Projektauftrag Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Projektauftrag Vorlage kannst du die wichtigsten Rahmenbedingungen eines Projekts übersichtlich festhalten. Die Vorlage unterstützt dabei, Projektziele, Projektumfang, Verantwortlichkeiten, Termine, Ressourcen und weitere zentrale Eckpunkte bereits zum Projektstart zu dokumentieren.

Der Projektauftrag schafft damit eine gemeinsame Grundlage für Auftraggeber, Projektleitung und weitere Beteiligte. Die Vorlage steht als bearbeitbare Word-Datei und als PDF zum Ausdrucken zur Verfügung.

Was ist ein Projektauftrag?

Ein Projektauftrag ist ein zentrales Dokument zu Beginn eines Projekts. Er beschreibt, warum ein Projekt durchgeführt werden soll, welche Ziele verfolgt werden und unter welchen Rahmenbedingungen die Umsetzung erfolgt.

Je nach Unternehmen und Projekt kann der Projektauftrag gleichzeitig als formelle Freigabe für den Projektstart dienen.

Typischerweise beantwortet ein Projektauftrag Fragen wie:

• Was soll mit dem Projekt erreicht werden?
• Warum wird das Projekt durchgeführt?
• Was gehört zum Projektumfang?
• Was gehört ausdrücklich nicht zum Projekt?
• Wer trägt welche Verantwortung?
• Welche Termine und Meilensteine sind vorgesehen?
• Welche Ressourcen und welches Budget stehen zur Verfügung?
• Welche wesentlichen Risiken sind bereits bekannt?
• Wer gibt das Projekt frei?

Was enthält die Projektauftrag Vorlage?

Unsere Vorlage enthält Bereiche für die wichtigsten Informationen eines Projektauftrags:

• Projektname und Projektnummer,
• Auftraggeber und Projektleitung,
• Ausgangssituation und Projektanlass,
• Projektziele,
• Erfolgskriterien,
• Projektumfang,
• Abgrenzung und Nicht-Ziele,
• wesentliche Arbeitspakete,
• Projektorganisation und Verantwortlichkeiten,
• Meilensteine und Termine,
• Budget und Ressourcen,
• Rahmenbedingungen und Abhängigkeiten,
• wesentliche Projektrisiken sowie
• Freigabe und Unterschriften.

So verwendest du die Projektauftrag Vorlage

1. Vorlage herunterladen: Nutze die Word-Datei zum Bearbeiten oder die PDF-Version zum Ausdrucken.
2. Projektdaten eintragen: Ergänze Projektname, Projektleitung, Auftraggeber und geplanten Zeitraum.
3. Ausgangssituation beschreiben: Erkläre kurz, warum das Projekt gestartet werden soll.
4. Projektziele definieren: Halte fest, welche konkreten Ergebnisse erreicht werden sollen.
5. Projektumfang abgrenzen: Beschreibe, welche Aufgaben zum Projekt gehören und welche ausdrücklich nicht.
6. Verantwortlichkeiten festlegen: Benenne Projektleitung und weitere wichtige Rollen.
7. Meilensteine eintragen: Definiere zentrale Termine und Zwischenergebnisse.
8. Ressourcen und Budget ergänzen: Dokumentiere die verfügbaren personellen, finanziellen und sachlichen Mittel.
9. Risiken erfassen: Notiere bereits bekannte Risiken und wichtige Abhängigkeiten.
10. Projekt freigeben: Ergänze bei Bedarf Datum und Unterschriften der verantwortlichen Personen.

Beispiel für einen Projektauftrag

Ausgangssituation und Projektanlass beschreiben

Der Projektauftrag sollte zunächst erklären, warum das Projekt überhaupt durchgeführt wird. Dieser Abschnitt beschreibt die aktuelle Situation und den Anlass für das Vorhaben.

Mögliche Auslöser eines Projekts sind beispielsweise:

• ein bestehendes Problem,
• eine neue geschäftliche Anforderung,
• eine notwendige technische Veränderung,
• Optimierung bestehender Prozesse,
• Einführung eines neuen Produkts oder Systems,
• Kundenanforderungen oder
• organisatorische Veränderungen.

Projektziele klar definieren

Die Projektziele gehören zu den wichtigsten Bestandteilen eines Projektauftrags. Sie beschreiben den angestrebten Zustand beziehungsweise die Ergebnisse, die durch das Projekt erreicht werden sollen.

Ziele sollten möglichst konkret formuliert werden. Allgemeine Aussagen wie „Prozesse verbessern“ oder „Software modernisieren“ lassen viel Interpretationsspielraum.

Erfolgskriterien festlegen

Erfolgskriterien helfen später dabei zu beurteilen, ob die vereinbarten Projektziele erreicht wurden.

Je nach Projekt können beispielsweise folgende Kriterien verwendet werden:

• System wurde erfolgreich eingeführt,
• vereinbarte Funktionen sind verfügbar,
• definierte Prozesse wurden umgesetzt,
• Mitarbeitende wurden geschult,
• Budgetrahmen wurde eingehalten,
• Projekt wurde innerhalb des vereinbarten Zeitraums abgeschlossen oder
• festgelegte Qualitätsanforderungen wurden erfüllt.

Projektumfang festlegen

Der Projektumfang beschreibt, welche Leistungen und Aufgaben Bestandteil des Projekts sind. Eine klare Definition hilft dabei, unterschiedliche Erwartungen bereits zu Beginn sichtbar zu machen.

Nicht-Ziele und Abgrenzung dokumentieren

Ebenso wichtig wie der Projektumfang kann die ausdrückliche Abgrenzung sein. Hier wird festgehalten, welche Aufgaben oder Ergebnisse nicht Bestandteil des Projekts sind.

Eine solche Abgrenzung reduziert das Risiko, dass während der Durchführung immer weitere Aufgaben in das Projekt aufgenommen werden, ohne Zeit, Budget und Ressourcen entsprechend anzupassen.

Arbeitspakete im Projektauftrag

Der Projektauftrag kann bereits die wichtigsten Arbeitspakete oder Projektphasen nennen. Eine detaillierte Aufgabenplanung ist an dieser Stelle jedoch normalerweise noch nicht erforderlich.

Beispielsweise könnten folgende Arbeitspakete vorgesehen werden:

• Anforderungen erfassen,
• Lösungen vergleichen,
• Entscheidung vorbereiten,
• System einrichten,
• Daten beziehungsweise Inhalte übernehmen,
• Tests durchführen,
• Mitarbeitende schulen und
• Produktivbetrieb starten.

Projektorganisation und Verantwortlichkeiten

Im Projektauftrag sollte erkennbar sein, wer für das Projekt verantwortlich ist und welche zentralen Rollen vorgesehen sind.

Je nach Projekt können beispielsweise folgende Rollen vorkommen:

• Auftraggeber,
• Projektleitung,
• Projektteam,
• Teilprojektleitung,
• Lenkungskreis,
• Fachverantwortliche und
• weitere interne oder externe Beteiligte.

Auftraggeber im Projekt

Der Auftraggeber initiiert beziehungsweise unterstützt das Projekt und legt gemeinsam mit den Verantwortlichen die wesentlichen Rahmenbedingungen fest. In vielen Organisationen gehört dazu auch die Freigabe des Projektauftrags.

Welche konkreten Befugnisse und Verantwortlichkeiten mit dieser Rolle verbunden sind, hängt von der jeweiligen Organisation ab.

Aufgaben der Projektleitung

Die Projektleitung trägt typischerweise die operative Verantwortung für die Planung und Steuerung des Projekts innerhalb des vereinbarten Rahmens.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Koordination des Projektteams,
• Terminplanung,
• Überwachung des Projektfortschritts,
• Kommunikation mit Beteiligten,
• Umgang mit Risiken und Problemen sowie
• Berichterstattung an Auftraggeber oder Steuerungsgremium.

Die konkreten Aufgaben sollten an die tatsächliche Projektorganisation angepasst werden.

Meilensteine im Projektauftrag

Meilensteine markieren wichtige Punkte im Projektverlauf. Sie können beispielsweise den Abschluss einer Phase, eine Entscheidung, eine Freigabe oder die Fertigstellung eines wichtigen Ergebnisses kennzeichnen.

Projektstart und Projektende festlegen

Ein geplanter Projektzeitraum schafft einen zeitlichen Rahmen. Neben Start- und Endtermin können bereits wichtige Zwischenfristen aufgenommen werden.

Die detaillierte Terminplanung erfolgt anschließend normalerweise im Projektplan beziehungsweise in der laufenden Projektsteuerung.

Budget im Projektauftrag

Falls für das Projekt ein bestimmtes Budget vorgesehen ist, kann dieses bereits im Projektauftrag dokumentiert werden.

Je nach Projekt können beispielsweise berücksichtigt werden:

• Softwarekosten,
• Hardwarekosten,
• externe Dienstleistungen,
• Beratung,
• Schulungen,
• Materialkosten,
• Reisekosten und
• weitere projektbezogene Ausgaben.

Ob interne Personalkosten ebenfalls Bestandteil des Projektbudgets sind, hängt von der jeweiligen Organisation und Kalkulationsmethode ab.

Ressourcen festlegen

Neben dem finanziellen Budget benötigt ein Projekt häufig personelle und sachliche Ressourcen.

Im Projektauftrag kann deshalb beispielsweise festgehalten werden:

• welche Mitarbeitenden beziehungsweise Funktionen benötigt werden,
• welche zeitlichen Kapazitäten vorgesehen sind,
• welche Räume oder Arbeitsmittel benötigt werden,
• welche Systeme zur Verfügung stehen und
• ob externe Dienstleister eingesetzt werden sollen.

Rahmenbedingungen dokumentieren

Rahmenbedingungen sind Vorgaben, die bei der Projektumsetzung berücksichtigt werden müssen.

Das können beispielsweise sein:

• fest vorgegebene Termine,
• begrenztes Budget,
• technische Vorgaben,
• interne Standards,
• verfügbare personelle Kapazitäten,
• Abhängigkeiten von anderen Projekten oder
• notwendige interne Freigaben.

Abhängigkeiten frühzeitig erfassen

Viele Projekte können nicht vollständig unabhängig durchgeführt werden. Ergebnisse anderer Projekte, Entscheidungen von Führungskräften, Liefertermine oder externe Dienstleister können Einfluss auf den Projektverlauf haben.

Risiken im Projektauftrag

Bereits bekannte wesentliche Risiken können im Projektauftrag dokumentiert werden. Eine vollständige Risikoanalyse kann später separat erfolgen.

Mögliche Projektrisiken sind beispielsweise:

• fehlende personelle Kapazitäten,
• Lieferverzögerungen,
• technische Probleme,
• unklare Anforderungen,
• Budgetüberschreitungen,
• Abhängigkeiten von externen Partnern oder
• Verzögerungen bei notwendigen Entscheidungen.

Risiken nicht nur auflisten

Bei wichtigen Risiken kann zusätzlich festgehalten werden, wie mit ihnen umgegangen werden soll.

Was ist die Projektfreigabe?

In Organisationen mit einem formellen Projektfreigabeprozess kann der Projektauftrag dazu dienen, die vereinbarten Eckpunkte zu bestätigen und den Projektstart zu genehmigen.

Dafür kann die Vorlage Felder für:

• Name und Funktion,
• Ort und Datum sowie
• Unterschrift beziehungsweise Freigabe

enthalten.

Ob eine handschriftliche Unterschrift erforderlich ist oder eine andere interne Freigabeform verwendet wird, richtet sich nach den Abläufen des jeweiligen Unternehmens.

Projektauftrag und Projektplan – was ist der Unterschied?

Projektauftrag und Projektplan erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Vereinfacht gesagt beantwortet der Projektauftrag vor allem die Frage „Was soll warum und in welchem Rahmen erreicht werden?“, während der Projektplan stärker auf die konkrete Umsetzung eingeht.

Projektauftrag und Projektsteckbrief

Ein Projektsteckbrief ist häufig eine kompakte Übersicht über die wichtigsten Projektdaten. Er kann beispielsweise Projektname, Ziele, Zeitraum, Verantwortliche und Statusinformationen auf einer Seite zusammenfassen.

Ein Projektauftrag geht in der Regel weiter und kann zusätzlich Projektumfang, Abgrenzungen, Ressourcen, Budget, Risiken und eine formelle Freigabe enthalten.

Die genaue Bezeichnung und Verwendung solcher Dokumente kann sich allerdings von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden.

Projektauftrag und Projektstatusbericht

Auch diese beiden Dokumente erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Wann sollte ein Projektauftrag erstellt werden?

Der Projektauftrag wird typischerweise vor beziehungsweise zu Beginn der eigentlichen Projektumsetzung erstellt.

Idealerweise sind zu diesem Zeitpunkt bereits genügend Informationen vorhanden, um Ziele, Rahmenbedingungen, Verantwortlichkeiten und den grundsätzlichen Projektumfang festzulegen.

Wer erstellt den Projektauftrag?

Wer den Projektauftrag erstellt, hängt von der Organisation ab. Möglich ist beispielsweise eine gemeinsame Erstellung durch Auftraggeber und Projektleitung.

In anderen Unternehmen wird ein erster Entwurf von der Projektleitung, einer Fachabteilung oder einem Projektmanagement Office vorbereitet und anschließend abgestimmt.

Wer unterschreibt den Projektauftrag?

Auch die Freigabe richtet sich nach den internen Strukturen. Häufig wird der Projektauftrag vom Auftraggeber beziehungsweise Sponsor und der Projektleitung bestätigt.

Bei größeren Projekten können weitere Entscheidungsträger beteiligt sein.

Wie ausführlich sollte ein Projektauftrag sein?

Der Umfang sollte zur Größe und Komplexität des Projekts passen. Für ein kleines internes Vorhaben kann ein kompakter Projektauftrag ausreichen. Bei größeren Projekten müssen möglicherweise deutlich mehr Rahmenbedingungen dokumentiert werden.

Unsere Vorlage konzentriert sich deshalb auf die wesentlichen Informationen und kann bei Bedarf erweitert werden.

Projektauftrag für kleine Projekte

Auch bei kleineren Projekten kann ein Projektauftrag sinnvoll sein. Er muss dann nicht unnötig umfangreich werden.

Oft reichen:

• Projektname,
• Anlass,
• Ziele,
• Umfang,
• Verantwortliche,
• Zeitraum und
• wesentliche Rahmenbedingungen.

Projektauftrag für größere Projekte

Bei größeren Projekten können zusätzliche Informationen erforderlich sein. Dazu gehören beispielsweise:

• mehrere Teilprojekte,
• umfangreiche Projektorganisation,
• detaillierte Budgetvorgaben,
• Entscheidungs- und Eskalationswege,
• komplexe Abhängigkeiten,
• besondere Qualitätsanforderungen und
• umfangreicheres Risikomanagement.

Die Word-Vorlage kann dafür individuell ergänzt werden.

Änderungen am Projektauftrag

Während eines Projekts können sich Rahmenbedingungen ändern. Werden beispielsweise Ziele, Umfang, Budget oder Termine wesentlich verändert, sollte nachvollziehbar dokumentiert werden, was geändert und von wem die Änderung freigegeben wurde.

Bei größeren Projekten kann dafür ein eigener Änderungsprozess sinnvoll sein.

Projektauftrag gemeinsam abstimmen

Ein Projektauftrag ist besonders hilfreich, wenn die Inhalte nicht nur ausgefüllt, sondern tatsächlich mit den wichtigsten Beteiligten abgestimmt werden.

Unterschiedliche Vorstellungen über Ziele, Umfang oder Verantwortlichkeiten können so bereits vor Beginn der Umsetzung sichtbar werden.

Typische Fehler beim Projektauftrag

• Ziele sind zu allgemein: Später ist unklar, wann das Projekt erfolgreich abgeschlossen ist.
• Projektumfang fehlt: Beteiligte haben unterschiedliche Vorstellungen darüber, welche Aufgaben dazugehören.
• Keine Abgrenzung: Immer neue Anforderungen werden in das Projekt aufgenommen.
• Verantwortlichkeiten sind unklar: Entscheidungen und Aufgaben können nicht eindeutig zugeordnet werden.
• Budget fehlt: Der finanzielle Rahmen ist nicht transparent.
• Ressourcen werden nicht berücksichtigt: Mitarbeitende sind eingeplant, obwohl keine ausreichenden Kapazitäten vorhanden sind.
• Risiken werden ignoriert: Bereits bekannte Schwierigkeiten werden nicht dokumentiert.
• Keine Freigabe: Es bleibt unklar, ob das Projekt tatsächlich gestartet werden darf.

Checkliste für einen vollständigen Projektauftrag

• Projektname festgelegt?
• Projektanlass beschrieben?
• Projektziele eindeutig formuliert?
• Erfolgskriterien definiert?
• Projektumfang festgelegt?
• Nicht-Ziele dokumentiert?
• Auftraggeber benannt?
• Projektleitung festgelegt?
• wichtige Rollen geklärt?
• Projektzeitraum eingetragen?
• Meilensteine definiert?
• Budget festgelegt?
• Ressourcen berücksichtigt?
• Rahmenbedingungen dokumentiert?
• Abhängigkeiten erfasst?
• wesentliche Risiken festgehalten?
• Freigabe geklärt?

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Die Projektauftrag Vorlage steht kostenlos als Word und PDF zur Verfügung.

• Word: ideal zum individuellen Bearbeiten, Ergänzen und Anpassen an das eigene Unternehmen oder Projekt.
• PDF: praktisch zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen.

Für komplexere Projekte ist die Word-Version besonders praktisch, weil einzelne Bereiche erweitert und zusätzliche Informationen ergänzt werden können.

Projektauftrag nach der Freigabe aufbewahren

Der abgestimmte Projektauftrag sollte während des Projekts für die Beteiligten verfügbar bleiben. Er dient als Referenz für die ursprünglich vereinbarten Ziele und Rahmenbedingungen.

Bei späteren Diskussionen über Projektumfang, Verantwortlichkeiten oder Ziele kann so nachvollzogen werden, was zu Beginn vereinbart wurde.