Schweigepflichtentbindung Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Schweigepflichtentbindung Vorlage kannst du festlegen, welche Person oder Stelle bestimmte vertrauliche Informationen an einen von dir bestimmten Empfänger weitergeben darf. Die Vorlage lässt sich insbesondere für Ärzte, Krankenhäuser, Psychotherapeuten und andere zur Verschwiegenheit verpflichtete Personen verwenden und kann hinsichtlich Zweck, Umfang und Gültigkeitsdauer individuell eingeschränkt werden.

Eine Schweigepflichtentbindung kann beispielsweise erforderlich sein, wenn ein Arzt medizinische Informationen an einen anderen Arzt, eine bevollmächtigte Person, einen Rechtsanwalt oder eine andere ausdrücklich bestimmte Stelle weitergeben soll.

Die Vorlage steht als Word- und PDF-Datei zur Verfügung. Die Word-Version lässt sich vollständig an den jeweiligen Zweck anpassen. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen.

Was ist eine Schweigepflichtentbindung?

Eine Schweigepflichtentbindung ist eine Erklärung, mit der eine zur Verschwiegenheit verpflichtete Person für einen bestimmten Informationsaustausch von ihrer Schweigepflicht entbunden wird.

Die Erklärung kann beispielsweise festlegen:

• wer von der Schweigepflicht entbunden wird,
• gegenüber wem Informationen weitergegeben werden dürfen,
• welche Informationen betroffen sind,
• zu welchem Zweck die Weitergabe erfolgt,
• welcher Zeitraum erfasst wird und
• wie lange die Erklärung gelten soll.

Wer unterliegt einer Schweigepflicht?

§ 203 StGB schützt bestimmte Privatgeheimnisse vor unbefugter Offenbarung durch verschiedene Berufsgruppen.

Dazu gehören nach § 203 StGB unter anderem:

• Ärzte,
• Zahnärzte,
• Apotheker,
• Angehörige bestimmter anderer Heilberufe,
• Berufspsychologen,
• Rechtsanwälte,
• Notare,
• Steuerberater,
• bestimmte Beratungsstellen und
• weitere im Gesetz ausdrücklich genannte Berufsgruppen.

Welche Verschwiegenheitspflichten im Einzelfall bestehen, kann zusätzlich aus Berufsrecht, Datenschutzrecht oder anderen gesetzlichen Vorschriften folgen.

So verwendest du die Schweigepflichtentbindung Vorlage

1. Datei herunterladen: Wähle Word zum Bearbeiten oder PDF zum Ausdrucken.
2. Eigene Daten eintragen: Ergänze Name, Geburtsdatum und Anschrift.
3. Schweigepflichtige Stelle nennen: Trage Arzt, Praxis, Krankenhaus oder andere Stelle möglichst eindeutig ein.
4. Empfänger bestimmen: Lege fest, wem Informationen erteilt werden dürfen.
5. Zweck festhalten: Beschreibe, wofür die Informationen benötigt werden.
6. Umfang auswählen: Bestimme, welche Informationen oder Unterlagen weitergegeben werden dürfen.
7. Ausschlüsse eintragen: Besonders sensible oder nicht benötigte Informationen können ausdrücklich ausgenommen werden.
8. Gültigkeitsdauer bestimmen: Lege fest, ob die Erklärung für einen einzelnen Vorgang oder einen bestimmten Zeitraum gilt.
9. Datum und Unterschrift ergänzen: Unterzeichne die fertige Erklärung.

Beispiel für eine Schweigepflichtentbindung

Schweigepflichtentbindung beim Arzt

Besonders häufig wird eine Schweigepflichtentbindung im medizinischen Bereich benötigt.

Ein Arzt kann beispielsweise Informationen weitergeben sollen an:

• einen anderen behandelnden Arzt,
• ein Krankenhaus,
• einen Therapeuten,
• einen Rechtsanwalt,
• eine Versicherung,
• eine bevollmächtigte Vertrauensperson oder
• eine andere ausdrücklich benannte Stelle.

Die Entbindung sollte möglichst erkennen lassen, welche Informationen tatsächlich weitergegeben werden dürfen.

Wer wird von der Schweigepflicht entbunden?

Die betreffende Person oder Einrichtung sollte möglichst eindeutig bezeichnet werden.

Sinnvolle Angaben sind:

• Name des Arztes oder der behandelnden Person,
• Name der Praxis oder Einrichtung,
• Anschrift,
• Fachrichtung und
• gegebenenfalls Abteilung oder Station.

Empfänger der Informationen eindeutig bestimmen

Ebenso wichtig ist die Frage, gegenüber wem die Informationen offengelegt werden dürfen.

Statt pauschal „gegenüber allen erforderlichen Stellen“ zu formulieren, kann der Empfänger konkret benannt werden.

Zum Beispiel:

• Dr. Max Beispiel,
• eine bestimmte Klinik,
• ein bestimmter Rechtsanwalt,
• ein namentlich genannter Angehöriger oder
• eine eindeutig bezeichnete Versicherung.

Welchen Zweck hat die Schweigepflichtentbindung?

Der Zweck sollte möglichst klar beschrieben werden.

Mögliche Zwecke sind beispielsweise:

• Weiterbehandlung durch einen Facharzt,
• Abstimmung zwischen behandelnden Ärzten,
• Bearbeitung eines Versicherungsfalls,
• Prüfung eines Leistungsanspruchs,
• Unterstützung durch eine bevollmächtigte Person,
• rechtliche Vertretung oder
• Übermittlung bestimmter Befunde.

Schweigepflichtentbindung begrenzen

Eine Entbindung muss nicht sämtliche Informationen umfassen.

Sie kann auf diejenigen Daten beschränkt werden, die für einen bestimmten Zweck benötigt werden.

Die Vorlage enthält deshalb Auswahlmöglichkeiten für:

• Diagnosen,
• Befunde,
• Laborwerte,
• Arztbriefe,
• Behandlungsberichte,
• Medikationsdaten,
• Bildgebung und Befundberichte,
• Entlassungsberichte und
• andere konkret bezeichnete Unterlagen.

Bestimmte Informationen ausschließen

Neben einer positiven Aufzählung kann ausdrücklich festgelegt werden, welche Informationen nicht von der Schweigepflichtentbindung erfasst werden sollen.

Eine solche Begrenzung kann sinnvoll sein, wenn der Empfänger nur Informationen zu einem klar abgegrenzten Sachverhalt benötigt.

Schweigepflichtentbindung für medizinische Unterlagen

Die Entbindung kann ausdrücklich die Übermittlung bestimmter Dokumente umfassen.

Zum Beispiel:

• Arztbriefe,
• Laborbefunde,
• Röntgenbefunde,
• MRT- oder CT-Berichte,
• Entlassungsberichte,
• Operationsberichte,
• Medikationspläne oder
• ausgewählte Teile der Behandlungsdokumentation.

Originale oder Kopien?

In der Praxis werden medizinische Unterlagen häufig als Kopie oder in elektronischer Form übermittelt.

Die Vorlage kann entsprechend ergänzt werden, wenn ausschließlich Kopien oder bestimmte Dokumente freigegeben werden sollen.

Schweigepflichtentbindung zwischen zwei Ärzten

Ein typischer Anwendungsfall ist der Informationsaustausch zwischen Hausarzt und Facharzt.

Gegenseitige Schweigepflichtentbindung

Je nach Situation kann es sinnvoll sein, einen Informationsaustausch in beide Richtungen zu ermöglichen.

Beispielsweise sollen sich Hausarzt und Facharzt gegenseitig über relevante Behandlungsergebnisse informieren können.

Die Vorlage enthält deshalb eine optionale Auswahl für eine gegenseitige Informationsweitergabe.

Schweigepflichtentbindung gegenüber Angehörigen

Auch gegenüber Ehepartnern, Kindern, Eltern oder anderen Angehörigen dürfen vertrauliche Informationen nicht allein deshalb automatisch offengelegt werden, weil ein verwandtschaftliches Verhältnis besteht.

Wenn eine bestimmte Vertrauensperson Informationen erhalten soll, kann sie in einer Schweigepflichtentbindung ausdrücklich als Empfänger benannt werden.

Schweigepflichtentbindung für Ehepartner

Auch bei Ehepartnern kann eine ausdrückliche Erklärung sinnvoll sein, wenn der Partner medizinische Auskünfte erhalten oder mit Ärzten kommunizieren soll.

Dabei kann die Berechtigung beispielsweise beschränkt werden auf:

• aktuelle Behandlung,
• Diagnosen,
• Medikation,
• Entlassungsplanung oder
• einen bestimmten Krankenhausaufenthalt.

Schweigepflichtentbindung und Vollmacht unterscheiden

Eine Schweigepflichtentbindung und eine Vollmacht erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Eine Schweigepflichtentbindung macht den Empfänger deshalb nicht automatisch zum Bevollmächtigten.

Schweigepflichtentbindung und Vorsorgevollmacht

Eine Vorsorgevollmacht kann einer Vertrauensperson umfangreiche Vertretungsbefugnisse geben.

Je nach konkretem Inhalt kann daneben eine ausdrückliche Schweigepflichtentbindung hilfreich sein, damit behandelnde Ärzte oder andere Stellen eindeutig erkennen können, welche Informationen sie der bevollmächtigten Person mitteilen dürfen.

Für die Vertretung in Vorsorgeangelegenheiten findest du unsere Vorsorgevollmacht Vorlage.

Schweigepflichtentbindung für Versicherungen

Auch Versicherungen können im Rahmen bestimmter Leistungs- oder Schadenfälle medizinische Informationen benötigen.

Vor einer entsprechenden Erklärung sollte genau geprüft werden:

• welche Versicherung Informationen erhalten soll,
• welcher konkrete Vorgang betroffen ist,
• welche Ärzte oder Einrichtungen Informationen weitergeben dürfen,
• welche Informationen tatsächlich benötigt werden und
• für welchen Zeitraum die Erklärung gelten soll.

Eine auf einen konkreten Versicherungsfall zugeschnittene Erklärung kann deutlich präziser sein als eine allgemein formulierte Freigabe sämtlicher Gesundheitsdaten.

Schweigepflichtentbindung bei Krankenkassen

Bei gesetzlichen Krankenkassen gelten zusätzlich besondere Regeln zum Schutz von Sozialdaten.

Nach § 67b SGB X gelten für die Verarbeitung und Übermittlung von Sozialdaten besondere Voraussetzungen. Wird eine Einwilligung eingeholt, sind dabei unter anderem der vorgesehene Zweck und die Widerrufsmöglichkeit relevant.

Deshalb sollte eine Erklärung gegenüber einer Krankenkasse möglichst genau auf den konkreten Vorgang zugeschnitten werden.

Gesundheitsdaten besonders konkret benennen

Gesundheitsinformationen gehören zu den besonders sensiblen personenbezogenen Daten.

Die Erklärung sollte deshalb möglichst erkennen lassen, ob beispielsweise folgende Informationen umfasst sind:

• Diagnosen,
• Behandlungsergebnisse,
• Vorerkrankungen,
• Medikation,
• Operationen,
• psychische Erkrankungen,
• Laborwerte oder
• sonstige medizinische Befunde.

Psychotherapeutische Informationen

Informationen aus einer psychotherapeutischen oder psychiatrischen Behandlung können besonders sensibel sein.

Wenn diese Informationen nicht benötigt werden, können sie ausdrücklich von der Erklärung ausgenommen werden.

Umgekehrt sollte deutlich bezeichnet werden, wenn gerade diese Informationen für den festgelegten Zweck freigegeben werden sollen.

Zeitraum der Unterlagen begrenzen

Eine Schweigepflichtentbindung kann sich auch auf einen bestimmten Behandlungszeitraum beschränken.

Dadurch werden ältere, für den Vorgang möglicherweise nicht benötigte Informationen nicht automatisch einbezogen.

Einmalige oder fortlaufende Auskunft

Die Erklärung kann unterschiedlich ausgestaltet werden.

Beispielsweise:

• einmalige Übersendung eines bestimmten Befundes,
• Auskunft für einen einzelnen Versicherungsfall,
• Informationsaustausch während einer bestimmten Behandlung oder
• zeitlich begrenzter fortlaufender Austausch zwischen mehreren Ärzten.

Gültigkeitsdauer festlegen

Die Vorlage bietet verschiedene Möglichkeiten zur Festlegung der Gültigkeit.

Die Schweigepflichtentbindung kann gelten:

• nur für einen bestimmten Vorgang,
• bis zu einem bestimmten Datum,
• für einen festgelegten Zeitraum oder
• bis zu einem späteren Widerruf.

Welche Variante sinnvoll ist, hängt davon ab, weshalb die Erklärung benötigt wird.

Beispiel für eine zeitliche Begrenzung

Schweigepflichtentbindung widerrufen

Eine auf einer Einwilligung beruhende Datenfreigabe kann grundsätzlich für die Zukunft widerrufen werden.

Bei Einwilligungen zur Verarbeitung von Sozialdaten nennt § 67b SGB X ausdrücklich die jederzeitige Widerrufsmöglichkeit.

Ein Widerruf sollte der betreffenden Person oder Stelle möglichst eindeutig mitgeteilt werden.

Was passiert nach einem Widerruf?

Ein Widerruf wirkt grundsätzlich für die Zukunft.

Informationen, die zuvor aufgrund einer wirksamen Erklärung bereits zulässig weitergegeben wurden, werden dadurch nicht automatisch ungeschehen gemacht.

Deshalb sollte eine Schweigepflichtentbindung von Anfang an nur so weit gefasst werden, wie es für den gewünschten Zweck notwendig ist.

Widerruf schriftlich dokumentieren

Für die spätere Nachvollziehbarkeit kann es sinnvoll sein, den Widerruf schriftlich oder auf einem anderen dokumentierbaren Weg zu erklären.

Muss eine Schweigepflichtentbindung schriftlich erfolgen?

Welche Form erforderlich oder sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Zusammenhang ab.

Gerade bei Gesundheitsinformationen und umfangreicheren Datenfreigaben ist eine schriftliche beziehungsweise dokumentierbare Erklärung praktisch besonders wichtig, weil daraus hervorgeht, wer welche Informationen an wen und zu welchem Zweck weitergeben darf.

Für Einwilligungen zur Verarbeitung von Gesundheitsdaten im Bereich des Sozialdatenschutzes sieht § 67b Abs. 2 SGB X grundsätzlich eine schriftliche oder elektronische Form vor, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist.

Unterschrift und Datum

In der Vorlage sind Felder für Ort, Datum und Unterschrift vorgesehen.

Das Datum hilft dabei festzustellen, wann die Erklärung abgegeben wurde und ob sie für einen bestimmten Vorgang noch aktuell ist.

Schweigepflichtentbindung bei Minderjährigen

Bei Kindern und Jugendlichen hängt die Frage, wer wirksam in die Offenlegung medizinischer Informationen einwilligen kann, von der konkreten Situation und insbesondere von der Einsichts- und Einwilligungsfähigkeit des Minderjährigen ab.

Die Vorlage enthält deshalb einen optionalen Bereich für gesetzliche Vertreter beziehungsweise Sorgeberechtigte.

Bei älteren Jugendlichen sollte nicht pauschal davon ausgegangen werden, dass ausschließlich die Eltern über medizinische Informationen bestimmen können.

Mehrere Ärzte in einer Erklärung

Sollen mehrere Ärzte oder Einrichtungen von ihrer Schweigepflicht entbunden werden, können sie einzeln aufgeführt werden.

Das schafft mehr Klarheit als eine pauschale Formulierung wie „sämtliche behandelnden Ärzte“.

Mehrere Empfänger festlegen

Auch mehrere Empfänger können einzeln genannt werden.

Bei jedem Empfänger kann festgelegt werden, welche Informationen er erhalten darf.

Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn nicht jeder Empfänger dieselben Daten benötigt.

Telefonische Auskünfte erlauben

Eine Schweigepflichtentbindung kann auch festlegen, ob Informationen telefonisch mitgeteilt werden dürfen.

Die betreffende Praxis oder Einrichtung kann vor einer telefonischen Auskunft zusätzliche Maßnahmen zur Identitätsprüfung verlangen.

Schriftliche und elektronische Übermittlung

In der Vorlage kann außerdem ausgewählt werden, auf welchem Weg Informationen übermittelt werden dürfen.

Zum Beispiel:

• schriftlich per Post,
• persönliche Übergabe,
• elektronische Übermittlung,
• direkte Übermittlung zwischen medizinischen Einrichtungen oder
• telefonische Auskunft.

Keine Blanko-Schweigepflichtentbindung nötig

Für viele praktische Fälle ist es nicht erforderlich, sämtliche Personen gegenüber sämtlichen möglichen Empfängern zeitlich unbegrenzt von ihrer Schweigepflicht zu entbinden.

Eine präzise Erklärung kann stattdessen konkret beantworten:

• Wer darf etwas mitteilen?
• Wer darf es erfahren?
• Welche Informationen sind betroffen?
• Warum werden sie benötigt?
• Für welchen Zeitraum gilt die Erklärung?

Schweigepflichtentbindung für einen Rechtsanwalt

Bei rechtlichen Auseinandersetzungen kann es erforderlich sein, dass ein Rechtsanwalt medizinische Unterlagen erhält.

Die Erklärung kann dann beispielsweise auf den konkreten Rechtsstreit und die hierfür erforderlichen medizinischen Informationen beschränkt werden.

Schweigepflichtentbindung nach einem Unfall

Nach einem Unfall können medizinische Unterlagen beispielsweise für:

• Schadensersatzansprüche,
• Versicherungsangelegenheiten,
• Rechtsanwälte oder
• medizinische Begutachtungen

benötigt werden.

Auch hier sollte die Entbindung möglichst auf den konkreten Unfall und die relevanten Behandlungen begrenzt werden.

Schweigepflichtentbindung bei Pflegeangelegenheiten

Wenn Angehörige oder andere Vertrauenspersonen bei Pflegefragen unterstützen, kann ein Informationsaustausch mit Ärzten oder anderen Stellen notwendig sein.

Die Erklärung kann dabei beispielsweise auf:

• Pflegebedürftigkeit,
• Diagnosen mit Bedeutung für die Pflege,
• Medikation,
• Hilfsmittel oder
• Entlassungsplanung

begrenzt werden.

Patientenverfügung ist keine Schweigepflichtentbindung

Eine Patientenverfügung betrifft Entscheidungen über medizinische Maßnahmen in bestimmten Behandlungssituationen.

Sie ersetzt nicht automatisch eine Erklärung darüber, wem Ärzte vertrauliche Informationen mitteilen dürfen.

Für medizinische Behandlungswünsche findest du unsere Patientenverfügung Vorlage.

Medikamenteninformationen weitergeben

Bei einem Arztwechsel oder einer Weiterbehandlung können insbesondere Informationen zur aktuellen Medikation wichtig sein.

Zusätzlich kann ein eigener Medikamentenplan hilfreich sein.

Dafür steht unsere Medikamentenplan Vorlage zur Verfügung.

Welche Angaben sollten nicht fehlen?

Eine sorgfältig ausgefüllte Schweigepflichtentbindung sollte insbesondere enthalten:

• Name der erklärenden Person,
• Geburtsdatum,
• gegebenenfalls Anschrift,
• Person oder Stelle, die von der Schweigepflicht entbunden wird,
• Empfänger der Informationen,
• Zweck der Weitergabe,
• Umfang der freigegebenen Informationen,
• gegebenenfalls ausdrücklich ausgeschlossene Informationen,
• Gültigkeitsdauer,
• Ort und Datum sowie
• Unterschrift.

Typische Fehler bei einer Schweigepflichtentbindung

• Empfänger fehlt: Es bleibt unklar, wem Informationen mitgeteilt werden dürfen.
• Entbundene Stelle ist unklar: Arzt oder Einrichtung werden nicht eindeutig bezeichnet.
• Zweck fehlt: Der Informationsaustausch ist nicht nachvollziehbar abgegrenzt.
• Umfang zu weit: Mehr Gesundheitsinformationen werden freigegeben als tatsächlich benötigt.
• Zeitraum fehlt: Alte, für den Vorgang nicht relevante Informationen könnten miterfasst werden.
• Gültigkeitsdauer fehlt: Es ist unklar, wie lange die Erklärung verwendet werden soll.
• Vollmacht und Schweigepflichtentbindung werden verwechselt: Die Informationsfreigabe erteilt nicht automatisch Vertretungsmacht.
• Alte Erklärung bleibt bestehen: Nach einer Änderung oder einem Widerruf sollten betroffene Stellen informiert werden.

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Downloads enthalten dieselbe Grundstruktur.

• Word: ideal, wenn Ärzte, Empfänger, Zweck, Informationsumfang und Gültigkeitsdauer am Computer individuell angepasst werden sollen.
• PDF: praktisch zum Ausdrucken, handschriftlichen Ausfüllen und Weitergeben an Praxis, Klinik oder andere Stelle.

Schweigepflichtentbindung individuell ausfüllen

Welche Angaben erforderlich sind, hängt stark vom jeweiligen Zweck ab. Für einen einzelnen Befund reicht möglicherweise eine sehr eng begrenzte Erklärung, während bei einer längerfristigen gemeinsamen Behandlung ein umfangreicherer Informationsaustausch erforderlich sein kann.

Die Vorlage enthält deshalb mehrere Auswahlfelder und Freitextbereiche. Nicht benötigte Punkte können in der Word-Version entfernt oder in der PDF-Version einfach frei gelassen werden.