Reklamation Vorlage (Word & PDF)
Kostenlose Vorlage für mangelhafte Ware, fehlerhafte Lieferungen oder Dienstleistungen – einfach anpassen und versenden.
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Mit unserer kostenlosen Reklamation Vorlage kannst du einen Mangel an einer Ware, Lieferung oder Leistung übersichtlich und sachlich mitteilen. Das Muster eignet sich beispielsweise für defekte Produkte, unvollständige Lieferungen, falsche Artikel oder Probleme mit einer erbrachten Leistung.
Die Vorlage steht als Word-Datei und PDF zur Verfügung. In der Word-Version kannst du Empfänger, Bestellnummer, Mangelbeschreibung und deine gewünschte Lösung direkt am Computer ergänzen. Die PDF-Version eignet sich besonders zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen.
Reklamation Vorlage kostenlos herunterladen
Du kannst zwischen zwei Formaten wählen:
- PDF: direkt ausdrucken, ausfüllen und versenden.
- Word: Reklamation am Computer anpassen und anschließend per E-Mail oder Post verschicken.
Das Muster ist bewusst allgemein gehalten und kann für unterschiedliche Händler, Onlineshops, Lieferungen und Dienstleistungen angepasst werden.
Was ist eine Reklamation?
Mit einer Reklamation teilst du einem Verkäufer oder Vertragspartner mit, dass eine gekaufte Sache oder eine vereinbarte Leistung aus deiner Sicht mangelhaft ist.
Bei einem Kaufvertrag kann beispielsweise ein Sachmangel vorliegen, wenn die Ware nicht die vereinbarte Beschaffenheit hat, sich nicht wie vorgesehen verwenden lässt oder von dem abweicht, was bei solchen Produkten üblicherweise erwartet werden kann.
Typische Reklamationsgründe sind:
- defekte oder beschädigte Ware
- falscher Artikel
- unvollständige Lieferung
- fehlendes Zubehör
- Funktionsstörungen
- abweichende Beschaffenheit
- fehlerhafte Montage
- mangelhafte Reparatur oder Dienstleistung
Welche Angaben gehören in eine Reklamation?
Eine gute Reklamation sollte möglichst konkret sein. Der Empfänger muss erkennen können, um welchen Kauf oder Auftrag es geht, welcher Mangel beanstandet wird und welche Lösung du erwartest.
Sinnvoll sind insbesondere:
- Name und Anschrift des Absenders
- Name und Anschrift des Händlers oder Unternehmens
- Bestell-, Auftrags- oder Rechnungsnummer
- Kauf- beziehungsweise Lieferdatum
- Bezeichnung des Produkts oder der Leistung
- konkrete Beschreibung des Mangels
- gewünschte Lösung
- gegebenenfalls eine angemessene Frist
- Hinweis auf beigefügte Belege oder Fotos
- Datum und Name
Beispiel für eine Reklamation wegen defekter Ware
Sehr geehrte Damen und Herren,
am 10. September 2026 habe ich bei Ihnen die Kaffeemaschine Modell XY unter der Bestellnummer 123456 gekauft. Bereits nach wenigen Tagen lässt sich das Gerät nicht mehr einschalten.
Ich bitte Sie daher um Nacherfüllung und um Mitteilung, wie die weitere Abwicklung erfolgen soll.
Eine Kopie der Rechnung und Fotos des Geräts füge ich bei.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Reklamation bei beschädigter Ware
Ist ein Produkt beschädigt angekommen, sollte der Schaden möglichst genau beschrieben und dokumentiert werden.
Eine mögliche Formulierung lautet:
Die gelieferte Ware weist bereits bei Erhalt deutliche Beschädigungen auf. An der linken Gehäuseseite befinden sich mehrere Kratzer und eine sichtbare Delle.
Ich bitte um Prüfung und Mitteilung, wie die Nacherfüllung durchgeführt werden soll.
Reklamation bei unvollständiger Lieferung
Fehlen einzelne Artikel oder Zubehörteile, solltest du genau angeben, was bestellt und was tatsächlich geliefert wurde.
Die Lieferung zur Bestellung [Bestellnummer] ist unvollständig. Der Artikel [Bezeichnung] beziehungsweise das Zubehör [Bezeichnung] fehlt.
Ich bitte um Nachlieferung des fehlenden Bestandteils.
Reklamation bei falscher Ware
Auch wenn statt des bestellten Produkts ein anderer Artikel geliefert wurde, kann eine Reklamation sinnvoll sein.
Beschreibe eindeutig:
- was bestellt wurde
- was tatsächlich geliefert wurde
- Bestellnummer
- Artikelnummer
- gewünschte weitere Vorgehensweise
Reklamation bei mangelhafter Dienstleistung
Auch Dienstleistungen können beanstandet werden. Dabei sollte möglichst konkret beschrieben werden, welche Leistung vereinbart war und worin die Abweichung besteht.
Beispielsweise:
- Reparatur nicht ordnungsgemäß durchgeführt
- vereinbarte Leistung unvollständig erbracht
- Arbeiten weisen Fehler auf
- vereinbarte Eigenschaften wurden nicht erfüllt
Welche Rechte im konkreten Fall bestehen, hängt allerdings von der Vertragsart und den Umständen ab. Die Regelungen eines Kaufvertrags lassen sich deshalb nicht automatisch auf jede Dienstleistung übertragen.
Welche Rechte bestehen bei mangelhafter Ware?
Bei einem Kaufvertrag sieht das Bürgerliche Gesetzbuch verschiedene Rechte bei Mängeln vor.
Grundsätzlich steht zunächst die Nacherfüllung im Mittelpunkt. Dabei kann der Käufer nach § 439 BGB grundsätzlich die Beseitigung des Mangels oder die Lieferung einer mangelfreien Sache verlangen.
Unter weiteren gesetzlichen Voraussetzungen kommen später beispielsweise auch:
- Minderung des Kaufpreises
- Rücktritt vom Vertrag
- Schadensersatz
in Betracht.
Die gesetzlichen Grundlagen findest du unter § 437 BGB und § 439 BGB.
Reparatur oder Ersatzlieferung?
Bei einem Sachmangel kann der Käufer als Nacherfüllung grundsätzlich zwischen der Beseitigung des Mangels und der Lieferung einer mangelfreien Sache wählen.
Der Verkäufer kann die gewählte Art unter bestimmten Voraussetzungen verweigern, beispielsweise wenn sie nur mit unverhältnismäßigen Kosten möglich wäre.
Deshalb ist es sinnvoll, in einer Reklamation zunächst klar zu formulieren, welche Lösung du bevorzugst.
Kann ich sofort eine Rückerstattung verlangen?
Eine sofortige Rückzahlung des Kaufpreises ist bei einem Mangel nicht automatisch immer der erste gesetzliche Schritt.
In vielen Fällen erhält der Verkäufer zunächst Gelegenheit zur Nacherfüllung. Erst wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können beispielsweise Rücktritt oder Minderung in Betracht kommen.
Eine pauschale Formulierung wie „bei jedem Defekt sofort Geld zurück“ wäre daher zu weitgehend.
Wie formuliere ich eine Frist?
Eine angemessene Frist kann sinnvoll sein, wenn du den Verkäufer zu einer konkreten Reaktion oder Nacherfüllung auffordern möchtest.
Es gibt jedoch keine allgemeine Regel, nach der bei jeder Reklamation zwingend genau 14 Tage gelten.
Eine sachliche Formulierung kann beispielsweise lauten:
Ich bitte Sie, mir bis zum [Datum] mitzuteilen, wie die Nacherfüllung durchgeführt wird.
Wie lang die Frist angemessen sein sollte, hängt unter anderem von Ware, Mangel und Art der Nacherfüllung ab.
Wie lange kann man mangelhafte Ware reklamieren?
Für Mängelansprüche bei beweglichen Sachen gilt grundsätzlich eine gesetzliche Verjährungsfrist von zwei Jahren ab Ablieferung.
Das bedeutet jedoch nicht, dass jeder Defekt, der innerhalb von zwei Jahren auftritt, automatisch vom Verkäufer zu verantworten ist.
Entscheidend ist unter anderem, ob ein rechtlich relevanter Mangel vorliegt.
Was bedeutet die Beweislastumkehr im ersten Jahr?
Bei einem Verbrauchsgüterkauf gilt eine wichtige Besonderheit: Zeigt sich innerhalb eines Jahres seit Gefahrübergang ein mangelhafter Zustand, wird grundsätzlich vermutet, dass die Ware bereits bei Gefahrübergang mangelhaft war.
Diese Vermutung gilt nicht uneingeschränkt und kann je nach Art der Ware oder des Mangels ausgeschlossen sein.
Gewährleistung und Garantie sind nicht dasselbe
Die gesetzliche Gewährleistung beruht auf dem Kaufrecht und richtet sich grundsätzlich gegen den Verkäufer.
Eine Garantie ist dagegen eine zusätzliche freiwillige Leistung, beispielsweise des Herstellers oder Händlers. Umfang und Bedingungen ergeben sich aus der jeweiligen Garantieerklärung.
Deshalb solltest du zunächst prüfen, ob du deine gesetzlichen Mängelrechte gegenüber dem Verkäufer geltend machst oder eine freiwillige Garantie nutzen möchtest.
Reklamation und Widerruf nicht verwechseln
Eine Reklamation wegen eines Mangels ist etwas anderes als ein Widerruf.
- Reklamation: Die Ware oder Leistung weist einen Mangel auf.
- Widerruf: Bestimmte Verträge können Verbraucher innerhalb der gesetzlichen Widerrufsfrist ohne Angabe eines Mangels widerrufen.
Bei einem Onlinekauf kann deshalb je nach Situation ein Widerruf oder eine Reklamation in Betracht kommen.
Wer ist bei einer Reklamation der richtige Ansprechpartner?
Bei gesetzlichen Mängelrechten aus einem Kaufvertrag ist grundsätzlich der Verkäufer dein Vertragspartner.
Du musst dich deshalb nicht automatisch an den Hersteller verweisen lassen, nur weil dieser eine eigene Garantie anbietet.
Eine Herstellergarantie kann zusätzlich bestehen, ersetzt aber nicht automatisch die gesetzlichen Rechte gegenüber dem Verkäufer.
Reklamation per E-Mail oder Brief?
Eine Reklamation sollte so übermittelt werden, dass Inhalt und Zugang später möglichst nachvollziehbar sind.
Praktische Möglichkeiten sind beispielsweise:
- Kundenportal des Händlers
- Kontaktformular
- Brief
- gegebenenfalls Einschreiben
Bewahre möglichst eine Kopie deiner Nachricht und vorhandene Versand- oder Eingangsbestätigungen auf.
Welche Belege sollte ich beifügen?
Nachweise erleichtern die Zuordnung und Bearbeitung einer Reklamation.
Sinnvoll können sein:
- Rechnung oder Kaufbeleg
- Bestellbestätigung
- Lieferschein
- Fotos des Mangels
- Videos bei Funktionsproblemen
- Schriftverkehr mit dem Händler
Originalbelege solltest du nur versenden, wenn dies tatsächlich notwendig ist. Häufig genügt eine Kopie beziehungsweise digitale Datei.
Muss ich die mangelhafte Ware zurückschicken?
Für die Nacherfüllung muss der Käufer dem Verkäufer die Sache grundsätzlich zur Verfügung stellen.
Wie die Rückgabe oder Einsendung konkret erfolgen soll, solltest du mit dem Verkäufer abstimmen.
Bei der Nacherfüllung trägt der Verkäufer nach § 439 BGB grundsätzlich die hierfür erforderlichen Aufwendungen, darunter insbesondere Transport-, Wege-, Arbeits- und Materialkosten.
Was tun, wenn der Händler nicht reagiert?
Reagiert ein Händler nicht auf deine erste Reklamation, solltest du die Kommunikation dokumentieren und gegebenenfalls erneut schriftlich eine angemessene Frist setzen.
Je nach Fall können anschließend weitere Rechte in Betracht kommen.
Bei strittigen oder finanziell bedeutenden Fällen kann Unterstützung durch eine Verbraucherberatung oder individuelle Rechtsberatung sinnvoll sein.
So verwendest du die Reklamation Vorlage
Das Muster lässt sich in wenigen Schritten anpassen:
- Datei herunterladen: Wähle Word oder PDF.
- Absender und Empfänger eintragen: Ergänze deine Daten und den Händler.
- Kauf zuordnen: Trage Bestell-, Rechnungs- oder Auftragsnummer ein.
- Mangel beschreiben: Formuliere konkret, was nicht in Ordnung ist.
- Gewünschte Lösung nennen: Beispielsweise Reparatur oder Ersatzlieferung.
- Nachweise ergänzen: Füge gegebenenfalls Rechnung und Fotos bei.
- Versenden: Nutze einen nachvollziehbaren Kommunikationsweg.
- Kopie aufbewahren: Speichere Schreiben und Anlagen für deine Unterlagen.
Typische Fehler bei einer Reklamation
Viele Reklamationen sind grundsätzlich berechtigt, werden aber unnötig unklar formuliert.
- Mangel zu ungenau beschreiben: Statt „funktioniert nicht“ besser konkrete Symptome nennen.
- Bestellnummer vergessen: Dadurch kann die Zuordnung erschwert werden.
- sofort nur Geld zurück verlangen: Zunächst kann Nacherfüllung maßgeblich sein.
- starre Fristen behaupten: Nicht jede Reklamation unterliegt automatisch einer 14-Tage-Frist.
- Hersteller und Verkäufer verwechseln: Gesetzliche Mängelrechte richten sich regelmäßig gegen den Verkäufer.
- keine Belege sichern: Kaufnachweis und Dokumentation aufbewahren.
- Originale unnötig versenden: In vielen Fällen reichen Kopien.
Word oder PDF – welches Format ist besser?
Beide Versionen enthalten dieselbe grundlegende Reklamation.
- Word: ideal für individuelle Anpassungen am Computer.
- PDF: praktisch zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen.
Wenn du deine Reklamation per E-Mail versenden möchtest, ist die Word-Version besonders praktisch, weil du den Text direkt bearbeiten kannst.
Reklamation Vorlage individuell anpassen
Die Vorlage ist ein allgemeines Muster und kann an den konkreten Kauf oder Auftrag angepasst werden.
Bei rechtlich komplexen Fällen, größeren Schäden oder Streit über Gewährleistungsrechte kann individuelle fachliche Beratung sinnvoll sein.
Reklamation Vorlage kostenlos herunterladen
Lade die kostenlose Reklamation als Word- oder PDF-Datei herunter und ergänze Händler, Bestellnummer, Mangel und gewünschte Lösung.
Häufige Fragen zur Reklamation
Wie schreibe ich eine Reklamation?
Nenne Absender, Empfänger, Bestell- oder Rechnungsnummer, das betroffene Produkt beziehungsweise die Leistung und beschreibe den Mangel möglichst konkret. Anschließend kannst du deine gewünschte Lösung nennen und gegebenenfalls Belege oder Fotos beifügen.
Wie formuliere ich eine Reklamation wegen defekter Ware?
Beschreibe, wann du die Ware gekauft oder erhalten hast, welcher konkrete Defekt aufgetreten ist und bitte den Verkäufer um Nacherfüllung. Eine sachliche und konkrete Formulierung erleichtert die Bearbeitung.
Wie lange gilt die gesetzliche Gewährleistung?
Bei beweglichen Sachen verjähren Mängelansprüche grundsätzlich nach zwei Jahren ab Ablieferung. Es gibt jedoch Sonderfälle und abweichende Regelungen, beispielsweise bei bestimmten gebrauchten Waren oder anderen Vertragsarten.
Kann ich bei einer Reklamation sofort mein Geld zurückverlangen?
Nicht automatisch. Bei einem Sachmangel steht grundsätzlich zunächst die Nacherfüllung im Vordergrund. Unter weiteren gesetzlichen Voraussetzungen können später beispielsweise Rücktritt oder Minderung möglich sein.
Was ist der Unterschied zwischen Reklamation und Widerruf?
Bei einer Reklamation wird ein Mangel beanstandet. Beim Widerruf wird ein dafür geeigneter Vertrag innerhalb der gesetzlichen Widerrufsfrist ohne einen solchen Mangel rückabgewickelt.
Was ist der Unterschied zwischen Gewährleistung und Garantie?
Die Gewährleistung beruht auf gesetzlichen Mängelrechten gegenüber dem Verkäufer. Eine Garantie ist eine zusätzliche freiwillige Zusage des Garantiegebers und richtet sich nach dessen Garantiebedingungen.
Muss ich eine Reklamation innerhalb von 14 Tagen einreichen?
Nein. Die 14-Tage-Frist wird häufig mit dem Widerrufsrecht verwechselt. Für gesetzliche Mängelansprüche gelten andere Fristen. Bei beweglichen Sachen beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist grundsätzlich zwei Jahre ab Ablieferung.
Muss der Verkäufer die Rücksendekosten übernehmen?
Bei einer Nacherfüllung trägt der Verkäufer grundsätzlich die hierfür erforderlichen Aufwendungen, insbesondere Transport-, Wege-, Arbeits- und Materialkosten.
An wen richte ich die Reklamation?
Bei gesetzlichen Mängelrechten aus einem Kaufvertrag ist grundsätzlich der Verkäufer dein Vertragspartner. Eine Herstellergarantie kann daneben zusätzlich bestehen.
Kann ich eine Reklamation per E-Mail schicken?
Eine Reklamation kann häufig per E-Mail übermittelt werden. Wichtig ist vor allem, dass Inhalt und Zugang möglichst nachvollziehbar dokumentiert werden können. Bewahre daher eine Kopie der Nachricht auf.