Probefahrtvereinbarung Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Probefahrtvereinbarung Vorlage kannst du die wichtigsten Angaben bei einer privaten Probefahrt schriftlich festhalten. Das Muster enthält Bereiche für Fahrzeugdaten, Fahrer, Führerschein, Beginn und Ende der Probefahrt, Kilometerstand, Tank- oder Ladezustand, vorhandene Schäden und die Rückgabe des Fahrzeugs.

Die Vorlage steht als PDF und Word-Datei zur Verfügung. Die PDF-Version eignet sich zum Ausdrucken und gemeinsamen Ausfüllen. Die Word-Version kannst du direkt am Computer bearbeiten und an Fahrzeug, Verkäufer und geplante Probefahrt anpassen.

Was ist eine Probefahrtvereinbarung?

Eine Probefahrtvereinbarung dokumentiert, wem ein Fahrzeug für eine Probefahrt überlassen wird und in welchem Zustand es übergeben wurde. Sie kann insbesondere bei einem privaten Fahrzeugverkauf dabei helfen, die Übergabe nachvollziehbar festzuhalten.

Typische Angaben sind:

• Name und Anschrift des Fahrzeughalters oder Verkäufers
• Name und Anschrift des Probefahrers
• Führerscheindaten
• Fahrzeugdaten
• Kennzeichen
• Kilometerstand vor der Fahrt
• Beginn und geplantes Ende der Probefahrt
• Tank- oder Ladezustand
• bereits vorhandene Schäden
• übergebene Schlüssel und Unterlagen
• Kilometerstand bei Rückgabe
• neue Auffälligkeiten oder Schäden

Wann ist eine Probefahrtvereinbarung sinnvoll?

Besonders bei einem privaten Autoverkauf kann eine kurze schriftliche Vereinbarung sinnvoll sein. Ein fremder Interessent erhält für einen begrenzten Zeitraum Zugriff auf das Fahrzeug, sodass eine klare Dokumentation für beide Seiten hilfreich ist.

Die Vorlage eignet sich beispielsweise für:

• privaten Pkw-Verkauf
• Verkauf eines Motorrads
• Verkauf eines Transporters
• Probefahrt vor einem Gebrauchtwagenkauf
• Probefahrt mit einem privaten Interessenten
• kurzzeitige Fahrzeugüberlassung im Zusammenhang mit einem Verkauf

Welche Angaben gehören in eine Probefahrtvereinbarung?

Die Vereinbarung sollte das Fahrzeug und den Probefahrer möglichst eindeutig beschreiben. Gleichzeitig ist es sinnvoll, den Zustand bei Übergabe und Rückgabe festzuhalten.

• Verkäufer oder Halter: Name und Kontaktdaten.
• Probefahrer: Name, Anschrift und gegebenenfalls Geburtsdatum.
• Führerschein: relevante Angaben zur Fahrerlaubnis.
• Fahrzeug: Hersteller, Modell und Kennzeichen.
• FIN: Fahrzeug-Identifizierungsnummer, wenn gewünscht.
• Kilometerstand: vor Beginn und nach Rückgabe.
• Zeitraum: Beginn und vereinbartes Ende der Probefahrt.
• Zustand: bereits vorhandene Schäden oder Gebrauchsspuren.
• Tank oder Akku: Stand vor und nach der Fahrt.
• Rückgabe: Zeitpunkt und Zustand des Fahrzeugs.

So verwendest du die Probefahrtvereinbarung Vorlage

Die Vereinbarung sollte möglichst direkt vor der Fahrzeugübergabe gemeinsam ausgefüllt werden. Anschließend kann der Zustand bei der Rückgabe ergänzt werden.

1. Datei herunterladen: Wähle PDF oder Word.
2. Beteiligte eintragen: Ergänze Verkäufer beziehungsweise Halter und Probefahrer.
3. Führerschein prüfen: Kontrolliere, ob eine passende Fahrerlaubnis vorliegt.
4. Fahrzeugdaten eintragen: Ergänze Marke, Modell und Kennzeichen.
5. Kilometerstand notieren: Lies den aktuellen Stand direkt am Fahrzeug ab.
6. Probefahrtzeitraum festhalten: Trage Beginn und geplante Rückgabe ein.
7. Fahrzeugzustand prüfen: Dokumentiere vorhandene Schäden.
8. Tank oder Akkustand eintragen: Halte den aktuellen Stand fest.
9. Rückgabe dokumentieren: Ergänze Kilometerstand und neue Auffälligkeiten.
10. Vereinbarung aufbewahren: Beide Seiten können eine Kopie erhalten.

Beispiel für eine Probefahrtvereinbarung

Eine einfache Probefahrt kann beispielsweise so dokumentiert werden:

Führerschein vor der Probefahrt prüfen

Bevor du dein Fahrzeug einem Interessenten überlässt, solltest du prüfen, ob die Person eine für das Fahrzeug passende gültige Fahrerlaubnis vorweisen kann.

In der Vorlage können relevante Führerscheinangaben dokumentiert werden, ohne unnötig mehr personenbezogene Daten aufzunehmen als erforderlich.

Personalausweis oder Identität prüfen

Bei einer privaten Probefahrt kann es sinnvoll sein, sich davon zu überzeugen, mit wem du die Vereinbarung abschließt. Welche Identitätsdaten du tatsächlich notierst, solltest du auf das notwendige Maß beschränken.

Eine komplette Ausweiskopie sollte nicht automatisch erstellt werden, nur weil eine Probefahrt stattfindet.

Fahrzeugdaten eindeutig festhalten

Die wichtigsten Fahrzeugdaten sorgen dafür, dass klar ist, welches Fahrzeug übergeben wurde.

Geeignet sind beispielsweise:

• Hersteller
• Modell
• Kennzeichen
• Fahrzeug-Identifizierungsnummer
• Erstzulassung
• Farbe

Kilometerstand vor der Probefahrt notieren

Der aktuelle Kilometerstand sollte direkt vor der Fahrt eingetragen werden. Bei der Rückgabe wird der neue Stand ergänzt.

Dauer der Probefahrt festlegen

Eine Probefahrt sollte zeitlich möglichst klar eingegrenzt sein. Trage deshalb Beginn und geplanten Rückgabezeitpunkt in die Vereinbarung ein.

Probefahrtstrecke vereinbaren

Bei Bedarf kann zusätzlich festgehalten werden, in welchem räumlichen Rahmen die Fahrt stattfinden soll. Das kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn das Fahrzeug nur für eine kurze Testfahrt überlassen wird.

Eine genaue Streckenführung ist nicht immer erforderlich. Wichtig ist vor allem, dass beide Seiten dieselbe Vorstellung vom Umfang der Probefahrt haben.

Tankstand vor der Fahrt dokumentieren

Bei einem Fahrzeug mit Verbrennungsmotor kann die Tankfüllung vor der Übergabe festgehalten werden.

Übliche Angaben sind:

• voll
• 3/4
• 1/2
• 1/4
• Reserve

Ladezustand bei einem Elektroauto

Bei Elektrofahrzeugen kannst du statt der Tankfüllung den Ladezustand dokumentieren.

Vorhandene Schäden dokumentieren

Bereits bestehende Kratzer, Dellen oder andere sichtbare Schäden sollten vor der Probefahrt möglichst konkret dokumentiert werden. Dadurch lassen sie sich später von neuen Beschädigungen unterscheiden.

Prüfe beispielsweise:

• Stoßfänger
• Türen
• Kotflügel
• Außenspiegel
• Felgen
• Scheiben
• Scheinwerfer
• Innenraum

Schäden möglichst konkret beschreiben

Statt nur „Kratzer vorhanden“ einzutragen, ist eine genaue Beschreibung hilfreicher.

Fotos vor der Probefahrt machen

Fotos können das schriftliche Protokoll sinnvoll ergänzen. Besonders bei hochwertigen Fahrzeugen oder bereits vorhandenen Schäden ist eine kurze Fotodokumentation praktisch.

Du kannst beispielsweise fotografieren:

• Front
• Heck
• beide Fahrzeugseiten
• Kilometerstand
• Tank- oder Ladeanzeige
• bereits vorhandene Schäden

Fotos nach der Rückgabe vergleichen

Bei sichtbaren Auffälligkeiten nach der Fahrt können neue Fotos angefertigt und mit dem Zustand vor der Probefahrt verglichen werden.

Damit lässt sich der tatsächliche Zustand besser dokumentieren als nur aus dem Gedächtnis.

Fahrzeugschlüssel dokumentieren

In der Regel wird für die Probefahrt ein Fahrzeugschlüssel übergeben. Auch dies kann kurz in der Vereinbarung vermerkt werden.

Fahrzeugpapiere nur soweit notwendig übergeben

Welche Unterlagen während der Probefahrt tatsächlich mitgeführt oder übergeben werden müssen, sollte zur konkreten Situation passen. Dokumentiere gegebenenfalls, welche Papiere mitgegeben wurden.

Weitere Originalunterlagen, die für die Probefahrt nicht benötigt werden, müssen nicht automatisch im Fahrzeug verbleiben.

Versicherungsschutz vorab prüfen

Bevor du ein Fahrzeug für eine Probefahrt überlässt, solltest du prüfen, ob und unter welchen Bedingungen der Probefahrer über die bestehende Kfz-Versicherung abgedeckt ist.

Besonders relevant können sein:

• eingetragener Fahrerkreis
• Mindestalter
• Selbstbeteiligung
• Vollkaskoschutz
• besondere Vertragsbedingungen

Versicherungsbedingungen nicht aus der Vorlage ableiten

Die Probefahrtvereinbarung kann keine individuelle Versicherungspolice ersetzen. Ob und in welchem Umfang ein Schaden versichert ist, ergibt sich aus dem konkreten Versicherungsvertrag.

Prüfe deshalb die Versicherungsbedingungen vor der Fahrzeugüberlassung.

Selbstbeteiligung nur klar vereinbaren

Wenn Verkäufer und Probefahrer eine Regelung zu einer möglichen Selbstbeteiligung treffen möchten, sollte diese eindeutig formuliert und an die tatsächliche Versicherungssituation angepasst werden.

Pauschale Haftungsklauseln sollten nicht ungeprüft aus dem Internet übernommen werden.

Keine pauschale Vollhaftung versprechen oder verlangen

Wer im Schadensfall tatsächlich für welche Kosten haftet, kann von Unfallhergang, Verschulden, Versicherungsvertrag und weiteren Umständen abhängen.

Die Vorlage sollte deshalb vor allem dokumentieren, wer das Fahrzeug erhält, in welchem Zustand und unter welchen vereinbarten Rahmenbedingungen.

Verkehrsverstöße während der Probefahrt

Eine Probefahrt entbindet den Fahrer nicht von den allgemeinen Verkehrsregeln. In der Vereinbarung kann festgehalten werden, wer das Fahrzeug im vereinbarten Zeitraum geführt hat.

Das kann später bei Rückfragen zur zeitlichen Zuordnung hilfreich sein.

Bußgeld oder Verwarnung nach der Probefahrt

Wenn nach der Probefahrt Post wegen eines Verkehrsverstoßes eintrifft, helfen genaue Angaben zu Fahrer, Datum und Uhrzeit dabei, den Vorgang einzuordnen.

Auch deshalb sollte die Zeitspanne der Probefahrt möglichst exakt festgehalten werden.

Probefahrt mit mehreren Fahrern

Wenn mehrere Personen das Fahrzeug fahren sollen, sollten alle Fahrer vorab bekannt sein und entsprechend dokumentiert werden.

Ein Fahrzeug sollte nicht ohne Zustimmung des Halters während der Fahrt einfach an eine weitere Person weitergegeben werden.

Begleitperson bei der Probefahrt

Als Verkäufer kannst du die Probefahrt begleiten. Das kann besonders bei unbekannten Interessenten sinnvoll sein und ermöglicht außerdem, Fragen zum Fahrzeug direkt zu beantworten.

Ob du mitfährst, ist eine praktische Entscheidung und hängt von der Situation ab.

Probefahrt ohne Begleitung

Auch eine unbegleitete Probefahrt kann vereinbart werden. Dann sind eine klare Identifikation des Fahrers sowie Beginn und Rückgabezeitpunkt besonders wichtig.

Zusätzlich solltest du vorher prüfen, ob der Versicherungsschutz zur konkreten Situation passt.

Pfand oder Sicherheit bei einer Probefahrt

Manche private Verkäufer vereinbaren eine Sicherheit oder behalten bestimmte Kontaktdaten für die Dauer der Probefahrt. Dabei sollten Datenschutz und Verhältnismäßigkeit berücksichtigt werden.

Wertvolle Originaldokumente sollten nicht ohne guten Grund als Pfand einbehalten werden.

Probefahrt bei einem Privatverkauf

Bei einem privaten Autoverkauf findet die Probefahrt häufig vor der eigentlichen Kaufentscheidung statt. Die Probefahrtvereinbarung dokumentiert diesen vorübergehenden Abschnitt.

Kommt es anschließend zum Kauf, sollte ein separater Kaufvertrag abgeschlossen werden.

Auf Smartvorlagen.de findest du dafür unsere Kaufvertrag Vorlage.

Probefahrtvereinbarung ersetzt keinen Kaufvertrag

Die Probefahrtvereinbarung bestätigt nicht automatisch den Verkauf des Fahrzeugs. Sie dokumentiert in erster Linie die zeitlich begrenzte Überlassung zur Probefahrt.

Der eigentliche Fahrzeugkauf sollte separat vereinbart werden.

Fahrzeugübergabe nach dem Kauf

Kommt es nach der Probefahrt zum Kauf, kann bei der endgültigen Übergabe ein separates Fahrzeugübergabeprotokoll verwendet werden.

Damit lassen sich endgültiger Kilometerstand, Schlüssel, Zubehör und Zustand dokumentieren.

Für diesen Schritt kannst du unsere Fahrzeugübergabeprotokoll Vorlage verwenden, sobald die Seite veröffentlicht ist.

Probefahrt mit einem Motorrad

Die Vorlage lässt sich auch für Motorräder anpassen. Dabei können zusätzliche Punkte wie Schutzkleidung, Fahrzeugschlüssel oder besondere Ausstattung ergänzt werden.

Der Probefahrer sollte selbstverständlich über die erforderliche Fahrerlaubnis verfügen.

Probefahrt mit einem Transporter

Auch bei einem Transporter kann die Vorlage verwendet werden. Achte dabei besonders darauf, welche Fahrerlaubnisklasse für das konkrete Fahrzeug erforderlich ist.

Zusätzlich können Laderaum und vorhandene Ausstattung dokumentiert werden.

Probefahrt bei nicht angemeldetem Fahrzeug

Bei einem nicht zugelassenen Fahrzeug sollte nicht einfach eine normale Probefahrt im öffentlichen Straßenverkehr durchgeführt werden. Zulassung, Kennzeichen und Versicherung müssen zur geplanten Nutzung passen.

Klare rechtliche und versicherungstechnische Voraussetzungen sollten vor der Fahrt geklärt sein.

Rückgabezeitpunkt dokumentieren

Bei Rückgabe sollte die tatsächliche Uhrzeit ergänzt werden. Dadurch ist klar, wann das Fahrzeug wieder beim Halter eingetroffen ist.

Kilometerstand bei Rückgabe eintragen

Der Kilometerstand nach der Fahrt zeigt, wie viele Kilometer tatsächlich gefahren wurden.

Tank- oder Ladezustand bei Rückgabe

Bei längeren Probefahrten kann auch der Tank- beziehungsweise Akkustand bei Rückgabe dokumentiert werden.

Das erleichtert den Vergleich mit dem Zustand vor Fahrtbeginn.

Neue Schäden nach der Probefahrt

Wenn bei der Rückgabe eine neue Beschädigung auffällt, sollte diese zunächst möglichst sachlich beschrieben und dokumentiert werden.

Schaden nicht vorschnell finanziell bewerten

Im Protokoll sollte zunächst festgehalten werden, was tatsächlich sichtbar ist. Die konkrete finanzielle Bewertung eines Schadens kann anschließend separat erfolgen.

So bleibt die Dokumentation sachlich und nachvollziehbar.

Unfall während der Probefahrt

Kommt es während der Probefahrt zu einem Unfall, sollte der tatsächliche Ablauf möglichst genau dokumentiert und die weitere Vorgehensweise mit Versicherung beziehungsweise den erforderlichen Stellen geklärt werden.

Eine allgemeine Probefahrtvereinbarung kann die Prüfung eines konkreten Schadenfalls nicht ersetzen.

Technische Auffälligkeiten nach der Fahrt

Wenn während der Probefahrt technische Probleme auftreten, können diese bei der Rückgabe im Bemerkungsfeld dokumentiert werden.

Beispiele sind:

• Warnleuchte
• ungewöhnliches Geräusch
• Probleme beim Starten
• Auffälligkeiten beim Bremsen
• Fehlermeldung im Fahrzeugdisplay

Verkäufer über Auffälligkeiten informieren

Der Probefahrer sollte ungewöhnliche Beobachtungen bei der Rückgabe ansprechen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn während der Fahrt eine neue Warnmeldung oder ein technisches Problem aufgetreten ist.

Rückgabe gemeinsam prüfen

Wie bei der Übergabe ist eine gemeinsame kurze Fahrzeugkontrolle auch bei der Rückgabe sinnvoll.

Prüft gemeinsam:

• Außenzustand
• Innenraum
• Kilometerstand
• Tank- oder Ladezustand
• Fahrzeugschlüssel
• übergebene Unterlagen

Unterschriften bei Übergabe und Rückgabe

Die Vorlage kann so genutzt werden, dass beide Seiten zunächst die Fahrzeugübernahme und später auch die Rückgabe bestätigen.

Dadurch wird der Ablauf in einem Dokument festgehalten.

Beide Seiten erhalten eine Kopie

Nach Abschluss kann jede Seite eine Kopie oder digitale Fassung der Vereinbarung erhalten.

Das ist besonders praktisch, wenn das Dokument später noch als Nachweis für Zeitpunkt oder Fahrzeugzustand benötigt wird.

Personenbezogene Daten sicher aufbewahren

Eine Probefahrtvereinbarung enthält personenbezogene Daten des Fahrers. Deshalb sollte das ausgefüllte Dokument nicht offen herumliegen oder ohne Grund an andere Personen weitergegeben werden.

Bewahre es nur so lange auf, wie es für den konkreten Zweck sinnvoll beziehungsweise erforderlich ist.

Nicht mehr Daten erfassen als notwendig

Für eine Probefahrt müssen nicht automatisch umfangreiche personenbezogene Informationen gesammelt werden. Die Vorlage sollte auf die Angaben beschränkt bleiben, die für Identifikation und Dokumentation tatsächlich benötigt werden.

Typische Fehler bei einer Probefahrtvereinbarung vermeiden

Eine kurze gemeinsame Kontrolle vor der Fahrt verhindert viele spätere Unklarheiten.

• Fahrer nicht eindeutig erfasst: Name und Kontaktdaten eintragen.
• Führerschein nicht geprüft: passende Fahrerlaubnis kontrollieren.
• Zeitraum fehlt: Beginn und Rückgabe festhalten.
• Kilometerstand vergessen: vor und nach der Fahrt eintragen.
• Vorschäden nicht dokumentiert: vorhandene Schäden beschreiben.
• Versicherung nicht geprüft: Fahrerkreis und Bedingungen kontrollieren.
• keine Rückgabekontrolle: Fahrzeug nach der Fahrt gemeinsam ansehen.
• keine Kopie behalten: ausgefüllte Vereinbarung aufbewahren.

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Beide Downloads enthalten dieselbe Grundstruktur. Welche Version besser passt, hängt davon ab, wie du die Probefahrt vorbereiten möchtest.

• PDF: ideal zum Ausdrucken und direkt vor der Probefahrt auszufüllen.
• Word: praktisch für eigene Zusatzregelungen, weitere Fahrzeugdaten oder individuell angepasste Felder.

Wenn du häufiger Fahrzeuge privat verkaufst oder die Vereinbarung an ein bestimmtes Fahrzeug anpassen möchtest, ist die Word-Version besonders flexibel.