Eigenbeleg Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Eigenbeleg Vorlage kannst du eine Ausgabe dokumentieren, wenn für einen Geschäftsvorgang kein regulärer Beleg vorhanden ist. Das Muster bietet Platz für Datum, Betrag, Verwendungszweck, Zahlungsempfänger, Zahlungsart und den Grund, warum kein Originalbeleg vorliegt.

Die Vorlage steht als PDF und Word-Datei zur Verfügung. Die PDF-Version eignet sich zum direkten Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen. Die Word-Version kannst du am Computer bearbeiten, speichern und an deinen jeweiligen Vorgang anpassen.

Was ist ein Eigenbeleg?

Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstelltes Dokument, mit dem eine Ausgabe nachvollziehbar festgehalten wird, wenn kein üblicher Fremdbeleg wie eine Rechnung oder Quittung zur Verfügung steht.

Ein Eigenbeleg kann beispielsweise dann relevant werden, wenn:

• eine Quittung verloren gegangen ist
• bei einer kleineren Ausgabe kein Beleg ausgegeben wurde
• ein Parkautomat keinen Beleg ausgegeben hat
• eine Zahlung an einem Automaten erfolgt ist
• ein ursprünglicher Beleg nicht mehr lesbar ist
• eine kleinere betriebliche Ausgabe nachvollziehbar dokumentiert werden soll

Ein Eigenbeleg ist dabei nicht automatisch gleichwertig mit einer regulären Rechnung. Ob und in welchem Umfang er für buchhalterische oder steuerliche Zwecke berücksichtigt werden kann, hängt vom konkreten Fall ab.

Welche Angaben sollte ein Eigenbeleg enthalten?

Je nachvollziehbarer der Vorgang dokumentiert ist, desto besser lässt sich später erkennen, wofür die Ausgabe entstanden ist. Deshalb sollte der Eigenbeleg möglichst konkrete Angaben enthalten.

• Datum: Zeitpunkt der Ausgabe oder des Geschäftsvorgangs.
• Betrag: Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten.
• Zahlungsempfänger: soweit bekannt Name oder Unternehmen.
• Verwendungszweck: möglichst genaue Beschreibung der Ausgabe.
• Zahlungsart: beispielsweise Barzahlung, Karte oder Überweisung.
• Grund für den Eigenbeleg: Erklärung, warum kein regulärer Beleg vorliegt.
• gegebenenfalls Zusatzangaben: etwa Ort, Projekt oder Kostenstelle.
• Unterschrift: Bestätigung der Angaben durch die ausstellende Person.

So füllst du die Eigenbeleg Vorlage aus

Unsere Vorlage ist bewusst einfach aufgebaut und führt dich durch die wichtigsten Angaben. Trage möglichst nur konkrete und nachvollziehbare Informationen ein.

1. Datum eintragen: Notiere den Tag, an dem die Ausgabe entstanden ist.
2. Betrag ergänzen: Trage die tatsächliche Höhe der Ausgabe ein.
3. Empfänger angeben: Ergänze den Zahlungsempfänger, soweit bekannt.
4. Ausgabe beschreiben: Erkläre möglichst konkret, was gekauft oder bezahlt wurde.
5. Zahlungsart angeben: Vermerke, wie die Zahlung erfolgt ist.
6. Grund nennen: Beschreibe, warum kein Originalbeleg vorliegt.
7. Zusatzinformationen ergänzen: Falls relevant, können Projekt, Reise oder Kostenstelle angegeben werden.
8. Unterschreiben: Bestätige die Angaben mit Ort, Datum und Unterschrift.

Grund für den fehlenden Originalbeleg angeben

Ein wichtiger Bestandteil des Eigenbelegs ist die Erklärung, weshalb kein regulärer Beleg vorhanden ist. Eine knappe, aber konkrete Angabe ist meist sinnvoller als eine allgemeine Formulierung.

Mögliche Formulierungen können beispielsweise sein:

• „Originalquittung verloren“
• „Automat hat keinen Beleg ausgegeben“
• „Beleg nicht mehr lesbar“
• „Für die Barzahlung wurde keine Quittung ausgegeben“
• „Originalbeleg trotz Suche nicht mehr auffindbar“

Der tatsächliche Grund sollte selbstverständlich der konkreten Situation entsprechen.

Verwendungszweck möglichst genau beschreiben

Auch der Verwendungszweck sollte nicht zu allgemein formuliert werden. Statt lediglich „Büromaterial“ oder „Fahrtkosten“ einzutragen, kann eine etwas genauere Beschreibung die Ausgabe besser nachvollziehbar machen.

Beispiele:

• „Parkgebühr während Kundentermin in Nürnberg“
• „Briefumschläge und Versandmaterial für Büro“
• „Kleine Ersatzteile für betriebliches Werkzeug“
• „Taxi vom Bahnhof zum Kundentermin“
• „Gebühr für Schließfach während Dienstreise“

Je nach Situation können ergänzend ein Projekt, eine Reise oder ein Auftrag genannt werden.

Eigenbeleg bei verlorener Quittung

Ein häufiger Anlass für einen Eigenbeleg ist eine verlorene Quittung. Gerade bei kleineren Barzahlungen kann ein Beleg schnell verloren gehen, bevor er abgelegt oder digitalisiert wurde.

In diesem Fall sollte der Eigenbeleg möglichst zeitnah erstellt werden. Dadurch lassen sich Betrag, Datum und Verwendungszweck häufig noch genauer rekonstruieren.

Falls zusätzliche Nachweise vorhanden sind, können diese zusammen mit dem Eigenbeleg aufbewahrt werden. Denkbar sind beispielsweise Zahlungsnachweise oder andere Unterlagen zum betreffenden Vorgang.

Eigenbeleg für Parkgebühren

Auch Parkgebühren können ein typisches Einsatzgebiet sein, wenn beispielsweise kein Ticket ausgegeben wurde oder der ursprüngliche Parkbeleg nicht mehr vorhanden ist.

In diesem Fall können auf dem Eigenbeleg unter anderem folgende Angaben hilfreich sein:

• Datum
• Ort oder Parkhaus
• Betrag
• Anlass der Fahrt
• Grund für den fehlenden Beleg

Dadurch lässt sich die betreffende Ausgabe leichter einer konkreten Fahrt oder einem Termin zuordnen.

Eigenbeleg für kleinere Barausgaben

Bei kleinen Barausgaben fehlt gelegentlich ein regulärer Zahlungsnachweis. Auch hier kann die Vorlage dabei helfen, den Vorgang strukturiert zu dokumentieren.

Wichtig ist, dass der Eigenbeleg nicht dazu verwendet wird, Ausgaben zu erfinden oder unklare Zahlungen nachträglich ohne Grundlage zu dokumentieren. Die eingetragenen Angaben sollten stets dem tatsächlichen Geschäftsvorgang entsprechen.

Eigenbeleg und Quittung – was ist der Unterschied?

Eine Quittung wird normalerweise von der Person oder dem Unternehmen ausgestellt, das eine Zahlung erhalten hat. Ein Eigenbeleg wird dagegen von der Person selbst erstellt, die eine Ausgabe dokumentieren möchte.

Wenn ein ordnungsgemäßer Fremdbeleg vorhanden ist, sollte grundsätzlich dieser verwendet und aufbewahrt werden. Der Eigenbeleg ist eher für Situationen gedacht, in denen ein solcher Beleg fehlt.

Für eine normale Zahlungsbestätigung findest du bei Smartvorlagen außerdem eine Quittung Vorlage.

Beispiel für einen ausgefüllten Eigenbeleg

Die Angaben auf einem Eigenbeleg können sehr einfach gehalten werden, sollten aber den betreffenden Vorgang eindeutig beschreiben.

Das Beispiel dient lediglich dazu, den Aufbau zu zeigen. Die tatsächlichen Angaben müssen immer zum jeweiligen Vorgang passen.

Sollte ein Eigenbeleg eine fortlaufende Nummer haben?

Wer Eigenbelege regelmäßig im Rahmen einer Buchhaltung verwendet, kann sie mit einer eigenen Belegnummer versehen. Dadurch lassen sich die Dokumente später leichter zuordnen und wiederfinden.

Eine mögliche einfache Systematik wäre beispielsweise:

• EB-2026-001
• EB-2026-002
• EB-2026-003

Welche interne Nummerierung verwendet wird, hängt von der eigenen Ablage und Buchhaltung ab.

Zusätzliche Nachweise zum Eigenbeleg

Wenn weitere Informationen zum Vorgang vorhanden sind, können diese zusammen mit dem Eigenbeleg aufbewahrt werden. Sie ersetzen nicht automatisch einen regulären Beleg, können den dokumentierten Vorgang aber nachvollziehbarer machen.

Denkbar sind beispielsweise:

• Kontoauszüge
• Kartenabrechnungen
• E-Mails
• Buchungsbestätigungen
• Fahrten- oder Reisedokumentation
• Fotos oder andere Nachweise

Eigenbeleg bei Reisekosten

Auch im Zusammenhang mit einer Dienst- oder Geschäftsreise kann ein Eigenbeleg relevant werden, wenn für eine einzelne Ausgabe kein Originalbeleg mehr vorhanden ist.

Dabei sollte die Ausgabe möglichst eindeutig der betreffenden Reise zugeordnet werden. Neben Datum und Betrag kann deshalb auch der Reiseanlass oder das Reiseziel eingetragen werden.

Für die gesamte Zusammenstellung einer Geschäfts- oder Dienstreise kannst du zusätzlich unsere Reisekostenabrechnung Vorlage verwenden.

Eigenbeleg für Selbstständige und Unternehmen

Die Vorlage kann von Selbstständigen, Freiberuflern oder Unternehmen als praktische Dokumentationshilfe verwendet werden. Entscheidend ist jedoch immer, ob der jeweilige Eigenbeleg im konkreten buchhalterischen oder steuerlichen Zusammenhang ausreichend ist.

Ein Eigenbeleg sollte daher nicht als allgemeiner Ersatz für fehlende Rechnungen verstanden werden. Wo ein regulärer Beleg erhältlich ist, sollte dieser möglichst beschafft und aufbewahrt werden.

Kann ein Eigenbeleg eine Rechnung ersetzen?

Ein selbst erstellter Eigenbeleg ist nicht einfach dasselbe wie eine Rechnung eines Lieferanten oder Dienstleisters. Insbesondere wenn für einen Vorgang bestimmte Rechnungsangaben erforderlich sind, kann ein Eigenbeleg diese nicht automatisch ersetzen.

Deshalb sollte bei einem fehlenden Beleg zunächst geprüft werden, ob beim ursprünglichen Anbieter eine Kopie oder Ersatzrechnung angefordert werden kann.

Typische Fehler beim Eigenbeleg vermeiden

Ein Eigenbeleg sollte so konkret wie möglich ausgefüllt werden. Allgemeine oder unvollständige Angaben machen den Vorgang später schwerer nachvollziehbar.

• Kein Datum: Die Ausgabe sollte zeitlich eindeutig zugeordnet werden können.
• Unklarer Verwendungszweck: Beschreibe die Ausgabe möglichst konkret.
• Grund für Eigenbeleg fehlt: Es sollte erkennbar sein, warum kein Originalbeleg vorhanden ist.
• Betrag unklar: Der tatsächlich gezahlte Betrag sollte eindeutig angegeben werden.
• Zahlungsempfänger fehlt: Falls bekannt, sollte der Empfänger eingetragen werden.
• Keine Unterschrift: Der Eigenbeleg sollte von der ausstellenden Person bestätigt werden.
• Eigenbeleg statt vorhandener Rechnung: Ist ein regulärer Beleg vorhanden, sollte dieser genutzt werden.

Eigenbeleg und Zahlungsbestätigung kombinieren

In manchen Fällen soll nicht nur eine Ausgabe dokumentiert werden, sondern zusätzlich festgehalten werden, dass eine andere Person einen Geldbetrag erhalten hat. Dafür ist ein Eigenbeleg nicht unbedingt das passendste Dokument.

Für solche Fälle kannst du unsere Bestätigung Geld erhalten Vorlage verwenden.

Word oder PDF – welche Version ist besser?

Beide Dateien enthalten dieselbe Grundstruktur. Die passende Version hängt davon ab, wie du den Eigenbeleg ausfüllen und archivieren möchtest.

• PDF: ideal zum direkten Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen.
• Word: praktisch, wenn Datum, Betrag und Beschreibung bereits am Computer eingetragen werden sollen.

Wenn Eigenbelege digital vorbereitet und anschließend abgelegt werden, ist die Word-Version besonders flexibel.