Aktennotiz Vorlage (Word & PDF)

Mit unserer kostenlosen Aktennotiz Vorlage kannst du wichtige Sachverhalte und Vorgänge strukturiert schriftlich festhalten. Die Vorlage bietet Platz für Aktenzeichen, Anlass, beteiligte Personen, Sachverhalt, Feststellungen, Maßnahmen, offene Punkte, Fristen und eine mögliche Wiedervorlage.

Eine Aktennotiz kann beispielsweise im Büro, in Unternehmen, Vereinen, Organisationen oder bei der internen Vorgangsdokumentation verwendet werden. Du erhältst die Vorlage als bearbeitbare Word-Datei und als PDF zum Ausdrucken.

Was ist eine Aktennotiz?

Eine Aktennotiz ist eine schriftliche Dokumentation eines für einen Vorgang relevanten Sachverhalts. Sie kann festhalten, was passiert ist, welche Informationen vorliegen, welche Maßnahmen bereits durchgeführt wurden und was als Nächstes zu erledigen ist.

Anders als eine Gesprächsnotiz muss eine Aktennotiz nicht auf einem Gespräch beruhen. Anlass kann beispielsweise auch ein bestimmter Vorgang, eine Feststellung, eine eingegangene Information oder eine interne Entscheidung sein.

Was enthält die Aktennotiz Vorlage?

Unsere Vorlage enthält Bereiche für:

• Aktenzeichen oder Vorgangsnummer,
• Betreff,
• Datum und Uhrzeit,
• zuständige Person beziehungsweise Bearbeiter,
• Anlass der Aktennotiz,
• beteiligte Personen oder Stellen,
• Beschreibung des Sachverhalts,
• wesentliche Feststellungen,
• zugrunde liegende Unterlagen,
• bereits erfolgte Maßnahmen,
• Ergebnis beziehungsweise aktuellen Stand,
• offene Punkte,
• weitere Maßnahmen,
• Verantwortlichkeiten,
• Fristen,
• Wiedervorlage,
• Anlagen beziehungsweise Verweise und
• optionale Unterschrift.

So verwendest du die Aktennotiz Vorlage

1. Vorgang zuordnen: Trage Aktenzeichen, Vorgangsnummer oder eine andere eindeutige Zuordnung ein.
2. Betreff formulieren: Beschreibe in wenigen Worten, worum es in der Aktennotiz geht.
3. Anlass festhalten: Notiere, weshalb die Aktennotiz erstellt wird.
4. Sachverhalt beschreiben: Halte die relevanten Ereignisse und Informationen nachvollziehbar fest.
5. Feststellungen dokumentieren: Notiere wichtige Erkenntnisse oder den aktuellen Stand.
6. Unterlagen nennen: Verweise bei Bedarf auf Dokumente, E-Mails oder andere Informationen, die zum Vorgang gehören.
7. Maßnahmen erfassen: Dokumentiere, was bereits veranlasst oder erledigt wurde.
8. Offene Punkte festhalten: Notiere Fragen und Aufgaben, die noch geklärt werden müssen.
9. Fristen und Wiedervorlage eintragen: Lege fest, wann der Vorgang erneut geprüft oder weiterbearbeitet werden soll.

Aktennotiz Beispiel

Was gehört in eine Aktennotiz?

Eine Aktennotiz sollte die Informationen enthalten, die notwendig sind, um einen Vorgang später nachvollziehen zu können. Welche Angaben benötigt werden, hängt vom konkreten Einsatzgebiet ab.

Besonders hilfreich sind häufig:

• eindeutige Zuordnung zum Vorgang,
• Datum der Notiz beziehungsweise des Ereignisses,
• Anlass,
• Sachverhalt,
• beteiligte Personen oder Stellen,
• wichtige Feststellungen,
• bereits getroffene Maßnahmen,
• aktueller Stand,
• offene Punkte und
• weitere Schritte.

Aktenzeichen oder Vorgangsnummer angeben

Wenn mehrere Vorgänge bearbeitet werden, erleichtert ein Aktenzeichen oder eine Vorgangsnummer die eindeutige Zuordnung. Dadurch kann die Notiz auch später schnell dem richtigen Sachverhalt zugeordnet werden.

Falls kein formelles Aktenzeichen verwendet wird, kann auch eine interne Projekt-, Kunden-, Auftrags- oder Vorgangsnummer eingetragen werden.

Betreff der Aktennotiz formulieren

Der Betreff sollte möglichst kurz erkennen lassen, worum es geht. Allgemeine Bezeichnungen wie „Notiz“ helfen bei der späteren Suche wenig.

Anlass der Aktennotiz dokumentieren

Der Anlass erklärt, warum die Notiz erstellt wurde. Dadurch lässt sich später leichter verstehen, in welchem Zusammenhang die dokumentierten Informationen stehen.

Mögliche Anlässe sind beispielsweise:

• neue Information zu einem Vorgang,
• interne Feststellung,
• Telefonat oder persönliches Gespräch,
• eingegangene Unterlagen,
• fehlende Dokumente,
• Terminänderung,
• Entscheidung oder
• durchgeführte Maßnahme.

Sachverhalt sachlich beschreiben

Der Sachverhalt bildet den Kern der Aktennotiz. Die Darstellung sollte verständlich und möglichst konkret sein. Relevant sind insbesondere Informationen, die für die weitere Bearbeitung oder spätere Nachvollziehbarkeit benötigt werden.

Die zweite Formulierung beschreibt konkreter, was festgestellt wurde und wann die Feststellung erfolgte.

Chronologische Reihenfolge verwenden

Bei Vorgängen mit mehreren Ereignissen kann eine chronologische Darstellung hilfreich sein. Datum und Handlung lassen sich dabei jeweils miteinander verbinden.

So lässt sich der Verlauf eines Vorgangs auch später schnell erfassen.

Feststellungen dokumentieren

Im Bereich „Feststellungen“ können Informationen erfasst werden, die sich aus der Prüfung oder Bearbeitung des Vorgangs ergeben haben.

Dabei ist eine klare Trennung zwischen festgestellten Tatsachen und persönlichen Einschätzungen hilfreich.

Unterlagen und Nachweise zuordnen

Wenn sich die Aktennotiz auf vorhandene Dokumente stützt, können diese direkt genannt werden. Das erleichtert später die Zuordnung der Informationen.

Beispiele sind:

• E-Mails,
• Briefe,
• Rechnungen,
• Angebote,
• Verträge,
• Formulare,
• Gesprächsnotizen oder
• sonstige Dokumente.

Bereits erfolgte Maßnahmen festhalten

Eine Aktennotiz kann dokumentieren, welche Schritte aufgrund eines Sachverhalts bereits durchgeführt wurden. Dadurch ist für andere Bearbeiter leichter erkennbar, was nicht erneut veranlasst werden muss.

Aktuellen Stand dokumentieren

Bei länger laufenden Vorgängen ist es hilfreich, den aktuellen Bearbeitungsstand gesondert festzuhalten. So lässt sich auf einen Blick erkennen, an welchem Punkt sich der Vorgang befindet.

Mögliche Angaben sind beispielsweise:

• Rückmeldung ausstehend,
• Unterlagen vollständig,
• interne Prüfung läuft,
• Entscheidung ausstehend,
• Vorgang abgeschlossen oder
• weitere Bearbeitung zum Wiedervorlagetermin.

Offene Punkte festhalten

Ungeklärte Fragen sollten deutlich als offene Punkte gekennzeichnet werden. Dadurch wird verhindert, dass sie zwischen bereits erledigten Informationen untergehen.

Weitere Maßnahmen festlegen

Wenn aus der Aktennotiz weitere Aufgaben entstehen, sollten diese möglichst konkret dokumentiert werden.

Hilfreich sind dabei drei Angaben:

• Was ist zu tun?
• Wer ist verantwortlich?
• Bis wann soll die Aufgabe erledigt werden?

Wiedervorlage in der Aktennotiz

Eine Wiedervorlage ist praktisch, wenn ein Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt erneut geprüft oder weiterbearbeitet werden soll.

Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn:

• eine Antwort erwartet wird,
• eine Frist abläuft,
• Unterlagen nachgereicht werden sollen,
• eine Entscheidung noch aussteht oder
• zu einem späteren Zeitpunkt erneut geprüft werden muss.

Aktennotiz nach einem Telefonat

Auch ein Telefonat kann Anlass für eine Aktennotiz sein, wenn dessen Inhalt für einen bestehenden Vorgang relevant ist.

In diesem Fall können beispielsweise Gesprächspartner, Zeitpunkt, wesentliche Aussage und daraus folgende Maßnahmen dokumentiert werden.

Aktennotiz nach einem Gespräch

Ein persönliches Gespräch kann ebenfalls in einer Aktennotiz dokumentiert werden, wenn dessen Inhalt für den Vorgang relevant ist. Dabei sollte die Notiz erkennen lassen, wer beteiligt war und welche wesentlichen Informationen oder Vereinbarungen aus dem Gespräch hervorgegangen sind.

Für eine ausführliche Dokumentation eines Gesprächs kann dagegen eine separate Gesprächsnotiz geeigneter sein.

Aktennotiz zu einer Entscheidung

Eine Aktennotiz kann auch verwendet werden, um eine interne Entscheidung und deren Hintergrund nachvollziehbar festzuhalten.

Aktennotiz im Unternehmen

Unternehmen können Aktennotizen nutzen, um wichtige Informationen innerhalb eines Vorgangs nachvollziehbar zu dokumentieren. Das kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn mehrere Personen an demselben Vorgang arbeiten.

Die Notiz ermöglicht es einem anderen Bearbeiter, schneller zu erkennen, was bereits passiert ist und welche Schritte noch offen sind.

Aktennotiz für Projekte

Auch innerhalb eines Projekts können Aktennotizen für einzelne Vorgänge eingesetzt werden. Sie eignen sich beispielsweise zur Dokumentation besonderer Ereignisse, Abstimmungen, Entscheidungen oder Abweichungen.

Für die regelmäßige Gesamtübersicht über den Projektfortschritt ist dagegen ein Projektstatusbericht besser geeignet.

Aktennotiz und Gesprächsnotiz – der Unterschied

Eine Gesprächsnotiz kann damit selbst Bestandteil eines größeren Vorgangs sein, während die Aktennotiz stärker auf die Dokumentation des Vorgangs ausgerichtet ist.

Aktennotiz und Telefonnotiz – der Unterschied

Eine Telefonnotiz dient häufig der kurzen Weitergabe eines Anrufs, beispielsweise wenn eine Person um Rückruf bittet.

Eine Aktennotiz ist dagegen auf die nachvollziehbare Dokumentation eines Sachverhalts innerhalb eines Vorgangs ausgerichtet und kann entsprechend ausführlicher sein.

Aktennotiz und Protokoll – der Unterschied

Ein Protokoll dokumentiert typischerweise eine Besprechung oder Sitzung und kann Tagesordnungspunkte, Ergebnisse und Beschlüsse enthalten.

Eine Aktennotiz ist dagegen nicht an eine Sitzung gebunden. Sie kann immer dann eingesetzt werden, wenn eine relevante Information oder Entwicklung zu einem Vorgang schriftlich festgehalten werden soll.

Sachlich und nachvollziehbar formulieren

Aktennotizen sollten möglichst verständlich formuliert sein. Das ist besonders wichtig, wenn eine andere Person den Vorgang später übernimmt.

Hilfreich sind:

• konkrete Datumsangaben,
• eindeutige Bezeichnungen,
• kurze und verständliche Sätze,
• chronologische Darstellung bei mehreren Ereignissen,
• Trennung zwischen Sachverhalt und Bewertung sowie
• klare Angabe weiterer Maßnahmen.

Aktennotiz zeitnah erstellen

Wenn die Notiz auf einem Gespräch, einer Feststellung oder einem bestimmten Ereignis beruht, ist eine zeitnahe Dokumentation häufig sinnvoll. Dadurch sinkt das Risiko, dass wichtige Details später nicht mehr eindeutig erinnert werden.

Bei länger laufenden Vorgängen können mehrere Aktennotizen chronologisch abgelegt werden.

Muss eine Aktennotiz unterschrieben werden?

Ob eine Unterschrift benötigt wird, hängt vom konkreten Zweck und den jeweiligen internen Anforderungen ab. Für eine einfache interne Dokumentation ist eine Unterschrift nicht automatisch erforderlich.

Die Vorlage bietet dennoch die Möglichkeit, Ersteller, Datum und bei Bedarf eine Unterschrift festzuhalten.

Datenschutz und vertrauliche Informationen

Aktennotizen können personenbezogene oder vertrauliche Informationen enthalten. Deshalb sollte nur dokumentiert werden, was für den jeweiligen Vorgang benötigt wird.

Zugriff, Speicherung und Weitergabe sollten dem jeweiligen Zweck und den geltenden internen beziehungsweise rechtlichen Anforderungen entsprechen. Besonders sensible Angaben sollten nicht unnötig in frei zugänglichen Notizen festgehalten werden.

Typische Fehler bei einer Aktennotiz

• Keine eindeutige Zuordnung: Aktenzeichen oder Vorgangsnummer fehlen.
• Unklarer Betreff: Der Inhalt ist später nur schwer auffindbar.
• Zu wenig Kontext: Es ist nicht erkennbar, warum die Notiz erstellt wurde.
• Unpräzise Formulierungen: Sachverhalte bleiben interpretationsbedürftig.
• Fakten und Vermutungen werden vermischt: Persönliche Einschätzungen erscheinen als feststehende Tatsachen.
• Maßnahmen fehlen: Es ist nicht dokumentiert, was bereits veranlasst wurde.
• Offene Punkte werden nicht genannt: Noch notwendige Klärungen geraten in Vergessenheit.
• Keine Verantwortlichkeit: Weitere Aufgaben sind keiner Person zugeordnet.
• Wiedervorlage fehlt: Ein wartender Vorgang wird nicht zum passenden Zeitpunkt erneut geprüft.

Checkliste für eine vollständige Aktennotiz

• Aktenzeichen oder Vorgangsnummer eingetragen?
• Betreff eindeutig formuliert?
• Datum angegeben?
• Bearbeiter genannt?
• Anlass dokumentiert?
• beteiligte Personen oder Stellen erfasst?
• Sachverhalt nachvollziehbar beschrieben?
• wichtige Feststellungen dokumentiert?
• relevante Unterlagen genannt?
• bereits erfolgte Maßnahmen festgehalten?
• aktueller Stand angegeben?
• offene Punkte erfasst?
• weitere Maßnahmen festgelegt?
• Verantwortliche zugeordnet?
• Fristen eingetragen?
• Wiedervorlage geprüft?
• Anlagen beziehungsweise Verweise ergänzt?

Word oder PDF – welches Format eignet sich besser?

Die Aktennotiz Vorlage steht kostenlos als Word und PDF zur Verfügung.

• Word: eignet sich zum digitalen Ausfüllen, Bearbeiten und individuellen Anpassen.
• PDF: eignet sich zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen.

Die Word-Version kann beispielsweise um unternehmensinterne Vorgangsnummern, zusätzliche Statusfelder oder weitere Bearbeitungsschritte ergänzt werden.