Dienstleistungsvertrag Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Dienstleistungsvertrag Vorlage kannst du die wichtigsten Vereinbarungen zwischen einem Auftraggeber und einem Dienstleister schriftlich festhalten. Das Muster enthält Bereiche für Leistungsumfang, Vergütung, Termine, Abrechnung, Mitwirkung, Kosten, Vertraulichkeit, Laufzeit und Kündigung.

Die Vorlage steht als PDF und Word-Datei zur Verfügung. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken und handschriftlichen Ergänzen. Mit der Word-Version kannst du den Vertrag direkt am Computer bearbeiten und an die konkrete Dienstleistung anpassen.

Was ist ein Dienstleistungsvertrag?

Ein Dienstleistungsvertrag regelt, welche Leistungen ein Dienstleister für einen Auftraggeber erbringen soll und welche Vergütung dafür vereinbart wird. Er kann für einmalige Aufträge ebenso verwendet werden wie für eine längerfristige Zusammenarbeit.

Typische Vertragsinhalte sind:

• Angaben zu Auftraggeber und Dienstleister
• Beschreibung der vereinbarten Dienstleistungen
• Leistungszeitraum
• Vergütung
• Abrechnung und Zahlungsfrist
• zusätzliche Kosten
• Mitwirkung des Auftraggebers
• Kommunikation und Ansprechpartner
• Vertraulichkeit
• Datenschutz
• Laufzeit und Kündigung
• Rückgabe von Unterlagen und Arbeitsmitteln

Für welche Dienstleistungen eignet sich die Vorlage?

Die Vorlage ist bewusst allgemein gehalten und kann an unterschiedliche selbstständige Dienstleistungen angepasst werden.

Beispiele sind:

• Büro- und Assistenzleistungen
• Marketingdienstleistungen
• IT-Dienstleistungen
• Webseitenpflege
• Social-Media-Betreuung
• Hausmeisterleistungen
• Reinigungsleistungen
• Veranstaltungsservice
• administrative Unterstützung
• Projektunterstützung
• technische Dienstleistungen
• sonstige gewerbliche oder selbstständige Leistungen

Dienstvertrag oder Werkvertrag?

Bei Dienstleistungen sollte geklärt werden, ob hauptsächlich eine Tätigkeit oder ein bestimmter Erfolg geschuldet wird.

Nach § 611 BGB verpflichtet ein Dienstvertrag zur Leistung der vereinbarten Dienste. Beim Werkvertrag nach § 631 BGB steht dagegen die Herstellung eines bestimmten Werkes beziehungsweise die Herbeiführung eines vereinbarten Erfolgs im Mittelpunkt.

Beispielsweise kann die laufende Betreuung einer Webseite eher dienstvertraglich geprägt sein. Wird dagegen die vollständige Erstellung einer konkret definierten Webseite geschuldet, können werkvertragliche Regelungen eine größere Rolle spielen.

Weitere Informationen findest du direkt in § 611 BGB und § 631 BGB.

Warum ist die genaue Leistungsbeschreibung wichtig?

Eine möglichst konkrete Beschreibung der Dienstleistung hilft beiden Vertragsparteien dabei, den vereinbarten Umfang der Zusammenarbeit zu verstehen.

Statt lediglich „Marketing“ einzutragen, kann beispielsweise genauer formuliert werden:

Welche Angaben gehören in einen Dienstleistungsvertrag?

Der Vertrag sollte die organisatorischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit möglichst eindeutig festhalten.

• Vertragspartner: Name, Anschrift und gegebenenfalls Unternehmensdaten.
• Dienstleistung: genaue Beschreibung der vereinbarten Aufgaben.
• Leistungszeitraum: Beginn und gegebenenfalls Ende.
• Termine: feste Termine oder regelmäßige Leistungsintervalle.
• Vergütung: Stundenhonorar, Tagessatz, Pauschale oder monatliche Vergütung.
• Abrechnung: Rechnungsstellung und Zahlungsfrist.
• Nebenkosten: Reise-, Material- oder Fremdkosten.
• Mitwirkung: erforderliche Informationen und Zugänge des Auftraggebers.
• Vertraulichkeit: Umgang mit internen Informationen.
• Kündigung: Beendigung der Zusammenarbeit.

So verwendest du die Dienstleistungsvertrag Vorlage

Die Vorlage kann direkt an die jeweilige Dienstleistung angepasst werden. Besonders Leistungsumfang, Vergütung und Laufzeit sollten nicht einfach unverändert übernommen werden.

1. Datei herunterladen: Wähle PDF oder Word.
2. Vertragspartner ergänzen: Trage Auftraggeber und Dienstleister ein.
3. Dienstleistung beschreiben: Formuliere möglichst konkret, welche Aufgaben übernommen werden.
4. Leistungszeitraum festlegen: Ergänze Beginn und gegebenenfalls Ende.
5. Vergütung vereinbaren: Wähle Stundenhonorar, Pauschale oder eine andere Abrechnung.
6. Zusatzkosten regeln: Kläre Reise-, Material- und sonstige Kosten.
7. Mitwirkung festhalten: Notiere, welche Unterlagen oder Zugänge benötigt werden.
8. Vertraulichkeit prüfen: Passe die Regelungen an den Auftrag an.
9. Kündigung ergänzen: Lege eine passende Regelung für das Vertragsende fest.
10. Vertrag unterschreiben: Beide Parteien erhalten eine Ausfertigung.

Beispiel für einen Dienstleistungsvertrag

Eine einfache Vereinbarung könnte beispielsweise so aussehen:

Leistungsumfang klar begrenzen

Bei laufenden Dienstleistungen kann schnell unklar werden, welche zusätzlichen Aufgaben noch vom vereinbarten Honorar umfasst sind. Deshalb ist eine Abgrenzung sinnvoll.

Beispielsweise können im Vertrag sowohl enthaltene als auch ausdrücklich nicht enthaltene Leistungen genannt werden.

Einmalige und laufende Dienstleistungen

Die Vorlage kann sowohl für einen einzelnen Auftrag als auch für regelmäßig wiederkehrende Dienstleistungen verwendet werden.

Typische Varianten sind:

• einmalige Dienstleistung
• befristetes Projekt
• monatliche Betreuung
• regelmäßige Wartung
• laufende Unterstützung
• Rahmenvereinbarung für wiederkehrende Aufträge

Stundenhonorar vereinbaren

Wird nach Zeitaufwand abgerechnet, sollte der Stundensatz eindeutig festgelegt werden.

Arbeitszeiten dokumentieren

Bei einer Abrechnung nach Stunden kann eine regelmäßige Zeiterfassung hilfreich sein. Damit lässt sich nachvollziehen, wie viel Zeit für den Auftrag aufgewendet wurde.

Für diesen Zweck kannst du unsere Stundenzettel Vorlage verwenden.

Pauschalvergütung vereinbaren

Bei klar überschaubaren Dienstleistungen kann auch eine feste Pauschale vereinbart werden.

Bei einer Pauschale sollte möglichst genau beschrieben werden, welche Leistungen und welcher Umfang darin enthalten sind.

Tagessatz für Dienstleistungen

Bei Vor-Ort-Einsätzen, Workshops oder größeren Projekten kann ein Tagessatz sinnvoll sein.

Monatliche Dienstleistungspauschale

Bei dauerhaft wiederkehrenden Aufgaben kann eine monatliche Vergütung vereinbart werden.

Dabei sollte festgelegt werden, welcher Leistungsumfang von der Pauschale umfasst ist und wie zusätzliche Leistungen abgerechnet werden.

Zusatzleistungen separat vereinbaren

Aufgaben außerhalb des ursprünglich vereinbarten Leistungsumfangs sollten nicht automatisch als Bestandteil des Vertrags angesehen werden.

Rechnungsstellung festlegen

Der Vertrag kann bestimmen, wann der Dienstleister seine Leistungen abrechnet.

Mögliche Varianten sind:

• monatlich
• nach Abschluss einer einzelnen Dienstleistung
• wöchentlich
• nach bestimmten Projektabschnitten
• durch Abschlagsrechnungen

Zahlungsfrist festlegen

Eine konkrete Zahlungsfrist sorgt für klare Verhältnisse.

Angebot vor Vertragsabschluss

Vor Abschluss des Dienstleistungsvertrags kann zunächst ein Angebot erstellt werden. Darin lassen sich Leistungsumfang und Preis übersichtlich darstellen.

Unsere Angebot Vorlage kannst du dafür separat verwenden.

Auftrag schriftlich bestätigen

Bei einzelnen Aufträgen kann zusätzlich eine Auftragsbestätigung sinnvoll sein. Sie fasst die konkreten Leistungen, Preise und Termine eines bestimmten Auftrags zusammen.

Dafür steht unsere Auftragsbestätigung Vorlage zur Verfügung.

Reise- und Fahrtkosten

Wenn Dienstleistungen beim Kunden vor Ort erbracht werden, können Reise- und Fahrtkosten entstehen.

Im Vertrag sollte geklärt werden, ob beispielsweise folgende Kosten zusätzlich berechnet werden:

• Kilometerkosten
• Bahnfahrten
• Flugtickets
• Übernachtungen
• Parkgebühren
• Taxi

Reisekosten dokumentieren

Bei regelmäßigen Auswärtsterminen können Reisekosten gesondert dokumentiert werden.

Auf Smartvorlagen.de findest du dafür unsere Reisekostenabrechnung Vorlage.

Materialkosten und Fremdkosten

Bei manchen Dienstleistungen entstehen Kosten für Material, Software, Lizenzen oder externe Anbieter.

Der Vertrag sollte regeln, ob solche Kosten im vereinbarten Honorar enthalten sind oder zusätzlich berechnet werden dürfen.

Zusatzkosten vorab freigeben

Eine vorherige Abstimmung schützt beide Seiten vor unerwarteten Ausgaben.

Leistungstermine vereinbaren

Bei zeitkritischen Dienstleistungen können konkrete Termine festgelegt werden.

Beispiele sind:

• Beginn der Tätigkeit
• regelmäßige Einsatztage
• Besprechungstermine
• Zwischentermine
• Projektende

Termine realistisch formulieren

Nicht jeder Termin muss automatisch als garantiertes Arbeitsergebnis ausgestaltet werden. Bei dienstvertraglich geprägten Leistungen kann beispielsweise ein Zeitraum oder ein geplanter Termin vereinbart werden.

Ist dagegen ein bestimmter Erfolg bis zu einem festen Termin geschuldet, kann dies für die Einordnung des Vertrags relevant sein.

Mitwirkung des Auftraggebers

Viele Dienstleistungen können nur erbracht werden, wenn der Auftraggeber notwendige Informationen oder Zugänge rechtzeitig bereitstellt.

Dazu können gehören:

• Zugangsdaten
• Unterlagen
• Projektinformationen
• Räume
• Arbeitsmittel
• Ansprechpartner
• Freigaben

Ansprechpartner benennen

Bei längeren Projekten kann es sinnvoll sein, auf beiden Seiten feste Ansprechpartner zu benennen.

Damit ist klar, wer Fragen beantworten, Informationen bereitstellen oder Entscheidungen abstimmen kann.

Änderungen des Leistungsumfangs

Während eines laufenden Auftrags können zusätzliche Wünsche entstehen. Größere Änderungen sollten dokumentiert werden.

Das betrifft insbesondere:

• zusätzliche Aufgaben
• weitere Standorte
• mehr Arbeitsstunden
• zusätzliche Termine
• neue technische Anforderungen
• zusätzliche Materialien

Änderungen schriftlich bestätigen

Bei größeren Anpassungen kann eine kurze schriftliche Bestätigung sinnvoll sein. Dadurch bleibt nachvollziehbar, was ursprünglich vereinbart war und was später hinzugekommen ist.

Selbstständige Organisation der Dienstleistung

Wird der Vertrag mit einem selbstständigen Dienstleister geschlossen, sollte die tatsächliche Zusammenarbeit zur gewählten Vertragsform passen.

Eine bloße Vertragsbezeichnung kann ein tatsächliches Arbeitsverhältnis nicht ausschließen. Entscheidend sind immer die konkreten Umstände der Zusammenarbeit.

Dienstleistungsvertrag oder Arbeitsvertrag?

Ein Dienstleistungsvertrag mit einem selbstständigen Unternehmen oder Auftragnehmer ist nicht mit einem Arbeitsvertrag gleichzusetzen.

Wenn tatsächlich eine abhängige Beschäftigung mit entsprechender Eingliederung und Weisungsgebundenheit gewollt ist, sollte ein passender Arbeitsvertrag verwendet werden.

Auf Smartvorlagen.de findest du dafür unsere Arbeitsvertrag Vorlage.

Eigene Arbeitsmittel

Je nach Art der Dienstleistung kann der Dienstleister eigene Arbeitsmittel verwenden oder auf Arbeitsmittel des Auftraggebers angewiesen sein.

Im Vertrag kann festgehalten werden, wer beispielsweise folgende Dinge bereitstellt:

• Computer
• Software
• Werkzeuge
• Fahrzeuge
• Materialien
• Schutzkleidung
• Zugänge und Benutzerkonten

Arbeitsort festlegen

Die Dienstleistung kann beim Auftraggeber, beim Dienstleister, beim Kunden oder vollständig remote erbracht werden.

Bei Bedarf können bestimmte Einsatzorte im Vertrag ausdrücklich genannt werden.

Vertraulichkeit vereinbaren

Dienstleister erhalten möglicherweise Einblick in interne Informationen des Auftraggebers. Deshalb kann eine Vertraulichkeitsregelung sinnvoll sein.

Geschützt werden können beispielsweise:

• Kundendaten
• Preise
• Geschäftsabläufe
• technische Informationen
• interne Dokumente
• Zugangsdaten
• nicht veröffentlichte Projekte

Datenschutz berücksichtigen

Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollten die tatsächlichen datenschutzrechtlichen Anforderungen geprüft werden.

Je nach Art der Zusammenarbeit kann zusätzlich zum Dienstleistungsvertrag eine gesonderte datenschutzrechtliche Vereinbarung erforderlich sein.

Zugangsdaten schützen

Werden dem Dienstleister Passwörter, Benutzerkonten oder technische Zugänge überlassen, sollte geregelt werden, wie damit umzugehen ist.

Nach Ende des Vertrags sollten nicht mehr benötigte Zugänge geändert, deaktiviert oder zurückgegeben werden.

Unterlagen nach Vertragsende zurückgeben

Der Vertrag kann vorsehen, dass erhaltene Unterlagen, Geräte und sonstige Gegenstände nach Beendigung der Zusammenarbeit zurückgegeben werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Schlüssel
• Zugangskarten
• Geräte
• Originalunterlagen
• Datenträger
• Firmenmaterial

Laufzeit des Dienstleistungsvertrags

Der Vertrag kann befristet oder unbefristet abgeschlossen werden.

Typische Varianten sind:

• ein bestimmter Einsatztag
• ein festgelegter Zeitraum
• ein mehrmonatiges Projekt
• laufende Zusammenarbeit

Befristeter Dienstleistungsvertrag

Unbefristete Zusammenarbeit

Bei regelmäßig wiederkehrenden Dienstleistungen kann ein Vertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen werden. Dann sollte insbesondere geregelt werden, wie die Zusammenarbeit beendet werden kann.

Kündigungsfrist vereinbaren

Eine klare Kündigungsregelung verhindert Unklarheiten darüber, wann ein laufender Vertrag endet.

Welche Kündigungsregelung tatsächlich passt, hängt von der konkreten Vertragsgestaltung ab.

Außerordentliche Beendigung

Gesetzliche Möglichkeiten zur außerordentlichen Vertragsbeendigung können daneben weiterhin bestehen. Eine allgemeine Vorlage sollte deshalb keine pauschalen Aussagen treffen, die unabhängig vom Einzelfall sämtliche gesetzlichen Rechte ausschließen.

Offene Leistungen bei Vertragsende

Bei Vertragsende sollte geklärt werden, wie noch offene Leistungen behandelt werden.

Typische Punkte sind:

• Abrechnung bereits erbrachter Leistungen
• Übergabe des aktuellen Bearbeitungsstands
• Rückgabe von Unterlagen
• Rückgabe von Schlüsseln oder Geräten
• Übergabe von Arbeitsergebnissen
• Deaktivierung von Zugängen

Dienstleistungsvertrag und Beratungsvertrag

Ein Beratungsvertrag ist eine speziellere Form der Zusammenarbeit, bei der Beratungs-, Analyse- oder Empfehlungstätigkeiten im Mittelpunkt stehen.

Der allgemeine Dienstleistungsvertrag ist breiter angelegt und kann für zahlreiche praktische, technische oder organisatorische Leistungen verwendet werden.

Dienstleistungsvertrag und Kaufvertrag

Beim Dienstleistungsvertrag steht eine Tätigkeit im Mittelpunkt. Ein Kaufvertrag betrifft dagegen den Erwerb beziehungsweise Verkauf einer Sache.

Wer beispielsweise ein Gerät kauft und zusätzlich dessen regelmäßige Wartung beauftragt, kann es deshalb mit unterschiedlichen Vertragstypen zu tun haben.

Dienstleistungsvertrag und Werkvertrag

Der wichtigste Unterschied liegt regelmäßig darin, ob lediglich eine Tätigkeit oder ein bestimmter Erfolg vereinbart wird.

§ 611 BGB beschreibt den Dienstvertrag als Verpflichtung zur Leistung versprochener Dienste. § 631 BGB verpflichtet beim Werkvertrag dagegen zur Herstellung des versprochenen Werkes beziehungsweise zur Herbeiführung eines vereinbarten Erfolgs.

Abnahme nicht automatisch erforderlich

Eine förmliche Abnahme ist ein typischer Bestandteil des Werkvertragsrechts. Bei einem reinen Dienstvertrag steht dagegen die Erbringung der vereinbarten Tätigkeit im Vordergrund.

Wenn ein bestimmtes fertiges Arbeitsergebnis abgenommen werden soll, sollte geprüft werden, ob der Vertrag tatsächlich noch rein dienstvertraglich ausgestaltet ist.

Keine Erfolgsgarantie ohne klare Vereinbarung

Bei einer Dienstleistung sollte nicht automatisch ein wirtschaftlicher oder sonstiger Erfolg versprochen werden, wenn tatsächlich nur die fachgerechte Tätigkeit geschuldet sein soll.

Das kann beispielsweise bei Marketing, Betreuung, Verwaltung oder laufender Unterstützung relevant sein.

Typische Fehler bei einem Dienstleistungsvertrag

Viele Unklarheiten entstehen durch zu allgemeine Vertragsformulierungen.

• Leistung nicht genau beschrieben: Aufgaben möglichst konkret benennen.
• Vergütung unklar: Höhe und Abrechnungsart festlegen.
• Zusatzleistungen fehlen: Umgang mit Mehrarbeit regeln.
• Nebenkosten ungeklärt: Reise- und Materialkosten berücksichtigen.
• Termine nicht definiert: wichtige Zeitpunkte schriftlich festhalten.
• Mitwirkung fehlt: erforderliche Unterlagen und Zugänge benennen.
• Vertraulichkeit vergessen: sensible Informationen schützen.
• Kündigung nicht geregelt: Vertragsende klar gestalten.

Vertrag vor Beginn der Dienstleistung abschließen

Am übersichtlichsten ist es, die wichtigsten Vereinbarungen vor Beginn der Tätigkeit schriftlich festzuhalten.

So wissen beide Parteien von Anfang an, welche Leistungen erwartet werden, wie abgerechnet wird und welche Aufgaben zusätzlich vereinbart werden müssen.

Word oder PDF – welches Format ist besser?

Beide Downloads enthalten dieselbe Grundstruktur.

• PDF: geeignet zum Ausdrucken und handschriftlichen Ergänzen.
• Word: besonders praktisch, wenn Leistungsumfang, Vergütung oder zusätzliche Vertragsregelungen individuell angepasst werden sollen.

Da Dienstleistungen sehr unterschiedlich ausgestaltet sein können, ist die Word-Version besonders flexibel.

Dienstleistungsvertrag individuell anpassen

Die Vorlage ist ein allgemeines Muster. Sie sollte immer an Art, Umfang und Dauer der konkreten Dienstleistung angepasst werden.

Bei komplexen Projekten, hohen Auftragswerten oder unklarer Abgrenzung zwischen Dienst- und Werkvertrag kann eine individuelle Prüfung sinnvoll sein.