Postvollmacht Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Postvollmacht Vorlage kannst du einer anderen Person schriftlich erlauben, bestimmte Postsendungen in deinem Namen abzuholen oder entgegenzunehmen. Das Muster kann beispielsweise verwendet werden, wenn du selbst verhindert bist und eine Sendung in einer Postfiliale für dich hinterlegt wurde.

Die Vorlage steht als Word-Datei und PDF zur Verfügung. In der Word-Version kannst du Namen, Anschriften, Gültigkeitsdauer und Umfang der Vollmacht direkt am Computer eintragen. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen.

Postvollmacht kostenlos herunterladen

Je nachdem, wie du die Vollmacht ausfüllen möchtest, stehen zwei Formate zur Verfügung:

• PDF: herunterladen, ausdrucken, vollständig ausfüllen und unterschreiben.
• Word: persönliche Angaben und Umfang der Vollmacht zunächst am Computer ergänzen und anschließend ausdrucken.

Für die Abholung einer Sendung in einer Filiale solltest du zusätzlich immer die konkreten Anforderungen des jeweiligen Post- oder Paketdienstes beachten.

Was ist eine Postvollmacht?

Mit einer Postvollmacht ermächtigt der Vollmachtgeber eine andere Person, bestimmte Postangelegenheiten für ihn zu erledigen.

Ein typischer Anwendungsfall ist die Abholung einer Sendung, die nicht persönlich zugestellt werden konnte und deshalb in einer Filiale hinterlegt wurde.

Die Deutsche Post ermöglicht es grundsätzlich, eine Vertrauensperson zur Abholung einer benachrichtigten Sendung zu bevollmächtigen. Dafür kann unter anderem die Vollmacht auf der Rückseite der Benachrichtigungskarte oder eine gesonderte Postvollmacht verwendet werden.

Wann ist eine Postvollmacht sinnvoll?

Eine Postvollmacht kann helfen, wenn der Empfänger eine Sendung nicht selbst abholen kann.

Typische Situationen sind beispielsweise:

• Krankheit
• Urlaub
• berufliche Abwesenheit
• eingeschränkte Mobilität
• längerer Aufenthalt außerhalb des Wohnorts
• Abholung durch Familienangehörige
• Abholung durch eine andere Vertrauensperson
• regelmäßige Postabholung für ein Unternehmen

Welche Angaben gehören in eine Postvollmacht?

Damit eindeutig erkennbar ist, wer wen zu welcher Handlung bevollmächtigt, sollte die Vollmacht möglichst vollständig ausgefüllt werden.

Die Deutsche Post nennt für eine Postvollmacht insbesondere Angaben zur Person des Vollmachtgebers, Name und Vorname des Bevollmächtigten sowie den Umfang der Vollmacht. Für die Verwendung in der Filiale ist außerdem die physische Unterschrift des Vollmachtgebers erforderlich.

Sinnvolle Angaben sind:

• Name und Vorname des Vollmachtgebers
• Anschrift des Vollmachtgebers
• Name und Vorname des Bevollmächtigten
• gegebenenfalls Anschrift des Bevollmächtigten
• konkreter Umfang der Vollmacht
• gegebenenfalls Sendungsnummer
• Gültigkeitszeitraum
• Ort und Datum
• Unterschrift des Vollmachtgebers

Beispiel für eine Postvollmacht

Postvollmacht für eine einmalige Abholung

Wenn nur eine einzelne Sendung abgeholt werden soll, ist eine einmalige Vollmacht meist die übersichtlichste Variante.

Dabei kann beispielsweise angegeben werden:

• Sendungsnummer
• Art der Sendung
• Abholfiliale
• Name des Bevollmächtigten
• Datum beziehungsweise Gültigkeitszeitraum

Nach der Abholung der konkret bezeichneten Sendung ist eine solche Vollmacht für diesen Zweck erledigt.

Postvollmacht für mehrere Sendungen

Eine Vollmacht kann auch für einen längeren Zeitraum ausgestellt werden, wenn eine Vertrauensperson regelmäßig benachrichtigte Post abholen soll.

Die Deutsche Post weist darauf hin, dass dafür beispielsweise ein konkretes Enddatum angegeben oder die Vollmacht bis auf Widerruf erteilt werden kann.

Der Umfang sollte dennoch möglichst eindeutig formuliert werden.

Wie lange ist eine Postvollmacht gültig?

Die Gültigkeitsdauer bestimmt grundsätzlich der Vollmachtgeber.

Mögliche Varianten sind:

• einmalig: nur für eine bestimmte Sendung
• befristet: beispielsweise bis zu einem bestimmten Datum
• bis auf Widerruf: ohne festes Enddatum

Bei einer einmaligen Vollmacht für eine konkret benannte Sendung endet der Zweck regelmäßig mit der Abholung dieser Sendung.

Was braucht der Bevollmächtigte bei der Abholung?

Bei einer Abholung in einer Filiale verlangt die Deutsche Post beziehungsweise DHL insbesondere einen Identitätsnachweis des Bevollmächtigten.

Je nach Sendung und Abholsituation können benötigt werden:

• ausgedruckte und unterschriebene Vollmacht
• amtlicher Lichtbildausweis des Bevollmächtigten
• Benachrichtigungskarte beziehungsweise Zustellbenachrichtigung
• gegebenenfalls Angaben zur Sendung

DHL weist für die Paketabholung ausdrücklich darauf hin, dass die Vollmacht vollständig ausgefüllt, ausgedruckt und unterschrieben mitgegeben werden soll.

Muss die Postvollmacht unterschrieben werden?

Für die Verwendung einer Postvollmacht in Filialen der Deutschen Post ist die Unterschrift besonders wichtig.

Die Deutsche Post verlangt nach ihren aktuellen Hinweisen eine physische Unterschrift des Vollmachtgebers. Eine lediglich auf dem Smartphone vorgezeigte digitale Unterschrift wird dort aus Sicherheitsgründen nicht akzeptiert.

Wenn du unsere Word-Version nutzt, solltest du das Dokument deshalb nach dem Ausfüllen ausdrucken und unterschreiben.

Braucht der Bevollmächtigte einen Ausweis?

Ja. Die Deutsche Post verlangt grundsätzlich, dass der Bevollmächtigte seine Identität mit einem Personalausweis oder einem anderen geeigneten Identitätsnachweis nachweisen kann.

Der Name in der Vollmacht sollte deshalb mit dem vorgelegten Ausweisdokument übereinstimmen.

Braucht man eine Kopie des Ausweises des Vollmachtgebers?

Nach den allgemeinen Informationen der Deutschen Post ist für die Abholung durch eine bevollmächtigte Person insbesondere deren eigener Identitätsnachweis erforderlich.

Eine allgemeine Aussage, dass immer zusätzlich eine Ausweiskopie des Vollmachtgebers mitgeführt werden müsse, wäre daher zu pauschal.

Bei besonderen Sendungen oder abweichenden Dienstleistern können allerdings zusätzliche Anforderungen gelten.

Kann jemand anderes ein Paket für mich abholen?

Bei einem in einer Filiale hinterlegten DHL-Paket kann grundsätzlich eine andere Person mit einer Vollmacht zur Abholung beauftragt werden.

DHL nennt dafür insbesondere:

• vollständig ausgefüllte Vollmacht
• Unterschrift des Empfängers
• amtlichen Lichtbildausweis des Abholers

Die Zustellbenachrichtigung sollte ebenfalls mitgegeben beziehungsweise entsprechend den Angaben von DHL vorgezeigt werden.

Kann eine Person ein Einschreiben abholen?

Auch benachrichtigte Briefsendungen beziehungsweise Einschreiben können grundsätzlich durch eine bevollmächtigte Vertrauensperson abgeholt werden, sofern die konkrete Sendungsart eine Vertretung zulässt.

Bei bestimmten besonderen Versandformen gelten jedoch zusätzliche Einschränkungen.

Was gilt bei eigenhändigen Sendungen?

Bei einer eigenhändigen Sendung ist besondere Aufmerksamkeit erforderlich.

Die Deutsche Post weist darauf hin, dass in der Vollmacht ausdrücklich vermerkt sein muss, dass der Bevollmächtigte auch zur Entgegennahme einer solchen Sendung berechtigt ist.

Eine allgemein formulierte Postvollmacht sollte daher nicht automatisch als ausreichend für jede besondere Sendungsart angesehen werden.

Welche Sendungen können nicht per Vollmacht abgeholt werden?

Nicht jede Sendung darf von einem Bevollmächtigten entgegengenommen werden.

Die Deutsche Post beziehungsweise DHL nennt insbesondere Sendungen mit Ident-Check beziehungsweise Identitäts- und Altersprüfung als Fälle, bei denen eine Vertretung ausgeschlossen sein kann. Solche Sendungen müssen vom vorgesehenen Empfänger persönlich entgegengenommen werden.

Vor einer Abholung sollte daher die konkrete Sendungsart geprüft werden.

Postvollmacht und Packstation

Eine klassische Postvollmacht ist nicht automatisch die richtige Lösung für die Abholung an einer Packstation.

DHL verwendet dort ein eigenes Abholverfahren über die Post & DHL App beziehungsweise einen Abholcode.

Unsere Vorlage ist deshalb vor allem für Situationen gedacht, in denen eine Sendung in einer Filiale oder einem entsprechenden Abholpunkt hinterlegt wurde und dort eine bevollmächtigte Person zugelassen ist.

Wie lange liegt eine Sendung in der Filiale?

DHL beziehungsweise Deutsche Post geben für viele benachrichtigte Sendungen eine Lagerfrist von bis zu sieben Werktagen in der Filiale an.

Nach Ablauf der Lagerfrist kann die Sendung an den Absender zurückgehen.

Maßgeblich sind jedoch immer die Angaben zur konkreten Sendung beziehungsweise auf der Benachrichtigung.

Postvollmacht für Familienangehörige

Eine bevollmächtigte Person muss nicht zwingend mit dem Empfänger verwandt sein.

Du kannst beispielsweise bevollmächtigen:

• Ehepartner
• Lebenspartner
• erwachsenes Kind
• Elternteil
• Freund oder Freundin
• Nachbar
• andere Vertrauensperson

Entscheidend ist, dass die Person eindeutig in der Vollmacht bezeichnet wird und die Anforderungen des jeweiligen Postdienstes erfüllt.

Muss die bevollmächtigte Person volljährig sein?

Die Deutsche Post weist ausdrücklich darauf hin, dass der Bevollmächtigte nicht zwingend volljährig sein muss, sofern eine gültige Postvollmacht sowie ein amtlicher Ausweis vorgelegt werden können.

Eine Vertretung ist allerdings ausgeschlossen, wenn die Person aus anderen Gründen geschäftsunfähig ist.

Postvollmacht für Unternehmen

Auch Unternehmen können Mitarbeiter oder externe Dienstleister mit der Abholung von Geschäftspost beauftragen.

Bei Firmenvollmachten können zusätzliche Angaben sinnvoll sein:

• Firmenname
• Geschäftsanschrift
• Name des Vertretungsberechtigten
• Name des bevollmächtigten Mitarbeiters
• gegebenenfalls Firmenstempel
• Umfang der Abholberechtigung
• Gültigkeitszeitraum

Die Deutsche Post weist außerdem darauf hin, dass bei Geschäftskunden in Zweifelsfällen weitere Nachweise zur Vertretungsberechtigung verlangt werden können.

Postvollmacht für einen bestimmten Zeitraum

Wenn du beispielsweise während eines Urlaubs mehrere Wochen nicht zu Hause bist, kannst du die Vollmacht zeitlich begrenzen.

Eine klare Befristung verhindert, dass unklar bleibt, ob die Vollmacht nach deiner Rückkehr weiter gelten soll.

Postvollmacht bis auf Widerruf

Für eine regelmäßige Vertretung kann eine Vollmacht auch ohne konkretes Enddatum erteilt werden.

In diesem Fall sollte beispielsweise ausdrücklich formuliert werden:

Bei einer dauerhaften Regelung sollte überprüft werden, ob der jeweilige Postdienst dafür ein eigenes Verfahren oder spezielle Vollmachtskarten vorsieht.

Kann eine Postvollmacht widerrufen werden?

Eine erteilte Vollmacht kann grundsätzlich wieder widerrufen werden.

Bei einer dauerhaften Regelung ist es sinnvoll, den Bevollmächtigten über den Widerruf zu informieren und gegebenenfalls vorhandene Vollmachtsdokumente zurückzufordern.

Bei besonderen Vollmachtsverfahren des Postdienstes sollten zusätzlich dessen Vorgaben berücksichtigt werden.

Postvollmacht oder Abholvollmacht?

Die Begriffe werden im Alltag teilweise ähnlich verwendet, können aber einen unterschiedlichen Umfang beschreiben.

• Postvollmacht: kann mehrere Postangelegenheiten beziehungsweise einen längeren Zeitraum abdecken.
• Abholvollmacht: wird häufig gezielt für die Abholung einer bestimmten Sache oder Sendung ausgestellt.

Wenn lediglich ein einzelnes Paket oder ein Einschreiben abgeholt werden soll, ist eine eng gefasste einmalige Abholvollmacht oft ausreichend.

Postvollmacht oder allgemeine Vollmacht?

Eine allgemeine Vollmacht kann eine Vielzahl unterschiedlicher Rechtsgeschäfte oder Handlungen betreffen.

Eine Postvollmacht ist dagegen auf Postangelegenheiten beschränkt und deshalb für diesen Zweck meist übersichtlicher.

Der Vorteil einer speziellen Vorlage liegt darin, dass Umfang und Zweck der Berechtigung unmittelbar erkennbar sind.

Nur notwendige Befugnisse erteilen

Eine Vollmacht sollte nicht weiter gefasst sein als nötig.

Wenn beispielsweise lediglich eine einzelne Sendung abgeholt werden soll, kannst du die Sendungsnummer und den konkreten Zweck direkt eintragen.

Dadurch bleibt eindeutig, was der Bevollmächtigte tun darf.

Ausweisnummer wirklich notwendig?

Unsere bestehende Vorlage enthält Felder für Ausweisdaten. Für eine Postvollmacht der Deutschen Post werden auf der offiziellen Informationsseite jedoch vor allem Name und Anschrift des Vollmachtgebers, Name und Vorname des Bevollmächtigten, Umfang und Unterschrift genannt.

Ausweisdaten sollten daher nicht unnötig erhoben werden, wenn sie für den konkreten Zweck nicht erforderlich sind.

Der Bevollmächtigte muss bei der Abholung seine Identität allerdings durch ein geeignetes Dokument nachweisen können.

So verwendest du die Postvollmacht Vorlage

Die Vorlage lässt sich in wenigen Schritten vorbereiten:

1. Datei herunterladen: Wähle Word oder PDF.
2. Vollmachtgeber eintragen: Ergänze deine persönlichen Angaben.
3. Bevollmächtigten benennen: Trage die Person eindeutig ein.
4. Umfang festlegen: Gib an, welche Sendungen oder Handlungen umfasst sind.
5. Gültigkeit bestimmen: Wähle einmalig, befristet oder bis auf Widerruf.
6. Sendungsnummer ergänzen: Bei einer einmaligen Abholung ist das besonders sinnvoll.
7. Ausdrucken: Bei Verwendung in einer Deutschen-Post-Filiale sollte das Dokument ausgedruckt werden.
8. Unterschreiben: Unterschreibe die Vollmacht eigenhändig.
9. Unterlagen mitgeben: Der Bevollmächtigte nimmt Vollmacht, eigenen Ausweis und gegebenenfalls Benachrichtigung mit.

Typische Fehler bei einer Postvollmacht

Viele Probleme bei der Abholung lassen sich vermeiden, wenn die Vollmacht vollständig und eindeutig ausgefüllt ist.

• Unterschrift fehlt: Für die Deutsche Post ist die physische Unterschrift des Vollmachtgebers erforderlich.
• Name unvollständig: Bevollmächtigten eindeutig benennen.
• Umfang unklar: Nicht nur „Post abholen“ schreiben, wenn eine besondere Sendung betroffen ist.
• Sendungsnummer vergessen: Bei einmaligen Vollmachten möglichst ergänzen.
• Ausweis vergessen: Der Bevollmächtigte muss seine Identität nachweisen können.
• Ident-Check übersehen: Solche Sendungen können nicht einfach durch einen Dritten abgeholt werden.
• digitale Unterschrift vorzeigen: Die Deutsche Post akzeptiert hierfür in der Filiale keine bloß auf dem Smartphone gezeigte digitale Unterschrift.

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Dateien basieren auf derselben Vorlage.

• Word: ideal, wenn Namen, Anschrift, Gültigkeit und Umfang bereits am Computer eingetragen werden sollen.
• PDF: praktisch, wenn du die Vorlage direkt ausdrucken und handschriftlich ausfüllen möchtest.

Da bei einer Abholung in der Deutschen-Post-Filiale eine physische Unterschrift verlangt wird, sollte auch die digital ausgefüllte Word-Version anschließend ausgedruckt und unterschrieben werden.

Postvollmacht Vorlage individuell anpassen

Unsere Vorlage ist ein allgemeines Muster. Entscheidend sind immer die Anforderungen des Postdienstes und die konkrete Sendungsart.

Prüfe bei besonderen Versandformen wie Ident-Check oder eigenhändigen Sendungen deshalb vorab, ob eine Bevollmächtigung überhaupt möglich ist und welche zusätzlichen Angaben erforderlich sind.