elektrofahrzeugen sollte statt des Tankstands der Ladestand dokumentiert werden.

Sinnvoll sind:

• Prozentwert des Akkus,
• angezeigte Reichweite,
• Rückgabeanforderung laut Mietvertrag und
• gegebenenfalls Ladekabel und Adapter.

Rundgang vor der ersten Fahrt

Bevor du losfährst, solltest du einmal vollständig um das Fahrzeug herumgehen.

Dabei sollten insbesondere kontrolliert werden:

• Front,
• Heck,
• beide Fahrzeugseiten,
• Dach, soweit sichtbar,
• Felgen,
• Reifen,
• Scheiben,
• Spiegel und
• Beleuchtung.

Vorschäden nicht nur auf dem Mietvertrag prüfen

Viele Vermieter übergeben bereits ein Schadensblatt mit markierten Vorschäden.

Dieses sollte mit dem tatsächlichen Fahrzeug verglichen werden.

Fehlt ein sichtbarer Schaden, sollte dieser möglichst vor Abfahrt ergänzt beziehungsweise schriftlich bestätigt werden.

Kratzer dokumentieren

Kratzer gehören zu den häufigsten Auffälligkeiten bei Mietwagen.

Im Protokoll sollte möglichst angegeben werden:

• Position,
• ungefähre Länge,
• Tiefe beziehungsweise Sichtbarkeit und
• betroffenes Bauteil.

Dellen dokumentieren

Auch kleine Dellen sollten aufgenommen werden, insbesondere wenn sie auf dem offiziellen Übergabeprotokoll nicht markiert sind.

Ein Foto aus leicht seitlichem Winkel kann eine Delle oft besser sichtbar machen als eine frontale Aufnahme.

Stoßfänger kontrollieren

Front- und Heckstoßfänger sollten besonders sorgfältig geprüft werden.

Typische Schäden sind:

• Kratzer,
• Lackabrieb,
• Risse,
• Dellen und
• Beschädigungen an unteren Kunststoffteilen.

Felgen fotografieren

Felgenschäden führen bei Mietwagen häufig zu Diskussionen.

Es ist daher sinnvoll, jede Felge einzeln zu fotografieren.

Besonders relevant sind:

• Bordsteinschäden,
• Kratzer,
• Abplatzungen und
• sichtbare Verformungen.

Reifen kontrollieren

Bei den Reifen sollte auf offensichtliche Schäden geachtet werden.

Zum Beispiel:

• Schnitte,
• Beulen,
• sichtbare Beschädigungen an der Seitenwand und
• ungewöhnlich niedriger Luftdruck.

Glasschäden prüfen

Windschutzscheibe und weitere Scheiben sollten auf Schäden kontrolliert werden.

Besonders wichtig sind:

• Steinschläge,
• Risse und
• größere Kratzer.

Außenspiegel prüfen

Bei den Außenspiegeln sollten sowohl Gehäuse als auch Spiegelfläche kontrolliert werden.

Auch kleinere Risse oder Beschädigungen sollten dokumentiert werden.

Dach nicht vergessen

Bei niedrigen Fahrzeugen ist das Dach leicht zu übersehen.

Bei größeren Fahrzeugen kann es außerdem Schäden geben durch:

• Äste,
• Tiefgaragen,
• Transportgegenstände oder
• andere äußere Einwirkungen.

Unterboden

Der Unterboden kann bei normaler Fahrzeugkontrolle nur eingeschränkt geprüft werden.

Bei Mietverträgen sollte deshalb beachtet werden, ob Schäden am Unterboden von der gewählten Versicherung beziehungsweise Haftungsreduzierung umfasst sind.

Innenraum kontrollieren

Nicht nur die Außenkarosserie sollte dokumentiert werden.

Im Innenraum können beispielsweise vorhanden sein:

• Flecken,
• Risse in Sitzen,
• Brandlöcher,
• beschädigte Verkleidungen,
• fehlendes Zubehör oder
• beschädigte Displays.

Kofferraum kontrollieren

Auch der Kofferraum sollte kurz geprüft werden.

Je nach Fahrzeug können dort enthalten sein:

• Warndreieck,
• Warnwesten,
• Erste-Hilfe-Set,
• Reifenreparaturset,
• Ersatzrad,
• Ladekabel oder
• weitere Fahrzeugausstattung.

Fotos bei Übernahme

Fotos sind eine der wichtigsten Ergänzungen zum Schadensprotokoll.

Eine gute Dokumentation umfasst beispielsweise:

• Fahrzeug vorne,
• Fahrzeug hinten,
• linke Seite,
• rechte Seite,
• jede Felge,
• Windschutzscheibe,
• bestehende Vorschäden und
• Kilometer- und Tankanzeige.

Rundumvideo machen

Zusätzlich kann ein kurzes Video sinnvoll sein.

Gehe dabei langsam einmal um das Fahrzeug herum und filme alle sichtbaren Fahrzeugseiten.

Ein Video ersetzt Detailfotos allerdings nicht vollständig.

Fotos möglichst vor der ersten Fahrt aufnehmen

Die beste Beweiskraft haben Aufnahmen, wenn sie unmittelbar bei der Übernahme entstanden sind.

Wird der Schaden erst mehrere Stunden später fotografiert, kann die Frage entstehen, wann er tatsächlich entstanden ist.

Schlechte Lichtverhältnisse

Bei Dunkelheit oder in schlecht beleuchteten Parkhäusern können kleine Schäden leicht übersehen werden.

Wenn möglich, sollte das Fahrzeug an einer hellen Stelle kontrolliert werden.

Fahrzeug bei Regen übernehmen

Regen und Nässe können Kratzer oder Lackschäden verdecken.

Ist eine vollständige Kontrolle bei Übergabe nicht möglich, kann es sinnvoll sein, dies zu dokumentieren und das Fahrzeug möglichst bald erneut bei besseren Bedingungen zu kontrollieren.

Schäden sofort nachmelden

Wird kurz nach der Abfahrt ein nicht eingetragener Vorschaden entdeckt, sollte dieser möglichst unverzüglich an den Vermieter gemeldet werden.

Hilfreich sind:

• Foto,
• Uhrzeit,
• Kilometerstand und
• schriftliche Nachricht.

Bestätigung des Vermieters sichern

Eine schriftliche Bestätigung, dass ein nachgemeldeter Schaden als Vorschaden aufgenommen wurde, kann spätere Diskussionen vermeiden.

Keinen unklaren Schaden vorschnell anerkennen

Wird bei der Rückgabe ein Schaden festgestellt, der aus deiner Sicht bereits vorher vorhanden war, sollte nicht vorschnell schriftlich bestätigt werden, dass du ihn verursacht hast.

Stattdessen können zunächst:

• Übernahmeprotokoll,
• eigene Fotos,
• Video und
• Mitteilungen an die Mietstation

geprüft werden.

Schaden während der Mietzeit

Entsteht tatsächlich während der Mietzeit ein Schaden, sollte nach den Vorgaben des Mietvertrags beziehungsweise Vermieters vorgegangen werden.

Das kann beispielsweise betreffen:

• Meldung an den Vermieter,
• Schadensformular,
• Unfallbericht,
• Polizeimeldung oder
• Kontakt zur Versicherung.

Unfall mit einem Mietwagen

Bei einem Verkehrsunfall sollten zusätzlich zu den Vorgaben des Vermieters die allgemeinen Pflichten nach einem Unfall beachtet werden.

Dokumentiert werden sollten insbesondere:

• Unfallort,
• Datum und Uhrzeit,
• beteiligte Fahrzeuge,
• Kennzeichen,
• Kontaktdaten,
• Fotos und
• gegebenenfalls Polizeidaten.

Polizei bei Unfall

Ob die Polizei hinzugezogen werden muss oder sollte, hängt von Unfallort, Land, Schaden, Verletzten, Streit über den Unfallhergang und den Bedingungen des Vermieters ab.

Bei Mietwagen im Ausland sollten die Vorgaben des Vermieters besonders genau beachtet werden.

Schaden am geparkten Mietwagen

Wird ein geparktes Fahrzeug beschädigt und der Verursacher ist unbekannt, sollte der Schaden sofort dokumentiert und der Vermieter informiert werden.

Je nach Land und Mietvertrag kann zusätzlich eine polizeiliche Meldung verlangt werden.

Vandalismus

Auch bei mutwilliger Beschädigung sollte der Zustand umfassend fotografiert und der Vermieter möglichst unverzüglich informiert werden.

Steinschlag

Ein Steinschlag kann insbesondere bei Windschutzscheiben relevant sein.

Der Versicherungsschutz für Glas kann je nach Mietvertrag unterschiedlich geregelt sein.

Reifen- und Glasschutz

Bei manchen Mietwagenangeboten sind Reifen, Glas, Dach oder Unterboden nicht oder nur über zusätzliche Versicherungsprodukte abgedeckt.

Die Bedingungen sollten bereits vor der Übernahme geprüft werden.

Selbstbeteiligung

Bei einer Vollkasko- beziehungsweise Haftungsreduzierung kann eine Selbstbeteiligung vereinbart sein.

Vollkasko ohne Selbstbeteiligung

Auch bei einer Vereinbarung ohne Selbstbeteiligung sollte geprüft werden, welche Schäden tatsächlich eingeschlossen sind.

Ausnahmen können beispielsweise bestehen für:

• Reifen,
• Glas,
• Dach,
• Unterboden,
• Innenraum oder
• bestimmte grobe Vertragsverstöße.

Zusatzversicherung über Vermittler

Manche Reisende buchen eine zusätzliche Mietwagenversicherung über:

• Reiseportal,
• Versicherer,
• Kreditkarte oder
• anderen Vermittler.

Dabei kann das Modell so funktionieren, dass der Vermieter zunächst eine Selbstbeteiligung belastet und diese anschließend separat vom Versicherer zurückgefordert werden muss.

Versicherungsunterlagen aufbewahren

Für eine spätere Erstattung können wichtig sein:

• Mietvertrag,
• Schadensbericht,
• Rechnung des Vermieters,
• Kreditkartenabrechnung,
• Fotos und
• Versicherungsbestätigung.

Kreditkartenversicherung

Einige Kreditkarten beinhalten Mietwagen-Versicherungsleistungen.

Diese gelten jedoch nicht automatisch bei jeder Buchung. Häufig bestehen Bedingungen hinsichtlich:

• Zahlung mit der Karte,
• Mietdauer,
• Fahrzeugklasse,
• Land und
• Versicherungsumfang.

Rückgabe möglichst während der Öffnungszeiten

Wenn möglich, ist eine Rückgabe während der Öffnungszeiten oft vorteilhaft.

Dann kann der Fahrzeugzustand gemeinsam mit einem Mitarbeiter geprüft werden.

Rückgabeprotokoll verlangen

Nach Möglichkeit sollte eine schriftliche Bestätigung verlangt werden, aus der hervorgeht:

• Datum und Uhrzeit der Rückgabe,
• Kilometerstand,
• Tank- beziehungsweise Ladestand und
• gegebenenfalls festgestellte Schäden.

„Keine neuen Schäden“ schriftlich bestätigen lassen

Ist bei der gemeinsamen Rückgabe kein neuer Schaden erkennbar, kann eine entsprechende schriftliche Bestätigung besonders wertvoll sein.

Rückgabe außerhalb der Öffnungszeiten

Bei einer sogenannten After-Hours-Rückgabe erfolgt häufig keine gemeinsame Fahrzeugkontrolle.

Dann sollte die eigene Dokumentation besonders gründlich sein.

Fotos bei Rückgabe außerhalb der Öffnungszeiten

Fotografiere unmittelbar vor dem Verlassen des Fahrzeugs:

• alle Fahrzeugseiten,
• Felgen,
• Windschutzscheibe,
• Innenraum,
• Kilometerstand,
• Tank- oder Ladestand und
• Abstellort.

Schlüsselbox dokumentieren

Wird der Schlüssel in eine Rückgabebox eingeworfen, kann es sinnvoll sein, auch:

• Standort der Schlüsselbox,
• Uhrzeit und
• gegebenenfalls Einwurf

zu dokumentieren.

Abstellort fotografieren

Gerade auf großen Flughafenparkplätzen kann ein Foto des tatsächlichen Abstellplatzes hilfreich sein.

Tankbeleg aufbewahren

Bei einer Voll-Voll-Tankregelung sollte der letzte Tankbeleg aufbewahrt werden.

Besonders hilfreich ist, wenn daraus hervorgehen:

• Datum,
• Uhrzeit,
• Tankstelle und
• getankte Menge.

Ladebeleg beim Elektroauto

Bei Elektrofahrzeugen kann entsprechend ein Ladebeleg oder Screenshot der letzten Ladesitzung sinnvoll sein.

Nachträgliche Schadensforderung

Manchmal meldet sich der Vermieter erst nach der Rückgabe und behauptet einen neuen Schaden.

Dann sollten zunächst alle vorhandenen Unterlagen miteinander verglichen werden.

Was bei einer nachträglichen Forderung prüfen?

• Welcher konkrete Schaden wird behauptet?
• Wo befindet er sich?
• Gibt es Fotos des Vermieters?
• Wann wurden diese Fotos aufgenommen?
• War der Schaden bereits auf eigenen Übernahmefotos sichtbar?
• Gibt es ein Rückgabeprotokoll?
• Wie setzt sich die geforderte Summe zusammen?

Rechnung oder Kostennachweis verlangen

Bei einer Schadensforderung kann nachvollziehbar sein zu fragen, wie sich der verlangte Betrag zusammensetzt.

Je nach Fall können beispielsweise relevant sein:

• Reparaturrechnung,
• Kostenvoranschlag,
• Bearbeitungsgebühr,
• Standkosten oder
• weitere Vertragspositionen.

Kreditkarte nach der Rückgabe

Mietwagenunternehmen hinterlegen häufig eine Kaution beziehungsweise Autorisierung auf der Kreditkarte.

Nach Rückgabe sollte die Kartenabrechnung kontrolliert werden, insbesondere wenn später eine zusätzliche Belastung erfolgt.

Nicht jede Kreditkartenbelastung ist automatisch ein anerkannter Schaden

Eine Belastung auf der Karte bedeutet nicht, dass der Mieter jede dahinterstehende Schadensforderung inhaltlich akzeptieren muss.

Die Forderung kann anhand von Vertrag und Dokumentation geprüft werden.

Kreditkarten-Chargeback nicht vorschnell verwenden

Eine Rückbuchung über den Kartenanbieter ist nicht automatisch der erste oder passende Schritt bei jedem Streit über einen Mietwagenschaden.

Zunächst sollte die Forderung des Vermieters schriftlich geklärt und dokumentiert werden.

Fotos des Vermieters mit eigenen Bildern vergleichen

Besonders hilfreich sind Aufnahmen derselben Fahrzeugstelle bei Übernahme und Rückgabe.

Dateien nicht sofort löschen

Fotos und Videos sollten mindestens so lange aufbewahrt werden, bis:

• Mietvertrag vollständig abgerechnet ist,
• Kaution freigegeben wurde und
• keine offenen Forderungen mehr bestehen.

Originaldateien aufbewahren

Es ist sinnvoll, nicht nur Screenshots oder komprimierte Messenger-Versionen aufzubewahren, sondern nach Möglichkeit die Originalfotos.

Cloud-Sicherung nutzen

Während einer Reise können Fotos automatisch in einer Cloud gesichert werden. So gehen wichtige Aufnahmen nicht verloren, falls das Smartphone beschädigt oder gestohlen wird.

Schäden mit Referenzobjekt fotografieren

Bei kleineren Schäden kann ein Gegenstand zur Größenorientierung hilfreich sein.

Zum Beispiel eine Münze oder ein Lineal neben einem Kratzer.

Datums- und Uhrzeitinformationen

Moderne Smartphones speichern in den Originaldateien regelmäßig Aufnahmeinformationen.

Diese können die zeitliche Einordnung der Bilder unterstützen.

Video der Fahrzeugbeleuchtung

Bei Bedarf kann zusätzlich dokumentiert werden, dass Beleuchtung und Warnanzeigen bei Übernahme unauffällig waren.

Bei erkennbaren Warnmeldungen sollte das Fahrzeug nicht einfach ungeprüft übernommen werden.

Warnleuchten im Cockpit

Leuchtet bereits bei Übernahme eine Warnanzeige dauerhaft, sollte dies vor Fahrtbeginn geklärt werden.

Ein Foto des Cockpits kann den Zustand dokumentieren.

Fahrzeug nicht verkehrssicher

Bestehen Zweifel an der Verkehrssicherheit, sollte das Fahrzeug nicht einfach genutzt werden.

Der Vermieter sollte informiert und gegebenenfalls ein Ersatzfahrzeug verlangt werden.

Falsches Fahrzeugmodell

Bei Mietwagen wird häufig eine Fahrzeugkategorie und nicht zwingend ein konkretes Modell garantiert.

Deshalb sollte zwischen „Modellbeispiel“ und tatsächlich zugesagter Fahrzeugklasse unterschieden werden.

Zubehör dokumentieren

Bei Übergabe können zusätzliche Gegenstände mitvermietet werden.

Zum Beispiel:

• Kindersitz,
• Navigationsgerät,
• Schneeketten,
• Ladekabel,
• Adapter oder
• zusätzliche Schlüssel.

Auch deren Zustand und Vollständigkeit können dokumentiert werden.

Kindersitz prüfen

Ein gemieteter Kindersitz sollte vor der Nutzung auf sichtbare Schäden und Vollständigkeit kontrolliert werden.

Zweiter Fahrzeugschlüssel

Wird ein zusätzlicher Schlüssel übergeben, sollte dies im Protokoll eingetragen werden.

Bei Rückgabe sollte die vollständige Schlüsselrückgabe dokumentiert werden.

Schlüsselverlust

Bei Verlust eines Mietwagenschlüssels können erhebliche Kosten entstehen. Der Vermieter sollte nach den vertraglichen Vorgaben sofort informiert werden.

Fahrzeug wird abgeschleppt

Bei Panne oder Unfall sollte nicht ohne Prüfung irgendein Abschleppdienst beauftragt werden, wenn der Mietvertrag einen bestimmten Pannenservice vorsieht.

Die Notfallnummer des Mietwagenunternehmens sollte deshalb griffbereit sein.

Pannenhilfe

Zur Reisevorbereitung kann es sinnvoll sein, bereits vor Fahrtbeginn zu wissen:

• welche Hotline zuständig ist,
• welcher Pannendienst verwendet werden soll und
• welche Kosten ohne vorherige Freigabe übernommen werden.

Grenzübertritt mit Mietwagen

Bei internationalen Reisen sollte geprüft werden, ob Fahrten in andere Länder erlaubt sind.

Ein unerlaubter Grenzübertritt kann Auswirkungen auf Vertrag und Versicherung haben.

Fahrten auf nicht erlaubten Straßen

Auch Fahrten auf bestimmten unbefestigten Straßen, Rennstrecken oder anderweitig ausgeschlossenen Bereichen können vertraglich begrenzt sein.

Die Mietbedingungen sollten deshalb vor der Fahrt gelesen werden.

Mehrere Fahrer

Nur im Mietvertrag zugelassene Fahrer sollten das Fahrzeug nutzen.

Bei einem Unfall kann die Nutzung durch einen nicht eingetragenen Fahrer zu erheblichen Problemen führen.

Auslandsreise mit Mietwagen vorbereiten

Vor der Reise sollten neben dem Schadensprotokoll auch folgende Punkte geprüft werden:

• Führerschein,
• Kreditkarte,
• Mietunterlagen,
• Versicherung,
• Mautregelungen,
• Grenzübertritte und
• Notfallkontakte.

Für die gesamte Reisevorbereitung kannst du unsere Reisecheckliste Vorlage verwenden.

Rückgabezeit beachten

Eine verspätete Rückgabe kann je nach Mietvertrag zusätzliche Kosten verursachen.

Deshalb sollten vereinbarte Rückgabezeit und mögliche Kulanzzeiträume überprüft werden.

Fahrzeugreinigung

Normale Nutzungsspuren im Innenraum sind von außergewöhnlicher Verschmutzung zu unterscheiden.

Je nach Mietbedingungen können für starke Verschmutzungen zusätzliche Reinigungskosten entstehen.

Innenraum bei Rückgabe fotografieren

Einige Aufnahmen des Innenraums können dokumentieren, dass:

• keine größeren Flecken,
• keine Beschädigungen und
• keine ungewöhnliche Verschmutzung

vorhanden waren.

Tankregelung erfüllt dokumentieren

Unterschrift bei Übergabe

Wird ein offizielles Schadensprotokoll des Vermieters unterschrieben, sollte es vorher sorgfältig geprüft werden.

Alle sichtbaren Vorschäden sollten möglichst eingetragen sein.

Kopie des Übergabeprotokolls verlangen

Der Mieter sollte eine Kopie beziehungsweise digitale Version der bei Übernahme erstellten Dokumentation erhalten.

Unterschrift bei Rückgabe

Auch bei der Rückgabe sollte vor einer Unterschrift geprüft werden, welche Schäden oder Hinweise im Dokument vermerkt wurden.

Nicht verstandene Formulierungen

Bei einer Anmietung im Ausland sollte nichts vorschnell unterschrieben werden, wenn nicht klar ist, was bestätigt wird.

Insbesondere sollte unterschieden werden zwischen:

• Bestätigung der Fahrzeugrückgabe,
• Feststellung eines Schadens und
• Anerkennung einer Kostenforderung.

Typische Fehler bei der Mietwagenübernahme

• Ohne Kontrolle losfahren: Vorschäden werden erst später entdeckt.
• Nur das Papierprotokoll nutzen: Fotos fehlen.
• Felgen vergessen: vorhandene Bordsteinschäden werden nicht dokumentiert.
• Tankstand nicht fotografieren: spätere Nachtankkosten lassen sich schwer prüfen.
• Schäden nur mündlich melden: Es fehlt eine schriftliche Bestätigung.
• Bei Dunkelheit nicht nachkontrollieren: kleine Schäden bleiben unbemerkt.
• Innenraum ignorieren: bestehende Flecken oder Schäden werden nicht erfasst.

Typische Fehler bei der Mietwagenrückgabe

• Keine Rückgabefotos: Der Fahrzeugzustand nach Ende der Mietzeit ist nicht dokumentiert.
• Tankbeleg wegwerfen: eine Voll/Voll-Regelung ist später schwieriger nachweisbar.
• After-Hours-Rückgabe nicht dokumentieren: Zwischen Abstellen und Kontrolle des Vermieters entsteht eine Beweislücke.
• Schlüsselbox nicht festhalten: Die tatsächliche Rückgabezeit ist nicht dokumentiert.
• Rückgabeprotokoll nicht verlangen: Später fehlt eine schriftliche Zustandsbestätigung.
• Fotos zu früh löschen: Eine nachträgliche Schadensforderung kann nicht mehr geprüft werden.

Was sollte in einem Mietwagen Schadensprotokoll stehen?

Eine vollständige Vorlage kann insbesondere enthalten:

• Vermieter,
• Mietstation,
• Mietvertragsnummer,
• Fahrzeug,
• Kennzeichen,
• Übernahmezeit,
• Kilometerstand,
• Tank- oder Ladestand,
• Vorschäden,
• Fotoanzahl,
• Schäden während der Mietzeit,
• Rückgabezeit,
• Kilometerstand bei Rückgabe und
• Bemerkungen.

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Downloads enthalten die grundlegende Struktur zur Fahrzeugdokumentation.

• Word: ideal, wenn zusätzliche Schäden, individuelle Angaben oder weitere Felder ergänzt werden sollen.
• PDF: praktisch zum Ausdrucken und direkten Ausfüllen bei Fahrzeugübernahme und Rückgabe.

Mietwagen Schadensprotokoll individuell anpassen

Je nach Fahrzeugtyp und Mietvertrag können zusätzliche Angaben sinnvoll sein.

Bei einem Elektroauto können beispielsweise Ladekabel und Akkustand ergänzt werden. Bei einem Transporter können Dach, Laderaum und besondere Aufbauten wichtiger sein. Bei einem Cabrio sollte auch das Verdeck dokumentiert werden.